Limited Liability Company «AVTOMASTIKI»
СТАНДАРТ ПРЕДПРИЯТИЯ
СИСТЕМА МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА
ПОРЯДОК РАЗРАБОТКИ И СОГЛАСОВАНИЯ ПОЛОЖЕНИЙ
О СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯХ
СТП 40.03-09
Редакция 1
Введено в действие __________
Приказ № ….. от ____________
Учетный экземпляр № __________
г. Коломна
Содержание
1 Область применения…………………………………………………………………3
2 Нормативные ссылки………………………………………………………………..3
3 Обозначения и сокращения…………………………………………………………3
4 Определения………………………………………………………………………….3
5 Общие положения……………………………………………………………………3
6 Требования к содержанию Положений о структурных подразделениях ………..5
7 Порядок оформления Положений о структурных подразделениях ………….….8
8 Учет, регистрация Положений структурных подразделений
и изменений (дополнений к ним)…………………………………………………….8
9 Порядок проверки, изъятие из использования Положений о структурных
подразделениях и внесение изменений в них………………….……………………9
Приложение А. Форма титульного листа Положений о структурных
подразделениях ………….…………………………………………………………...10
Приложение Б. Форма листа “взаимоотношения с другими
подразделениями”………………………………………………………………….….11
Приложение В Форма листа ознакомления…………………………………………12
Приложение Г Форма титульного листа журнала регистрации Положений о
структурных подразделениях ………….………………………………………….…13
Приложение Д. Форма титульного листа журнала регистрации извещений о
изменении положений…………………………………………………………….….15
Лист с подписями..........................................................................................................17
Лист регистрации изменений………………………………………………………...18
Область применения
1.1 Настоящая инструкция устанавливает общие требования к разработке, изложению, оформлению, содержанию, утверждению, регистрации и изменению Положений о структурных подразделениях ООО «АВТОМАСТИКИ».
2. Нормативные ссылки
ГОСТ Р ИСО 9001-2001 Система менеджмента качества. Требования.
И 37.840.55.40.10-2001 “Регистрация, учет, рассылка, хранение и доведение нормативной документации до исполнителя”
КЗОТ……….
Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов, служащих.
Матрица ответственности по Системе качества ООО «АВТОМАСТИКИ», определяющая состав подразделений, ответственных за разработку и внедрение Системы качества на предприятии.
Руководство по менеджменту качества.
3. Обозначения и сокращения
ГОСТ – Государственный стандарт
ИИ – Извещение об изменении
НД – нормативная документация
ООО «АВТОМАТИКИ» - Общество с ограниченной ответственностью «АВТОМАСТИКИ»
ГД – Генеральный директор
ГТ – главный технолог
ПРК – представитель руководства по качеству
ПСП – положение о структурных подразделениях
РСиС – руководители, специалисты и служащие
СК – система качества
И – инструкция
ФЭС – финансово-экономическая служба
4. Определения
В данной инструкции использованы термины и определения, используемые в документах ООО «АВТОМАСТИКИ», а также отечественных и зарубежных нормативных документах, определяющих правовые основы деятельности фирмы.
5.Общие положения
5.1 ПСП является основным нормативно-правовым документом, определяющим назначение и место подразделения в составе фирмы и в системе качества ООО «АВТОМАСТИКИ», его статус, организационную структуру, основные задачи, показатели оценки деятельности, функции, права и ответственность, взаимоотношения с другими подразделениями фирмы.
Разработка ПСП обязательна для каждого структурного подразделения, если в него входят не менее 2 человек.
5.2 Положение разрабатывается в соответствии с настоящей инструкцией на основе действующего законодательства, квалифицированного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих, действующей нормативной документации.
Изложенные в нем задачи, права и ответственность, должны обеспечивать выполнение принятой «Политики фирмы в области качества», положений руководства по качеству и требований инструкций, определяющих организацию работ по элементам ГОСТ Р ИСО 9001, относящиеся к деятельности подразделения в соответствии с матрицей ответственности ООО «АВТОМАСТИКИ».
5.3 ПСП официально закрепляет за подразделением функции, устанавливает функциональные взаимоотношения между структурными подразделениями ООО «АВОМАСТИКИ», права и ответственность подразделения в лице его руководителя и служит правовым документом для решения конфликтных ситуаций между подразделениями в сопряженных сферах деятельности.
