ПОДГОТОВКА И ОФОРМЛЕНИЕ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ НА БУМАЖНОЙ ОСНОВЕ ДЛЯ РЕСТАВРАЦИИ, МИКРОФОТОКОПИРОВАНИЯ
И ОЦИФРОВЫВАНИЯ
МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания ЦЭМК
от 15.06.2012 № 5
Минск, 2012
ОГЛАВЛЕНИЕ
| ВВЕДЕНИЕ | ||
| 1. | ПОДГОТОВКА АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ К ПЕРЕДАЧЕ НА РЕСТАВРАЦИЮ, МИКРОФОТОКОПИРОВАНИЕ И ОЦИФРОВЫВАНИЕ | |
| 2. | ОФОРМЛЕНИЕ ЗАКАЗОВ НА РЕСТАВРАЦИЮ, МИКРОФОТОКОПИРОВАНИЕ И ОЦИФРОВЫВАНИЕ | |
| 3. | НУМЕРАЦИЯ ЛИСТОВ ДЕЛА И ОПИСИ | |
| 4. | ИСПРАВЛЕНИЕ НУМЕРАЦИИИ И ПЕРЕНУМЕРАЦИЯ ЛИСТОВ ДЕЛА И ОПИСИ | |
| 5. | СОСТАВЛЕНИЕ ЛИСТА-ЗАВЕРИТЕЛЯ ДЕЛА | |
| ЛИТЕРАТУРА | ||
| ПРИЛОЖЕНИЕ 1 Образец небрежного оцифровывания | ||
| ПРИЛОЖЕНИЕ 2 Образец некачественно выполненной реставрации | ||
| ПРИЛОЖЕНИЕ 3 Образец повторно проведенной реставрации | ||
| ПРИЛОЖЕНИЕ 4 Образец заявки для РТЛМСФД | ||
| ПРИЛОЖЕНИЕ 5 Виды работ по категориям сложности обработки архивных документов | ||
| ПРИЛОЖЕНИЕ 6 Образец 1 оформления заверительной надписи описи | ||
| ПРИЛОЖЕНИЕ 7 Образец 2 оформления заверительной надписи описи | ||
| ПРИЛОЖЕНИЕ 8 Образец нумерации листа альбома с фотографиями |
ВВЕДЕНИЕ
Для обеспечения длительной сохранности архивных документов на бумажной основе (далее – документы) государственными архивами (далее – госархивы) осуществляются мероприятия по их специальной физико-химической и технической обработке.
Основными видами обработки являются:
▪ дезинфекция, дезинсекция, дератизация как совокупность мер биопрофилактики, биозащиты и уничтожения биологических вредителей в хранилищах и на документах;
▪ реставрация (реставрационно-консервационная обработка) и переплет как комплекс работ и технологических операций по восстановлению свойств и долговечности оригиналов документов;
▪ воспроизведение документов с целью создания страхового фонда и фонда пользования;
▪ замена оригиналов с недолговечными или разрушенными основой и текстом (изображением) их копиями;
▪ фотореставрация документов с угасшим и слабоконтрастным текстом;
▪ размещение оригинальных документов в условиях, снижающих вероятность их окончательной утраты;
▪ обеспыливание документов как вспомогательный вид работ, осуществляемый при поступлении, хранении, использовании документов, а также при выполнении консервационно-реставрационных, санитарно-гигиенических, технических операций различного назначения;
▪ специальная обработка документов в режиме аварийно-спасательных работ, в том числе с применением средств и способов сушки, дезинфекции, замораживания, реставрации, воспроизведения, дезактивации и других видов целевой обработки.
Каждый вид работ проводится с определенной целью.
Реставрация является важнейшим направлением практической деятельности по обеспечению сохранности документов. Под реставрацией в архивном деле понимается комплекс специальных технологических мероприятий (реставрационных работ), направленных на предотвращение последующего разрушения документа, восстановление первоначальной формы и прочности его основы, а также целостности, контрастности, долговечности текста (изображения). В ряде случаев реставрация остается единственным реальным средством сохранения оригиналов документов, поврежденных в результате нарушения оптимальных условий их хранении и (или) активного использования.
Переплет документов является средством обеспечения сохранности документов, способствует организации учета.
Воспроизведение документов осуществляется с целью страхового хранения информации (страховой фонд), а также для замены оригиналов документов дубликатами при использовании документов (фонд пользования).
Фонд пользования включает:
▪ микрофотокопии на пленочной основе (позитивная рулонная пленка и микрофиши);
▪ цифровые копии;
▪ копии на бумажной основе:
машинописные (перепечатанные) тексты;
тексты, откопированные на множительной технике способом электрографической печати (оперативная полиграфия);
фотокопии документов и др.
Анализ состояния работы в области улучшения физического состояния документов свидетельствует о том, что работники госархивов, понимая всю ее важность, не всегда уделяют должное внимание соблюдению технологии подготовительных и сопутствующих работ.
Некачественное выполнение данных мероприятий, а также недостаточное внимание соблюдению технологии подготовительных и сопутствующих им работ, влечет за собой возникновение ряда проблемных ситуаций, которые неизбежно потребуют оперативного разрешения и дополнительных временных, трудовых и материальных затрат. Например, таких как:
▪ многократное копирование одних и тех же документов, несмотря на ранее проведенные работы по их оцифровыванию и микрофотокопированию;
▪ корректирование уже составленных и утвержденных годовых планов работы по реставрации, переплету и оцифровыванию документов Республиканской технической лаборатории микрофильмирования страхового фонда документации (далее – РТЛМСФД) и Центральной лаборатории микрофильмирования и реставрации документов Национального архивного фонда Республики Беларусь (далее – ЦЛМРД);
▪ нарушение правил обеспечения сохранности, когда работники лабораторий, не обладающие необходимыми полномочиями, вынужденно вносят исправления и дополнения в учетные документы госархивов.
