ВВЕДЕНИЕ
Актуальность. В настоящее время информация рассматривается как ресурс, который, как и традиционные ресурсы можно добывать, перерабатывать, использовать, распространять. Но сама по себе информация еще не имеет силу, практического применения, пока она грамотно не переработана, не сохранена. Для того, чтобы она приобрела дальнейшее применение в производстве и управлении, она должна быть заключена в официальный документ: приказ, протокол, письмо, отчет и т.д. Документированная информация составляет основу управления, поскольку пронизывает все ее органы. Информация в современном обществе - это полноценный ресурс производства, важный элемент жизни общества. Правовое государство с эффективно работающими институтами власти не может качественно исполнять свои функции без конкретных правил и процедур, в том числе и в области работы с документами. Таким образом, документация, будучи тесно связанной, со всеми формами управленческой деятельности, используется аппаратом управления в качестве способа и средства реализации возложенных на него функций.
Деятельность государственного учреждения, как и любой организации, предприятия неразрывно связана с документацией. Посредством документа информация передается во времени и пространстве. Поэтому актуальность настоящей работы определяется следующим образом. Документ, как носитель информации, выступает в качестве непременного элемента организации деятельности учреждения. Нельзя грамотно составить документ, не имея представления о его структуре, виде, назначении, классификации. Правильно организованный документооборот, четкое распределение функций исполнителей облегчает работу учреждения в целом. Документы циркулируют в учреждении в большом количестве. Несомненно, каждый из них имеет свое назначение. Неотъемлемой частью документооборота учреждения являются входящие и исходящие документы. Они важны, т.к. связывают учреждение с другими организациями и, конечно, органами власти. Постановления, приказы являются в первую очередь входящими документами. От правильного их движения зависит своевременность исполнения. Грамотная организация документооборота важна потому, что современное общество не стоит на месте, развивается, совершенствуется. Чтобы иметь статус делового учреждения недопустимо совершать ошибки в оформлении документов. От четкости и оперативности обработки и движения документов в конечном итоге зависит быстрота принятия решений. Поэтому в рациональной организации документообороту всегда уделяется большое внимание.
Целью настоящей работы является анализ организации работы с входящей и исходящей документацией в государственном учреждении.
Реализация поставленной цели осуществляется путем решения следующих основных задач:
- раскрыть понятие документопотоков и их значение;
- рассмотреть технологию работы с входящими и исходящими документами.
В связи с этим объектом работы являются документопотоки государственных учреждений.
Предметом работы является технология работы с входящими и исходящими документопотоками.
Степень изученности темы. Несмотря на то, что данный вопрос достаточно полно исследован в научных трудах многих авторов, в реальных отношениях часто возникает множество вопросов, требующих более детальной проработки. Также следует отметить, что вопросы управления документацией в отечественной литературе как самостоятельные до настоящего времени не ставились. Лишь в отдельных работах можно увидеть попытки ввести управление документацией в качестве предмета исследования в постановочном плане как отражение зарубежного опыта и перспективное направление развития отечественного документоведения и организации делопроизводства.
Между тем в развитых странах, давно прошедших этап «первоначального накопления» средств вычислительной техники и связи, в обществе, которое теперь характеризуют как «постиндустриальное» или «информационное», разработке проблем управления документацией уделяется все больше внимания.
Теоретической основой настоящей работы являются труды специалистов в области документоведения, таких как Андреево й В.И., Андреевой В.В., Басакова М.И., Ватолиной М.В., Барановского В.П., Кирсановой М.В., Кузнецовой Т.В., Кудряева В.А., Ларина М.В., Санкино Л.В., Вяловой Л.М., Шатиной Н.В. и др.
При написании работы были использованы такие методы исследования, как анализ существующей источниковой базы по рассматриваемой проблематике (метод научного анализа); обобщение и синтез точек зрения, представленных в источниковой базе (метод научного синтеза и обобщения); моделирование на основе полученных данных авторского видения в раскрытии поставленной проблематики (метод моделирования) и др.
Научная новизна связана с отсутствием в отечественном документоведении фундаментальных теоретических и прикладных научных исследований в области управления документацией в организациях.
Структура работы состоит из введения, трех глав основной, заключения и списка используемой литературы
ГЛАВА 1. ПОНЯТИЕ ДОКУМЕНТОПОТОКОВ И ИХ ЗНАЧЕНИЕ
Необходимость фиксировать информацию появилась у людей в глубокой древности. До нашего времени дошли документы различных эпох, созданные на глиняных табличках, бересте, каменных стелах и т.д. В настоящее время в управленческой практике используют главным образом документы, созданные каким-либо способом письма - рукописным, машинописным, типографским, компьютерным, а также с использованием графики, рисунка, фотографии, звуко - и видеозаписи и на специальном материале (бумаге, кино- и фотопленке, магнитной ленте, диске и др.)[1].
