Я пара
Лекция Тема Характеристика и состав справочно-информационных документов (служебных писем, справок, заявлений, актов, протоколов, докладных и объяснительных записок), требования к оформлению.
Справочно-информационные документы содержат, как правило, текущую или справочно-аналитическую информацию о состоянии дел. Они не содержат властных предписаний, как распорядительные документы, выступая только в качестве основания для принятия управленческих решений, которые затем фиксируются в определенных видах распорядительных, а иногда и организационных документов. Сбор, обработка и обмен информацией в любой системе управления между всеми звеньями управленческого процесса - необходимое условие функционирования этой системы. Существуют различные источники информации, необходимой для принятия управленческих решений, но группа справочно-информационных документов играет здесь важнейшую роль.
К данной группе можно отнести такие документы, как:
служебное письмо, телеграмму, телекс, телефонограмму - документы, обеспечивающие деловую переписку;
протокол;
докладную записку;
справку;
заявление, предложение, жалобу;
сводку, заключение, отзыв и др.
Часть из перечисленных документов, относящихся к справочно-информационной группе, не входят пока в УСОРД, не имеют унифицированной формы (сводка, заключение, отзыв, представление, характеристика) и оформляются согласно сложившейся управленческой практике. Остальные виды этой группы документов оформляются в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003. При оформлении документов этой группы используются разные виды бланков.
Так, служебное письмо оформляется на бланке письма, протокол, докладная записка, справка, акт -на общем бланке указанием конкретного вида документа.
Такие документы, как заявление, объяснительная записка, представление, характеристика, предложение, жалоба, оформляются автором на чистом листе бумаги.
Документы этой группы отличаются друг от друга структурой изложения и объемом текста. В большинстве своем документы этой группы состоят из одного-двух листов (служебные письма, телеграммы, телефонограммы, заявления, акты, характеристики и др.).
Исключение составляют такие документы, как протоколы, заключения, справки служебного характера, отзывы, которые могут быть многостраничными.
Как правило, справочно-информационные документы имеют одну подпись, за исключением протокола (две подписи) и акта (подписывается комиссией).
Виды информационно-справочных документов:
Акт - информационно-справочный документ, составляющийся группой лиц для подтверждения установленных фактов, событий. Акт может содержать выводы, рекомендации, предложения его составителей.
Акт утверждается распорядительным документом или руководителем, по указанию которого составлен документ.
Текст акта состоит из двух частей: вводной, констатирующей. Во вводной части текста акта указывается основание для составления акта, перечисляются лица, составившие акт и присутствующие при этом. В констатирующей части содержится описание проделанной работы; фиксируются факты, излагаются выводы, предложения составителей акта.
Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении.
Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях.
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная часть текста протокола имеет постоянную и переменную информацию.
Постоянная - слова: «Председатель», «Секретарь», «Присутствовали» (пишутся от левого поля). Переменная - инициалы и фамилии председателя, секретаря, присутствующих. Пишется от второго положения табулятора.
Основная часть протокола строится по схеме: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ) по каждому вопросу отдельно, от левого поля без знаков препинания.
Перед словом СЛУШАЛИ ставится цифра вопроса повестки дня, если вопросов несколько. С красной строки пишут инициалы и фамилию докладчика в именительном падеже, затем печатают содержание доклада, сообщения.
После ВЫСТУПИЛИ с красной строки пишут инициалы и фамилии выступающих в именительном падеже, затем печатают содержание доклада, сообщения.
Завершающая часть текста протокола – постановление по вопросу. Начинается словом ПОСТАНОВИЛИ. Она строится по схеме: действие - исполнитель - срок.
Протокол подписывают председатель и секретарь.
Датой протокола является дата проведения заседания.
Докладная записка - документ, адресованный руководителю своей или вышестоящей организации и содержащий изложение какого-либо вопроса или факта.
По содержанию докладные записки бывают: информационные; отчетные.
В зависимости от адресата: внутренние, внешние.
Внутренние докладные записки оформляются на бланке формата А4, подписывает их автор-составитель.
Внешние докладные записки оформляются на общем бланке формата А4, подписываются руководителем организации.
Текст докладной записки делится на две части: изложение фактов, послуживших причиной ее составления.
Выводы, предложения организации или должностного лица.
Объяснительная записка - документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета) или объясняющий причины нарушения трудовой дисциплины. Объяснительные записки, являющиеся приложением к основному документу, поясняющие его, оформляются на общих бланках. Подписывает их руководитель.
Объяснительные записки, объясняющие причины невыполнения какого-либо поручения, составляются работниками на стандартном листе бумаги. Подписывается автором- составителем.
Справка - документ, подтверждающий какие-либо факты или события. В справке не даются выводы и предложения. В справке фиксируют сведения определенного периода времени. Справки составляются для удостоверения юридических фактов: подтверждение места работы, учебы, занимаемой должности. Если необходимо в справку включить сведения по нескольким вопросам, текст ее делится на разделы. Разделы должны иметь заголовок и нумерацию арабскими цифрами.
