Разработка мероприятий по совершенствованию управления дебиторской задолженностью и краткосрочными финансовыми вложениями ООО «Машснаб»
В отличие от производственных запасов и незавершенного производства, которые не могут быть резко изменены, дебиторская задолженность представляет собой весьма вариабельный и динамичный элемент оборотных средств, существенно зависящий от принятой в организации политики в отношении покупателей продукции. Поскольку дебиторская задолженность представляет собой обездвижение собственных оборотных средств, т.е. в принципе она не выгодна организации, то с очевидностью напрашивается вывод о ее максимально возможном сокращении. Дебиторская задолженность может быть сведена до минимума, тем не менее этого не происходит по многим причинам, в том числе и по причине конкуренции.
С позиции возмещения стоимости поставленной продукции продажа может быть осуществлена одним из трех способов:
– предоплата (товар оплачивается полностью или частично до передачи его продавцом);
– оплата за наличный расчет (товар оплачивается полностью в момент передачи товара, т.е. происходит как бы обмен товара на деньги);
– оплата в кредит (товар оплачивается через определенное время после его передачи покупателю).
Для управления дебиторской задолженностью предприятию нужна различная информация о дебиторах и их платежах. Как правило, такие сведения можно получить путем доработки системы бухгалтерского учета. Однако, прежде чем приступить к доработке системы, следует определить принципы учета и контроля дебиторской задолженности.
Проблемы управления дебиторской задолженностью, с которыми сталкиваются предприятия, достаточно типичны: 1) нет достоверной информации о сроках погашения обязательств компаниями-дебиторами; 2) не регламентирована работа с просроченной дебиторской задолженностью; 3) отсутствуют данные о росте затрат, связанных с увеличением размера дебиторской задолженности и времени ее оборачиваемости; 4) не проводится оценка кредитоспособности покупателей и эффективности коммерческого кредитования; 5) функции сбора денежных средств, анализа дебиторской задолженности и принятия решения о предоставлении кредита распределены между разными подразделениями. При этом не существует регламентов взаимодействия и, как следствие, отсутствуют ответственные за каждый этап.
Для управления дебиторской задолженностью нужна следующая информация:
– данные о выставленных дебиторам счетах, которые не оплачены на настоящий момент;
– время просрочки платежа по каждому из счетов;
– размер безнадежной и сомнительной дебиторской задолженности, оцененной на основании установленных внутрифирменных нормативов;
– кредитная история контрагента (средний период просрочки, средняя сумма кредита).
Критический срок оплаты – дата, не позднее которой должен быть осуществлен платеж по предоставленному коммерческому кредиту. Для того чтобы иметь возможность контролировать критический срок оплаты, нужно учитывать продолжительность отсрочки платежа, а также дату возникновения дебиторской задолженности. Моментом возникновения дебиторской задолженности считается дата перехода права собственности на продукцию от продавца к покупателю, установленная в договоре. Это может быть дата подписания договора, отгрузки товара со склада продавца, дата поступления продукции к покупателю и т.д.
В большинстве договоров на поставку товаров с рассрочкой платежа критический срок оплаты определяется путем прибавления установленного количества дней к дате возникновения дебиторской задолженности. Для упрощения расчета критического срока оплаты можно порекомендовать выделить типичные для компании условия предоставления отсрочки платежа и реализовать возможность их учета в системе управления дебиторской задолженностью.
При этом следует отметить, что в любой компании могут возникать случаи, когда заключаются договоры, условия оплаты в которых отличаются от типовых. В этом случае очень важно не использовать в учете типовые условия, которые исказят отчетность по погашению дебиторской задолженности, а делить сумму счета, выставленного по этому договору, на такое количество составных сумм, по которому можно для каждой из них однозначно рассчитать критический срок оплаты.
Процесс управления дебиторской задолженностью невозможен без кредитной политики – свода правил, регламентирующих предоставление коммерческого кредита и порядок взыскания дебиторской задолженности. Кредитная политика принимается на год, по истечении которого уточняются цели и задачи, принятые стандарты, подходы и условия. Приведем типичную структуру этого документа: 1) цели кредитной политики; 2) тип кредитной политики; 3) стандарты оценки покупателей; 4) подразделения, задействованные в управлении дебиторской задолженностью; 5) действия персонала; 6) форматы документов, используемых в процессе управления дебиторской задолженностью.
Целями кредитной политики должны быть повышение эффективности инвестирования средств в дебиторскую задолженность, увеличение объема продаж (прибыли от продаж) и отдачи на вложенные средства.
