Понятие контроллинга в управлении
Наиболее перспективной концепцией управления, позволяющей решать многие задачи, стоящие перед управлением в государственной службе в обозримой перспективе, является контроллинг.
В настоящее время не существует однозначного определения понятия «контроллинг» (англ. control -- руководство, регулирование, управление, контроль), но практически никто не отрицает, что это новая концепция управления, порожденная практикой современного менеджмента. В основе этой концепции системного управления организацией лежит стремление обеспечить успешное функционирование организационной системы (предприятие, торговая фирма, банк и др.) в долгосрочной перспективе путем:
1. адаптации стратегических целей к изменяющимся условиям внешней среды;
2. согласования оперативных планов со стратегическим планом развития организационной системы;
3. координации и интеграции оперативных планов по бизнес-процессам;
4. создания системы обеспечения менеджеров информацией для различных уровней управления в оптимальные промежутки времени;
5. создания системы контроля над исполнением планов, корректировки их содержания и сроков реализации;
6. адаптации организационной структуры управления предприятием в целях повышения ее гибкости и способности быстро реагировать на меняющиеся требования внешней среды.
Контроллинг предполагает использование различных технологий и методов эффективного управления, в том числе финансовых инструментов и инструментов автоматизации и контроля управленческих решений.
Контроллинг ориентирован на долгосрочное и эффективное развитие систем информационно-аналитической, методической и инструментальной поддержки руководителей предприятия по достижению поставленных целей, обеспечивающих реализацию цикла управления по всем функциональным сферам и процессам, посредством измерения ресурсов и результатов деятельности.
Сущность контроллинга проявляется в его функциях. Основной функцией является системная поддержка принятия решения руководством предприятия по всем ключевым направлениям деятельности. Данная функция находится в тесной взаимосвязи с другими функциями контроллинга: информационной и аналитической.
Концепция контроллинга в управлении
Основная цель контроллинга в таможенных органах - информационно-аналитическая и методическая поддержка руководителей всех уровней управления при принятии управленческих решений в процессе реализации задач, возложенных на таможенные органы государством; ориентация процесса управления на обеспечение качественного и своевременного выполнения этих задач при эффективном использовании ресурсов, оптимальном построении организационных структур и технологий.
Построение системы контроллинга целесообразно начинать с построения системы целей и показателей. Данная концепция представляет собой четкую формулировку целей всех уровней. Соответственно цели каждого уровня должны быть направлены на достижение целей более высокого уровня (рис.1). Достижение каждой цели предполагает соблюдение законодательства, выполнение международных соглашений и т.д. Поэтому контроллинг предполагает с одной стороны, построение иерархии целей таможенной службы, а с другой - механизм определения степени достижения целей. Степень достижения целей определяется с помощью системы количественных и качественных показателей - плановых и фактических.
Рис. 1 - Макет иерархии целей таможенной службы
Таким образом, в отличие от систем оценки таможенных органов и их подразделений контроллинг предполагает наличие системы учета затрат в разрезе выполняемых таможенных процессов. Именно поэтому первым шагом в построении системы контроллинга в таможенных органах должна стать системы учета затрат и результатов, чтобы в дальнейшем осуществлять управление на высоком достойном уровне. Данная система базируется на анализе технологий таможенной деятельности, использования методологии и инструментов научной организации труда. Система контроллинга состоит из нескольких подсистем (рис.2).
Рис.2 - Основные составляющие системы контроллинга в таможенных органах
Усиление децентрализации в таможенных органах и в государственных службах в целом является одним из необходимых условиях повышения эффективности управления, и как следствие, повышения эффективности их работы.
В среде специалистов в таможенных органах распространенным является узкое понятие контроллинга. Очень часто его отождествляют с системой контроля, программно-целевым планированием, системой информационного обеспечения или автоматизированными системами управления. Однако, такой контроллинг предполагает использование различных инструментов автоматизации подготовки и контроля управленческих решений.