Текст справки, имеющий цифровые показатели, может быть оформлен в виде таблицы. Справки по производственной тематике составляются в двух экземплярах, один из которых направляется адресату, а второй подшивается в дело.
Текст справки личного характера начинается с указания фамилии, имени, отчества (в именительном падеже), работника или иного лица о котором сообщают сведения.
Доклад - последовательное изложение на собрании, заседании… информации, касающейся проделанной или планируемой работы руководителем организации или другим должностным лицом. Чтобы составить хороший доклад, надо определить цель документа и правила оформления.
Цели доклада: информирование и убеждение. Элементы доклада:
вступление
основная часть
выводы
рекомендации.
Текст доклада должен состоять из коротких предложений. В предложении должно быть не более 20 слов.
Телеграмма - официальное сообщение, переданное по телеграфу.
Текст телеграммы должен быть кратким. Союзы, предлоги, знаки препинания в тексте опускаются.
В первой части телеграммы указываются:
Отметка о категории телеграммы;
Адресат;
Текст;
Фамилия должностного лица, подписавшего телеграмму;
Во второй части телеграммы - под чертой - указываются:
Адрес и наименование организации - отправителя телеграммы;
Наименование должности;
Подпись лица, от имени которого телеграмма исходит;
Печать;
Дата Телефонограмма - официальное сообщение, переданное по телефону.
Этот вид информационно-справочного документа используется для передачи срочных распоряжений, извещений в пределах телефонной связи. При передачи телефонограммы полагается придерживаться следующих установок:
передавать только краткую, срочную информацию; ü проверять правильность записи обратной связью;
текст - не более 50 слов;
не использовать трудно выговариваемые и трудные слова.
Заявление - это просьба о разрешении того или иного вопроса, касающегося осуществления представленных работнику или гражданину прав: на труд, отдых и т. д. Чаще всего заявления содержат просьбу личного характера, например заявления о приеме на работу, увольнении, предоставлении жилья и т. д.
Заявление подается и тогда, когда гражданин (граждане) хочет сообщить о тех или иных недостатках в работе каких-либо учреждений или должностных лиц, даже если эти недостатки не касаются его личных прав и интересов, охраняемых законом.
Заявление оформляется на чистом листе бумаги и подписывается составителем. Оформление реквизитов должно соответствовать ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные формы заявления приведены в Альбоме унифицированных форм.
Сводка - это документ, содержащий обобщенные сведения по какому-либо вопросу. В сводке содержится информация из различных источников по заранее установленным показателям (параметрам), связанным одной темой (сводка предложений, сводка замечаний и т.п.).
Сводка не имеет унифицированной формы, но при ее оформлении придерживаются требований к оформлению реквизитов по ГОСТ Р 6.30-2003. Текст сводки, как правило, приводится в табличной форме.
Сводка подписывается составителем, а при ее направлении в другую организацию - руководителем или заместителями руководителя.
Заключение, отзыв - документы, содержащие мнение, выводы организации, комиссии или специалиста по какому-либо документу или вопросу.
Заключение или отзыв составляют на проекты документов, научные работы и т. п. Заключение не имеет унифицированной формы, однако принято данный вид документа оформлять следующим образом.
1. Заключение составляется на чистом листе бумаги.
2. Заголовок должен содержать указание документа или вопроса, на который составлен заключение.
3. Текст состоит из двух частей: в первой части приводятся краткое изложение вопроса, анализ основных положений, общая оценка документа или вопроса. Во второй - излагаются собственные предложения и замечания, которые приводятся по пунктам, нумеруемым арабскими цифрами.
4. Заключение подписывает специалист (или группа специалистов) - составитель документа.
Если заключение отправляется за пределы организации, то к нему составляется сопроводительное письмо за подписью руководителя организации.
Перечень, список, номенклатура - документы, содержащие систематизированное перечисление предметов, лиц, объектов или других одноименных понятий, составленных в целях распространения на них определенных норм и требований.
Они могут оформляться на общем бланке с указанием конкретного вида документа (например, номенклатура). Заголовок согласуется с наименованием вида документа, например, «Перечень документов, подлежащих передаче на государственное хранение», «Номенклатура дел на 2000 год».
Документы подписываются руководителем организации, их составителями, утверждаются вышестоящей организацией или головной организацией в той отрасли (области деятельности), к которой относится содержание документа.
Текст этих документов, как правило, приводится в табличной форме.
Порядок и форма составления перечней, номенклатур дел регламентируются ведомственными нормативными документами, методическими рекомендациями, инструкциями.
Язык служебных документов — это разновидность официально-делового современного литературного языка, используемого сфере делового общения для составления документов. Языком служебных документов факты и события освещаются объективно, кратко и ясно.
Можно выделить следующие особенности языка служебных документов:. точность и ясность;. лаконичность;. убедительность;
• нейтральность тона изложения;
• использование устойчивых словосочетаний (стандартных оборотов);
• использование общепринятых сокращений. Точность и ясность документов достигается:
• тщательным подбором слов;
• использованием слов и терминов в традиционных для норм общелитературного языка значениях, не допускающих иного, чем задумано автором, толкования написанного;
• прямым порядком слов в предложении (сказуемое следует за подлежащим, определение стоит перед определяемым словом).
