СЕЛЬСКОХОЗЯЙСТВЕННОЙ ПРОДУКЦИИ

МЕТОДИЧЕКСКИЕ АСПЕКТЫКОНТРОЛЯ ЗАКУПОК В КОММЕРЧЕСКИХ ОРГАНИЗАЦИЯХ, ОСУЩЕСТВЛЯЮЩИХ ПЕРЕРАБОТКУ

СЕЛЬСКОХОЗЯЙСТВЕННОЙ ПРОДУКЦИИ

Макаренко Елена Николаевна, д.э.н., ректор, профессор кафедры бухгалтерского учета rector@rsue.ru ФГБОУ ВО «Ростовский государственный экономический университет (РИНХ)», Россия

Булгаков Сергей Александрович, соискатель кафедры бухгалтерского учета bulgakowser@yandex.ru ФГБОУ ВО «Ростовский государственный экономический университет (РИНХ)», Россия

Аннотация. В статье рассмотрены особенности и основные направления контроля закупок в коммерческих организациях, осуществляющих переработку сельскохозяйственной продукции.

Ключевые слова: контроль закупок, сельскохозяйственная продукция, риски.

Многие коммерческие организации-переработчики с продукции сельского хозяйства не имеют эффективных процессов управления закупками. Оптимизировать процесс управления закупками возможно на основе цифровых технологий. Важная роль в оптимизации процессов закупок принадлежит внутреннему контроля, который не только подтверждает соответствие закупок требованиям действующего законодательства, достоверное отражение закупок в бухгалтерской финансовой отчетности, но и оценивает эффективность закупок, вырабатывает рекомендации по их совершенствованию. Организация контроля закупочной деятельности в коммерческих организациях позволяет устранить хаос в отношениях с поставщиками, избежать просроченных платежей, оптимизировать расходы организации и др.

Основной целью процесса закупки является своевременное удовлетворение потребностей коммерческих организаций-переработчиков сельскохозяйственной продукции. В процесс е текущей деятельности закупки организации- переработчика могут быть классифицированы на прямые закупки, представляющие собой закупки в целях осуществления производственной деятельности (например, закупки сельскохозяйственной продукции для переработки), косвенные закупки, осуществляемые для внутреннего использования (например, закупка канцтоваров, коммунальные услуги), закупки услуг в процессе управления, включающие в себя различные профессиональные услуги (например, аудиторско-консалтинговые, информационные услуги). Контроль этих типов закупок имеет свою специфику[2].

Рассмотрим контроль за прямыми закупками, от которых в большей степени зависит прибыль и создание ценности в организации. Контроль осуществляется на различных стадиях закупок (таблица 1).

Таблица 1- Контроль на разных стадиях закупки

На первом этапе закупочной деятельности осуществляется контроль планирования закупок сельскохозяйственной продукции. В крупных организациях переработчиках в рамках учетно-аналитической системы функционирует система планирования. При осуществлении закупок необходимо убедиться в правильности формирования плана закупок в соответствии с реализуемой организацией стратегией. Как правило, план закупок разрабатывается на год, квартал, месяц. План закупок тесным образом связан с планами продаж и планом производства. В ходе контроля необходимо оценить допущения, а также достоверность и достаточность информации, используемых при формировании плана закупок. Некорректно сформированный план закупок может привести либо к избыточным закупкам, либо к дефициту СХП.

Контроль организации и осуществления поиска поставщиков, осуществляемый на втором этапе закупок, предполагает проверку соблюдения требований регламента, регулирующего проведение торгов на основе заявок поставщиков, подаваемых через сайт www.zakupka.agro2b.ru, на электронной площадке Agro2b.

Осуществление прямых закупок предполагают установление долгосрочных отношений сотрудничества с поставщиками, которое не исключает привлечение новых поставщиков на основе мониторинга рынка. Особое внимание необходимо уделить закупкам с участием связанных сторон.

На третьем этапе закупочной деятельности осуществляется контроль процесса оценки поставщиков. В целях оценки рисков, связанных с работой с поставщиками, необходимо произвести контроль соблюдения принципа осмотрительности при выборе контрагентов. Необходимо убедиться, что работники отдела экономической безопасности проводят оценку потенциального поставщика, если работа с ним ранее не осуществлялась, при смене собственника, работа с которым ранее не осуществлялась, при заключении договоров более чем на один квартал, при использовании предоплаты и закупке СХП «на корню». Необходимо удостовериться в том, что инициаторы закупки запросили и получили от потенциального поставщика пакет документов, состав которого закреплен в соответствующем регламенте по закупкам. Целесообразно разработать форму бланка запроса на проверку контрагента, который не является сельхозтоваропроизводителем, форму бланка запроса на проверку сельхозтоваропроизводителя, форму бланка запроса, используемого в отношении сельскохозяйственного товаропроизводителя при предоплате либо закупке с последующим хранением у продавца.

При проверке ранее аккредитованных сельскохозяйственных товаропроизводителей в новом сельскохозяйственном сезоне целесообразно на основе пакета документов, включающего в себя: реквизиты; свидетельство ИНН; форма 4 - СХ или 1 – Фермер; декларацию за последний отчетный период по применяемой СХТП форме налогообложения. Результаты проверки должны быть оформлены в соответствии с требованиями электронного документооборота.

