РОССИЙСКАЯ АКАДЕМИЯ НАРОДНОГО ХОЗЯЙСТВА И ГОСУДАРСТВЕННОЙ СЛУЖБЫпри ПРЕЗИДЕНТЕ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ИНСТИТУТ ОБЩЕСТВЕННЫХ НАУК
КАФЕДРА ГОСУДАРСТВЕННОГО УПРАВЛЕНИЯ И ПУБЛИЧНОЙ ПОЛИТИКИ
РАБОЧАЯ ТЕТРАДЬ ПО КУРСУ "УПРАВЛЕНИЕ ПРОЕКТАМИ"
Рабочая тетрадь представляет собой методические рекомендации, призванные помочь Вам в разработке проекта. Она не является догмой, обязательной к исполнению. Там, где она Вам помогает, опирайтесь на нее, там, где мешает – делайте так, ка это подсказывает логика проектной работы.
Рабочая тетрадь построена таким образом, чтобы можно было формировать описание проекта, непосредственно пользуясь этим файлом. В финальном описании проекта весь тест, написанный цветным шрифтом, должен быть убран, а в начале текста необходимо добавить титульный лист.
Содержание
Аннотация/ резюме проекта 2
Актуальность проекта 2
Концепция проекта 2
Анализ прототипов и аналогов проекта 2
Анализ ситуации 3
Формулировка задач 4
Схема действий и план реализации проекта 5
Ресурсы проекта 5
Ожидаемые результаты и эффекты от реализации проекта 7
Анализ рисков 7
Мониторинг и оценка реализации проекта 7
Информационное сопровождение проекта 8
Приложения 8
Техническое задание 9
Рефлексивный отчет 9
Аннотация/ резюме проекта
Ориентировочный объем – 0,5 стр.
Краткое изложение основных положений проектной работы: актуальности и цель проекта, основная идея/ проектное решение, ключевые составляющие плана реализации.
Аннотация пишется В КОНЦЕ работы над проектом – после формирования остального текста.
…
…
Актуальность проекта
Ориентировочный объем – 1 стр.
Ответ на вопрос, почему стоит тратить время и интеллектуальные усилия на то, чтобы заниматься заявленной темой: характеристика проблемы, которую предполагается решить за счет осуществления проекта, красоты воодушевляющей идеи, которую предполагается реализовать и т.п.
Может вытекать из общей рамки (мировые и страновые тренды, в русле которых находится ваш проект или проблемы, которые он решает) или опираться на какие-то специфические обоснования: информацию/ статистику/ факты (давайте ссылки на источники).
…
…
Концепция проекта
Ориентировочный объем – 1 стр.
Здесь представляется описание того, что вы предлагаете сделать – проектное решение, отвечающее на сформулированные выше положения об актуальности проекта.
Это представление удобно оформлять в формулировке цели проекта и описании представления о том, что предполагается получить в результате его реализации.
Формулировка цели (целью проекта является …) должна вмещаться в одно простое предложение и содержать ясное представление о том, чего предполагается достичь в результате реализации проекта.
Описание результата (результатом проекта будет …) должно быть более развернутым и может строиться в тех форматах, которые наиболее удобны вам.
Очевидно, что результат проекта должен, в том или ином смысле, обладать уникальностью/ оригинальностью – зачем проектировать то, что уже есть?
…
…
Анализ прототипов и аналогов проекта
Ориентировочный объем – 2-4 стр.
Анализ работ, в ходе которых решались сходные задачи.
Обычно это не полные аналоги, но те работы, из анализа которых вы выносите что-то полезное для вашего проекта. Эти работы могут быть нацелены на решение совсем других задач, нежели ваш проект, но содержать в себе разного рода идеи и соображения, ценные для вас.
Важно не просто перечислить эти работы, но также привести аналитические заключения, показывающие, чем именно они вас заинтересовали и на что в них важно обращать внимание, с точки зрения вашего проекта (условия, программа реализации, стоимость, организация, интересные решения и т.д.)
Не забывайте указывать источники откуда взята соответствующая информация.
…
…
Анализ ситуации
Ориентировочный объем – 3-5 стр.
Характеристика особенностей ситуации, в которой разрабатывается проект. Она определяется, в первую очередь, характером вашего проекта.
Для осуществление анализа ситуации важно реально занять позицию проектировщика, т.е. отождествить себя с субъектом, который думает о том как достичь намеченной цели в данных наличных условиях. Необходимо просмотреть возможно более широкий набор обстоятельств, которые могут помочь или помешать достижению цели и вычленить в них те аспекты, которые могут оказаться значимыми для проекта.
На стадии анализа ситуации вы разбираетесь а) со всеми обстоятельствами, которые помогут либо затруднят реализацию Вашей идеи, и б) с заинтересованными лицами, интересы которых Вам надо учитывать в ходе реализации.