Лаконичность предусматривает краткость и четкость изложения, без второстепенных деталей и повторов, немногословность.
Тексты писем, докладных и служебных записок, других документов, как правило, не превышают одной страницы.
Убедительность служебных документов достигается: наличием достоверной информации;
• наличием веских аргументов, побуждающих получателя документа к совершению определенных действий;
• логикой изложения;
• безупречностью формулировок в юридическом отношении;
• обоснованностью предложений автора (со ссылками на нормативные акты). Нейтральность тона документов предусматривает:
• изложение текста от 3-го лица («компания направляет», «банк не возражает»);
• отсутствие эмоциональной окраски фактов, событий;
• отсутствие личностного подхода к оценке информации, так как автор действует от имени организации. Устойчивые словосочетания — это употребление большинства I слов в служебных документах только с одним или ограниченной группой слов.
Применение устойчивых или стандартных словосочетаний | (готовых языковых клише) дает возможность;
• авторам — оперативно составлять документы;
• адресатам — облегчить восприятие документов;
• создавать типовые (трафаретные) формы документов по стандартным ситуациям.
К наиболее используемым относятся следующие словосочетания:
«в связи с решением (распоряжением)...», «контроль возлагается...», «выговор объявляется...», «должностной оклад устанавливается...», «в связи со сложным положением...», «в целях обеспечения», «в соответствии с Вашей просьбой...», «считаем необходимым...», «согласно приказу...», «принимая во внимание...», «допущены просчеты...», «утвердить и ввести в действие...» и т.п.
Использование общепринятых сокращений в служебных документах позволяет:
• уменьшать объемы документов;
• ускорять восприятие информации.
Сокращению подлежат: отдельные слова (например, рубль — руб.) и словосочетания (например, и так далее — и т.д.). При использовании сокращений необходимо учитывать, что они должны быть:
• понятны адресату;
• одинаковы по всему тексту документа (например, недопустимо в одном тексте использовать сокращение слова «господину» как «г» и «г-ну»).
Оформление служебных (деловых) писем
Служебные (деловые) письма оформляют на специальных бланках (бланках для писем), как правило, с угловым расположением постоянных реквизитов. Бланки с продольным расположением постоянных реквизитов для писем используют реже, в основном органами власти и вышестоящими ведомственными организациями. Используются бланки формата А4 и А5. Формат бумаги А5 используют в тех случаях, когда текст письма не превышает восьми строк. Деловое письмо оформляют как минимум в двух экземплярах.
Первый экземпляр составляют на бланке и отсылают адресату, (копия) распечатывается на чистом листе бумаги и подшивается вдело как свидетельство выполненной работы и в дальнейшем используется при необходимости как информационно-справочный материал
Существуют следующие виды служебных (деловых) писем:.
письмо-извещение — документ, являющийся ответом на запрос;
исполнения какого-либо действия;
письмо-ответ — документ, являющийся реакцией и обусловленный содержанием инициативного документа;
письмо-подтверждение — документ, уведомляющий отправителя о получении документов, ценностей, подтверждающий факты, действия; письмо-претензия — документ, в котором указываются требования, предъявляемые автором претензии, основания требований;
письмо-приглашение — документ, содержащий приглашение на заседание, совещание, конференцию и т.д. Составление текста письма и его оформление требуют творческого подхода. Каждый руководитель и каждый специалист должен быть не только компетентным в своей области деятельности, но и способным формулировать свои мысли и оформлять их в рамках требований нормативных документов.
Теоретические положения, как бы полно они не излагались, требуют для своего усвоения и практического приложения показа макетов, образцов и примеров конкретного их воплощения. — документ, сообщающий о приближении, ускорении, истечении срока исполнения какого-либо действия;
письмо-ответ — документ, являющийся реакцией и обусловленный содержанием инициативного документа;
письмо-подтверждение — документ, уведомляющий отправителя о получении документов, ценностей, подтверждающий факты, действия; письмо-претензия — документ, в котором указываются требования, предъявляемые автором претензии, основания требований;
письмо-приглашение — документ, содержащий приглашение на заседание, совещание, конференцию и т.д.
Составление текста письма и его оформление требуют творческого подхода. Каждый руководитель и каждый специалист должен быть не только компетентным в своей области деятельности, но и способным формулировать свои мысли и оформлять их в рамках требований нормативных документов.
Теоретические положения, как бы полно они не излагались, требуют для своего усвоения и практического приложения показа макетов, образцов и примеров конкретного их воплощения.
Задание. Ознакомиться с материалом лекции, составить конспект по теме «Характеристика и состав справочно-информационных документов (служебных писем, справок, заявлений, актов, протоколов, докладных и объяснительных записок) » на 3 страницы рукописного текста в тетради для лекционного материала.
Форма отчета скриншоты выполненного задания, написанного от руки.
Имя файла должна содержать следующую информацию. ФИО, Тема, дата получения задания (в соответствие с расписанием). Файлы с отчетами отправлять на адрес: petrakova.47@bk.ru
Срок выполнения задания 14 мая 2020 года.