Чтобы минимизировать просроченную и безнадежную дебиторскую задолженность, разработайте инструкцию для сотрудников. В документе пропишите, как убедиться в надежности покупателя и к какой группе кредитного риска его отнести.
| Раздел инструкции | Комментарии | |
| Общие положения. | § В общие положения документа добавьте разделы: ü термины и определения; ü цели и задачи; ü порядок утверждения или изменения инструкции. § Распишите термины и определения, которые используете в инструкции. Например, региональные сети – покупатели, которые зарегистрированы в регионе и имеют минимум 10 розничных магазинов с торговой площадью от 500 кв. м. § Главная цель документа – проанализировать надежность контрагента и оценить его финансовое состояние. Основные задачи: ü утвердить список документов, которые нужно запросить у клиента; ü закрепить единый порядок проверки дебиторов; ü установить ответственных сотрудников за каждый этап проверки покупателей. § Пропишите, кто пересматривает инструкцию и утверждает изменения в документе. § Укажите периодичность обновления регламента и причины внеплановых исправлений. Например, финансовый директор ежегодно актуализирует информацию в инструкции, а руководитель компании утверждает изменения в документе после согласования с коммерческим директором. | |
| Необходимые документы. | § Укажите, какие документы запросить сотрудникам у покупателя. Например, менеджер коммерческого отдела должен получить от клиента: ü копию свидетельства о государственной регистрации юридического лица; ü копию свидетельства о постановке на учет в налоговом органе; ü выписку из ЕГРЮЛ; ü устав; ü протокол и приказ о назначении руководителя и главного бухгалтера; ü копию паспорта генерального директора, заверенную нотариально; ü доверенность на лицо, которое подписывает договор; ü бухгалтерский баланс за последний год; ü отчет о финансовых результатах за последний год; ü оборотно-сальдовую ведомость за последний отчетный период текущего года. § Менеджер должен убедиться, что полученные документы правильно заверили и на каждом листе есть: ü дата; ü надпись «копия верна»; ü подпись ответственного сотрудника с расшифровкой и указанием должности; ü печать компании-покупателя. § Если клиент новый, менеджер коммерческого отдела должен запросить у покупателя описание его бизнеса и структуры компании. Например, историю развития, виды деятельности, долю рынка и каналы сбыта. § Подготовьте вопросы к клиенту в виде анкеты и приложите к инструкции. § Если документы без ошибок, обяжите сотрудника передать финансистам отчетность и анкету покупателя, а юристам – юридические документы. | |
| Порядок проверки покупателя. | § Пропишите в инструкции, как сотрудникам убедиться в надежности контрагента. Например, юристы должны проверить: ü действительность ИНН; ü юридический адрес; ü наличие покупателя в списке недействительных юридических лиц; ü сведения о дисквалификации генерального директора; ü имущественные претензии от других компаний. Например, проверить клиента по базам судебных приставов и арбитражного суда. § Если юристы подтверждают добросовестность покупателя, на следующем этапе проверки финансисты должны: ü убедиться в достоверности бухгалтерской отчетности. Для этого нужно сопоставить строки бухгалтерского баланса и отчета о финансовых результатах. Если расхождений нет, документы корректны; ü рассчитать коэффициенты текущей ликвидности, автономии и обеспеченности собственными оборотными средствами; ü проанализировать деловую репутацию клиента. | |
| Группы кредитного риска. | § Укажите в регламенте 5 групп финансового риска покупателей: ü группа А – незначительный; ü группа Б – обычный; ü группа В – повышенный; ü группа Г – высокий; ü группа Д – неприемлемый. Критерии для каждой группы оформите в виде таблицы (см. ниже). § Чтобы включить контрагента в определенную группу риска, все показатели из соответствующей колонки таблицы должны выполняться. § Начинать сверку показателей контрагента нужно с группы А. Если одновременно 5 условий не выполняются, переходите к группе Б и т. д. Например, финансовая служба сравнила значения показателей клиента с требованиями во второй колонке. Анализ платежеспособности показал, что значения коэффициентов соответствуют заявленным цифрам для группы А. Из анкеты покупателя сотрудники узнали, что компания работает на рынке шесть лет, но не имеет собственных торговых помещений. Договор аренды действует еще два года. Тогда финансисты включили покупателя в группу Б. § Клиенту нужно повысить уровень надежности на один, если он предоставит на сумму отсрочки: ü банковскую гарантию; ü имущество в залог, которое можно продать меньше чем за 2 месяца. Например, если клиент из группы В предоставит банковскую гарантию, включите его в группу Б. | |
| Права и обязанности сотрудников. | § В заключительном разделе инструкции распишите обязанности сотрудников в виде таблицы. Так удобнее выявить дублирование зон ответственности. § Выделите этапы работы, ответственных работников, их обязанности и сроки исполнения. Укажите права подчиненных. Например, юристы вправе выступить с инициативой и расширить список запрашиваемых документов от клиента. |
Таблица 1. Классификация клиентов по группам финансового риска
| Показатели | Группа А | Группа Б | Группа В | Группа Г | Группа Д |
| Срок работы на рынке, мес. | ≥ 36 | ≥ 24 | ≥ 12 | ≥ 6 | ˂ 6 |
| Торговые или складские площади | В собственности | В собственности или долгосрочная аренда | Аренда не менее 1 года | Аренда не менее полугода | Аренда меньше полугода |
| Коэффициент текущей ликвидности, ед. | ≥ 1,9 | ≥ 1,8 | ≥ 1,7 | ≥ 1,6 | ˂ 1,6 |
| Коэффициент автономии, ед. | ≥ 0,6 | ≥ 0,6 | ≥ 0,5 | ≥ 0,4 | ˂ 0,4 |
| Коэффициент обеспеченности собственными оборотными средствами, ед. | ≥ 0,5 | ≥ 0,4 | ≥ 0,3 | ≥ 0,2 | ˂ 0,2 |