Анализ ситуации должен дать вам ответ на вопросы о том, какие:
а) проблемные места, которые требуют преодоления,
б) возможные направления решения/ расшивки проблемных мест,
в) возможности/ ресурсы для реализации вашего проекта содержатся в ситуации.
Важно сопоставлять проблемы и возможности друг с другом: какие ресурсы дают возможность справляться с проблемами, достаточно ли ресурсов, каких ресурсов не хватает и т.д.
Важные обстоятельства, которые необходимо всесторонне проанализировать, могут включать в себя, например:
- особенности территории, на которой будет реализовываться проект: организация пространства, особенности взаимодействия людей, достаточность/ ограниченность условий для жизни и деятельности и т.д.,
- инфраструктура, на которую вы сможете опереться: от дорожной сети и транспортных условий до наличия/ отсутствия важных для вашего проекта форм организации жизни и деятельности (магазины, офисные площади, культурные центры и др.),
- правовые условия: какая деятельность требует каких разрешений, лицензий, согласований и т.п.,
- условия рынка: каков спрос (в том числе платежеспособный) на предлагаемые вами решения, кто уже работает на этом предметном поле, в чем состоят их стратегии, сильные и слабые стороны
- тренды: к каким обстоятельствам, имеющим отношение к вашему проекту сегодня приковано внимание, чего люди ждут от в ближайшей перспективе, на что настроены, к чему склонны и т.д.,
- проблемы, с которыми вы сталкиваетесь или видите, что столкнетесь при реализации проекта (с возможными путями их решения),
- и.д.
Не забывайте указывать источники откуда взята соответствующая информация.
Лицами, заинтересованными в реализации вашего проекта (или, наоборот, в том, чтобы он не был реализован), могут быть, например:
- пользователи и потенциальные пользователи (целевая аудитория),,
- конкуренты (в частности, те, кто заинтересован в том, чтобы по-своему использовать ресурсы, нужные вам),
- партнеры и потенциальные партнеры,
- СМИ,
- власти,
- …
По отношению к каждому из них необходимо: а) выявить/ охарактеризовать их интересы, б) оценить степень их значимости для проекта, в) сформировать набор действий схему работы) по отношению к ним:
| Заинтересованные лица … … … | В чем они заинтересованы … … … | Степень их значимости для проекта … … | Направления работы с ними … … … |
…
…
Формулировка задач
Ориентировочный объем – 0,5 стр.
Формулировки задачи формируются по следующей схеме.
1) Хорошо помним, как сформулирована цель, т.е. ясно понимаем/ видим то, что хотим получить в результате реализации проекта.
2) Понимаем ситуацию, в которой будет реализовываться проект (это – результат проделанного анализа ситуации).
3) Отвечаем на вопрос, что нужно сделать, чтобы в данной ситуации достичь поставленной цели.
Эти ответы и будут задачами проекта.
Задача – это целевая установка второго уровня. Цель у проекта одна, задач, которые нужно решить, чтобы достичь цели, несколько. Но не слишком много: нормально, когда формулируется 3-5 задач. Задачи – это задания, которые нужно будет выполнить для реализации проекта. Если их оказывается больше 3-5, посмотрите внимательнее: наверняка что-то из этого списка окажется не задачами/ заданиями, а действиями/ мероприятиями, которые нужно осуществить для решения одной из задач.
Неправильно выписывать в качестве задач работы, которые необходимо проделать по умолчанию: провести анализ ситуации, разработать схему информационного сопровождения проекта и т.п.
…
…
Схема действий и план реализации проекта
Ориентировочный объем –3-5 стр.
В этом разделе прописываются все действия/ мероприятия, которые необходимо осуществить для решения задач.
Прежде всего необходимо ответить на вопрос об организационно-правовой форме, которая будет обеспечивать реализацию проекта. Это будете делать Вы лично или ваша проектная группа, или Вы будете создавать и регистрировать организацию того или иного типа: индивидуальный предприниматель, некоммерческая организация, общество с ограниченной ответственностью и т.д.?
Схема действий – это укрупненное представление о том, что нужно будет сделать для реализации проекта (по типу: этап 1, этап 2 и т.д. или направление 1, направление 2 и т.д.)
План реализации – это максимально подробный перечень мероприятий, которые необходимо выполнить для реализации проекта. Каждому из мероприятий должны быть сопоставлены субъекты, ответственные за его выполнение – отвечающие за выполнение данного мероприятия в предписанный срок (при этом ответственные за результат и исполнители – не обязательно одни и те же лица).
Нужно также продумать ресурсы, необходимые для выполнения каждого из мероприятий и точки и показатели контроля, в которых и по которым будет делаться вывод о том, что мероприятие выполнено/ не выполнено успешно.
| ПЛАН МЕРОПРИЯТИЙ ПО РЕАЛИЗАЦИИ ПРОЕКТА | ||||
| что необходимо сделать | сроки | ответственные | необходимые ресурсы | точки и показатели контроля |
Мероприятия должны быть выстроены по времени, составив таким образом график/ календарный план реализации проекта (диаграмму Ганта).
