Практическая работа №4
По курсу
«Рынки ИКТ и организация продаж»
На тему: «Изучение технологического процесса выпуска документа»
Выполнил:
ст. гр. БИ-115
Ананьина Ю.А
Проверил:
Виноградов Д.В
Владимир 2017
Задание №2
Составить общую расчетную ведомость для подразделения организации: Цех №1 – 100 работников (из них 80 – с повременной системой оплат, 15 – сдельная система, 5 – управленческий персонал).
Первичная информация: штатное расписание, табель учета рабочего времени, наряды, начисления на з/п в текущем и прошлом периоде.
Цель работы: закрепление знаний о технологических процессах обработки информации, полученных в теоретическом курсе. Изучение методики и получение навыков расчета длительности производственных циклов и обоснования нормативов выпуска документации.
Выполнение работы:
Общее представление:
Примем, что сводный документ «Расчётная ведомость» будет формироваться в некоторой специальной программе путём ручного ввода в неё данных из первичных документов и загрузки недостающей информации из базы данных (БД).
Пояснение основных понятий, касающихся первичной информации:
Штатное расписание (форма № Т-3) — применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее Уставом (Положением); содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы («Энциклопедический словарь-справочник руководителя предприятия»).
Наряд - первичный документ, который содержит задание, устанавливаемое непосредственно рабочему, звену или бригаде рабочих. Н. выдается до начала работы. В нем приводится перечень работ, подлежащих выполнению, норма времени и расценка за единицу работ; указываются формы оплаты труда и общая сумма заработной платы за весь объем работ (А. Азрилиян «Большой бухгалтерский словарь»).
Табель учёта рабочего времени (форма № Т-13) – первичный документ:
- для учета использования рабочего времени;
- для контроля за соблюдением работниками установленного режима рабочего времени;
- для расчетов с работниками по заработной плате;
- для получения данных об отработанном времени.
Начисления на заработную плату (удерживания) - платежи юридических (а в отдельных случаях и физических) лиц, размер которых устанавливается в процентах от суммы заработной платы. Такими платежами являются: отчисления в пенсионный фонд; отчисления в фонд социального страхования; отчисления в фонд занятости населения; отчисления на медицинское страхование рабочих и служащих. Конкретные размеры отчислений устанавливаются нормативными актами («Энциклопедический словарь экономики и права», 2005).
Расходный ордер кассовый - первичный документ, которым оформляется кассовая операция по выдаче наличных денег предприятиями, учреждениями («Современный экономический словарь»).
Описание технологического процесса составления сводного документа на основе предложенной первичной документации
Для формирования сводного документа «Расчётная ведомость» (форма T-51) понадобятся следующе данные (табл. 1).
Таблица 1
Сопоставление полей документа расчётной ведомости источникам данных
| № | Название поля документа «Расчётная ведомость» | Источник информации |
| Номер по порядку | Генерируется автоматически | |
| Табельный номер | Документ «Штатное расписание» | |
| Фамилия, инициалы | Документ «Штатное расписание» (данные «Фамилия», «Имя», «Отчество») | |
| Должность (специальность, профессия) | Документ «Штатное расписание» | |
| Тарифная ставка (часовая, дневная) (оклад), руб. | Документ «Штатное расписание» | |
| 6-7 | Отработано дней (часов) (рабочих, выходные и праздничных) | Документ «Табель учёта рабочего времени» |
| 8-11 | Начислено за текущий месяц (по видам оплат), руб. | Таблица «Начисления» |
| Начислено всего, руб. | Рассчитывается автоматически программой | |
| 13-14 | Удержано и зачтено, руб. | Документ «Начисления на заработную плату» |
| Удержано и зачтено всего, руб. | Рассчитывается автоматически программой | |
| 16-17 | Сумма задолженности, руб. | Таблица «Взаиморасчёты» |
| Сумма к выплате, руб. | Рассчитывается автоматически программой |
Расчёт и обоснование нормативов на выпуск сводного документа в предложенных условиях:
Расчёт длительности цикла формирования документа, выполненный в приложении MicrosoftExcel, приведён на рисунке 1.
Рис.1 Оценка длительности цикла формирования расчётной ведомости
На данном рисунке столбец «Длит-ть III» обозначает длительность действий, соответствующих третьему уровню декомпозиции, столбец «Длит-ть II» - второму уровню и «Длит-ть I» - первому уровню декомпозиции.
Жирным шрифтом выделены значения, которые подсчитаны путём суммирования длительностей действий, являющихся декомпозицией соответствующего блока.