Необходимо убедиться, что работники службы безопасности провели необходимые процедуры для оценки поставщиков в установленные регламентом по закупкам сроки, выдали заключение о благонадежности, либо при сомнениях в его благонадежности обосновали причины отказа для дальнейшей работы с поставщиком. При оценке необходимо обращаться и к сформированной клиентской базе. По результатам проверки клиентская база может быть уточнена с отношении проверяемых контрагентов. Следует обратить внимание на то, учитывается ли при выборе контрагентов их членство в хартия, предусматривающей совместную политику по противодействию незаконным действиям на рынке оборота сельскохозяйственной продукции, публично заявленную операторами зернового рынка. Текст Хартии и список ее подписантов размещены на официальном сайте национальной ассоциации экспортеров сельскохозяйственной продукции.

Контроллеру следует иметь в виду, что запрещается осуществлять закупку сельскохозяйственной продукции на основании прямых договоров с посредниками, применяющими УСНО (без НДС). Сотрудничество с такими контрагентами может осуществляться на основании агентских договоров, при этом агентское вознаграждение должно составлять не более 3% от стоимости сельскохозяйственной продукции, закупленной Агентом.

До заключения договора при получении доказательств благонадежности контрагента необходимо определить цену закупки сельскохозяйственной продукции. На этой стадии закупочной деятельности предполагается контроль обоснованности цены закупки сельскохозяйственной продукции, основанный на анализе цен закупок и составлении отчетов по региональному ценовому мониторингу. Вопросы определения цены могут входить в компетенцию Ценового комитета. Необходимо проверить соблюдение порядка согласования заявок на закупку сельскохозяйственной продукции по ценам, отличающимся от цен, утвержденных в прайс-листе.

Контроль заключения договоров на закупку, осуществляемый на четвертом этапе закупочной деятельности, предполагает соблюдение регламента в части осуществления договорной работы и регламента по закупкам. Внутренние регламенты могут предусматривать условия, касающиеся заключения договоров с предоставлением предоплаты за «сельскохозяйственную продукцию на корню» исключительно под залог ликвидного имущества поставщика, находящегося в собственности и не обремененного залоговыми обязательствами (земли сельхозназначения, недвижимое имущество, сельхозтехника) на сумму не менее предоставляемого аванса, с обязательным заключением договора залога. В этом случае необходимо проконтролировать соблюдение закрепленных в регламентах требований. Необходимо убедиться в том. что используются в предусмотренном регламентом порядке типовые формы договоров, специалистом по договорной работе соблюдаются сроки в отношении формирования проекта договора на закупку масличных/зерновых культур, регистрации договора на закупку в журнале регистрации договоров, обеспечивается утверждение договора на закупку у руководителя закупщика. Осуществляется контроль соблюдения требований при подписании договора с использованием электронной цифровой подписи. В случае, когда сумма сделки превышает объем полномочий, указанных в доверенности у руководителя подразделения, необходимо проверить, что сделка заключена исключительно с предварительного одобрения соответствующим уполномоченным органом Общества (наблюдательный совет, общественное собрание, генеральный директор, единоличный исполнительный орган) в соответствие с уставом общества и действующим законодательством РФ. Необходим контроль формирования и соблюдение сроков предоставления реестров платежей по закупкам.

На пятом этапе осуществляется контроль формирования, ведения и уточнения клиентской базы. Контроль ведения клиентской базы предполагает: 1) оценку соблюдения требований в части работы с соответствующим программным комплексом (например, 1С;, 2) контроль организации доступа к клиентской базы и закрепление лиц, имеющих право доступа в соответствующем регламенте;3) контроль реестра ненадежных поставщиков; 4) контроль реестра поставщиков, являющихся связанными сторонами.

На шестом этапе закупочной деятельности осуществляется контроль доставки СХП, предполагающий оценку соблюдения процедур мониторинга и измерения продукции, оценку соблюдения процедуры выбора организаций, оказывающих услуги по доставке сельскохозяйственной продукции с целью минимизации рисков.

На седьмом этапе необходимы контрольные процедуры в отношении соблюдения порядка приемки сельскохозяйственной продукции по качественным характеристиками по количеству[1]. Важным является отлаженная работа весоизмерительного хозяйства. В случае установленных сверхнормативных потерь необходимо убедиться в соблюдении порядка выставления претензий к поставщикам. Проверяется документооборот, установленный в соответствующем регламенте и графике документооборота. Необходимо проверить организацию учета и удержания убытков по недостачам при перевозке сельскохозяйственной продукции.

На последнем восьмом этапе закупочной деятельности необходимо осуществить контроль соблюдения порядка расчете с поставщиком за сельскохозяйственную продукцию. Осуществляется проверка соблюдения документооборота, сроков расчета.

Список использованных источников

1. МИ 3115-2008 «Рекомендация. Государственная система обеспечения единства измерений. Масса грузов, перевозимы железнодорожным транспортом. Измерения и учет массы груза при взаиморасчетах между грузоотправителем и грузополучателем» [Электронный ресурс]. -Режим доступа: Справочная правовая система «КонсультантПлюс» https://www.consultant.ru/cons (дата обращения: 20.10.2020).

2. Procurement Management Process - The 2020 Guide//https://kissflow.com/procurement-process/