Древнейшей техникой документирования было текстовое рукописное письмо. В конце XX века с изобретением пишущей машинки стали применяться средства механизации труда. В 1980 - е годы в управленческую деятельность внедрились персональные компьютеры и стали широко использоваться для создания документов. В настоящее время почти все компьютеры имеют программное обеспечение, позволяющее автоматизировать процессы составления, корректировки, редактирования, оформления, изготовления и пересылки текстовых документов. Однако внедрение новых информационных технологий не исключает составления документов на бумажной основе и их обязательного оформления в соответствии с установленными правилами[2].
В процессе деятельности учреждения создается и функционирует большое количество документов. Документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Носителем, при этом, может выступать любой материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. Данный процесс записи информации является строго регламентированным, что, в свою очередь, обеспечивает юридическую силу документа. От правильной организации работы с документами зависит эффективность работы учреждения[3].
С помощью документации осуществляется:
1) планирование;
2) финансирование;
3) управление;
4) бухгалтерский учет;
5) отчетность.
Отобразив информацию, документ обеспечивает:
1) ее сохранность;
2) сбор (накопление);
3) многократное использование;
4) возможность передачи;
5) возможность обработки информации;
6) использование информации в дальнейшем[4].
Технология работы с документами имеет следующий порядок: прием и первичная обработка, предварительное рассмотрение и распределение, регистрация, контроль исполнения, информационно-справочная работа, отправка, систематизация (формирование дел) и текущее хранение.
Документы имеют большое значение в управленческом процессе организации, т.к. они отражают ее работу, являются аргументом в спорных ситуациях, любые решения принимаются на основе документов. Формы управления также тесно связаны с документами, например, руководство - с изданием приказов, распоряжений; планирование - с составлением планов и т.д.
С целью организации и повышения эффективности работы с документами принято распределение их по группам - классификация документов. Условно документы можно разделить на следующие группы: По способу документирования:
1) рукописные;
2) печатные;
3) электронные;
4) кино-, фото-, фонодокументы.
По сфере использования:
1) организационно-распорядительные;
2) финансово-бухгалтерские;
3) научно-технические;
4) по труду;
5) отчетно-статистические.
По месту составления:
1) входящие;
2) исходящие;
3) внутренние.
По грифу ограничения доступа:
1) открытые;
2) с грифом ограничения доступа.
По происхождению:
1) официальные (служебные);
2) личные (касающиеся интересов конкретного лица).
По форме изложения:
1) индивидуальные;
2) трафаретные;
3) типовые.
По срокам хранения:
1) постоянного хранения (бессрочного);
2) долговременного хранения (свыше 10 лет);
3) временного хранения (до 10 лет)[5].
В целях сокращения количества используемых форм документов, их унификации, удобства работы с ними министерствами и ведомствами разработан табель унифицированных форм документов. Табель составляется в виде таблицы, в которой документы могут быть систематизированы: по функциям и задачам, структурным подразделениям, а также может быть дополнен графами: код формы документа по классификатору, ответственный за контроль исполнения и т.д[6].
В Российской Федерации разработаны следующие унифицированные системы:
1) организационно - распорядительной документации;
2) банковской документации;
3) финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации
бюджетных организаций;
4) отчетно-статистической документации;
5) документации по труду;
6) документации Пенсионного фонда РФ[7].
В настоящее время основной документооборот учреждения составляют печатные и электронные документы. Рукописные документы также не утратили своей актуальности, таким примером служат заявления, объяснительные и докладные записки.
Печатные документы имеют свои преимущества и недостатки. Печатный документ доводит информацию до исполнителя, не имеющего персонального компьютера. К данному документу всегда можно вернуться, при условии его длительного хранения в архиве. Преимуществом, а порой, и недостатком является отсутствие возможности что-либо исправить в нем, внести поправки. Хранение печатных документов требует большой площади для их архивов. При пересылке возможна утеря или повреждение документа. Создание печатного документа требует гораздо большего времени, чем электронного[8].
Движение документов в учреждении составляет ее документооборот.
Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные документы, в том числе телеграммы, телефонограммы, машинограммы), а также на искусственных языках с использованием новых носителей (перфокарты, перфоленты, магнитные ленты, карты, дискеты и др.).
Организация работы с документами - это обеспечение движения документов в аппарате управления, их использования в справочных целях и хранения. Этот термин определяется Госстандартом как «организация документооборота, хранение и использования документов в текущей деятельности учреждения».
Документооборот - сложный технологический процесс, характеризующийся различными параметрами, связанными с процессами документирования и со всей деятельностью организации. Организация документооборота включает все операции по приему, передаче, составлению, согласованию, оформлению, удостоверению и отправке документов.
Основными характеристиками документооборота являются маршрут движения, который включает все инстанции на пути движения документа от создания черновика (или от получения) до подшивки в дело, и время, затрачиваемое на прохождение документов по этому маршруту. Отсюда главное правило организации документооборота - оперативное прохождение документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени. Кроме того, при организации движения документов необходимо выполнение следующих правил:
1) Максимальное сокращение инстанций прохождения документов (за счет исключения технологических операций и обработке документов и управленческих звеньев, не обусловленных деловой необходимостью);
2) Исключение или максимальное ограничение возвратных движений
документов (при их обработке - регистрация и доставка, при их подготовке - визирование и согласование и т.д.);
3) Максимальное единообразие в порядке прохождения и процессах обработки основных категорий документов, исходя из того, что каждое перемещение документа должно быть оправданным[9].
Документооборот делится на несколько частей - потоков, обеспечивающих прямую и обратную связь в управлении, их различают по направлению и по отношению к управленческому процессу. По направлению документопотоки делятся на:
1) горизонтальные потоки, связывающие учреждения одного уровня;
2) вертикальные, связывающие учреждения различных уровней.
Восходящие потоки - это документы, получаемые вышестоящим учреждением от подчиненных учреждений. Нисходящие потоки - документы, направляемые вышестоящими органами власти и управления подчиненным учреждениям. По отношению к управленческому объекту они делятся на входящий, исходящий, внутренний документопотоки[10].
Входящие документы образуют три направления движения: руководству организации, руководству структурных подразделений, непосредственно специалисту.
Исходящий документопоток состоит из документов, создаваемых в данной организации и отправляемых за ее пределы. Они могут быть инициативными или ответными.
Маршрут движения входящих документов зависит от принятой в учреждении технологии работы с документами. Процесс регистрации имеет два этапа: внесение в регистрационные формы данных о полученном документе и дополнение этих данных резолюцией, сроками исполнения, указаниями по исполнению после рассмотрения руководителем. Таким образом, технология регистрации документов увеличивает время движения документа от получения до исполнителя. Исходящий документопоток пронизывает всю управленческую структуру. Как инициативные, так и ответные документы готовят исполнители в структурных подразделениях. Маршрут движения этих документов зависит от количества инстанций согласования, визирования и подписания документов, а также от принятой технологии перепечатки текста, регистрации и отправки документов[11].
Основываясь на приведенных данных, характеризующих документопотоки, служба делопроизводства может разрабатывать наиболее целесообразные маршруты движения документопотоков. Сократить время на обработку входящих документов можно следующим образом. Не вся входящая информация должная быть доведена до руководителя. На примере государственного учреждения здравоохранения «АКПБ №2» возникают выводы: приказы, распоряжения вышестоящий органов доводятся до руководителя в обязательном порядке. Текущая же, ежедневная документация: запросы, постановления, статистические документы и др. передаются конкретному исполнителю.
Информация, зафиксированная в документе - это основание для принятия управленческих решений, доказательство их исполнения, материал для справочно-поисковой работы. Именно поэтому документы имеют единые правила составления и оформления.
Таким образом можно сделать следующий вывод о том, что в процессе хозяйственной деятельности людей всякое согласованное взаимодействие осуществляется с помощью управления. Связи в системе управления реализуются посредством информации, которая представляет собой обмен сведениями, мнениями, командами между людьми (управленческими структурами). Всё это может передаваться разными способами, в том числе машинным.
Носителем информации является документ (в переводе с латинского «документ» означает «свидетельство», «способ доказательства»).
Документ – это материальный объект с закреплённой на нём информацией для передачи её во времени и пространстве.
Документ является информационной функцией, в нём фиксируются факты, события, явления практической мыслительной деятельности человека. С помощью документа обеспечивается воздействие на группы людей для организации и координации их деятельности. Коммуникативная форма документа обеспечивает внешние связи предприятия и организаций.
Нормативно-правовую базу делопроизводства в современной России составляет совокупность законодательных актов Российской Федерации, правовых и нормативных актов и методических документов, регламентирующих вопросы создания, технологию обработки и хранения деловых документов, а также регулирующих работу служб делопроизводства на всех уровнях управления.
Все документы, обращающиеся на предприятии, в организации, классифицируют по следующим признакам: видам деятельности, наименованию, способу фиксации информации месту составления, степени сложности, степени секретности, срокам исполнения, юридической силе, стадиям создания, по происхождению, срокам хранения, степени унификации, характеру содержания.