Общие положения
1.1. Настоящая Инструкция определяет порядок работ по учету, размножению, хранению и уничтожению документов с грифом "Коммерческая тайна".
1.2. Организация и ведение делопроизводства документов с грифом "Коммерческая тайна" возлагается на секретаря, ответственного за работу с документами, имеющими гриф "Коммерческая тайна".
1.3. Во время работы с посетителями, посторонними лицами, лицами, не имеющими допуск к информации, содержащей коммерческую тайну предприятия, запрещается работать с документами, имеющими гриф "Коммерческая тайна". Для работы с такими документами должно быть выделено специальное время.
2. Учет документов с грифом "Коммерческая тайна"
2.1. Все документы с грифом "Коммерческая тайна", изданные
или поступившие на предприятие, подлежат отдельному учету.
2.2. Учет документов с грифом "Коммерческая тайна" осуществляется отдельно от учета секретных (государственные секреты) и несекретных документов, а также документов с грифом "Для служебного пользования" (ДСП).
2.3. Для решения задач сохранности документов, облегчения справочной работы и обеспечения контроля исполнения на предприятии ведутся следующие виды такого отдельного учета:
учет подготовленных (внутренних) документов;
учет входящих и исходящих документов;
учет компьютерных носителей с охраняемой информацией;
инвентарный учет;
номенклатура дел, журналов;
учет лиц, осведомленных в вопросах, касающихся коммерческой тайны.
2.3.1. Создание документов с грифом "Коммерческая тайна" производится сотрудником, имеющим соответствующий допуск.
По решению руководителя предприятия создание может быть разрешено в рабочих помещениях исполнителей документов при условии исключения получения охраняемой информации посторонними лицами.
Обработка документированной информации, относящейся к коммерческой тайне, на персональном компьютере должна осуществляться только на сменных носителях, сдаваемых в конце рабочего дня секретарю под роспись в журнале.
На последнем листе каждого экземпляра созданного документа необходимо указать:
количество отпечатанных экземпляров;
фамилии должностных лиц, принимавших участие в изготовлении документа;
дату.
Отпечатанный документ с грифом "Коммерческая тайна", а также материалы, подготовленные в рукописном или графическом исполнении как дополнение к нему, регистрируются у секретаря в журналах, имеющих соответствующие графы.
Картотеки или журналы учета подготовленных документов с грифом "Коммерческая тайна" учитываются в номенклатуре дел на общих основаниях. Листы журналов нумеруются, прошиваются и опечатываются.
Учетные номера проставляются на первом листе каждого экземпляра документа, а также на последнем листе - перед отметкой о количестве отпечатанных экземпляров.
Все черновики, а также варианты и испорченные при печатании листы должны быть сданы для уничтожения секретарю.
2.3.2. Прием и регистрация поступивших на предприятие документов с грифом "Коммерческая тайна" осуществляется секретарем.
Главное требование к делопроизводству документов с грифом "Коммерческая тайна" - это однократность их регистрации.
Полученная корреспонденция с грифом "Коммерческая тайна", в том числе полученная сотрудниками охраны предприятия в нерабочее время, не вскрывается и передается секретарю лично. Ошибочно поступившие документы с грифом "Коммерческая тайна" возвращаются отправителю.
В случае отсутствия (недостачи) в пакетах документов (экземпляров, листов, приложений) с грифом "Коммерческая тайна" составляется акт в 2-х экз., один из которых высылается отправителю.
На первом листе входящего документа с грифом "Коммерческая тайна" проставляется регистрационный штамп, в котором указываются:
наименование предприятия;
входящий номер документа;
дата регистрации;
количество листов основного документа и приложений.
На первом листе каждого приложения к входящему документу указываются:
номер входящего документа;
количеств листов данного приложения.
2.3.3. Отдельному поединичному (инвентарному) учету подлежат разработанные на предприятии и присланные из других организаций научно-технические, чертежно-конструкторские и другие документы, не подлежащие подшивке в дела.