Данное пособие разработано с целью методического обеспечения работ по подготовке документов для последующего проведения процессов реставрации, микрофотокопирования и оцифровывания. При его подготовке был максимально учтен опыт работы государственных архивов.
Методическое пособие состоит из введения, 5 основных разделов и 8 приложений.
ПОДГОТОВКА АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ К ПЕРЕДАЧЕ НА РЕСТАВРАЦИЮ, МИКРОФОТОКОПИРОВАНИЕ И ОЦИФРОВЫВАНИЕ
Документы и дела, подлежащие специальной обработке, передаются для ее проведения только при наличии описей и оформлении дел в соответствии с требованиями «Правил работы государственных архивов Республики Беларусь» (далее – Правила), утвержденных постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 25 ноября 2005 г. № 7 (с изменениями и дополнениями, внесенными постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 1 марта 2006 г. № 2, постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 июня 2007 г. № 40, постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24 мая 2012 г. № 142).
Мероприятия по биозащите и реставрации до проведения научно-технической обработки дел могут осуществляться в порядке исключения только в случае критического (неудовлетворительного) физического состояния документов.
Согласно Правилам, расшивка дел производится в исключительных случаях по согласованию с руководством госархива, при полной невозможности работы с переплетенным делом, а также при большом количестве ошибок в систематизации документов.
При некачественной научно-технической обработке и неудовлетворительном состоянии научно-справочного аппарата перед реставрацией, микрофотокопированием и оцифровыванием фонд должен быть заново обработан или его описи должны быть усовершенствованы.
Вместе с тем, в практике работы до сих пор встречаются дела, в которых листы одного документа прошиты вразброс по всему делу.
Перемещение листов документов внутри дела в ходе расшивки старого переплета и создания нового, внесение изменений в нумерацию дел работниками лабораторий, а не работниками госархивов неправомочно и является грубым нарушением Правил – основного нормативно-методического документа, содействующего успешному и эффективному выполнению возложенных на госархивы задач и функций.
Следует учитывать, что оцифровывать и микрофотокопировать документы без предварительно проведенной специальной обработки нельзя, поскольку качественно оцифровать и микрофотокопировать документы, находящиеся в плохом физическом состоянии и требующие проведения реставрации, невозможно. Для того чтобы цифровая или микрофотокопия являлась действительно копией, а не картинкой с изображением документа, она не должна содержать лишних элементов, как-то: часть переплёта, «обрывки» соседних страниц, перекос изображения текста вследствие помятостей, разрывов, загибов и т.п. (Приложение 1). Значение имеет и выбор оборудования (книжный, планшетный сканеры) строго в соответствии с его спецификацией во избежание нанесения вреда физической сохранности документов при съёмке.
К сожалению, в практике работы имеют место случаи, когда ранее проведенные ремонт, реставрация и переплет документов были выполнены без соблюдения необходимых технологий (Приложение 2).
Для устраненияпоследствий реставрации, если она оказалась несоответствующей или не выдержала испытания временем, документы необходимо подвергнуть повторной, но уже правильно выполненной реставрации (Приложение 3). Такие случаи особенно характерны для практики работы РТЛМСФД с документами областных и зональных госархивов. Решение о проведении реставрационных мероприятий должен принимать специалист-реставратор во избежание нанесения вреда архивному документу.
Если в деле одновременно находятся документ с затухающим текстом и его копия (рукописная, машинописная), наличие данной копии должно быть зафиксировано в листе-заверителе, а на самой копии проставлены необходимые поисковые данные (архивный шифр).
Планы специальной обработки документов госархивов должны быть ориентированы на планы совершенствования научно-справочного аппарата, в том числе проведения работ по усовершенствованию и переработке описей и научно-технической обработки документов. Если же документы, в основном, находятся в удовлетворительном состоянии, и имеются лишь отдельные недостатки, то в таких случаях эти недостатки устраняются непосредственно в процессе их подготовки к передаче на специальную обработку.
Таким образом, в процессе подготовки документов к передаче на специальную обработку в госархивах необходимо выполнить следующие виды работ:
▪ сверку архивных шифров дел с описями дел, подлежащих специальной обработке;
▪ проверку правильности оформления обложки дела и точность ее архивного шифра;
▪ внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела;
▪ подшивку (в случае необходимости) в конец дела бланка формы для исполнения заверительной надписи;
▪ подшивку (в случае необходимости) в начало дела бланка формы для внутренней описи документов дела;
▪ составление нового титульного листа – в случае, если он оформлен неаккуратно, неразборчивым почерком или на нем имеется много исправлений;
▪ проверку систематизации и нумерации листов с указанием, при необходимости, их оборотов;
▪ выявление листов с оборотами (когда на обороте имеется какая-либо информация);
▪ проведение нумерации в случае ее отсутствия;
▪ выявление дублетных документов, не подлежащих микрофотокопированию и оцифровыванию;
▪ выявление чистых листов дел;
▪ составление или пересоставление листа-заверителя дела с обязательным указанием на момент составления:
всех особенностей нумерации документов,
результатов – в соответствии с Правилами – отдельных проверок наличия (если обнаружены недостатки) и физического состояния дела.
В процессе подготовки описей необходимо выполнить следующие виды работ:
▪ проверку правильности всех реквизитов и точность архивных шифров;
▪ проверку состояния справочного аппарата к описи;
▪ проверку нумерации листов (страниц) описи с указанием, при необходимости, их оборотов;
▪ выявление листов с оборотами (страниц);
▪ проведение недостающей нумерации;
▪ составление или пересоставление заверительной надписи с обязательным указанием особенностей нумерации.