Задание 7-8, на 20-21.10.2020. Сроки выполнения до 25.10.2020
Документы, необходимые для открытия Гостиницы
Гостиничный бизнес дело прибыльное и популярное. Несмотря на обилие гостиниц разного формата, они остаются достаточно востребованными. Для организации гостиничного бизнеса придется потратить несколько месяцев на подготовку и оформление объемного пакета документов внешних и внутренних. Причем имейте в виду, что даже для открытия гостиницы в мини-формате понадобится практически такой же пакет бумаг, как для организации гостиничного комплекса.
Юридические документы
На момент открытия гостиницы должен быть следующий комплект документов:
1. Правоустанавливающие документы на помещение гостиницы (договор аренды, свидетельство, подтверждающее право собственности, договор дарения или купли-продажи). Начинать сбор документов нужно именно с этих бумаг, потому что они понадобятся на всех последующих этапах подготовки гостиницы к открытию. Правоустанавливающие документы определяют границы ваших прав на здание гостиницы и ваши обязанности.
2. Правоустанавливающие документы на гостиничный бизнес: свидетельство о госрегистрации, для ООО - уставные документы.
3. Свидетельство о постановке на налоговый учет предприятия.
4. Если проводилось строительство, перепланировка или реконструкция здания - документы, разрешающие данное действие (получают в архитектурном отделе).
5. Документы, подтверждающие соответствие объекта санитарным и противопожарным нормативам (сертификаты на отделочные материалы, подтверждающие их соответствие требованиям СЭС и ГПН, договоры с обслуживающими организациями и др.).
6. Пакет внутренней документации (кадровые и распорядительные документы).
7. Документ, подтверждающий покупку и регистрацию в финансовой службе ККМ (контрольно-кассового аппарата, онлайн-кассы).
8. Сертификат соответствия (получают в местной сертификационной организации) для подтверждения статуса («звездности») гостиницы. Документ не обязательный, владелец получает его по желанию.
Разрешение от СЭС (Роспотребнадзора) или Госпожнадзора (ГПН) на ведение бизнеса получать не нужно. Достаточно уведомить Роспотребнадзор о начале деятельности (это обязательный этап, согласно ПП РФ от 16. 07.09 г. N 584). В процессе деятельности обе организации обязательно проверят нашу гостиницу на предмет соответствия основным требованиям санитарной и пожарной безопасности.
Набор обязательных договоров по обслуживанию гостиницы:
1. С дезслужбами на проведение первичной и периодической дератизации, дезинфекции и дезинсекции. Договоры на избавления от бактерий, грибков, насекомых-паразитов и грызунов должны быть действующими в течение всего периода работы гостиницы и перезаключаться по мере необходимости.
2. С клининговыми компаниями на уборку помещений гостиницы.
3. С прачечными на стирку униформы персонала, постельного белья, полотенец и другого мягкого инвентаря.
4. С коммунальными службами на оказание коммунальных услуг (поставку электроэнергии, газа, воды, если на вашем участке нет скважины с артезианской водой, отопления).
5. С Водоканалом на слив сточных вод.
6. На вывоз ТБО (бытовых отходов).
7. На утилизацию опасных (ртутных ламп) и пищевых отходов.
8. На установку и обслуживание системы оповещения (тушения, если гостиница большая) о пожаре с лицензированными организациями (копии лицензий предъявляются пожарному инспектору при проверке).
9. На обслуживание системы вентиляции.
10. На периодические медосмотры сотрудников гостиницы (все сотрудники гостиницы, начиная с первого руководителя и заканчивая техперсоналом, обязаны иметь медкнижки и периодически проходить медицинские осмотры).
Если в рамках гостиницы будет открыт бар, ресторан, кафе, торговую продуктовую точку, потребуется собрать комплект документов для такого вида бизнеса, в том числе, нужно получать лицензию на розничную торговлю и продажу алкоголя.
Для размещения наружной рекламы бизнеса, дополнительно потребуются:
· заявление;
· документы из БТИ и кадастровый паспорт здания (участка);
· согласие собственника на планируемые изменения, предоставленное в письменной форме.