Стоит уточнить, что хотя контроллинг и обеспечивает информационную поддержку процесса управления и руководителей за счет реализации информационно-координационной функции, но не сводится к ней полностью, так как предполагает еще и контроль реализации управленческих решений, и таким образом, охватывает все этапы процесса управления.
В перспективе внедрение контроллинга должно освободить руководителей от необходимости постоянного, детального изучения и анализа для решения части стандартных задач. Контроллинговые элементы в управленческой структуре должны повысить надежность реализации планов деятельности, упростить технологию и поддержку оперативного управления.
В таможенных органах имеется значительный потенциал развития инструментов контроллинга, а самое главное, возможностей совершенствования управления на их основе.
Применение контроллинга в таможенном деле
Существуют следующие варианты создания службы контроллинга и ее места в организационной структуре таможенных органов.
На первом этапе существования служба контроллинга представляет собой рабочую группу из 3-4 человек, которая выполняет роль аналитической службы и обеспечивает руководителей оперативной информацией о состоянии таможенных процессов, периодически составляет развернутые аналитические отчеты, прогнозирует показатели финансово-экономического положения, проводит экономическую экспертизу управленческих решений, налаживает методику планирования. Таким образом, служба контроллинга в этот период деятельности представляет собой небольшую группу высококвалифицированных специалистов, обладающих достаточно большими полномочиями и доступом ко всему объему экономической информации.
Служба контроллинга в течение определенного периода становления налаживает связи и информационное сотрудничество с другими службами и отделами, более точно разделяет функции.
Впоследствии служба контроллинга может расширить свое влияние и штаты, для чего в каждый организационный уровень назначается свой контроллер, который будет отслеживать и анализировать отклонения фактических параметров от необходимых согласно поставленным целям.
В таможенных органах России целесообразно подчинить службу контроллинга напрямую начальнику таможенного органа. Таким образом, начальник службы контроллинга получает достаточно высокий статус и независимость от начальников других служб.
Более того, служба контроллинга ставится в некотором роде в привилегированное положение, поскольку приказом начальника таможенного органа остальные подразделения обязуются предоставлять службе контроллинга всю необходимую информацию.
Принципиальное отличие службы контроллинга состоит в том, что она решает задачи улучшения экономической работы системы (стратегические задачи).
Аналитическая работа - системная, на постоянной основе, требующая системного подхода, ответственности за сроки и результаты. То же самое относится к процессу непрерывных улучшений. Поэтому оптимальным вариантом является организация службы контроллинга в таможенных органах как отдельного подразделения, равноправного с бухгалтерией, финансово-экономическим отделом, отделом статистики и анализа. Хотя как возможную альтернативу можно рассматривать создание службы контроллинга, преобразовав отделы статистики и анализа, через замену их информирующих функций на контроллинговые.
Система информационных потоков - важнейший элемент системы контроллинга в таможенных органах. Сам процесс управления часто рассматривают как процесс преобразования информации: управленческие воздействия - это информация особого рода. Существует некий минимальный объем информации, без которого эффективное управление невозможно. Применительно к таможенным органам можно сказать, что чем более изменчива экономическая среда, чем сложнее внутреннее организационное устройство таможенной системы - тем больше информации нужно для эффективного управления. Поэтому управлять, не владея информацией, сегодня невозможно. Одна из основных задач контроллинга - информационная поддержка управления. Решить ее можно только при условии четкого и слаженного функционирования системы таможенных информационных потоков. Контроллинг является поставщиком информации, необходимой для функционирования системы управления.
Система сбора контроллинговой информации опирается на существующую систему информационных потоков. Таким образом, службе контроллинга не удастся построить свою подсистему сбора информации без учета работы остальных информационных потоков в таможенных органах. Поэтому система информационных потоков контроллинга должна быть органично встроена в общую систему информационных потоков.
Перед службой контроллинга стоит задача обеспечения оперативного сбора и анализа информации в целях управления. Руководители каждого уровня должны получить информацию, чтобы в случае наметившихся отклонений успеть принять соответствующие меры и скорректировать положение.