В 1719 году были составлены и утверждены Петром регламенты и штаты большинства коллегий. В 1720 году вышел Генеральный регламент, содержащий общие правила коллежского устройства.
Каждая коллегия состояла из присутствия и канцелярии и имела ещё в Москве общую контору. Присутствие коллегии составляли президент, вице-президент, 4-5 советников, 4-5 асессоров. Президент коллегии назначался самим государем, а вице-президента назначал сенат с согласия государя. Остальные члены коллегии назначались сенатом. Президент был главным лицом в коллегии и наблюдал за быстротой делопроизводства, в особенности за исполнение приказов государя и сената. Во время заседания перед президентом всегда находились две книги: в одну заносились указы исполненные, в другой, всегда находившейся на столе присутствия отмечались указы ещё не выполненные.
Являясь первым лицом в коллегии, президент, однако, не мог решать вопросы самостоятельно: “для того коллегiи и устроены, дабы каждая съ совету и приговору всехъ дела своей коллегiи делала”*- писал Пётр в Генеральном регламенте. Вице-президент был помощником президента, а другие члены коллегии ведали каждый за порученной ему частью делопроизводства. Советники и асессоры составляли основную массу чиновников. Между ними распределялись обязанности внутри самой коллегии.
Присутствие коллегий собиралось в специально назначенной для этого комнате, убранной коврами и хорошей мебелью. Посреди комнаты стоял стол, покрытый алым сукном и украшенный зеркалом. Вокруг стола размещались члены коллегии по старшинству своих рангов. В той же комнате за особым столом сидели секретарь и нотариус. Никому из посторонних не разрешалось во время заседаний заходить в комнату без доклада. Просителю нужно было излагать свою просьбу стоя, стул подавался людям высокого ранга. Присутствие коллегий собиралось каждый день, кроме праздников и воскресных дней. заседания начинались летом в 6 часов утра, зимой в 8 часов утра и продолжались около 5-6 часов. Когда какой-либо вопрос касался нескольких коллегий, то назначалось соединнённое присутствие заинтересованных коллегий.
Во главе канцелярии каждой коллегии стоял секретарь или обер-секретарь. Они ведали всеми письменнными документами коллегии, все важные бумаги они составляли сами, менее важные документы поручались другим членам канцелярии. Секретарь должен был лично принимать все подаваемые прошения. Кроме секретаря в канцелярии коллегии находились нотариус, актуариус, переводчик, регистратор, толмачи, копписты, канцелярист. Также существовали и “нижние чины” - курьеры, сторожа, вахмистры и солдаты. На должности нотариуса лежало ведение протокола по всем делам, решавшимся в коллегиях. Каждый день он делал на особом листе заметки о делах, которые докладывались в присутствии, и о решениях принятых присутствием. Каждый месяц эти листы переписывались набело и переплетались в особый переплёт. Нотариус вёл также список нерешённых дел, а секретарь отмечал в списке у какого служащего какое дело было на рассмотрении. Этот список лежал на столе во время присутсвия перед президентом, чтобы тот знал сколько в его ведомстве нерешённых дел. Актуариус вёл список всех пришедших за день дел, и отвечал за заготовку писчей гербовой бумаги (которая была введена в обращение в 1699 году), чернил, свечей, дров, сергуча для печатей и другого расходного материала. Переводчик занимался переводом на русский язык иностранных бумаг, поступавших в коллегию. Регистратор заносил все поступающие бумаги в специальные журналы, причём документы, поступавшие от вышестоящих инстанций, регистрировались в отдельном журнале, отдельный журнал регистрации вёлся на исходящие из коллегии документы. Всего в коллегии велось 4 журнала регистрации: A и B - для регистрации документов вышестоящих органов, C и D - для всех остальных документов. Секретари, нотариусы, актуариусы, регистраторы, а также переводчики и фискалы были как бы аристократией канцелярии, резко выделенной из общей массы своей ролью в работе коллегий, жалованьем, положением. Писцы занимались переписыванием бумаг. В коллегиях писцы разделялись на три вида: канцеляристы, подканцеляристы, копиисты. Канцеляристы и подканцеляристы изготовляли документы по формулярам перед их отправкой, а копиисты переписывали все отправляемые документы набело. Надо отметить, что именно канцеляристы, подканцеляристы и копиисты составляли большинство служащих в новых учреждениях. Рост бюрократического аппарата шёл главным образом за их счёт. Всего накануне реформы центрального управления было 1169 служащих, причём канцелярских – 79% или 924 человека. В 1723 году – к моменту завершения реформы – количество канцелярских служащих более чем удвоилось, достигнув численности 1962 человека, что из общего числа служащих того времени (2100 человек) составляло 93,4 %.1 За один день неявки на работу у канцелярского служащего вычиталось месячное жалование, за один неотработан-
_________________________
1 - из книги Е. Анисимова «Время петровских реформ»
ный час – недельное.
