Чтобы ваш день проходил эффективно, рекомендую расчитывать не столько на ваши планы и ожидания, сколько на то, что все может измениться и придется эти планы менять.
Например, вам сказали: «Подъезжайте по такому-то адресу, мой мобильный такой-то». Вы подъехали, Староподколенного переулка никто из прохожих вам показать не может, схему проезда на сайте контрагента вы не посмотрели, его мобильный почему-то заблокирован, а офисный номер вы узнать не потрудились.
В подобных ситуациях поможет принцип «информационной избыточности»: запасайтесь не только информацией, необходимой для осуществления планов, но и избыточной дополнительной информацией, которая поможет, если что-то пойдет не по плану.
Всю силу этого принципа я понял в Омске в 5 утра, при 20-градусном морозе без шапки и шарфа. Машины, которая должна была встречать меня от заказчика, в окрестностях не наблюдалось. Телефонов шофера или диспетчерской, адреса гостиницы куда меня должны были отвезти, и прочих подробностей – не было. К счастью, удалось дозвониться по мобильному директору по персоналу (в 5 утра!), который уже скоординировал меня с шофером. С тех пор я добываю у заказчика максимум телефонов и других организационных подробностей. Ну и, шапку, отправляясь в Сибирь, не забываю одеть.
При подготовке встреч рекомендую не только «запастись» избыточной информацией к встрече, но и обязательно:
· позвонить за несколько часов до начала и подтвердить встречу;
· в случае форс-мажора позвонить и сообщить, что вы можете задержаться.
Затраты времени на такую перестраховку – 2-3 минуты, а вам и вашему контрагенту в форс-мажорных случаях могут сэкономить много сил и времени. Кроме того, такими простыми шагами вы подкрепляете свой имидж человека ответственного, пунктуального и подчеркнуто внимательно относящегося ко всем договоренностям и взятым на себя обязательствам.
На одном из тренингов пришлось услышать совершенно спокойно воспринятые группой вопиющие вещи. «Если это мало нужный мне человек, например какой-то менеджер по продажам, я не перезваниваю и не отменяю встречу, если не могу присутствовать». По-моему, это самое настоящее хамство – не потратить 1-2 минуты своего времени, чтобы другой человек не потратил зря 1-2 часа. И неважно, что вы ему нужны больше, чем он вам. Старушкам в транспорте место уступают не потому, что они «больше нужны», а потому что есть такие вещи, как этика и уважение к людям. Жаль, что в нашем обществе украсть чужое время – пока не столь же неприлично, как украсть чужие деньги.
Рекомендую при планировании встреч пользоваться следующим контрольным списком:
· Схема проезда – распечатайте с сайта вашего контрагента, если там нет – возьмите с электронной карты города, или сфотографируйте с бумажной карты (нужны же для чего-то фотоаппараты в мобильных телефонах!)
· Расчет времени на дорогу, с учетом резервов (пробки и т.п.) Желательно эту информацию сохранять в письменном виде, для возможного последующего использования вами или вашими коллегами.
· Вопросы контрагенту: все мыслимые телефоны (его рабочие и мобильные, общий офисный, секретарь, заместитель, и т.п.); есть ли контрольно-пропускной режим; как найти здание (если адрес сложный) и офис внутри здания.
Когда я еще не пользовался смартфоном, к каждой встрече заводилась цветная бумажка, содержавшая: название компании, контакты, схему проезда, прикидки по времени дороги. После поездки вносились уточнения во время дороги, в организационные подробности («такси удобнее заказывать к торговому комплексу Алые Паруса, его издалека хорошо видно»). Все бумажки складывались в специальный конверт, и при повторных поездках к этому клиенту извлекались и весьма облегчали жизнь. Когда проект завершался, бумажка подшивалась в папку документов по проекту. Сейчас функцию этих бумажек выполняют соответствующие задачи в смартфоне, синхронизируемые с Outlook.
Четвертый шаг создания личной ТМ-системы:
Настройте личную систему планирования рабочего дня с использованием «жестких» и «гибких» задач, чтобы планировать реалистично и всегда успевать выполнять главное.
Краткие рекомендации:
· Выделяйте 10 минут вечером или утром на создание полной обзорной картины задач на день
· При планировании в ежедневнике используйте разные цвета, закладки, «стикеры»
· Заведите «стратегическую картонку» - закладку с ключевыми долгосрочными целями
· В плане дня разделяйте жесткие, гибкие и бюджетируемые задачи
· Делайте список гибких задач результато-ориентированным
· Выделяйте 2-3 приоритетные задачи в списке и начинайте работу с них
· При планировании «жестких» встреч закладывайте резервы
· Согласовывайте с вашими партнерами нормы пунктуальности
· Запасайтесь избыточной информацией, поскольку все пойдет не по плану.