5.4. При разработке ПСП необходимо учитывать особенности организации производства, труда и управления.
5.5. На основе ПСП составляется штатное расписание данного подразделения, организуется повседневная деятельность подразделения, определяется степень ответственности за выполнение возложенных на него задач и функций.
5.6 Ответственность за своевременную разработку и пересмотр ПСП несет руководитель подразделения.
5.7 Контроль за наличием утвержденных ПСП и их актуализацию осуществляет помощник генерального директора.
5.8 ПСП и организационная структура подразделения являются определяющими документами при разработке должностных инструкций работников подразделений и штатных расписаний РСиС.
Положение должно обеспечивать:
- охват всех организационных и производственных функций, выполняемых подразделением;
- оптимальные и эффективные взаимоотношения подразделений фирмы.
6. Требования к содержанию Положений о структурных подразделениях
6.1 ПСП разрабатывается его руководителем с привлечением работников данного подразделения.
6.2 ПСП должно включать разделы:
- общие положения;
- цели (задачи);
- организационная структура;
- функции;
- права;
- ответственность;
- взаимоотношения с другими структурными подразделениями;
- лист ознакомления.
Разделы ПСП должны начинаться с новой страницы, располагаться в указанной последовательности, с указанием нумерации страницы и общего количества страниц.
6.3 Содержание ПСП
6.3.1 Раздел “Общие положения”.
В данном разделе должны быть установлены:
- точное название подразделения, его место в организационной структуре;
- степень самостоятельности (в чьем непосредственно подчинении находится данное подразделение, кто непосредственно руководит подразделением);
- перечень основных правовых, директивных, нормативных и инструктивных материалов, которыми подразделение должно руководствоваться в своей деятельности;
- основные показатели оценки деятельности подразделения.
6.3.2 Раздел “Цели (задачи)”
В данном разделе перечисляются цели (задачи) подразделения, которые обеспечивают эффективный вклад деятельности подразделения в выполнение задач, стоящих перед фирмой в целом. Необходимо обращать внимание на формулировки задач для взаимосвязанных подразделений.
6.3.3 Раздел “Организационная структура”
В данном разделе приводится перечень внутренних звеньев, входящих в подразделение. Организационная структура подразделения изображается графически, в виде схемы.
В схеме используются условные обозначения:
- прямоугольники, для обозначения внутренних, структурных звеньев и должностей, входящих в состав подразделения. В прямоугольники вписываются наименования конкретных звеньев и должностей. Наименования должностей должны соответствовать наименованиям по утвержденному штатному расписанию РСиС, составленному по действующим нормативным документам;
- сплошная линия – для обозначения связей линейного подчинения структурных звеньев и должностей;
- штриховые линии – для обозначения функциональной подчиненности.
Схемы выполняются на листах форматом А4.
При составлении схемы организационной структуры подразделений в определенном масштабе графически обозначаются все структурные подразделения и наименования должностей.
Структурные подразделения или должности руководителей располагают строго по линии уровней управления. На схеме должно быть четко определено место каждого структурного подразделения и руководителей в системе управления.
Должности и структурные звенья располагают в схеме по уровням подчиненности сверху вниз.
Структурная схема должна отражать наличие всех единиц утвержденного штатного расписания РСиС.
6.3.4 Раздел “Функции”
В данном разделе приводится всесторонняя характеристика деятельности подразделения.
Функции должны быть четко сформулированы на основе изучения организационной деятельности в целом и необходимости распределения между внутренними звеньями подразделения всего объема работ, возложенных на данное подразделение, в соответствии с принятой политикой предприятия в области качества, положений РК и требований инструкций, определяющих организацию работ по элементам СК, относящихся к деятельности подразделения в соответствии с матрицей ответственности фирмы.
Функции должны отражать следующие сферы деятельности подразделения и излагаются в следующем порядке:
- основная и вспомогательная деятельность, деятельность в рамках системы качества;
- система качества;
- планирование;
- учет;
- анализ;
- контроль.
Функции должны быть сформулированы лаконично и конкретно, и начинаться с существительного.
Пример:
«Выполнение утвержденного производственного задания в объеме и номенклатуре, и в установленные сроки….
Разработка….
