На предприятии сформирована командная форма построения сбытового подразделения из среднеквалифицированных специалистов. Достоинством подобной организации сбыта является то, что работа команды позволяет с уверенностью добиваться результата при успешной методике сбыта. Меньше зависит от отдельных личностей. Более качественно работает по всем типам заказов (маленькие, большие). За счет постоянного притока новичков всегда в поиске новых клиентов (только что созданных, ушедших от конкурентов, вошедших на этот рынок). Команда сработанных среднеквалифицированных специалистов устойчива к уходу 50% ее состава. Способна достаточно быстро восстанавливаться из неопытных новичков. Однако, есть и недостатки. Требуется время для получения первичного успеха. Значительные расходы на продвижение продукции, поскольку тратится больше и с меньшей эффективность усилий на поиск новых клиентов. Необходимы вложения в рекламу, имидж, в организацию работы команды, обучение специалистов.
Подобная структура устойчива к различным кризисам:
· при уходе части специалистов оставшиеся квалифицированные специалисты способны в течение 3-4 месяцев обучать до минимально необходимого уровня группу новичков.
· в команде менеджеров всегда присутствуют 1-2 специалиста, способные в значительной степени заменить отсутствие экспертов. Со временем или они вырастут до уровня экспертов или будет возможно нанять другого.
При оформлении заказа в обязательном порядке оформляется договор, в спецификации к которому максимально подробно описываются требования и пожелания клиента относительно заказа. При продаже через розничную сеть договор купли-продажи не оформляется. Клиентам предоставляется гарантия на продукцию
Анализ состояния финансово-хозяйственной деятельности ООО «Форум ДВ»
Организационная структура ООО «Форум ДВ»
Для эффективного управления организацией необходимо, чтобы ее структура соответствовала целям и задачам деятельности предприятия и была приспособлена к ним. Организационная структура создает некоторый каркас, который является основой для формирования отдельных административных функций. Структура выявляет и устанавливает взаимоотношения сотрудников внутри организации.
Рисунок 1- Организационная структура предприятия
Количество уровней управления - 2
Количество структурных подразделений - 5
Таблица 1 - Характеристика структурных подразделений
| Подразделение | Цель | Задачи | Функции | Численный состав |
| 1.Линейное руководство | Координация работы компании, повышение эффективности взаимодействия подразделений Максимизация прибыли | Создание условий для эффективной работы компании | Управление Планирование Контроль | |
| 2.Бухгалтерия | Оптимизация системы налогообложения Организация бухгалтерского и налогового учета | Своевременное и профессиональное осуществление учета | Учет операций Подготовка отчетов Осуществление платежей и выплат | |
| 3.Отдел сбыта | Рост числа результативных клиентов Обеспечение сбыта продукции Обеспечение производственного процесса ресурсами | Заключение договоров с поставщиками и покупателями Соблюдение платежной дисциплины | Подготовка договоров Поиск клиентов и поставщиков Сверка расчетов Подготовка планов |
Продолжение таблицы 1
| 4. Производство | Бесперебойное и качественное производство продукции | Выполнение плана производства Внедрение новых технологий и оборудования | Производство продукции Своевременная доставка продукции на склад Выполнение заказов и пр. | |
| 5. Отдел дизайна | Поддержание конкурентоспособности продукции | Разработка дизайна новой продукции | Дизайн мебели, фьюзинга, дверей и т.д. |
Структуру управления в ООО «Форум ДВ» можно охарактеризовать как линейную. Достоинства линейной структуры управления:
· чёткое разграничение ответственности и компетенции.
· простой контроль.
· персонифицированная ответственность.
· простой обмен информацией между уровнями управления.
Однако, у этой системы управления есть и недостатки. Такие, например, как узкий уровень специализации и сложность коммуникации между подразделениями.
В состав линейных руководителей компании первого уровня входят:
· Директор
· Главный бухгалтер
· Заведующий производством
· Начальник отдела сбыта
В состав линейных руководителей компании второго уровня входят:
· Мастер участка раскроя
· Мастер участка фанерования кромок
· Мастер участка сборки
· Мастер участка отделки
· Мастер участка изготовления фасадов
· Мастер участка изготовления ножек
· Мастер участка изготовления дверей
· Мастер участка фьюзинга
· Старший дизайнер
Полномочия руководителей первого уровня.
