При проведении работ по совершенствованию документационного обеспечения управлении в организации разрабатывается Альбом форм документов (вслед за Табелем форм). Как правило, Табель и Альбом разрабатываются одновременно, так как в Альбом включаются унифицированные формы документов, зафиксированные в Табеле. Но можно
Альбом разрабатывать и использовать самостоятельно, без предварительной разработки Табеля. Если Альбом разрабатывается одновременно с Табелем, то сбор исходных документов ведется одновременно со сбором сведений для Табеля и заполнением карт документов. Если разрабатывается только Альбом, то отбираются образцы тех документов, которые будут в него включаться. Это могут быть только некоторые из видов и разновидностей документов, применяемых в организации. Например, может быть разработан Альбом форм деловой (или коммерческой) переписки или Альбом форм организационно-распорядительных документов и др. В любом случае необходимо иметь массив документов, который будет использоваться в качестве исходного материала для разработки форм документов.
При разработке Альбома выполняют следующие этапы.
1. Постановка задачи (определение назначения Альбома и состава документов).
2. Классификация форм документов с целью определения структуры
Альбома и распределения всех документов на две группы:
а) имеющие унифицированные формы
б) нуждающиеся в унификации.
3. Унификация форм документов.
4. Формирование Альбома и подготовка инструктивных материалов по применению форм документов, включенных в Альбом.
Если Альбом разрабатывается одновременно с Табелем, первый этап осуществляется при разработке Табеля, поэтому работа над Альбомом начинается с классификации документов на имеющие унифицированные формы и не имеющие их, а соответственно, нуждающиеся в унификации.
Чтобы правильно провести классификацию документов, нужно знать, что в соответствии с ГОСТом Р 51141-98 под унифицированной системой документации (УСД) понимается система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности
В настоящее время в России разработаны следующие унифицированные системы документации, включенные в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД):
1. Унифицированная система организационно-распорядительной документации (ОРД);
2. Унифицированная система первичной учетной документации;
3. Унифицированная система банковской документации;
4. Унифицированная система финансовой, учетной и отчетной документации бюджетных учреждений и организаций;
5. Унифицированная система отчетно-статистической документации;
6. Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;
7. Унифицированная система документации по труду;
8. Унифицированная система документации Пенсионного фонда РФ;
9. Унифицированная система внешнеторговой документации.
Все эти системы являются действующими и используются в деятельности организаций, предприятий и учреждений. Формы документов, входящие в состав УСД, обязательны для применения. Применяемые в организации унифицированные формы документов УСД включаются в состав Альбома как готовые формы. Остальные документы должны быть сначала унифицированы, а затем включены в Альбом.
В общем смысле под унифицированной формой документа понимается (ГОСТ Р 51141-98) унифицированный текст документа и совокупность реквизитов, определяемых в соответствии с назначением документа и расположенных в определенном порядке на носителе информации.
При разработке унифицированных форм документов организации необходимо:
1. Определить набор реквизитов, необходимых и достаточных для подготовки документов,
2. Установить последовательность расположения реквизитов на носителе информации и правила их оформления,
3. Унифицировать текст документов.
Унификация текстов заключается в установлении единой формы языкового выражения, наиболее точно передающей содержание регулярно повторяющихся управленческих ситуаций или действий. Унификация текстов документов проводится методом выделения постоянной и переменной информации. Постоянной является информация, повторяющаяся во всех документах, создаваемых в аналогичных управленческих ситуациях.
Переменной считается информация, позволяющая различать повторяющиеся управленческие ситуации.
Постоянная информация фиксируется в унифицированной форме документа, составляя неизменную, повторяющуюся часть текста. В унифицированной форме документа должно быть предусмотрено свободное место для записи переменной, новой информации.
Чтобы отделить постоянную информацию от переменной, необходимо иметь хотя бы несколько документов одной разновидности и одного назначения, созданных в аналогичных управленческих ситуациях. Только анализ конкретных документов дает основание для разделения информации на постоянную и переменную.
Унифицированный текст документа может быть представлен в унифицированной форме документа (УФД) в виде трафарета, анкеты или таблицы. Определяющим в выборе формы представления текста является характер информации, содержащейся в нем.
Рассмотрим все три формы представления унифицированных текстов.
