ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ
Штатное расписание - организационно-правовой акт, в котором закрепляется перечень структурных подразделений, должностей, а также количество штатных единиц по каждой должности, должностной оклад, надбавка, месячный фонд заработной платы, как по отдельным должностям, так и в целом.
Штатное расписание применяется, как уже было сказано выше, для оформления структуры, штатного состава и штатной численности у данного работодателя (для организации - в соответствии с ее учредительными документами).
Исходя из положений статьи 57 Трудового кодекса Российской Федерации (далее - ТК РФ), штатное расписание является основанием для установления наименований должностей, специальностей, профессий, которые отражаются в трудовых договорах и иных кадровых документах. Штатное расписание является одним из документов для определения размера оплаты труда работника.
Форма штатного расписания (форма N Т-3) утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 г. N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты".
Напоминаем, что данная форма не является обязательной для применения, а носит лишь рекомендательный характер. По мнению Роструда, изложенному в Письмах от 09.01.2013 г. N 2-ТЗ, от 23.01.2013 г. N ПГ/409-6-1, от 15.05.2014 г. N ПГ/4653-6-1, негосударственные организации вправе использовать формы первичных учетных документов, разработанные ими самостоятельно. Несмотря на это, рекомендуем применять унифицированную форму N Т-3, поскольку она содержит все необходимые реквизиты.
Рассмотрим порядок внесения сведений в штатное расписание - форму N Т-3.
Наименование организации.
Наименование организации указывается в соответствии с учредительными документами. Если существует сокращенное наименование организации, то оно указывается в скобках ниже полного или за ним.
Код по ОКПО.
Указанный код содержит 8-разрядный идентификационный код организации. Данные о нем можно узнать из информационного письма органа государственной статистики.
Номер документа.
При первичном составлении штатного расписания ему присваивается N 1, а в последующем применяется сквозная нумерация.
Дата составления.
Дата составления штатного расписания указываются текущая. Следует учитывать, что дата составления и время, с которого штатное расписание вводится в действие, могут различаться.
На период _____ с "____"_______ 20_ года".
Указывается период действия штатного расписания, а также дата его ввода в действие.
Утверждено.
В гриф утверждения документа вносятся реквизиты приказа, которым был утвержден данный документ, а ниже указывается общее количество штатных единиц организации.
Далее нужно внести сведения о конкретных подразделениях и должностях, а также о предусмотренной заработной плате. Это осуществляется в следующем порядке:
- графа 1. Наименование структурных подразделений.
Наименования структурных подразделений можно расположить по степени их функциональной важности (например, сначала управленческие, затем производственные подразделения, административно-технические) или в алфавитном порядке. Наименования структурных подразделений следует указывать в соответствии с наименованиями, закрепленными в соответствующих локальных нормативных актах;
- графа 2. Коды структурных подразделений.
Кодирование структурных подразделений необходимо для формирования сводной отчетности. Код также присваивается для удобства ведения документооборота (особенно это касается крупных организаций);
- графа 3. Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации.
Названия должностей, которые вносятся в штатное расписание, фактически могут быть любыми. Однако если в соответствии с ТК РФ, иными федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, профессиям, специальностям связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, профессий или специальностей должны соответствовать наименованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации, или в соответствующих профессиональных стандартах;
- графа 4. Количество штатных единиц.
Количество штатных единиц - это количество единиц по каждой штатной должности (специальности, профессии), предусмотренной штатным расписанием.
Количество штатных единиц по соответствующим должностям (профессиям), по которым предусматривается содержание неполной штатной единицы с учетом особенностей работы по совместительству в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, указывается в соответствующих долях, например 0,25; 0,5; 2,75 и прочее;
- графа 5. Тарифная ставка (оклад) и прочее.
В указанной графе указывается в рублевом исчислении месячная заработная плата по тарифной ставке (окладу), тарифной сетке, проценту от выручки, доле или проценту от прибыли, коэффициенту трудового участия (КТУ), коэффициенту распределения и прочего в зависимости от системы оплаты труда, принятой в организации в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, коллективными договорами, трудовыми договорами, соглашениями и локальными нормативными актами организации.
- графы 6 - 8. Надбавки, рубли.
В графах 6 - 8 "Надбавки, руб." показываются стимулирующие и компенсационные выплаты (премии, надбавки, доплаты, и иные поощрительные выплаты), установленные действующим законодательством (например, процентная надбавка к заработной плате за стаж работы в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, надбавка за вахтовый метод работы, надбавка за ученую степень и прочее), а также введенные по усмотрению работодателя (например, связанные с режимом или условиями труда);
- графа 9. Всего в месяц.
В графе 9 "Всего в месяц, руб." требуется указать общую сумму граф 5 - 8 (оклада (тарифной ставки) и надбавок), умноженную на количество штатных единиц.
Обратите внимание, что при невозможности заполнения организацией граф 5 - 9 в рублевом исчислении в связи с применением в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации иных систем оплаты труда (бестарифная, смешанная и прочее) указанные графы заполняются в соответствующих единицах измерения (например, в процентах, коэффициентах и прочее);
- графа 10. Примечание.
В указанную графу вносится любая информация, относящейся к штатному расписанию, например ссылки на локальные нормативные акты организации, устанавливающие виды надбавок и их размеры.
Штатное расписание подписывается руководителем кадровой службы и главным бухгалтером организации.
Штатное расписание утверждается приказом (распоряжением), подписанным руководителем организации или уполномоченным им на это лицом.
| Пример |
Форма приказа об утверждении штатного расписания:
Общество с ограниченной ответственностью "Союз"
(ООО "Союз")
ПРИКАЗ
01.12.2015 N 11
г. Москва
Об утверждении штатного расписания на 2016 год
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Утвердить штатное расписание ООО "Союз" на 2016.