Срок реализации проекта – это срок достижения его фактических результатов. Точка завершения проекта – это точка достижения устойчивости полученного результата (не забываем понять, когда окупаются понесенные затраты, когда появляется прибыль, если проект коммерческий). Это точка может быть достигнута как за пару месяцев, так и за 3-5-10 лет.
…
…
Ресурсы проекта
Ориентировочный объем – 2-5 стр.
В этом разделе представляются и оцениваются материальные и нематериальные ресурсы, необходимые для реализации проекта: оборудование, люди, время, которое они должны будут выделить для реализации проекта и т.д. Относительно каждого из типов ресурсов должно быть сформировано понимание того, каким образом, откуда, в результате каких действий они будут привлечены в проект.
Одним из ключевых форматов характеристики ресурсов является бюджет/ финансовый план проекта. Для его составления необходимо оценить объемы финансовых затрат, необходимых для реализации всех мероприятий проекта. Сумма этих затрат составит расходы по проекту. С другой стороны, нужно оценить возможные финансовые поступления от реализации проекта – доходы от проекта.
Не забывайте о том, что расходы и доходы должны быть соотнесены со сроком реализации проекта (например, если вы планируете платить зарплату, то надо отчетливо понимать, сколько времени вы будете это делать, если планируете поступления от продажи чего-либо, то нужно формировать представления об объемах продаж на разных этапах реализации проекта и т.п.).
Если сумма поступлений превышает сумму расходов, проект приносит доход, если они равны, проект безубыточен: он не приносит ни дохода, ни убытков. Если сумма поступлений меньше, чем сумма расходов, необходимо дать ответ на вопрос, откуда возьмутся недостающие средства.
| БАЛАНС ПРОЕКТА | |||||
| Расходы | |||||
| что должно быть сделано | расценки на единицу затрат | количество единиц | общий объем расходов | ||
| сумма | |||||
| Итого расходов | |||||
| Доходы | |||||
| Итого доходов | |||||
| БАЛАНС | разница между доходами и расходами | ||||
Цифры бюджета должны быть обоснованы путем анализа стоимости предложений, существующих на рынке (например, определенных товаров или услуг) либо путем обращения к сопоставимым решениям.
Не забывайте расшифровывать приводимые цифры: например, зарплата в месяц – А руб., налоговые начисления на зарплату составляют В руб., выплачивается в течение N месяцев, общая сумма = (А + В)* N.
Налогообложение зависит от организационно-правовой формы, выбранной для реализации проекта. В связи с этим необходимо ознакомиться с налоговым режимом, связанным с выбранной организационно-правовой формой и учесть требования, налагаемые этим режимом (страховые взносы, налог на прибыль и др.) в бюджете проекта.
Не забывайте указывать источники откуда взята соответствующая информация.
…
…
Ожидаемые результаты и эффекты от реализации проекта
Ориентировочный объем –1 стр.
Здесь характеризуются возможные результаты проекта и их влияние на окружающие обстоятельства (вторичные эффекты)[1].
Результаты – это то, что появляется вследствие реализации проекта (например, открыт молодежный досуговый центр или – убрали бордюр, об который люди регулярно спотыкались), эффекты – это то, как проявляется воздействие этих результатов (например, открытый центр начал притягивать молодежь из других районов города, что привело к увеличению напряжения и количества стычек между "местными" и "пришлыми" или – люди стали меньше спотыкаться, что привело к уменьшению количества идей, приходящих им в голову от неожиданности).
Результаты – обычно очень конкретны: например, арт-центр, с таким-то числом рабочих мест, с такой-то посещаемостью, такой-то насыщенностью арт-событиями; или сокращение времени доставки пиццы с такого-то на такое; повышение обеспеченности социальными центрами раннего развития с такого-то уровня или % до такого-то; запуск бригады мед помощи – столько машин, образовательного комплекса – сколько программ, сколько выпускников и т.д. и т.п.
Эффекты – обычно то, на что реализация и результаты проекта оказывают влияние – какие косвенные вещи прикрепляются – не случайно говорят о мультипликативных эффектах (экономических и социальных): например, понижение преступности в районе, повышение инвестиционной привлекательности территории и т.д. То, что можно просчитать – считайте, то, что нет – перечисляйте.
…
…
Анализ рисков
Ориентировочный объем – 1-2 стр.
Здесь представляется результат рассмотрения критических точек проекта, в которых, при наступлении определенных неблагоприятных обстоятельств, проект может не быть реализован, в соответствии с намеченным планом. Приводятся возможные события такого рода – риски, – оценивается вероятность их наступления, описываются действия, которые будет необходимо предпринять, в случае возникновения рисков, для того, чтобы продолжить успешную реализацию проекта.
…
…