Присланные документы берутся на поединичный учет после их регистрации по входящему учету и рассмотрения соответствующими должностными лицами.
На инвентарный учет не берутся документы, подшиваемые в дела, а также документы, присланные на согласование и во временное пользование.
В зависимости от специфики предприятия, инвентарный учет может вестись в отдельных журналах по наименованиям и видам документов, а также по видам производств.
На инвентарный учет берутся подготовленные подлинники технических документов. Копии учитываются за номером оригинала. Если при изготовлении документа черновик уничтожается сразу после изготовления подлинника, то на инвентарный учет берется подлинник, а в журнале инвентарного учета делается отметка об уничтожении черновиков.
На документах, взятых на инвентарный учет, проставляется штамп с указанием:
инвентарного номера;
даты регистрации.
Штамп с инвентарным номером проставляется:
на сброшюрованных документах - в верхнем левом углу обложки и титульного (первого) листа документа;
на графических документах - над основной надписью.
2.3.4. Дела, журналы с грифом "Коммерческая тайна" учитываются по сводной (общей) номенклатуре дел предприятия. В графе 1 под индексом, присвоенным данному делу, проставляется гриф "Коммерческая тайна".
Для секретаря делается выписка из номенклатуры, в которую вносятся все дела и журналы с таким грифом.
В экземпляре номенклатуры секретаря в графе "Примечания" может вводиться информация о фамилиях исполнителей, которым предоставлено право пользования документами (делом).
При составлении номенклатуры дел, включающей дела с грифом "Коммерческая тайна", кроме учета требований общего делопроизводства о порядке комплектования дел в соответствии с различными признаками классификации (номинальный, структурный, предметно-тематический, по срокам хранения и т.д.) должен быть предусмотрен круг лиц, имеющих право пользоваться делом.
Документы с грифом "Коммерческая тайна" подшиваются в дела в соответствии с выпиской из номенклатуры после их исполнения. Все дела с таким грифом независимо от сроков их хранения должны иметь внутреннюю опись, которая выполняет функцию учета документов внутри каждого дела.
Листы дела нумеруются. После закрытия дела прошиваются и опечатываются. В конце дела подшивается чистый лист, на котором сотрудником подразделения по ведению делопроизводства документов с грифом "Коммерческая тайна" делается заверительная надпись, в которой указывается, сколько подшито документов в деле и на скольких листах.
2.3.5. Учет лиц, осведомленных в сведениях, составляющих коммерческую тайну предприятия, ведется секретарем в отдельном журнале, имеющим соответствующие графы:
фамилия, имя, отчество;
должность;
кто и когда санкционировал допуск к "Коммерческой тайне";
и т. д.
3. Отправка документов с грифом "Коммерческая тайна"
3.1. Отправка документов с грифом "Коммерческая тайна" во внешние организации осуществляется по разрешению лиц, которым даны на это соответствующие полномочия руководителем предприятия.
3.2. Документы отправляются заказными или ценными письмами и заказными бандеролями. Возможна пересылка документов с помощью курьерской (фельдъегерской) службы.
При отправке документов заказными или ценными отправлениями на конвертах (пакетах) гриф "Коммерческая тайна" не проставляется. В этом случае рекомендуется использовать двойной конверт. На внутреннем конверте указывается гриф "Коммерческая тайна" и номера документов, а на внешнем - адрес получателя.
3.3. Исходящим номером документа с грифом "Коммерческая тайна" является номер, за которым зарегистрирован документ.
3.4. После отправки документа в карточке (журнале) учета, где зарегистрирован отправляемый документ, делается отметка об отправке, заверяемая подписью лица, производившего отправку.
3.4. При необходимости документы с грифом "Коммерческая тайна" могут доставляться адресату нарочными из числа сотрудников, допущенных к работе с такими документами.
