Как мы уже говорили, если презентация предназначена для самостоятельной проработки, её интерфейс, навигация по слайдам, возможности разветвления должны быть хорошо продуманы.
Если смена слайда осуществляется по щелчку мыши или другим стандартным способом, то специальные кнопки для перехода к СЛЕДУЮЩЕМУ слайду представляются излишеством, загромождающим слайд. (ведь это – просто дублирование элементов навигации). Другое дело, когда это «флажки», говорящие, что можно двигаться дальше (см.выше).
Материал должен быть изложен исчерпывающе подробно, потому что у зрителя нет возможности переспросить докладчика.
Такая презентация фактически является электронным учебным материалом, при этом она Вами создается именно как ЭЛЕКТРОННЫЙ материал, в расчете на его чтение с экрана. И поэтому не является простым переложением печатного документа в электронный вид.
В некотором смысле такая презентация стоит на другом полюсе, чем официальная презентация, как по требованиям к составу и нацеленности текста, так и по требованиям к включению анимационных эффектов, и по требованиям к строгости и единообразию оформления.
Информационный ролик
Несколько особняком стоит такая презентация, как рекламный (информационный) ролик.
Представьте себе, что у Вас в учреждении проводится День открытых дверей или Вы принимаете участие в какой-либо Выставке или ещё какое-то мероприятие, на котором Вы используете компьютер с установленным на нем информационном роликом презентации.
Тут требования совершенно иные, чем раньше.
С одной стороны – это материал, отчужденный от Вас. Ролик должен крутиться самостоятельно и независимо от Вас, причем автоматически возвращаться на начало.
Весь показ проходит в АВТОМАТИЧЕСКОМ режиме.
Ваша задача – привлекать внимание посетителей Выставки, которые проходят мимо Вашего стенда. Следовательно, в Вашей презентации должны быть достаточно крупные тексты, информационно-рекламного характера («105 % наших выпускников поступают в ВУЗы» – такая надпись, полагаю, привлечет внимание!). Должны быть НАГЛЯДНЫЕ материалы, рассчитанные на БЫСТРОЕ восприятие.
Может быть МНОГО анимационных эффектов (но – не чрезмерно много!) На одном слайде может быть несколько фотографий, накладывающихся друг на друга.
Очень хорошо, если такой ролик сопровождается дикторским поясняющим текстом, звучащим из колонок.
Слайд может удерживаться на экране время, меньшее, чем если бы Вы делали личный доклад. Должны быть броские или хотя бы ПОНЯТНЫЕ заголовки, должны быть картинки, иллюстрирующие эти заголовки, но нет задачи давать возможность посетителям Вашего стенда ДОСКОНАЛЬНО вникать в материал.
Этапы создания презентации (Слайд 8)
Создание презентации состоит из четырех разделов: планирование, разработка презентации, наполнение слайдов и репетиция презентации.
Планирование презентации - это многошаговая процедура, включающая определение целей, изучение аудитории, формирование структуры и логики подачи материала.
Разработка презентации - методологические особенности подготовки слайдов презентации, включая вертикальную и горизонтальную логику, содержание и соотношение текстовой и графической информации.
Наполнение слайдов информацией - напоминает съемку кинофильма по сценарию, подготовленному на первых двух этапах. В ходе работы со слайдами Вы уточняете свои первоначальные представления, что вот здесь нужно будет показать материал единым куском, а вот здесь – части материала должны будут появляться одна за другой, по мере надобности. Здесь - так же, как при съемках кинофильма развитие сюжета, особенности технических приемов могут потребовать какой-то корректировки первоначального сценария.
Репетиция презентации – это проверка и отладка созданного изделия. Вы проверяете – насколько удачно Вы смонтировали материал, насколько уместны Ваши переходы от слайда к слайду. В конце концов, Вы как бы смотрите на себя со стороны и спрашиваете себя – а насколько я и моя презентация эффективны, насколько мы достигаем намеченной цели?
Шаги планирования презентаций (Слайд 9)
Для того чтобы быть уверенным, что ваша презентация пройдет так, как вы хотите, подготовьтесь к ней, используя восемь шагов.
1. Определите цели.
2. Опишите себе Ваших слушателей.
3. Выделите основные идеи презентации.
4. Найдите дополнительную информацию.
5. Продумайте вступление.
6. Создайте структуру основной части презентации.
7. Проверьте логику подачи материала.
8. Подготовьте заключение.
Первый шаг - определение целей (Слайд 10)
Часто при подготовке презентации выступающие концентрируются на вопросе: «Что я буду говорить?»
Вместо этого нужно задать себе другой вопрос: «Зачем я собираюсь проводить эту презентацию »?
Ваша презентация должна давать ответ именно на этот вопрос.
Как же определить реальные цели вашей презентации?
Попробуйте сформулировать ваши цели, начиная словами:
По окончании моей презентации слушатели будут _______
Цель моей презентации - _______
Я буду говорить о _______ для того чтобы _______
Второй шаг - информация об аудитории (Слайд 11)
Знание Вашей аудитории еще при подготовке презентации является очень важным шагом к успеху.
Вам необходимо знать, кто будет Вашим слушателем. Тогда Вы сможете настроиться на аудиторию и тем самым задать нужный лад.
Даже если Вы собираетесь делать презентацию перед хорошо знакомой Вам аудиторией, попытайтесь мысленно дать её обобщенный портрет.