2. Установить, что штатное расписание на 2016 год вступает в силу с 01.01.2016.
3. С момента вступления в силу нового штатного расписания считать утратившим силу штатное расписание на 2015 год.
4. Отделу кадров, отделу организации и оплаты труда, бухгалтерии привести локальные нормативные акты ООО "Союз" и кадровые документы в соответствие с новым штатным расписанием в срок до 31.12.2015.
Генеральный директор Морозов_______/___Е.П. Морозов /
подпись расшифровка подписи
Рассмотрим пример заполнения унифицированной формы N Т-3.
| Коды | |||
| Форма по ОКУД | |||
| Общество с ограниченной ответственностью "Союз" (ООО "Союз") | по ОКПО | ||
| наименование организации |
| Номер документа | Дата | ||||||
| Штатное расписание | 23.11.2015 | УТВЕРЖДЕНО | |||||
| на период 2016 с "01" __ января 2016 года | Приказом организации от "01" декабря 2015 года N 11 | ||||||
| Штат в количестве | 27 (двадцати семи) | единиц |
| Структурное подразделение | Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации | Количество штатных единиц | Тарифная ставка (оклад) и пр., руб | Надбавка, руб. | Всего, руб (гр.5 + гр.6 + гр.7 + гр.8) | Примечание | |||
| наименование | код | ||||||||
| Администрация | Генеральный директор | 40 000 | 40 000 | ||||||
| Секретарь | 10 000 | 10 000 | |||||||
| Бухгалтерия | Главный бухгалтер | 25 000 | 25 000 | ||||||
| Бухгалтер | 13 000 | 13 000 | |||||||
| Отдел продаж | Начальник отдела продаж | 25 000 | 25 000 | ||||||
| Менеджер по продажам | 20 000 | 300 000 | |||||||
| Секретарь | 10 000 | 10 000 | |||||||
| Вспомогательный отдел | Офис менеджер | 15 000 | 15 000 | ||||||
| Водитель-экспедитор | 12 000 | 60 000 | |||||||
| Итого | Х | Х | Х | Х | 498 000 |
| Руководитель кадровой службы | Главный бухгалтер | Алексеева | Алексеева В.Е. | ||
| должность | личная подпись | расшифровка подписи | |||
| Главный бухгалтер | Алексеева В.Е. | Алексеева В.Е. | |||
| личная подпись | расшифровка подписи |
Изменения в штатное расписание вносятся также приказом (распоряжением) руководителя "О внесении изменений в штатное расписание". Изменения могут быть следующими:
- переименование должности, специальности, профессии;
- переименование структурного подразделения;
- изменение тарифной ставки (оклада);
- изменение количества штатных единиц (увеличение, уменьшение).
Внести изменения в штатное расписание можно двумя способами:
1. Изменить само штатное расписание. Новое штатное расписание со следующим регистрационным номером утверждается приказом руководителя.
2. Если изменения, вносимые в штатное расписание, не существенны, их можно оформить приказом (распоряжением) "О внесении изменений в штатное расписание". В качестве основания в приказе могут быть указаны следующие причины:
- реорганизация организации;
- расширение или сокращение производственной основы организации;
- проведение мероприятий, направленных на улучшение деятельности отдельных структурных подразделений;
- изменение законодательства;
- увеличение численности рабочих и нагрузки на административно-управленческий персонал и так далее.
| Пример |
Общество с ограниченной ответственностью "Союз"
(ООО "Союз")
ПРИКАЗ
25.07.2016 N 51
г. Москва
О внесении изменений в штатное расписание
В целях совершенствования организационной структуры
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Увеличить численность отдела продаж на 1 единицу за счет введения должности менеджера по продажам с окладом 20 000 руб.
2. Внести изменения с 01.08.2016 в штатное расписание от 23.11.2015 N 11, утвержденное приказом от 01.12.2015 N 11.
3. Контроль за исполнением приказа возложить на начальника отдела кадров В.Е. Алексеева
Генеральный директор __Морозов_______/___ Е.П.Морозов /
Подпись расшифровка подписи
Вносимые изменения в штатное расписание затрагивают определенные сторонами условия трудового договора и, следовательно, это потребует внесения изменений и корректировки в другие кадровые документы (в трудовой договор, личную карточку, трудовую книжку и другие).
Все изменения и дополнения, внесенные в штатное расписание, должны доводиться до сведения работников, после чего в их трудовые книжки на основании приказа (распоряжения) работодателя вносятся соответствующие изменения и дополнения (пункт 3.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 г. N 69).
О предстоящих изменениях определенных сторонами условий трудового договора, а также о причинах, вызвавших необходимость таких изменений, работодатель обязан уведомить работника в письменной форме не позднее, чем за два месяца, если иное не предусмотрено ТК РФ (часть 2 статьи 74 ТК РФ). Причем, работник вовсе не обязан соглашаться с предложенными изменениями.
Если работник не согласен работать в новых условиях, то работодатель обязан в письменной форме предложить ему другую имеющуюся у работодателя работу (как вакантную должность или работу, соответствующую квалификации работника, так и вакантную нижестоящую должность или нижеоплачиваемую работу), которую работник может выполнять с учетом его состояния здоровья.
При этом работодатель должен предложить работнику все вакансии, отвечающие указанным требованиям и имеющиеся у него в данной местности. Предлагать вакансии в других местностях работодатель обязан, если это предусмотрено коллективным договором, соглашениями, трудовым договором.
При отсутствии указанной работы или отказе работника от предложенной работы трудовой договор прекращается в соответствии с пунктом 7 части первой статьи 77 ТК РФ.
Соловейчик С.Ф.