Анализ…»
Кроме того, в данном разделе указывается степень самостоятельности подразделения в решении тех или иных вопросов.
6.3.5 Раздел “Права (полномочия)”
Права предоставляются подразделению с целью возможности использования различных ресурсов (трудовых, информационных, технических, материальных, финансовых, энергетических) для решения задач, закрепленных за подразделением.
Состав прав вытекает из задач и функций и должен обеспечивать нормальную деятельность подразделения.
Использование подразделением прав не должно наносить ущерба интересам фирмы.
Права должны быть реальны, выполнимы и свойственны подразделению, т.к. руководитель подразделения несет ответственность за полноту использования предоставленных прав.
Следует выделить специальные права подразделения, если оно наделено ими в отличие от других аналогичных подразделений (право самостоятельно распоряжаться определенными средствами). Важно при изложении прав подразделения отразить их соответствие действующему законодательству, постановлениям правительства и вышестоящих органов, а также документам, регламентирующим деятельность внутри фирмы.
6.3.6 Раздел “Ответственность”
В данном разделе отражается характеристика основных видов деятельности, по которым руководитель подразделения несет личную ответственность за выполнение возложенных на подразделение задач, предусматриваемых данным положением, а именно:
- выполнение производственного плана (заданий);
- качество выпускаемой продукции;
- сохранность материальных ценностей;
- культура производства;
- безопасные условия труда, пожарная безопасность;
- финансовая и штатная дисциплина;
- трудовое и финансовое законодательство;
- исполнительская дисциплина;
- а также другие специфические виды деятельности для каждого конкретного подразделения, согласно категориям ответственности (полная, исполнительская, за контроль исполнения).
6.3.7 Раздел “Взаимоотношения” с другими подразделениями
В данном разделе определяются взаимосвязи подразделений в ходе осуществления производственно-хозяйственной деятельности, взаимные обязательства, отражается характеристика входящей и исходящей документации (плановой, отчетной, аналитической).
При разработке раздела указывается наименование документации, периодичность представления, наименование подразделения, которое представляет данную информацию, а также наименование подразделения, получающего ее. Взаимоотношения подразделений оформляются в соответствии с приложением Б.
6.3.8 Раздел “Лист ознакомления”
Этот раздел содержит сведения об ознакомлении с ПСП. “Лист ознакомления” оформляется в соответствии с приложением В и включается в состав ПСП.
Все инженерно-технические работники подразделения должны быть ознакомлены с утверждением ПСП под роспись в “Листе ознакомления”.
7. Порядок оформления положений о структурных подразделениях
7.1 ПСП должны выполняться машинописным способом на двух сторонах листа через 1,5 интервала или на ПК шрифтом “нормальный” (шрифт TIMTS NEW ROMAN, размер 14). Печать должна быть четкой, черного цвета, на белой бумаге формата А4.
7.2 Титульный лист оформляется в соответствии с приложением А.
7.3 ПСП должно заканчиваться следующими листами:
- Лист регистрации изменений
- Лист ознакомления с изменениями.
7.4 ПСП подписывается разработчиком.
7.5 ПСП согласовывается с вышестоящим руководителем.
7.6 ПСП проходит обязательную экспертизу в юридической службе, экономическом отделе.
7.7 ПСП утверждается функциональным генеральным директором ООО «АВТОМАСТИКИ».
7.8 Утвержденные ПСП вводится в действие приказом по фирме.
7.9 Контрольные экземпляры утвержденных ПСП хранятся у помощнику генерального директора. Копии (или электронный вариант) ПСП помощник генерального директора по списку рассылает в подразделения:
– разработчику ПСП;
– подразделению, взаимодействующему с рассматриваемым подразделением.
7.10 При разработке ПСП взамен действующего (устаревшего) в строке
“ Взамен ” следует сделать запись:
“ Взамен ” Положения, утвержденного “____”_____ 200_г.
Учет, регистрация положений о структурных подразделениях
8.1 Утвержденные ПСП регистрируются в специальном журнале в соответствии с приложением Д помощником генерального директора.
8.2 Каждому утвержденному ПСП присваивается номер, следующим образом:
П XXX. 40. XX – XXXX
Год выпуска
Порядковый номер
Код управления Системы качества
Код фирмы
8.3 Учет, регистрацию и введение изменений ПСП осуществляет помощник генерального директора.