Иногда Вы окажетесь неприятно УДИВЛЕНЫ, когда выясните, что на самом-то деле у Вас не будет ОДНОГО обобщенного слушателя, а их на самом деле ДВА или даже ТРИ (представляющих разные группы слушателей). И это означает, что Вы должны будете заботиться о том, чтобы КАЖДЫЙ из них Вас принял и понял. Это дополнительный труд - ведь надо готовить два или три доклада, а Вы ведь рассчитывали на один. Но было бы гораздо хуже выяснить непосредственно во время выступления, что две трети слушателей не понимают зачем они сюда пришли!
Третий шаг - выделение основных идей презентации (Слайд 12)
Основные идеи должны:
- служить конкретным целям,
- содержать умозаключения,
- быть интересными,
- и их не должно быть много (обычно не более четырех - пяти).
Проверьте себя – отвечая на вопросы:
1. Кто?
2. Что?
3. Где?
4. Почему?
5. Когда?
6. Как?
Четвертый шаг - выбор дополнительной информации (Слайд 13)
Речь идет о том, что очень полезно включить какую-то дополнительную информацию, которую вы будете использовать для поддержки основных идей. То есть - после того как Вы выделите основные идеи презентации, Вам необходимо подобрать материал, сопровождающий эти идеи.
Такой дополнительной информацией могут быть:
- примеры,
- сравнения,
- цитаты,
- открытия,
- статистика,
- графики,
- аудио и видео материалы,
- экспертные оценки.
Пятый шаг – планирование вступления (Слайд 14)
Работа над вступлением соответствует пятому шагу планирования презентации.
Слушатели формируют мнение о Вас уже в первые несколько минут. После этого очень сложно изменить это мнение.
Сделайте все возможное, чтобы это мнение было позитивным. У вас не будет второго шанса произвести первое впечатление! Подумайте о том, что вам нужно сказать во вступлении.
Как минимум необходимо:
- представиться (имя, должность, организация);
- сказать, сколько будет длиться Ваша презентация;
- договориться о том, когда можно задавать вопросы - во время презентации или после;
- представить тему вашей презентации;
- установить доверительные отношения со слушателями;
- заставить аудиторию слушать вашу презентацию.
Для того чтобы достичь целей вступления, помните о четырех советах, весьма полезных при подготовке вступления вашей презентации.
- Привлеките внимание. (Привлечь внимание во вступлении можно цитатой или интересными данными.)
- Укажите основные идеи. (Перечень основных идей необходим для того, чтобы настроить слушателей на тему вашей презентации).
- Укажите интересы аудитории. (Для чего аудитория пришла вас слушать? Что полезного в вашей презентации для слушателей? Расскажите об этом, и вас будут слушать с еще большим вниманием.)
- Используйте уместные слова и жесты. (Заранее продумайте – насколько естественна для ДАННОЙ аудитории привычная Вам жестикуляция, а также привычный Вам стиль общения, не будут ли они чужды для данной аудитории?)
Пять «смертных грехов» вступления включают:
- извинения;
- длинные и медленные предложения;
- очевидные наблюдения;
- банальные вопросы;
- истории и анекдоты, не относящиеся к предмету выступления.
Шестой шаг – логика и переходы (Слайд 15)
Для того чтобы логика подачи материала не нарушалась, а слушателям было легко за ней следить, вам необходимо продумать переходы:
- от вступления к основной части презентации,
- от одной основной идеи к другой,
- от одного слайда к другому.
Седьмой шаг – структура (Слайд 16)
Седьмым шагом планирования презентации является создание структуры основной части. Очень важно, чтобы за структурой презентации стояла логика подачи материала. Только тогда можно говорить с уверенностью о том, что ваши идеи будут понятны слушателям.
Какие бывают типы логической последовательности?
Материал можно излагать:
- в хронологическом порядке,
- в порядке приоритета,
- в территориальном порядке,
- в тематической последовательности,
- структурируя его по принципу «проблема-решение».
Какой бы метод Вы ни выбрали, самое главное, чтобы он соотносился именно с Вашим материалом. Подкрепляйте Ваши идеи дополнительной информацией в виде примеров, цитат, статистики, историй, определений, сравнений и т.д.
Восьмой шаг – заключение (Слайд 17)
Подготовка яркого и запоминающегося заключения - последний, восьмой шаг планирования презентации.
Хорошее заключение очень важно для успеха всей презентации.
Еще раз выскажите основную мысль вашей презентации.
«Бросьте вызов» аудитории. Призовите к действию или пригласите на следующую презентацию.
Ниже приведены ключевые составляющие заключения:
- яркое высказывание - переход к заключению;
- повторение основных идей презентации;
- подведение итогов;
- короткое и запоминающееся высказывание в конце.
Ваше заключение должно быть позитивным и уверенным. Избегайте пяти «смертных грехов» заключения:
- изменения стиля ведения презентации;
- признания в том, что вы что-то забыли рассказать;
- заключения без подведения итогов;
- извинений;
- бессвязной речи.
Как и для вступлений, существует несколько типов заключений:
- возвращение к теме вступления;
- призыв к действиям;
- «вызов»;
- рассказ о том, что последует за этой презентацией.
Вы также можете использовать все те приемы, которые подходят для вступления: цитаты, риторические вопросы, ситуации из жизни, текущие события или истории из жизни замечательных людей.