Текст-трафарет – это форма представления текста, содержащая постоянную информацию и пробелы, предназначенные для внесения переменной информации, характеризующей конкретную управленческую ситуацию.
В тексте-трафарете сохраняется грамматическая структура текста, то есть это – грамматически связный текст, построенный по нормам деловой письменной речи. Представление унифицированного текста в виде трафарета выбирается в том случае, когда основным содержанием документа является информация об управленческих действиях. К таким документам относятся приказы, распоряжения, указания, протоколы, акты, договоры, соглашения, докладные записки, письма, справки и т.п. Текст-трафарет может содержать «подсказки» в виде подстрочных пояснений о характере информации, которую следует вносить в пробельные места.
Пример построения УФД с использованием текста-трафарета показан на рисунке 18.
Следующим видом унифицированного текста является анкета. Анкета – форма представления текста, в котором дается характеристика одного объекта по определенным признакам.
Постоянной информацией в анкете являются обобщенные наименования признаков, по которым дается описание объекта, а переменной – конкретные характеристики признаков. Анкета строится по принципу «вопрос-ответ». В тексте-анкете постоянная информация выражается существительным в именительном падеже или словосочетанием, опорным словом которого является существительное в именительном падеже.
Переменная информация в анкете может записываться также словосочетанием в именительном падеже, глаголом (например, имеет, не имеет и т.п.), числительным (чаще в цифровой форме) или словами «да», «нет».
Пример построения УФД с использованием анкеты показан на рисунке 19.
Рисунок 18 – УФД для докладной записки о представлении на должность
И третий вид текста в УФД это таблица. Таблица, по определению, – форма представления текста, содержащего описание нескольких или множества объектов по определенному набору признаков.
Таблица имеет два уровня членения текста – вертикальный и горизонтальный. В таблицах, как и в анкетах, текст упрощен, в нем преобладают конструкции именного типа: наименование объекта, количество, размер, тип, марка и т.д.
В таблице постоянная информация представлена наименованиями признаков, по которым описывается некоторое множество объектов, записанных в крайней левой графе таблицы – боковике. Переменная информация в таблице записывается в ячейки, образуемые пересечением горизонтальных строк и вертикальных граф.
Таблицы, как правило, применяются для изложения цифровой информации в отчетно-статистических, бухгалтерских, банковских, организационно-распорядительных и других документах.
В таблицы не рекомендуется включать отдельную графу «Номер по порядку» (№ п/п). При необходимости нумерации объектов перечисления номера по порядку проставляются в боковике таблицы перед соответствующим наименованием.
Заголовки граф таблицы могут содержать несколько уровней членения, то есть включать подзаголовки.
В сложных таблицах, занимающих несколько страниц, чтобы не переносить на новую страницу заголовочную часть, занимающую много места, графы таблицы нумеруются, и на каждую последующую страницу переносится только строка с номерами граф.
Заголовки граф таблицы пишутся с прописной буквы. Подзаголовки граф пишутся со строчной буквы, если они составляют одно целое с заголовком, и с прописной буквы, если подзаголовок имеет самостоятельное значение.
Точки в заголовках и подзаголовках граф не ставятся. Заголовки и подзаголовки граф и строк таблицы формулируются именем существительным в именительном падеже единственного числа. В заголовках и подзаголовках строк и граф таблицы употребляются только общепринятые условные обозначения и сокращения.
Если в графе таблицы содержатся количественные показатели, то в ее заголовке указывается единица измерения, например: Сумма (руб.), Кол-во (шт.), Масса (т) и т.п.
Все рассмотренные виды представления унифицированных текстов могут применяться и раздельно и вместе.
При необходимости в унифицированной форме документа часть текста может быть представлена в виде трафарета, часть в виде анкеты или таблицы.
После унификации форм документов, применяемых в организации можно приступить к собственно формированию Альбома.
Альбом утверждается руководителем организации и является обязательным для ее работников. Для обеспечения правильного применения УФД, включенных в Альбом, целесообразно разработать соответствующую инструкцию.
Все изменения в формы документов должны вноситься централизованно разработчиками Альбома или работником, отвечающим за его использование. Изменение форм документов, включение в Альбом новых форм документов, исключение форм из Альбома оформляются приказом (распоряжением) руководителя организации.