Все инструкции, которые затрагивают подразделение должны быть подписаны ответственными сотрудниками и хранится в специально отведенном месте (каждое подразделение выбирает отведенное место по своему усмотрению). Оригинал инструкции, которая затрагивает несколько подразделений должен содержать подписи руководителей подразделений и их заместителей. Сотрудники подразделений подписывают копию инструкции, которая хранится в каждом из подразделений.
Например: Подразделением Моторойл была написана инструкция по расположению счетчиков посетителей в автокомплексе Автохелп. Данная инструкция должна быть подписана всеми сотрудниками подразделения Моторойл а так же руководителями подразделений и их заместителями (АКБ HELP, Запчасти, Сервис, Автомойка) руководители подразделений обязаны:
1) Распечатать данную инструкцию.
2) Ознакомить всех ответственных сотрудников подразделения.
3) Собрать подписи сотрудников.
4) Убрать подписанную инструкцию в отведенное место для хранения инструкций.
Хранение электронной копии подписанной инструкции:
1) Название файла содержащего электронную копию инструкции: Инструкция «Номер инструкции» «Название инструкции» от «Дата принятия данной инструкции», (Например: «Инструкция №О1 Инструкция по написанию инструкций от 2.10.2018г.»).
2) Все подписанные инструкции хранятся на общем диске «Битрикс24», подробнее от том что является общим диском и как с ним работать в программе битрикс24, описано в инструкции №О2 Инструкция по основным понятиям работы с системой Битрикс24.
3) В общем диске Битрикс24 за каждым подразделением закреплены папки с префиксом всех подразделений (например, «Инструкции АКБ» «Инструкции ЗЧ». В данных папках каждое отдельное подразделение обязано хранить все электронные копии инструкций, которые на них распространяются.
4) Руководитель подразделения осуществляет контроль за доступом к инструкциям. Но круг лиц допущенных к редактированию и просмотру инструкций должен быть максимально ограничен из соображений безопасности.
Подробнее о том, как ограничить доступ к информации на диске «Битрикс24» описано в инструкции №О2 Инструкция по основным понятиям работы с системой Битрикс24.
Ознакомление с инструкциями распространяемых на несколько подразделений.
После принятия инструкции, руководитель подразделения написавшего данную инструкцию обязан создать задачу в Битрикс24 с следующими параметрами:
1) Название: Ознакомление с инструкцией «Номер инструкции» «Название инструкции» от «дата принятия данной инструкции» (Например, Задача: Ознакомление с инструкцией №О1 Инструкция по написанию инструкции, от 31.08.2018)
2) К задаче должен быть приложен файл: текстовый документ инструкции.
3) Необходимо указать ответственными руководителей подразделений и заместителей руководителей, тех подразделений, которые прямо или косвенно могут влиять на исполнение данной инструкции. Кураторы (если инструкция распространяется между отделами) или Куратор отдела (если ознакомление проходит внутри отдела) указываются в графе наблюдатель.
4) Крайний срок должен быть установлен через 7 дней.
Для того, чтобы закрыть задачу в Битрикс24 необходимо:
1) Распечатать данную инструкцию.
2) Подписать инструкцию ответственными лицами.
3) Поместить распечатанную и подписанную инструкцию в место хранения оригиналов инструкций (каждое подразделение хранит их по своему усмотрению – сейф, папки и.т.д.)
4) Поместить файл, содержащий электронную копию данной инструкции в папку с инструкциями подразделения (для подразделений принимающей участие в данной инструкции) на общем диске Битрикс24 подробнее о том, как сохранить файл на диске Битрикс24 описано в инструкции №О2 Инструкция по общим понятиям Битрикс24.
В случае обновление любой из инструкций, касающихся нескольких подразделений, руководитель подразделения, обновившего инструкцию обязан повторно выполнить действия по ознакомления с данной инструкцией. Вложив 2 файла:
1) Файл с выделенными ключевыми изменениями по данной инструкции. Первым словом в названии данного документа должно быть слово «Изменения» (например, Изменения Инструкция №О1 Инструкция по написанию инструкции, от 31.08.2018).
2) Файл, который содержит готовую для подписи инструкцию, (например, Инструкция №О1 Инструкция по написанию инструкции, от 31.08.2018).
В случае необходимости руководитель подразделения, написавшего инструкцию может ознакомить ответственных лиц лично.