4. Размножение документов с грифом "Коммерческая тайна"
4.1. Размножение документов с грифом "Коммерческая тайна" должно производиться должностными лицами, имеющими соответствующий допуск.
Необходимо помнить, что использование электронной копировальной техники без применения технических средств защиты может привести к утечке информации.
4.2. Размножение документов и снятие копий производится по письменному разрешению лиц, определенных руководителем подразделения.
Дополнительно размноженные экземпляры документов учитываются подразделением по ведению делопроизводства документов с грифом "Коммерческая тайна" за номерами подлинников.
4.3. Выписки из документов с грифом "Коммерческая тайна" производятся по разрешению соответствующих руководителей за новым номером по журналам учета подготовленных документов.
На самом документе, из которого производилась выписка, делается отметка, заверенная подписью лица, производившего выписку.
5. Уничтожение документов с грифом "Коммерческая тайна"
5.1. Уничтожение документов с грифом "Коммерческая тайна", в том числе черновиков, бракованных листов и испорченных копий, производится под контролем секретаря с обязательной простановкой отметок об уничтожении в учетных документах.
5.2. Выделенные к уничтожению документы с грифом "Коммерческая тайна", черновики, испорченные листы, варианты и неподписанные проекты документов надрываются (зачеркиваются) и помещаются секретарем в опечатанную урну (мешок, ящик, портфель и т. д.).
В учетных данных документов (журнале) делается отметка об уничтожении черновика с указанием количества листов и проставлением подписи сотрудника подразделения по ведению делопроизводства с грифом "Коммерческая тайна" и даты.
По мере накопления содержимое урны (мешка, ящика, портфеля и т.д.) изымается и уничтожается. Периодичность изъятия может устанавливаться руководителем предприятия или самостоятельно секретарем в зависимости от количества документов и условий уничтожения.
5.3. Уничтожение документов с грифом "Коммерческая тайна" производится в соответствии со сроками и в порядке, определяемом руководителем предприятия.
Разрешение на уничтожение дает руководитель подразделения, к деятельности которого относится документ, путем проставления в учетной карточке (журнале) резолюции "Уничтожить", своей подписи и даты.
5.4. При проведении экспертизы ценности документов перед их передачей на архивное хранение, отбор документов на уничтожение производит экспертная комиссия на общих основаниях.
5.5. Отобранные для уничтожения документы и дела с грифом "Коммерческая тайна" вносятся в отдельный акт уничтожения, и уничтожаются комиссией, состоящей из сотрудников предприятия, имеющих отношение к работе с документами с грифом "Коммерческая тайна".
5.6. Уничтожение документов и дел с грифом "Коммерческая тайна" должно производиться путем их сожжения или измельчения, или другим путем, исключающим восстановление текста документов.
В акте об уничтожении делается запись о способе уничтожения. Акт об уничтожении подписывается членами комиссии и секретарем. После уничтожения в учетных данных производятся отметки с указанием номера акта, даты уничтожения.
6. Проверки наличия документов с грифом "Коммерческая тайна"
6.1. Проверка наличия документов с грифом "Коммерческая тайна" проводится не реже одного раза в квартал.
В ходе проверок:
устанавливается соответствие наличия документов учетным данным;
контролируется правильность ведения учетов;
проверяется порядок обращения с документами;
рассматриваются вопросы снятия грифа "Коммерческая тайна".
6.2. Проверки проводятся комиссией из сотрудников, имеющих допуск к документам с грифом "Коммерческая тайна".
Проверки осуществляются от учетных данных к документам, проверяется наличие всех зарегистрированных экземпляров. Отдельно хранящиеся документы проверяются полистно.
В ходе проверок устанавливается:
соответствие и правильность заполнения граф учетных карточек и журналов;
наличие отметок об отправке, возврате, размножении и уничтожении документов.
6.3. Квартальная проверка наличия проводится в первую декаду первого месяца, следующего за последним месяцем проверяемого квартала.