Время выполнения каждого действия указано в минутах.
Все элементарные действия – такие, как «Сохранить данные», «Закрыть форму» и т. д., предполагает от одной до нескольких простых манипуляций, поэтому на каждое из них в среднем может быть затрачено полминуты (0,5 минут).
Сбор первичной информации может продолжаться весьма продолжительное время, что зависит от лиц, предоставляющих этих первичные документы. Для расчёта была взята приблизительная длительность данного действия – 30 минут.
При определении длительности действия 10 («Ввести данные из штатного расписания») предполагалось, что на одного сотрудника будет затрачено около 1,5 минут. С учётом того, что в организации работают 100 человек, то и время общее составило 150 минут. Аналогично определялось время и для других действий: «Ввести данные из документа «Табель учёта рабочего времени» - 1,25 минут на человека (в сумме – 125 минут), «Ввести данные из документа «Начисления на заработную плату» - 1 минута на человека (в сумме – 100 минут).
На поиск ошибок (проверку введённых или загруженных данных) отводится в каждом случае по 25 минут.
Так как в условии задачи не говорится о сделанных ошибках, то на их исправление потратим 5 минут.
Итого длительность формирования расчётной ведомости составила 496,5 минут. Это соответствует приблизительно 8 часам 16 минут. Далее попробуем сократить данное значение.
Определение возможных вариантов сокращения длительности цикла:
Длительность цикла формирования расчетной ведомости можно сократить за счет распараллеливания выполнения, описанного выше технологического процесса. Причём возможны два пути распараллеливания:
- по работникам (обработка всего множества работников организации распределяется на несколько операторов);
- по характеру работы (один оператор обрабатывает первичные документу, другой – загружает данные из БД).
Для расчёта длительности процесса Ti в первом случае воспользуется следующей формулой:
,
где ceiling () – функция округления выражения до ближайшего большего целого числа; n – количество заданий; ki - количество рабочих мест, одновременно выполняющих операцию; ti – продолжительность естественных процессов.
Пусть имеется 5 оператора. При этом длительность действий 10 - 14, 18 – 21 включительно, связанные с вводом данных и их проверкой, уменьшится по формуле в 4 раза:
.
Расчёт выполним в приложении MicrosoftExcel (рис.2):
Рис.2 Расчёт длительности цикла формирования расчетной ведомости при условии распараллеливания процесса между 5 операторами
Длительность цикла формирования расчетной ведомости стала равна 128,5 минутам. Это соответствует приблизительно 2 часа 8 минут. Это на 76% меньше, чем при предыдущем подсчёте.
Если предположить, что один сотрудник обрабатывает первичные документы, а другой – загружает данные из БД, то при расчёте длительности всего цикла формирования расчётной ведомости будет взята максимальная из длительностей: при выполнении действий 10 – 14 или 18 – 21. В соответствии с этим произведём пересчёт (рис.3).
Рис.3 Расчёт длительности цикла при условии распараллеливания вида работ
В данном случае получили значение, равное 440 минут, что соответствует 7 часам 20 минутам. Это на 11% меньше, чем при начальном расчёте длительности цикла формирования ведомости.
Наконец, попробуем совместить рассмотренные способы сокращения длительности цикла – пусть 2 человека вводят данные из первичных документов, а остальные 2 – загружают данные из БД (рис. 4).
Рис.4 Расчёт длительности цикла формирования расчётной ведомости комбинированным способом
Итак, получили длительность цикла, равную 170 минутам, что приблизительно соответствует 2 часам 50 минутам (на 65,8% меньше исходного расчёта).
Сравнив теперь полученные значения, выявим, что наименьшее значение длительности (2 часа 8 минут) получили при распараллеливании работ между 4 работниками. Таким образом, это является в данном случае наилучшим вариантом сокращения длительности цикла формирования расчётной ведомости.
Определение эффективности использования технических и программных средств:
Полученные результаты в ходе проделанной работы являются весьма приблизительными, поскольку в реальной жизни могут возникнуть задержки при выполнении того или иного действия. Это связано с тем, что около часа пришлось ждать специалиста из отдела кадров, т.е. возник простой. В этом случае определим эффективность использования технических и программных средств по следующей формуле:
,
где 
- коэффициент использования машинного времени; Тэ – эффективный фон времени; Тк – календарный фонд времени.
Получим следующее значение коэффициента использования машинного времени (в начальных условиях, без сокращения длительности цикла):
Таким образом, эффективность использования технических и программных средств равна 89%.