Если вы планируете перепланировку имеющегося здания или возведение нового, вам потребуется получить разрешение на эти виды работ, а значит, собрать дополнительный набор документов:
| Строительство | Перепланировка |
| Кадастровый план участка | Заявление в местные органы управления |
| Ситуационный план участка | |
| Справка, подтверждающая отсутствие арестов на участок земли под строительство гостиницы | |
| Планировочная схема территории | |
| Согласование с коммунальными службами | Технический паспорт помещения |
| Проектная документация для здания | |
| Договор со строительными организациями на возведение здания и прокладку коммуникаций |
При перепланировке после получения на эти работы разрешения от администрации разрабатывается (заказывается) проект перепланировки. Его согласовывают с архитектурным отделом муниципалитета и получают следующее разрешение - уже на начало работ.
После всех реконструкционно-строительных работ здание (сооружение) проверяют контролирующие органы. Они же выдают акт ввода гостиницы в эксплуатацию. На основании этого документа нужно оформить технический паспорт обновленного/отстроенного помещения в БТИ.
Бухгалтерские документы
К бухгалтерским относят документы, подтверждающие реальность и законность сделок по оказанию услуг постояльцам гостиницы, закупке материалов, требующихся для оказания этих услуг, отчеты для налоговой службы и другие документы. С ними предприниматель, как правило, сталкивается после ввода гостиницы в действие.
Документы, требующиеся для регистрации:
· бизнеса;
· ККМ в финансовой службе.
Для регистрации бизнеса потребуется:
| Для ИП | Для ООО |
| Заявление о государственной регистрации физлица форма Р21001 | Заявление о государственной регистрации юрлица форма Р11001 |
| Копии документов, удостоверяющих личность (паспорт) | Копии документов, удостоверяющих личность (паспорт) |
| ИНН предпринимателя | Уставные документы предприятия |
| Квитанция о внесении госпошлины | Квитанция о внесении госпошлины |
Подтверждать клиенту оказание гостиничных услуг можно:
· квитанцией (документ строгой отчетности, заказывается в спецмагазине);
· чеком, проведенным через ККМ.
Квитанцию можно выдавать без кассы, если вы индивидуальный предприниматель и оплачиваете налоги по ЕНВД и по патентной системе.
Выдавать постояльцам чек на законном основании можно, если ваша онлайн-касса официально куплена и поставлена на учет в ФНС.
Для этого требуется заключить пакет договоров:
· на покупку аппарата и чипа для хранения фискальной информации;
· на обслуживание кассы и чипа;
· на оказание услуг интернет-связи.
После заключения указанных договоров нужно обратиться в налоговую службу с документами по ККМ и заявлением о постановке на учет. Для обеспечения грамотной работы с аппаратом вы приобретаете журнал кассира-операциониста.
Для успешной работы с поставщиками услуг и материалов, а также корпоративными клиентами вам понадобится расчетный счет в банке.
Для его открытия подготовьте следующий набор документов:
· паспорт предпринимателя или первого руководителя гостиницы;
· выписки из Росстата и ЕГРЮЛ (ЕГРИП);
· свидетельства: о государственной регистрации гостиницы и о постановке на налоговый учет;
· приказ о назначении директора гостиницы и уставные документы (для ООО).
Этот набор документов может меняться в зависимости от банка, в который вы обратитесь и даже от региона.
Другие документы
В эту группу включены внутренние документы гостиницы (кадровые документы, инструкции, журналы для контролирующих органов и прочее), а также "джентльменский набор" для оформления уголка потребителя.
Уголок потребителя
На любом предприятии обычно это стенд со следующей информацией:
1. Название гостиницы.
2. Правоустанавливающие документы на компанию.
3. Сведения о руководстве, в том числе ФИО и контактные данные.
4. Прайс-лист на услуги гостиницы.
5. График и правила работы заведения.
6. Закон о защите прав потребителей.
7. Книга отзывов и предложений.
8. Правила предоставления гостиничных услуг в РФ.
Готовый стенд со всеми документами можно заказать в соответствующих компаниях или собирать информационный пакет самостоятельно.
Кадровые документы
Объем этой документации зависит от штата, самый скромный набор документов включает:
· штатное расписание;
· график работы и отпусков сотрудников;
· журнал учета трудовых книжек (сами книжки работников хранятся в сейфе руководителя/администратора гостиницы);
· приказы о приеме/увольнение сотрудников;
· внутренние приказы и распоряжения дирекции гостиницы;
· должностные обязанности сотрудников.