В квартальную проверку проверяются документы, находящиеся на исполнении, не подшитые в дела и не взятые на инвентарный учет, а также документы, находящиеся на хранении в подразделениях или на руках у исполнителей.
6.4. Годовая проверка наличия проводится в январе следующего за проверяемым года. В ходе годовой проверки выявляется наличие всех зарегистрированных документов с грифом "Коммерческая тайна", а также правильность ведения всех видов учета и порядка оформления актов на уничтожение.
6.5. Проверки наличия документов проводятся также при смене руководителя подразделения по ведению делопроизводства документов с грифом "Коммерческая тайна" или сотрудников этих подразделений, ответственных за учет и хранение документов.
6.5. Результаты проверок оформляются актами. Акты подписывают члены комиссии по проверке наличия документов и утверждают у руководителя предприятия.
7. Порядок хранения и обращения с документами с грифом "Коммерческая тайна"
7.1. Документы с грифом "Коммерческая тайна" в нерабочее время должны храниться в металлических шкафах или сейфах, ответственное лицо - секретарь.
Хранение документов в нерабочее время в других помещениях допускается по решению руководителя предприятия при наличии условий, обеспечивающих их сохранность.
7..2. Выдача документов с грифом "Коммерческая тайна" сотрудникам предприятия, а также сотрудникам других организаций и учреждений производится только по разрешению должностных лиц в соответствии с действующей на предприятии разрешительной системой под роспись в карточке учета выдачи документа или дела.
7.3. Передача документов с грифом "Коммерческая тайна" между сотрудниками предприятия может осуществляться только под расписку и в пределах круга лиц, допущенных к данному документу в соответствии с действующей на предприятии разрешительной системой.
7.4. При работе с документами с грифом "Коммерческая тайна" сотрудникам предприятия следует помнить о своих обязательствах по неразглашению охраняемых сведений и выполнению на предприятии правил обращения с грифованной информацией. Каждый сотрудник, допущенный к работе с документами с грифом "Коммерческая тайна", оформляет Договорное обязательство, обязуясь, тем самым, принимать все необходимые разумные меры, исключающие утрату документов или утечку коммерческой тайны.
Примерный образец
Договорное обязательство
Я,
────────────────────────────────────────────────────────────────────────
(фамилия, имя, отчество)
при оформлении на работу Обязуюсь:
1. В период работы не разглашать сведений, составляющих коммерческую
тайну, которые будут доверены или станут известны при исполнении мною
служебных обязанностей.
2. Беспрекословно и аккуратно выполнять относящиеся ко мне требования
приказов, инструкций и положений по защите коммерческой тайны, с которыми
я ознакомлен.
3. Не сообщать устно или письменно кому бы то ни было сведений,
составляющих коммерческую тайну.
4. В случае увольнения не разглашать и не использовать для себя или для
других сведения, составляющие коммерческую тайну. Я предупрежден, что в
случае нарушения данного обязательства, должен в полной мере возместить
причиненный ущерб или буду привлечен к дисциплинарной или уголовной
ответственности в соответствии с действующим законодательством РФ.
───────────────/──────────────────/
подпись расшифровка
подписи
Проинструктировал " " 20 г.
─── ──────────── ── ──────────────────────────
ФИО работника
Литература
1. Молибог Ю.И. Формирование системы малого бизнеса как основы создания конкурентной среды. Диссертация на соискание научной степени кандидата экономических наук. Тамбов, 2003. - 173 с.
2. Пшенко А.В., Степанов Е.А. Документационное обеспечение управленческой деятельности. Учебное пособие. Москва, 2006-265 с.
3. Кузьмин О. Инсайдерство: лучшая защита - профилактика // https://www.connect.ru
В статье использованы формы документов, разработанные И.В. Журавлевой, М.В. Журавлевой.
Е. Некористова,
ассистент кафедры документоведения и
документационного обеспечения управления
Государственного университета управления
"Кадровик. Кадровое делопроизводство", N 12, декабрь 2008 г.