Директор предприятия руководит в соответствии с действующим законодательством производственно-хозяйственной и финансово-экономической деятельностью предприятия, неся всю полноту ответственности за последствия принимаемых решений, сохранность и эффективное использование имущества предприятия, а также финансово-хозяйственные результаты его деятельности. Кроме того, он организует работу и эффективное взаимодействие всех структурных подразделений, и производственных единиц, направляет их деятельность на развитие и совершенствование производства с учетом социальных и рыночных приоритетов, повышение эффективности работы предприятия, рост объемов сбыта продукции и увеличение прибыли, качества и конкурентоспособности производимой продукции, ее соответствие мировым стандартам в целях завоевания отечественного и зарубежного рынка и удовлетворения потребностей населения в соответствующих видах отечественной продукции. Директор обеспечивает выполнение предприятием всех обязательства перед федеральным, региональным и местным бюджетами, государственными внебюджетными социальными фондами, поставщиками, заказчиками и кредиторами, включая учреждения банка, а также хозяйственных и трудовых договоров (контрактов и бизнес-планов). Директор компании принимает меры по обеспечению предприятия квалифицированными кадрами, рациональному использованию и развитию их профессиональных знаний и опыта, созданию безопасных и благоприятных для жизни и здоровья условий труда, соблюдению требований трудового законодательства и законодательства об охране окружающей среды. Также он обеспечивает правильное сочетание экономических и административных методов руководства, единоначалия и коллегиальности в обсуждении и решении вопросов, материальных и материальных стимулов повышения эффективности производства, применение принципа материальной заинтересованности и ответственности каждого работника за порученное ему дело и результаты работы всего коллектива, выплату заработной платы в установленные сроки. Решает вопросы, касающиеся финансово-экономической и производственно-хозяйственной деятельности предприятия, в пределах предоставленных ему законодательством прав, поручает ведение отдельных направлений деятельности другим должностным лицам - заместителям директора, руководителям производственных единиц и филиалов предприятий, а также функциональных и производственных подразделений. Руководитель предприятия защищает имущественные интересы в суде, арбитраже, органов государственной власти и управления.
Директор на предприятии является воплощением принципа действия единоначалия. Директор наделен параллельными, рекомендательными полномочиями, имеет право обязательного согласования.
Главный бухгалтер осуществляет организацию бухгалтерского учета хозяйственно-финансовой деятельности и контроль за экономным использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов, сохранностью собственности предприятия. Формирует в соответствии с законодательством о бухгалтерском учете учетную политику. Обеспечивает рациональную организацию бухгалтерского учета и отчетности на предприятии и в его подразделениях на основе максимальной централизации учетно-вычислительных работ и применения современных технических средств и информационных технологий, прогрессивных форм и методов учета и контроля, формирование и своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской информации о деятельности предприятия, его имущественном положении, доходах и расходах, а также разработку и осуществление мероприятий, направленных на укрепление финансовой дисциплины. Осуществляет контроль соблюдения порядка оформления первичных и бухгалтерских документов, расчетов и платежных обязательств, расходования фонда заработной платы, проведением инвентаризаций основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств, проверок организации бухгалтерского учета и отчетности, а также документальных ревизий в подразделениях предприятия. Осуществляет контроль за проведением учетных операций с депозитными и кредитными договорами, ценными бумагами. Обеспечивает законность, своевременность и правильность оформления документов, расчетов по заработной плате, правильное начисление и перечисление налогов и сборов в федеральный, региональный и местный бюджеты, страховых взносов в государственные внебюджетные социальные фонды, платежей в банковские учреждения, средств на финансирование капитальных вложений, погашение в установленные сроки задолженностей банкам по ссудам, а также отчисление средств на материальное стимулирование работников предприятия. Ведет работу по обеспечению строгого соблюдения финансовой и кассовой дисциплины, смет административно-хозяйственных и других расходов, законности списания со счетов бухгалтерского учета недостач, дебиторской задолженности и других потерь, сохранности бухгалтерских документов, оформления и сдачи их в установленном порядке в архив. Оказывает методическую помощь работникам подразделений предприятия по вопросам бухгалтерского учета, контроля, отчетности и экономического анализа. Руководит работниками бухгалтерии. Обеспечивает составление баланса и оперативных сводных отчетов о доходах и расходах средств, об использовании бюджета, другой бухгалтерской и статистической отчетности, представление их в установленном порядке в соответствующие органы
Из штабных полномочий можно выделить следующие: подготовка и принятие рабочего плана счетов, форм первичных учетных документов, применяемых для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы, разработке форм документов внутренней бухгалтерской отчетности, а также обеспечение порядка проведения инвентаризаций, контроля за проведением хозяйственных операций, соблюдения технологии обработки бухгалтерской информации и порядка документооборота. Кроме того, это учет имущества, обязательств и хозяйственных операций, поступающих основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств, своевременное отражение на счетах бухгалтерского учета операций, связанных с их движением, учет издержек производства и обращения, исполнения смет расходов, реализации продукции, выполнения работ (услуг), результатов хозяйственно-финансовой деятельности предприятия, а также финансовых, расчетных и кредитных операций. Разработка и внедрение учетной документации, прогрессивных форм и методов ведения бухгалтерского учета на основе применения современных средств вычислительной техники.
Наделён рекомендательными и согласовательными полномочиями.
Заведующий производством руководит работой по организации и планировке новых цехов и участков, их специализации, выполнение расчетов производственных мощностей и загрузки оборудования, повышению технологического уровня производства и коэффициента сменности работы оборудования, составлению и пересмотру технических условий и требований, предъявляемых к сырью, основным и вспомогательным материалам, полуфабрикатам, разработке и внедрению прогрессивных норм трудовых затрат, расхода технологического топлива и электроэнергии, сырья и материалов, освоению новой техники, новых высокопроизводительных технологических процессов, мероприятий по предупреждению и устранению брака, снижению материалоемкости продукции и трудоемкости ее производства. Рассматривает проекты конструкций изделий или состава продукта, отраслевых и государственных стандартов, а также наиболее сложные рационализаторские предложения и изобретения, касающиеся технологии производства, дает заключения об их соответствии требованиям экономичной экологической технологии производства. Руководит производством в целом, координирует и направляет деятельность производственных участков. Принимает меры по совершенствованию организации производства, труда и управления на основе внедрения новейших технических и телекоммуникационных средств выполнения инженерных и управленческих работ. Штабные полномочия: Осуществление мер по аттестации и рационализации рабочих мест. Повышение квалификации производственных рабочих. Контроль результатов работы, состояния трудовой и производственной дисциплины в подчиненных подразделениях. Наделён рекомендательными и согласовательными полномочиями.
Начальник отдела сбыта. Осуществляет рациональную организацию сбыта продукции предприятия, ее поставку потребителям в сроки и объеме в соответствии с заказами и заключенными договорами. Возглавляет работу по составлению планов поставок и их увязку с планами производства с целью обеспечения сдачи готовой продукции производственными подразделениями в сроки, по номенклатуре, комплектности и качеству в соответствии с заказами и заключенными договорами. Организует приемку готовой продукции от производственных подразделений на склады, рациональное хранение и подготовку к отправке потребителям, определение потребности в транспортных средствах, механизированных погрузочных средствах, таре и рабочей силе для отгрузки готовой продукции. Организует оптовую торговлю выпускаемой предприятием продукции. Координирует деятельность складов готовой продукции, руководит работниками отдела.
