Организация документоведения, документооборот, схемы движения документов, в учебно-научном подразделении ВУЗа .




 

В университете существует подразделение занимающееся делопроизводством - канцелярия. Через нее проходит большая часть документов, обращающихся в ТРТУ, происходит регистрация.

Канцелярия получает почту (входящая документация), в ней происходит регистрация приказов, фирменных бланков, идет размножение и передача документов в различные подразделения университета.

На факультете документооборот осуществляют входящие, исходящие и внутренние документы. В табл. 3.2.1. указано какие стадии проходят все эти документы

Таблица 3.2.1

Входящие, внутренние и

исходящие документы

Входящие · прием и первичная обработка (канцелярия) · предварительное рассмотрение (канцелярия) · регистрация (канцелярия) · рассмотрение документов руководителем (ректор университета, проректора) · доставка документов исполнителям (декану или зам.декана) · контроль исполнения · подшив исполненного документа в дело (канцелярия)
Исходящие · составление проекта документа (факультет) · изготовление документа (деканат, кафедры факультета) · визирование проекта документа, его согласование · подписание документа (подразделения университета) · регистрация (деканат или канцелярия) · отправка документа адресату (канцелярия)
Внутренние · составление проекта документа и его согласование (факультет, подразделения университета) · изготовление документа (деканат или кафедры) · визирование проекта документа (факультет, подразделения университета) · подписание (факультет, подразделения университета) · регистрация (канцелярия) · размножение и доставка документа исполнителям (канцелярия) · контроль исполнения · подшивка исполненного документа в дело (канцелярия)

 

При поступлении в канцелярию документов из министерства - происходит регистрация их и передача ректору университета. Ректор ставит на документах свою резолюцию и через секретаря отдает их обратно в канцелярию, после чего эти документы разносят для исполнения.

Все входящие документы обязательно проходят регистрацию в канцелярии университета (см.рис. 3.2.1)

Рис. 3.2.1. Входящие документы

 

 

Любой внутренний, исходящий, входящий на факультет документ регистрируются в журнале; за каждый фирменный бланк, взятый в канцелярии, идет строгая отчетность.

Деканат издает и получает приказы, которые делятся на приказы по личному составу, приказы по студентам, общие приказы.

Для каждого типа приказов в деканате заведена папка. При поступлении на факультет все приказы регистрируются в журнале и подшиваются.

Если в документе, поступившем в деканат, информация касается кафедр или ее необходимо сообщить студентам, то делается ксерокопия и вывешивается на доску объявлений или передается на кафедры. Внутренние документы, изготавливаемые и перемещающиеся в университете, появляются на свет в подразделенияз ТРТУ. Эти документы подписываются руководителями (заместителями) подразделений. Общая схема изготовления документа показана на рис. 3.2.2.

 

 

Рис. 3.2.2 Общая схема изготовления документа

 

 

В таблице 3.2.2 показано, в виде организационной диаграммы, как происходит изготовление документа.

 

Таблица 3.2.2.

Оргдиаграмма изготов-

ления документа

 
1. Указание о написании док-та *          
2. Написание проекта   *        
3. Набор документа     *      
4. Проверка документа   *        
5. Согласование документа       *    
6. Подписание документа       *    
7. Регистрация документа         *  
8. Набор документа           *
9. Сверка документа            
10. Размножение документа           *
11. Заверение копий документа         *  
12.Расписывание в тетради         *  
13.Подшивка оригинала в архив         *  
14.Распределение по подразделениям         *  

Если документ просто проходит от подразделения к подразделению, то после подписания (6, табл. 3.2.2.) идет передача его в нужное подразделение.

Более развернутая схема создания и движения документа (приказа) показана на рис. 3.2.3

Деканат

Рис. 3.2.3 Схема создания и движения документа (приказа)

Если документ оформляется на фирменном бланке (бланк берется в канцелярии под отчет), то в книге регистрации проставляется куда, по какому вопросу направляется письмо, а также делается его ксерокопия.

В течение учебного года ежемесячно собирается Совет факультета на котором решаются и обсуждаются различные вопросы в результате появляются протоколы, решения и т.д. Все эти документы хранятся в специально предназначенной для этого папке. Ученый секретарь после заседания Ученого совета готовит протоколы. При необходимости использования информации, о принятом решении, в каком-либо документе делается выписка из протокола по интересующему вопросу (кого слушали, кто выступил, что решили).

Также Ученый секретарь после заседания Ученого совета готовит план работы на год, который утверждается на заседании Ученого совета.

Огромное количество различных служебных документов возникающих в процессе деятельности факультета требует правильного распределения. Исполненные документы подшиваются в дела, при необходимости их нахождения, существует классификатор, которым является номенклатура дел.

В номенклатуре дел факультета, находящейся в деканате указано 26 наименований. Нумерация в номенклатуре дел состоит из индекса структурного подразделения - 472 и номера дела, например 472/1 - Копии приказов и распоряжений ректора и проректоров общие. Пример номенклатуры дел деканата показан в приложении № 4.

На кафедрах имеются свои номенклатуры дел, под своим собственным номером. Номер присваивается канцелярией через приказ.

Методическая литература, конспекты лекций и т.п., издающееся кафедрами, регистрируются в научных библиотеках, лабораториях и т.д.



Поделиться:




Поиск по сайту

©2015-2024 poisk-ru.ru
Все права принадлежать их авторам. Данный сайт не претендует на авторства, а предоставляет бесплатное использование.
Дата создания страницы: 2019-10-17 Нарушение авторских прав и Нарушение персональных данных


Поиск по сайту: