После того, как результато-ориентированный список задач составлен, необходимо разметить его по приоритетности. Важность этого действия иллюстрирует история, много лет цитируемая в различных источниках по тайм-менеджменту:
Чарлз Шваб, президент компании Бетлехем Стил, поставил перед своим советником Ивом Ли задачу: помочь ему лучше распоряжаться своим временем. Советник предложил каждое утро выписывать все дела предстоящего дня на один лист бумаги, пронумеровывать в порядке убывания важности, и именно в таком порядке выполнять. «Таким образом, — объяснил он, — даже если часть дел из списка останется невыполненной, это не страшно: самое главное вы сделать успели». Через несколько недель Шваб прислал ему чек на 25 тысяч долларов и впоследствии говорил, что это была самая полезная лекция по менеджменту из всех, что он слушал на протяжении своей жизни. (по книге: Лотар Зайверт, Ваше время – в ваших руках).
Я не сторонник сложных систем управления приоритетами – встречающихся в книгах по тайм-менеджменту систем «дела А1, Б1, Б2...» На мой взгляд, достаточно вспомнить исходное значение корня «приор» - первый. Приоритетные дела – то, что мы сделаем в первую очередь. Исходя из этого, наиболее приоритетными будут следующие типы дел:
· уточняющие задачи – те, выполнение которых требует очень немного времени, но задает дальнейший порядок дня. «Узнать время презентации», «Уточнить, необходима ли личная встреча, или достаточно телефонного разговора», и т.п. Эти задачи нужно выполнить в первую очередь, планируя день. Сюда же можно условно отнести задачи, «запускающие» работу подчиненных или коллег над делегированными задачами, например «Дать указания Иванову по проекту», и т.п. Фактически, это «уточняющие» задачи для ваших подчиненных, они позволяют малым количеством ваших усилий заметно изменить порядок работы подчиненных и повысить их эффективность.
· безотлагательные – критически значимые для основных бизнес-процессов, жизненно важные.
Приоритезированный список задач фактически является гибким планом, т.к. хотя он и не привязывает задачи к жесткому времени исполнения, но диктует последовательность выполнения задач. Сначала – уточняющие, затем – жизненно важные, и напоследок, если останется время – все остальные.
Как уже говорилось,наиболее «времяемкие» из приоритетных задач стоит оценить на предмет необходимого для их выполнения времени. Иными словами, не «запланировать» жесткий срок их исполнения, а «забюджетировать» некоторый ресурс времени на них – час, полтора часа, и т.п. Бюджетировать имеет смысл задачи продолжительностью от 45-60 минут.
Естественно, при бюджетировании вы не всегда сможете точно предсказать длительность выполнения работы. Ничего страшного, точность ваших прогнозов со временем будет повышаться. Лучше неточная оценка длительности работы, чем никакой оценки. Как только вы начнете бюджетировать время, вам придется гораздо более жестко и реалистично смотреть на свой список задач – но зато и процент его фактического исполнения будет расти.
Планирование «жестких» встреч
Нам осталось разобрать последний элемент плана дня: график «жестких» встреч, привязанных к конкретному времени.
Как бы ни была хаотична и непредсказуема жизнь вокруг нас, по тому, насколько вы пунктуальны, люди будут судить о том, насколько организованно и ответственно вы будете выполнять в дальнейшем свои деловые обязательства. Чтобы никуда не опаздывать, при планировании встреч обязательно закладывайте резервы времени на:
· Дорогу, что особенно актуально в больших городах (нужен дополнительный резерв на «пробки»);
· Вспомогательные дела – вошел, подготовился; сложил ноутбук в портфель, оделся;
· Организационные нестыковки – контрольно-пропускной режим (т.е. бабушка на вахте, вдумчиво и основательно вписывающая ваши паспортные данные в гроссбух), путаница в переулках, адресах («Ленинский пр-т, д. 6, корп. 20» - который из них 20-й??)
Многие люди в России, к сожалению, не привыкли реалистично думать о времени. Вспоминаю разговор с корпоративным юристом, происходящий в среду 23-го: «До сих пор не получил от Вас договора, в понедельник 28-го уже первый тренинг из курса тайм-менеджмента» - «28-го? Значит у нас еще неделя…» – «Извините, вообще-то не неделя, а половина среды, четверг и пятница - 2.5 рабочих дня».
Еще менее наши люди реалистичны в оценке длительности встреч, времени на дорогу и времени на вспомогательные дела. У специалистов по управлению проектами есть поговорка – «умножь бюджет проекта на два, длительность на три – получишь реальные цифры». Аналогично поступайте при планировании встреч – на все ваши первоначальные оценки времени «накидывайте» хотя бы 20%.
«Всегда закладывать резервы» - принцип очень простой, но редко применяемый на практике. Насколько он работоспособен, показывает история из моей консультационной практики.
Председатель правления банка, эмоциональный предприниматель, по типу личности совершенно не склонный к жесткому планированию, регулярно требовал от секретарей «распланировать мой рабочий день по минутам». Они планировали встречи, одну за другой, именно «по минутам». Если встреча затягивалась, сдвигались все следующие. В результате – задерганность в ходе рабочего дня, чувство вины перед дожидающимися в приемной подчиненными и партнерами, и т.д.
Рецепт был простым – известный еще из классического тайм-менеджмента принцип не планировать более 60% рабочего дня, оставляя 40% времени в качестве резерва. Мы реализовали этот принцип так: после каждых двух часов запланированных встреч – «зеленая зона», на которую секретари ничего планировать не имеют права.
Банкир сначала удивился – «Как это, я не контролирую такую большую часть рабочего дня?» - «Вам есть чем заниматься в это время?» - «Конечно, стол разгрести, бизнес-планы посмотреть…» - «Вот и занимайтесь». В результате если встреча затягивалась, самое худшее что могло произойти – сдвигалась следующая встреча, а дальше удар брала на себя «зеленая зона». Клиент был очень доволен – большинство встреч теперь начиналось вовремя, причем появилось время на обед и разгребание накапливающихся мелких дел.
Разумная пунктуальность
При планировании встреч, а главное, при осуществлении плана дня, обязательно возникнет вопрос пунктуальности. На мой взгляд, входить с последним ударом часов нужно только к английской королеве. Большинству других людей достаточно меньшей точности. Какой именно?
· «Вовремя» - вы приходите на 5-10 минут раньше начала встречи. Имеете время спокойно раздеться, выпить чаю в переговорной или приемной, «причесать» мысли к встрече. Этот режим с незнакомыми людьми, особенно более нужными вам, чем вы им, лучше применять по умолчанию. Естественно, полезно иметь заранее заготовленный «наполнитель» времени ожидания – книгу, список исходящих несрочных телефонных звонков, и т.п. Если из-за каких-то несостыковок вы слегка опоздаете – вряд ли ваше опоздание составит больше, чем 5 минут, это приемлемо.
· «Академическое опоздание» - до 15 минут. Обычно вполне нормально при встрече с хорошо знакомыми, коллегами. Но только если встречаются 2-3 человека, если больше – такое опоздание будет уже некорректным, слишком дорого стоит время большой группы людей.
· «Гибкое начало». Если идет некий коллективный творческий процесс, кто-то может подключаться, кто-то на время отключаться, «регламент» предельно гибкий.
Желательно заранее оговорить с партнером необходимую точность времени начала. У вас в голове одни ожидания по точности, у него – другие. Такое несовпадение ожиданий – верная причина конфликта, лучше ожидания проговаривать и уточнять. А в командной работе такие ожидания должны быть проработаны и являться частью корпоративной культуры.
Один из наших клиентов описывает это так: «Все находятся в едином информационном и временном пространстве, – рассказывает о внедрении в своей компании процедур корпоративного тайм-менеджмента Александр Мондрус, управляющий MC-Bauchemie-Russia (производитель сухих строительных смесей под маркой «Плитонит»). – Так предложение «совещание начинается в 17:00» означает, что в 17:00 мы не собираемся и рассаживаемся, а начинаем совещание, на котором уже присутствуют все». (Журнал «Компания», 29.11.2004. Автор: Алла Богданова).
В классических книгах по тайм-менеджменту есть совет – «назначайте не «круглое» время встреч и совещаний, например не 17.00, а 17.15». Сомневаюсь, что от этого будет большая польза. Лучше позаботиться о формировании общего понимания пунктуальности у ваших сотрудников и партнеров.