Помимо формализации целей управления дебиторской задолженностью в кредитной политике следует определить задачи, решение которых позволит достичь целевых значений (например, выход на новые рынки сбыта, завоевание большей доли существующего рынка, формирование репутации, минимизация стоимости кредитных ресурсов). Каждая сформулированная задача должна иметь количественное измерение и сроки выполнения.
Принято выделять три типа кредитной политики: 1) консервативная; 2) умеренная; 3) агрессивная.
Покупатели, как правило, имеют различные возможности по объемам закупок, своевременности оплаты и претендуют на различные условия предоставления отсрочки платежа.
Для того чтобы дифференцировать условия коммерческого кредитования, но при этом избежать злоупотреблений со стороны менеджеров отдела продаж, необходимо разработать алгоритм оценки покупателей.
Создание алгоритма дифференциации условий предоставления отсрочки платежа предполагает выполнение ряда шагов.
1. Отбор показателей, на основании которых будет проводиться оценка кредитоспособности контрагента (своевременность погашения ранее предоставленных отсрочек платежа, прибыльность бизнеса, ликвидность, размер чистых оборотных активов и т.д.).
2. Определение принципов присвоения кредитных рейтингов клиентам компании. Рейтинг присваивается на определенный период, по истечении которого должен пересматриваться, например, раз в месяц.
3. Разработка кредитных условий для каждого кредитного рейтинга, то есть определение: – цены реализации; – времени отсрочки платежа; – максимального размера коммерческого кредита; – системы скидок и штрафов.
Вырабатывая политику кредитования покупателей своей продукции, организация должна определиться по следующим ключевым вопросам:
– срок предоставления кредита (чаще всего в организации существует несколько типовых договоров, предусматривающих предельный срок оплаты продукции);
– стандарты кредитоспособности (критерии, по которым поставщик определяет финансовую состоятельность покупателя и вытекающие отсюда возможные варианты оплаты);
– система создания резервов по сомнительным долгам (предполагается, что, как бы ни была отлажена система работы с дебиторами, всегда существует риск неполучения платежа, хотя бы по форс-мажорным обстоятельствам; поэтому, исходя из принципа осторожности, необходимо заранее создавать резерв на потери в связи с несостоятельностью покупателя);
– система сбора платежей (сюда входят процедуры взаимодействия с покупателями в случае нарушения условий оплаты, совокупность показателей, свидетельствующих о существенности нарушений в оплате, система наказания недобросовестных контрагентов и др.);
– система предоставляемых скидок.
Как бы ни была эффективна система отбора покупателей, в ходе взаимодействия с ними не исключаются всевозможные накладки, поэтому организация вынуждена создать некоторую систему контроля за исполнением покупателями платежной дисциплины.
Любое предприятие, так или иначе, сталкивается с задачей контроля уровня дебиторской задолженности. Отсутствие действенных инструментов по контролю и возврату дебиторской задолженности существенно повышает риски предприятия по несвоевременному возврату данного вида задолженности.
Располагая многолетним успешным опытом по управлению и взысканию дебиторской задолженности, Консалтинговая группа «Лекс» разработала информационную систему «Управление дебиторской задолженностью».
Данная система обеспечивает возможность постоянной (ежедневной) работы с контрагентами, как исполняющими свои обязательства в установленные договором сроки, так и с недобросовестными должниками.
Основными пользователями программы являются:
– специалисты и руководители отдела сбыта (контроль и востребование дебиторской задолженности, а так же работа по ее взысканию);
– специалисты юридической службы (взыскание проблемных долгов с контрагентов);
– топ менеджмент небольших компаний (анализ причин не возврата долгов, принятие управленческих решений);
– бухгалтерская служба (контроль сроков оплаты дебиторской задолженности, ее востребование и учет).
Рассмотрим возможности и преимущества информационной системы «Управление дебиторской задолженностью».
Информационная система «Управление дебиторской задолженностью»:
– полностью автоматизирует процесс работы с должниками;
– оптимизирует рабочее время сотрудников предприятия, отвечающих за вопросы управления дебиторской задолженностью;
– своевременно обрабатывает историю взаимоотношений с каждым контрагентом,
– устанавливает и контролирует всех занесенных в систему дебиторов, вне зависимости от суммы долга и от сроков платежа;
– позволяет значительно снизить затраты организации на профессиональную юридическую помощь, оказываемую внешними юридическими компаниями;
– контролирует сроки взыскания задолженности, что исключает риски организации, вытекающие из несвоевременного получения денежных средств;
– оптимизирует процесс подготовки документов по взысканию дебиторской задолженности в претензионном и судебном порядке;
– позволяет вести работу по взысканию с должника не только суммы долга, но и штрафных санкции за несвоевременное исполнение обязательств, которые рассчитываются автоматически;
– автоматически формирует отчеты в целях принятия пользователем управленческих решений.