При каждой коллегии состояли ещё и “око государево” - прокурор, полностью независимый от коллегии, и фискал. Прокурор был подчинён генерал-прокурору, и главной его обязанностью было наблюдать за правильным и безволокитным решением дела в коллегиях. В случае замеченных им нарушений прокурор докладывал генерал-прокурору. Фискал же наблюдал и действовал тайно там, где прокурор действовал явно.
Порядок производства дел в коллегии был такой: все пакеты, адресованные на имя коллегии, сдавались дежурному чиновнику. Он расписывался в получении их и, не распечатывая, представлял в присутствие. Коллежское делопроизводство отличается от приказного обилием видов государственных документов. Законодательные и распорядительные акты государственной власти оформлялись повелениями, указами, регламентами, инструкциями, наказами, протоколами. Появилось много форм переписки: письма, доношения, известия, требования, ведомости. Для некоторых документов, таких, как дипломы и патенты, были созданы генеральные формуляры - образцы, по которым они должны были оформляться. Все указы и приказы государя распечатывал президент, остальные бумаги - старший после него член коллегии; секретарь в это время отмечал на бумаге номер и время поступления документа, передавая затем её актуариусу, чтобы тот занёс её в журнал. В то же время секретарь назначал стол где бумагу должны разобрать и сделать всё, что она требовала - это называлось “производить бумагу”. После того, как дело было разобрано в канцелярии, секретарь докладывал его присутствию, читал его целиком или сокращённо вместе с канцелярскими данными о нём. При прочтении дела члены коллегии, начиная с самого младшего, подавали голоса за то или иное его решение, и большинством голосов дело решалось. Если же голоса разделялись поровну, то перевес брала та сторона, на которой был президент. Принятое таким образом решение нотариус кратко заносил в протокол, отмечая месяц и число заседания присутсвия и проставляя имена присутствовавших членов коллегии. Несогласный с общим постановлением мог потребовать, чтобы его мнение занесли в протокол отдельно. После заседания протокол подписывался всеми членами коллегии. В канцелярии составляли документ, где прописывалось решение дела, и потом отсылали его по принадлежности. Те дела, которые коллегия не бралась решать сама, должны были со мнением коллегии подаваться в сенат. В период коллегий были заложены основы организации учёта и хранения документов. Все решения дела по истечении времени его рассмотрения сдавались в архив: денежные дела - в финансовый, а все остальные в общий. Все коллегии считались подчинёнными сенату, и получали от него указы. Коллегии в свою очередь тоже могли издавать указы, а получали рапорты и доношения. Все коллегии были равны между собой, и имели право суда над своими чиновниками.
Состав петровских коллегий при жизни Петра изменялся. В 1721 году была образована Духовная коллегия – Синод, которая была выведена из подчинения Сената. В 1722 году из состава Берг-Мануфактур-коллегии была выведена Мануфактур-коллегия, для управления Украины была учреждена Малороссийская коллегия в Глухове, для лучшего ведения дел Вотчинную контору Юстиц-коллегии сделали отдельной Вотчинной коллегией. Ревизион- и Штатс-коллегии были лишены статуса центральных учреждений и стали конторами Сената. Всего в 1721 году было 11 коллегий, а в 1723 – 10 коллегий.