Список далеко неполный, количество документов будет увеличиваться по мере работы гостиницы.
Документы для Государственного пожарного надзора МЧС
Объем этого комплекта документов зависит от размеров здания, системы обеспечения пожарной безопасности и некоторых других моментов.
В основной пакет включены:
| Приказы | Инструкции | Журналы |
| О проведении инструктажа по ПБ и прохождения ПТМ (пожарного минимума). | О мерах ППБ в гостинице. | Проведения инструктажа по ППБ. Отдельные журналы заводят для всех типов инструктажей: вводного, первичного, текущего. |
| О мерах ППБ для каждого пожароопасного помещения отдельно (если они есть). | Учета и проверки работоспособности огнетушителей. | |
| О мерах ППБ для постояльцев. | Проверки работоспособности пожарных насосов (раз в 6 месяцев обновляются записи). Журнал нужен при наличии насосов, электрозадвижек и другого оборудования. | |
| О порядке действий обслуживающего персонала гостиницы при возгорании днем и ночью. | ||
| О назначении лица, ответственного ППБ в гостинице. Если приказа нет, ответственность ложится на руководителя. | О действиях персонала по эвакуации людей во время пожара с актами проведения тренировок, обновляются 1 раз/6 мес. Инструкция нужна, если в гостинице одновременно будет находиться более 50 человек. | То вентиляции и проверки ППБ состояния. |
| Таблички, планы, знаки | Акты | Другие документы |
| Знак «место для курения» | Проверки качества огнезащитного покрытия, если есть. | Удостоверения о прохождении обучения по программе ПТМ с протоколом проверки знаний. Обновляется раз в 3 года для первых руководителей и сотрудников ответственных за ППБ. |
| Знак «Эвако-выход» и другие знаки ППБ | Проверки огнезадерживающих устройств, если они есть. | Графики и акты проведения очистки вентиляции (не реже раза в 12 мес). |
| Эвакуационный план | Акты проведения состояния и испытаний пожарных лестниц и других конструкций, при их наличии. | Схемы ПП водоснабжения (при наличии). |
| Знак о запрете курения и использования открытых источников огня | Сертификаты на первичные средства пожаротушения. | |
| Знаки категорий пожарной опасности помещений | Акты проверки систем ПП защиты. | Расчеты по определению ПП категорий помещений. |
| Знаки пожбезопасности и номер телефона вызова пожарных при возгорании (п.6 ППР) | Акты о проверке состояния ПП водопроводных сетей (при их наличии). Составляются 1 раз в 6 мес. | Декларация о ПБ (пожарной безопасности). Документ требуется, если ваша гостиница занимает площадь более 1500 квадратов или имеет более 2 этажей. |
Документы для СЭС
Пакет документов зависит от услуг, предоставляемых нашей гостиницей (например, от наличия бассейна, сауны, бара).
В основной комплект включены журналы и журналы-графики:
· проведения генеральных уборок;
· производственного контроля;
· учета ТО и дезинфекции вентиляции гостиницы;
· получения и расхода дезинфектантов;
· замены белья;
· стирки белья сторонними организациями;
· приема и выдачи специальных средств;
· работы бактерицидной установки (при ее наличии);
· учета проверок СЭС.
Кроме того, в гостинице должны быть журналы учета имущества, в том числе постельного белья, регистрации посетителей и бронирования мест. Полный комплект документов можно заказать в компаниях, реализующих такие документы. Все журналы нумеруются, шнуруются и скрепляются мастичной печатью.
Задание:
1. Составить таблицу по документам, необходимым для организации гостиничного бизнеса, учитывая его сферы и взаимодействие с другими организациями (юридические документы, договоры по обслуживанию гостиницы, для оформления наружной рекламы, бухгалтерские документы, для СЭС, кадровые, госпожарнадзора)
2. Ответить на вопрос: каким образом подтверждается услуга, оказанная клиенту, какие документы и оборудование необходимы для этого. Что выдается клиенту на руки?
3. Каким образом оформляется уголок потребителя и какие сведения должны в нем находиться.