(кроме судебных актов)
15.1. При подготовке исходящих документов арбитражного суда следует руководствоваться требованиями Унифицированной системы организационно-распорядительной документации, утвержденной Постановлением Государственного стандарта Российской Федерации от 03.03.2003 N 65-ст (ГОСТ Р 6.30-2003).
15.2. При подготовке документов (кроме судебных актов) необходимо соблюдать следующие правила:
- документ изготавливается на бланках установленной формы;
- при переписке между судебными составами и подразделениями бланки не используются;
- для оформления сопроводительных писем, запросов и в некоторых других случаях могут применяться бланки-трафареты;
- документы объемом более одной страницы должны иметь заголовок, раскрывающий их содержание;
- в реквизитах исходящего документа-ответа указываются дата и номер документа, на который дается ответ;
- документы подписываются должностными лицами в соответствии со своими полномочиями. В состав подписи входит: наименование должности лица, подписывающего документ (полное, если документ исполнен не на бланке руководителя), личная подпись и ее печатная расшифровка с указанием инициалов;
- на оборотной стороне последнего листа подлинника и копий исходящего документа в левом нижнем углу указывается фамилия исполнителя и номер его служебного телефона (кроме процессуальных документов и ответов на жалобы);
- документ должен быть возможно кратким, аргументированным, обеспечивающим точное и однозначное восприятие его содержания.
15.3. Первый экземпляр исходящего документа (письма) направляется адресату с оригиналом подписи. Копия документа вместе с приложениями, завизированная исполнителями, заверенная специалистом по делопроизводству штампом "Копия верна", его подписью и ее расшифровкой, остается в деле по номенклатуре судебного состава, подразделения. Если на рассылку исходящего документа составлялся реестр, первый экземпляр реестра остается в делах экспедиции, второй - в подразделении-исполнителе, судебном составе.
15.4. Документ, отправляемый за подписью руководителя структурного подразделения, регистрируется специалистом по делопроизводству в этом подразделении.
Документу присваивается исходящий регистрационный номер, состоящий из индекса подразделения и очередного порядкового номера исходящих из подразделения документов. Копия документа хранится в подразделении в деле по номенклатуре.
15.5. На исполненном документе (его копии либо копии ответа) руководитель подразделения делает отметку: "Исполнено. Снять с контроля. В дело", ставит свою подпись и дату.
15.6. Специалист подразделения оформляет документы и приложения к ним, вносит информацию об исполнении и отправке документов в карточку и компьютер и подшивает в соответствующее дело по номенклатуре. Подготовленная к отправке корреспонденция передается в экспедицию в запечатанных конвертах с надписанным адресом.
15.7. Если должностное лицо, указанное в документе, отсутствует, документ подписывается исполняющим обязанности этого должностного лица или его заместителем. При этом указывается фактическая должность лица, подписывающего документ, и его фамилия (исправления "и.о.", "зам." вносятся от руки или машинописным способом). Не допускается ставить предлог "за" или косую черту перед наименованием должности.
15.8. При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, начиная с инициатора или координатора подготовки документа.
При подписании документа несколькими лицами, занимающими разные должности, их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей рангу занимаемой должности.
15.9. Дата подписания, утверждения, согласования документа, а также даты, содержащиеся в тексте, должны указываться двумя парами арабских цифр (день и месяц), год - четырьмя арабскими цифрами, например: 04.03.2004. В тексте документа, содержащего ссылку на судебный акт или сведения финансового характера, применяется словесно-цифровой способ написания даты: 04 марта 2004 года.
15.10. При адресовании документа без указания должностного лица в организацию или ее структурное подразделение их наименование пишут в именительном падеже. Например:
Министерство юстиции
Российской Федерации
Управление делами
При направлении документа должностному лицу название организации указывается в именительном падеже, должность и фамилия адресата - в дательном, например:
Министерство юстиции
Российской Федерации
Управление организационно-
правового обеспечения
юридической помощи
Начальнику отдела
А.А.ИВАНОВОЙ
При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата, например:
Генеральному директору
объединения "Агропром"
Е.А.ПЕТРОВОЙ
При адресовании документа нескольким должностным лицам однородных организаций одной системы их должности указываются во множественном числе и обобщенно.
При адресовании документа в несколько однородных организаций их также следует указывать обобщенно.
15.11. Полный почтовый адрес при направлении документа корреспондентам указывается в последовательности, установленной Почтовыми правилами.
15.12. Исходящий документ не должен содержать более четырех адресатов; каждый экземпляр такого документа должен быть подписан. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают.
При направлении документа более чем в четыре адреса составляется реестр на рассылку, на каждом документе указывается только один адресат.
Адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные учреждения и постоянным корреспондентам. В этих случаях могут применяться конверты с заранее напечатанными адресами.
15.13. Если документ имеет приложения, названные в тексте, то отметка о них оформляется по следующей форме:
Приложение: на 10 л. в 3 экз.
Если приложения в тексте не названы, то необходимо указать их названия, количество листов и экземпляров каждого, например:
Приложения:
1. Проект постановления... на 2 л. в 3 экз.
2. Справка о проверке... на 3 л. в 3 экз.
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.
При наличии нескольких приложений каждое из них нумеруется.
Приложения должны оформляться на стандартных листах и иметь все необходимые для документа реквизиты.
15.14. В приложении к распорядительному документу в правом верхнем углу первого листа приложения указывается наименование распорядительного документа, его дата и номер, например:
Приложение N 2
к приказу председателя
Арбитражного суда
Костромской области
от __ ______ 200_ г. N ____