МЧС РОССИИ
ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ
ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ
ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
«АКАДЕМИЯ ГРАЖДАНСКОЙ ЗАЩИТЫ
МИНИСТЕРСТВА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПО ДЕЛАМ ГРАЖДАНСКОЙ ОБОРОНЫ, ЧРЕЗВЫЧАЙНЫМ СИТУАЦИЯМ
И ЛИКВИДАЦИИ ПОСЛЕДСТВИЙ СТИХИЙНЫХ БЕДСТВИЙ»
В ФОРМЕ ВОЕННОГО ОБРАЗОВАТЕЛЬНОГО УЧРЕЖДЕНИЯ
ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
_____________________________________________________________________________
УТВЕРЖДАЮ
Заместитель начальника Академии
генерал-майор
А.Р. Межов
«___»_____________2010 г.
ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ
ВЕДУЩЕГО ДОКУМЕНТОВЕДА
ФАКУЛЬТЕТА (ПО ПОДГОТОВКЕ ГРАЖДАНСКИХ СПЕЦИАЛИСТОВ)
ХИМКИ-2010
Общие положения
Ведущий документовед факультета по подготовке гражданских специалистов (далее - факультета) отвечает за соблюдение сроков исполнения, правильное оформление и хранение служебных документов.
Ведущий документовед факультета подчиняется декану факультета.
Ведущий документовед факультета назначается на должность (освобождается от нее) приказом начальника Академии.
В отсутствии ведущего документоведа факультета его обязанности исполняет заведующий учебно – консультационным пунктом факультета.
Работа ведущего документоведа факультета организуется в соответствии с данной должностной инструкцией.
Ведущий документовед факультета в своей деятельности руководствуется законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, МЧС России, Уставом Академии, приказами (приказаниями) начальника Академии, положением о факультете и данной должностной инструкцией.
Рабочий день у ведущего документоведа факультета нормированный, но он регламентируется внутренним распорядком дня Академии.
Цель и функции
Целью работы ведущего документоведа факультета является осуществление контроля соблюдения исполнителями правил хранения служебных документов, обращения с ними, а также за своевременным возвращением их в делопроизводство.
Ведущий документовед факультета отвечает за организацию и ведение делопроизводства факультета (согласно инструкции по делопроизводству, утвержденной приказом МЧС России от 1 декабря 2008 года № 735).
Должностные обязанности
Ведущий документовед факультета обязан:
докладывать декану факультета о поступивших служебных документах и передавать их исполнителям;
осуществлять контроль соблюдения исполнителями правил хранения служебных документов, обращения с ними, а также за своевременным возвращением их в делопроизводство;
вести делопроизводство факультета установленным порядком в соответствии с требованиями «Наставления по служебной переписке и делопроизводству», «Инструкции по работе с документами в центральном аппарате МЧС России»;
получать, учитывать, хранить и отправлять служебные документы, а также вести и оформлять дела в соответствии с «Номенклатурой дел, книг и журналов»;
подготавливать и передавать служебные документы в архив, а также производить отбор и уничтожение служебных документов и архивных материалов по истечению сроков их хранения;
представлять в отделы и службы академии заявки на получение материальных средств и канцелярских принадлежностей для учебного процесса и работы делопроизводства, организовывать их получение и выдачу;
организовывать прием и обработку входящей и исходящей корреспонденции;
подготавливать входящую корреспонденцию для доклада декану факультета;
организовывать правильное хранение и использование множительных аппаратов;
строго соблюдать режим работы в соответствии с распорядком дня;
обеспечивать сохранность и правильный учет служебных документов, учебных карточек и зачетных книжек слушателей;
организовывать получение со склада журналов учета учебных занятий к началу каждого семестра и выдавать их заведующим отделениями;
докладывать декану факультета о получении информации по электронной почте, факсу, телефону и другим источникам;
при убытии в отпуск и в других случаях отсутствия исполнение своих служебных обязанностей передавать заведующему учебно – консультационным пунктом факультета.
Права
Ведущий документоведимеет право:
на получение информации, которая необходима ведущему документоведу факультета для реализации его функций и эффективного исполнения обязанностей.
Ответственность
Ведущий документовед факультета несет полную ответственность за сохранность документов факультета; за соблюдение правил противопожарной и экологической безопасности, санитарное состояние помещений предоставленных под документооборот.
Взаимоотношения
Ведущий документовед факультета при выполнении своих должностных обязанностей осуществляет информационно-документационные связи с учебным и строевым отделом Академии, отделом кадров, преподавательским составом кафедр.
Условия оплаты труда
Оплата труда ведущего документоведа факультета осуществляется в соответствии с Приказом Министра Российской федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий от 22.09.2009 года №545 «О новой системе оплаты труда работников бюджетных учреждений МЧС России и гражданского персонала воинских частей войск гражданской обороны».
Показатели оценки работы
Показателями «удовлетворительной» работы ведущего документоведа факультета являются:
качество ведения делопроизводства факультета по подготовке гражданских специалистов;
своевременное доведение до руководства и студентов факультета полученных документов, а также устных приказов и приказаний руководства;
своевременное составление и подача строевой записки по итогам учебных занятий за день;
состояние сводных электронных ведомостей текущей успеваемости учебных групп.
«неудовлетворительно» - если не выполнены вышеуказанные требования.
ДЕКАН ФАКУЛЬТЕТА ПО ПОДГОТОВКЕ
ГРАЖДАНСКИХ СПЕЦИАЛИСТОВ С.П. МАКСИМЕНКО
Лист СОГЛАСОВАНИЯ
| № | Должность | Воинское звание | ФИО | Дата | Подпись |
| 1. | Заместитель начальника Академии | генерал-майор | Межов А.Р. | ||
| 2. | Заместитель начальника Академии(проректор) по учебной работе | служащий | Носков С.С. | ||
| 3. | Заместитель начальника Академии по финансово-экономической работе - главный бухгалтер | подполковник | Бочанцев А.С. | ||
| 4. | ВрИО начальника отдела кадров | подполковник | Ночкин Е.И. | ||
| 5. | Помощник начальника Академии по правовой работе - Начальник юридического отдела | подполковник юстиции | Старовойтов С.П. |
Лист ознакомления
| № | ФИО | Дата | Подпись |