Наименование министерства или
ведомства
Наименование организации
ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА
00.00.0000 №(номер приказа)
(дата приказа)
Место издания
Заголовок (повторяет заголовок приказа)
Констатирующая часть обязательна при наличии в приказе.
ПРИКАЗЫВАЮ:
2.____________________________________________________________________
4._____________________________________________________________________
Наименование должности И.О. Фамилия
Верно
Наименование должности заверителя личная подпись И.О. Фамилия
00.00.0000
(дата оформления выписки)
Акты
Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий факты, события
Акты составляются в самых разных ситуациях и поэтому имеют много разновидностей: акт приема работ по контракту; акт приема-передачи документов; акт списания материалов, коммерческий акт и т. д.
Наименование организации
АКТ
00.00.0000 №
Место составления
Заголовок
Основание:
Составлен комиссией в составе:
Председатель: Наименование должности Фамилия И.О.
Члены комиссии: Наименование должности Фамилия И.О.
Наименование должности Фамилия И.О.
Излагаются цели и задачи составления акта, установленные факты, выводы, заключения.
Председатель личная подпись И.О. Фамилия
Члены комиссии личная подпись И.О. Фамилия
личная подпись И.О. Фамилия
Справка.
Эмблема организации Адресат
Наименование министерства или
ведомства
Наименование организации
Справочные данные об организации
СПРАВКА
00.00.0000 №
Место издания
Текст справки содержит отражение тех или иных фактов и событий в производственной деятельности предприятия или подтверждения фактов биографического или служебного характера. В справке приводится только констатация фактов без выводов и предложений.
Наименование должности личная подпись И.О. Фамилия
Протокол.
Протокол – документ, текст которого отражает ход заседания коллегиального органа и принятие на этом заседании решения. На коммерческом предприятии составляются протоколы заседаний совета директоров, протоколы общих собраний акционеров и т.п.
Эмблема предприятия
Наименование министерства или
ведомства
Наименование организации
ПРОТОКОЛ
00.00.0000 №
Место составления
Заголовок (вид совещания, название
коллегиального органа)
Председатель: Фамилия И.О.
Секретарь: Фамилия И.О.
Присутствовали: Фамилии И.О. в алфавитном порядке без указания должности.
Если участвует более 15 человек, то указывается их общее количество и в
скобках пишется: (регистрационный лист прилагается).
Приглашенные: Фамилии И.О. в алфавитном порядке с указанием должности.
Повестка дня:
1. Об итогах... ____________________________________
2. О... ___________________________________________
1. СЛУШАЛИ:
Фамилия (в винительном падеже) И.О. докладчика, краткая запись выступления от третьего лица или запись «текст доклада (выступления) прилагается».
ВЫСТУПИЛИ:
Фамилия (в именительном падеже) И.О. – смысл выступления от третьего лица.
Фамилия (в именительном падеже) И.О. – смысл выступления от третьего лица.
РЕШИЛИ:
1.1. Каждый пункт постановляющей части рекомендуется по -возможности начинать глаголом неопределенной формы.
1.2. Текст должен быть конкретным, лаконичным и содержать, как правило, следующие составные части: кому, что делать и к какому сроку (дате).
2. (Пункт второй повестки дня оформляется аналогично пункту 1)
Председатель личная подпись И.О. Фамилия
Секретарь личная подпись И.О. Фамилия
Решения, принятые на заседании, доводятся до сотрудников предприятия в виде копии самого протокола или выписки постановляющей части из него, либо в виде других распорядительных документов: приказов, решений, составленных на основании протокола
Эмблема организации
Наименование министерства или
ведомства
Наименование организации
ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА
00.00.0000 №
Место составления
Заголовок протокола
Председатель: Фамилия И.О.
Секретарь: Фамилия И.О.
Присутствовали: Фамилия И.О.
Повестка дня:
1. ________________________________________________________________
2. ________________________________________________________________
2.СЛУШАЛИ:
Фамилия И.О. – текст от третьего лица.
(или: Фамилия И.О. – Текст доклада прилагается.)
РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ):
2.1 _______________________________________________________________________
____________________________________________
2.2.________________________________________________________________________
Председатель И.О. Фамилия
Секретарь И.О. Фамилия
Верно
Наименование должности заверителя личная подпись И.О. Фамилия
00.00.0000
Телефонограмма
Документ по оперативным вопросам, передаваемый по телефону и записываемый получателем
Наименование организации
ТЕЛЕФОНОГРАММА
00.00.0 №
Текст телефонограммы должен быть кратким и ясным. Нельзя употреблять длинные и трудно выговариваемые слова. В телефонограмме должно быть не более 50 слов.
Наименование должности Личная подпись И.О. Фамилия
Передала___________ Приняла_____________________
Время передачи 00.00.0000
Когда телефонограмму необходимо отправить в несколько организаций можно использовать следующую форму записи данных адресатов:
ЗАО»…» 223-77-88 ген. директору Иванову П.П. приняла ____________ время_________
ТОО «…» 111-33-66 исп. директору Петрову П.О. приняла _____________ время _______
И т.д.
Регистрация документов.
Регистрация – фиксация факта создания или поступления на форму документа путем проставления на нем регистрационного индекса с дальнейшей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах.
Регистрация документов:
· централизованная
· децентрализованная
· смешанная
Регистрация должна быть однократной. Документы при регистрации делятся на группы:
· входящие
· исходящие
· внутренние
· контракты коммерческие
· документы с грифом «КТ».
Применяются единые унифицированные способы присвоения номеров (индексов). Порядковый регистрационный номер присваивается по журналу регистрации, начиная с 1 января по 31 декабря.
Входящие исходящие документы должны иметь регистрационные номера, состоящие из:
· порядковый номер документа
· условное обозначение структурного подразделения или должностного лица
· номер дела, в которое будет подшит документ
Пример: № 88\01-05 или № 01 –05 –08 или № 01 –05\88, где 01-05 это номер дела по номенклатуре дел.
Для регистрации используются журналы или контрольные карточки.