Штабные полномочия: подготовка прогнозов, проектов перспективных и текущих планов производства и реализации продукции, проведение маркетинговых исследований по изучению спроса на продукцию предприятия, перспектив развития рынков сбыта. Подготовка и заключение договоров на поставку продукции потребителям, согласование условий поставок. выполнение плана реализации продукции, своевременное получение нарядов, спецификаций и других документов на поставку. Организация выставок, ярмарок, выставок продаж и других мероприятий по рекламе продукции. Обеспечение своевременного поступления средств за реализованную продукцию. Учет выполнения заказов и договоров, отгрузки и остатков нереализованной готовой продукции, своевременное оформление сбытовой документации, составление предусмотренной отчетности по сбыту (поставкам), о выполнении плана реализации. Наделён рекомендательными и согласовательными полномочиями.
Линейные полномочия руководителей второго порядка.
Мастера участков и старший дизайнер руководят работами, производимыми на подчиненном участке, подготавливают отчет о работе участка за месяц, следят за трудовой дисциплиной, проводят собеседования с претендентами на вакантные должности участка, следят за чистотой рабочих мест.
Таблица 2 – Примеры полномочий различных руководителей
| Должность | Рекомендательные полномочия | Согласовательные полномочия | Функциональные полномочия |
| Главный бухгалтер | Оптимизация налогообложения | Порядок учета различных участков бухгалтерского и налогового учета, оплата счетов | Составление отчетности |
| Заведующий производством | Организация рабочего места | Особенности технологического процесса, планы производства | Координация взаимодействия участков |
Параллельными полномочиями наделены, например, зав.производством осуществляет хозяйственные работы. Осуществляет контроль над выполнением работниками всех обязательств, а начальник отдела сбыта координирует работу отдела сбыта. Правом обязательного согласования наделен, например, директор, в области оплаты счетов и расходования денежных средств.
Можно выделить особенности делегирования полномочий на предприятии:
1. Руководители часто выполняют работу, которую может выполнить подчиненный.
2. У руководителей, чаще всего второго порядка иногда возникает ощущение повышенной ответственности, если делегированные полномочия будут недостаточно хорошо выполнены.
3. Недостаточный контроль за исполнением полномочий. Это приводит к недостатку информации о ходе выполнения поставленной задачи, и как следствие, невозможности корректив в процессе ее выполнения со стороны руководителя.
Причины блокирования процесса делегирования:
1. Боязнь ответственности. Подчиненный считает удобнее заручиться мнением руководителя, чем принимать решение самому.
2. Подчиненный боится критики за совершенные ошибки.
3. У подчиненного слабая уверенность в себе.
4. Неумение доверить выполнение задания другому, боязнь за свое положение, недостаточная уверенность в себе, нежелание рисковать.
Рассмотрим содержание операции при работе с документацией главного бухгалтера.
Таблица 3 - Перечень задач по степени важности, которые выполняет главный бухгалтер
| Наименование должности | А (важные и срочные) | В (важные, но не срочные) | С (срочные, но неважные) |
| Главный бухгалтер | 1) Соблюдение срока предоставления отчетов в ГНИ, ПФ, ФСС 2) соблюдение срока перечисления налогов и сборов в бюджеты различных уровней | 1) Соблюдение платежной дисциплины 2) Соблюдение порядка оформления документов | 1) Ведение текущих дел 2) Своевременное выполнение операций по расчетному счету и кассе |
Первоочередной задачей главного бухгалтера является выполнение важных и срочных задач, затем важных, но не срочных, и в последнюю очередь срочных, но не важных.
Перечень управленческих действий руководителя отдела сбыта:
· Осуществляет рациональную организацию сбыта
· Организует работу по составлению планов поставок и их увязку с планами производства
· Координирует деятельность складов готовой продукции
· Руководит работниками отдела
· Разрабатывает прогнозы, проекты перспективных и текущих планов производства и реализации продукции, проведение маркетинговых исследований по изучению спроса на продукцию предприятия, перспектив развития рынков сбыта.
· Организует выставки, ярмарки, выставки продаж и другие мероприятия по рекламе продукции.
· Обеспечивает своевременное поступление средств за реализованную продукцию.
· Учитывает выполнение заказов и договоров, отгрузки и остатков нереализованной готовой продукции, своевременное оформление сбытовой документации, составление предусмотренной отчетности по сбыту (поставкам), о выполнении плана реализации.
· Отчитывается перед руководителем организации по результатам работы отдела.