ПЛАН
1. Введение.
2. Основные требования к оформлению управленческих документов.
3. Современное деловое письмо.
4. Документирование организационно-распорядительной деятельности.
5. Документирование деятельности коллегиальных органов.
6. Документирование информационно-справочных материалов.
7. Требования к оформлению документов по личному составу.
8. Делопроизводство по письменным и устным обращениям граждан.
9. Организация работы с документами.
10. Некоторые рекомендации по составлению текстов служебных документов.
11. Заключение.
12. Список использованной литературы.
ВВЕДЕНИЕ
Делопроизводство определяет совокупность работ по документированию управленческой деятельности учреждений и по организации в них документов
«Документ» - это информация, записанная любым способом на любом материале, изданная или полученная любым физическим или юридическим лицом в любой организации для использования в своей деятельности. Это означает тесную взаимосвязанность понятий «Управление», «Информация», «Делопроизводство», «Документ»
К приданию информации элементарных законных форм стремились на заре цивилизации Шумеры три тысячелетия назад.
Задумываясь о значении правильно составленного документа нелишне
частенько вспоминать народное выражение: «Без бумажки – ты букашка!»
С введением компьютерных систем многие предполагали, что интерес к бумажной документации постепенно исчезнет. Это было в 1970-1980 годы. Это мнение оказалось ошибочным.
В США, например, рекомендуется сохранять на неопределенный срок письменный бумажный документ наряду с магнитным носителем.
По этой аналогии можно вспомнить, что компьютер в «корзине» долго держит стертую информацию.
ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ (ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ) ДОКУМЕНТОВ
Этот вопрос охватывает «Основные положения по документированию управленческой деятельности», «Унификацию и стандартизацию управленческих документов», «Виды документов и их классификацию», «Правила оформления управленческих (организационно-распорядительных) документов.
При составлении документов необходимо учитывать все процессы, относящиеся к записи (фиксации) на различных носителях и оформлению по установленным правилам информации, необходимой для осуществления управленческих действий.
Документы составляются на двух языках: естественном или искусственном.
На естественном языке составляются рукописные и машинописные документы, на искусственном языке - перфокарты, перфоленты, магнитные ленты, карты, дискеты и др.
Единство правил документирования обеспечивается - ЕГСД.
Для обеспечения взаимоувязки документов применяется Унификация.
Каждое ведомство, каждая организация, каждое юридическое лицо может иметь какие-то реквизиты, свойственные только своему ведомству, но составление документа должно соответствовать общему правилу. Рождение любого документа
всегда сопровождается определенной цепочкой: тема документа – черновик документа - согласование с лицом, который подписывает документ, с финансовым подразделением, с юридической службой, со службой документационного обеспечения, при необходимости – с общественными организациями – печатание документа – согласование чистового экземпляра – регистрация – отправка исполнителям или адресатам – сдача на хранение в архив.
Отдельные виды документов требуют согласования и утверждения представителей нескольких ведомств и организации. В этих случаях составляются стандарты документов совместного согласования и утверждения, но обязательно – соответственно ЕГСД.
Для обеспечения работы с документами вводятся ГОСТы, ОСТы, РСТ. Стандартизация документов – это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности.
Документы по видам делятся по двум группам: первая – документы по общим и административным вопросам, вторая – по функциям управления.
Документы классифицируются:
13. как служебные письма:
14. как приказы:
15. как протокола и т.д.
Оформления их могут быть:
16. по месту составления:
17. по содержанию:
18. по форме:
19. по срокам исполнения:
20. по происхождению:
21. по виду оформления:
22. по средствам фиксации:
Подлинник – это подписанный, и надлежащим образом оформленный экземпляр документа, составленный в первый раз.
Документ состоит из 29 реквизитов.
Оформление реквизитов документов:
1. Государственный герб Российской Федерации.
2. Герб субъекта Российской Федерации.
3. Эмблема организации или товарный знак.
4. Код организации по ОКПО.
5. Код формы документа по ОКУД.
6. Наименование организации.
7. Справочные данные об организации.
8. Наименование вида документа.
9. Дата документа.
10. Регистрационный номер документа.
11. Ссылка на регистрационный номер и дату документа.
12. Место составления или издания документа
13. Гриф ограничения доступа к документу.
14. Адресат.
15. Гриф утверждения документа.
16. Резолюция.
17. Заголовок к тексту.
18. Отметка о контроле.
19. Текст документа.
20. Отметка о наличии приложения.
21. Подпись.
22. Гриф согласования документа.
23. Визы согласования документа.
24. Печать.
25. Отметка о заверении копии.
26. Отметка об исполнителе.
27. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
28. Отметка о поступлении документа в организации.
29. Отметка для автоматического поиска документа.