Информационная система «Управление дебиторской задолженностью» предоставляет пользователю возможность работать с:
– перечнем контрагентов организации;
– сведениями по основаниям возникновения задолженности;
– справочной информацией по истории работы с каждым контрагентом;
– автоматизированным алгоритмом действий по востребованию долгов;
– нормативно-правовой базой, регламентирующей порядок взыскания задолженности;
– положениями судебно-арбитражной практики;
– формами процессуальных и иных документов;
– аналитическими отчетами, необходимыми для принятия управленческих решений;
– комментариями и инструкциями ведущих специалистов Консалтинговой группы «Лекс».
Система является профессиональным помощником, который автоматически планирует, учитывает и контролирует деятельность по работе с контрагентами организации. Она проста в установке и эксплуатации, ее применение и использование не требует специального юридического образования, других профессиональных или технических знаний.
Фактически, в одной программе заложено два блока для работы с дебиторской задолженностью: 1) контроллинг оплаты выставленных счетов; 2) помощник востребования проблемной дебиторской задолженности.
В области управления дебиторской задолженностью информационная система «Управление дебиторской задолженностью» позволяет вести анализ выставленных счетов, как оплаченных, так и не оплаченных со стороны контрагентов и представляет собой инструмент для оптимизации работы с дебиторской задолженностью.
При загрузке приложения перед пользователем открывается главная форма – список организаций-дебиторов (с указанием суммы долга, срока платежа), которые ранжированы в зависимости от установленных для них сроков оплаты по следующим группам: 1) «срочные» дебиторы, работа по которым запланирована на текущую дату; 2) дебиторы «средней срочности», которые переходят в разряд «срочных» в ближайшие дни; 3) «несрочные» дебиторы, работа по которым запланирована на более поздний срок.
Система самостоятельно определяет состояние дебиторской задолженности по каждому должнику и «подсказывает» пользователю, когда и какие конкретные действия необходимо осуществить, автоматически демонстрируя именно те сведения, которые требуются для реализации этих действий:
– наименование контрагента;
– основания возникновения задолженности (номер и дата договора, номер и дата счета на оплату);
– сумма долга по договору;
– сумма, оплаченная должником на текущую дату;
– сумма задолженности по состоянию на текущую дату;
– срок оплаты;
– сумма, уплаченная контрагентом добровольно или после определенных действий пользователя (список произведенных должником платежей);
– количество дней просрочки;
– сумма штрафных санкций (рассчитывается автоматически);
– необходимые действия по востребованию задолженности;
– рекомендации по осуществлению пошаговых действий (сценарий проведения переговоров, оформление письменных документов и т.п.).
Вторая часть функционала программы направлена на поэтапную работу с несвоевременными платежами – дебиторской задолженностью предприятия. В программе четко и последовательно выстроена схема действий, направленных на погашение дебиторской задолженности: 1) телефонный звонок; 2) проект претензии и комментарии по ее оформлению и отправке; 3) проект искового заявления.
Пользователю предоставлена возможность в любой момент обратиться к разделу «Правовая поддержка», в котором подробно описана последовательность действий по взысканию дебиторской задолженности, изложены требования действующего законодательства и материалы судебно-арбитражной практики, а также представлены формы необходимых документов и рекомендации по их заполнению. При этом предусмотрена возможность автоматического заполнения текстов документов (претензии, исковые заявления, ходатайства и т.д.), которые могут быть отредактированы путем копирования в любом текстовом редакторе.
ООО «Машснаб» рекомендуется автоматизировать управление дебиторской задолженностью, используя одноименную информационно – правовую систему «Управление дебиторской задолженностью».
Преимущества данной программы:
– экономия существенных денежных средств на привлечении внешних специалистов: контролировать и взыскивать дебиторскую задолженность может любой работник бухгалтерии предприятия, обладающий минимальными навыками;
– приобретение возможности работы с встроенными в информационную систему методиками для сопровождения и поддержания каждого шага при работе с дебиторами, как на этапе управления, так и на этапе взыскания долгов с проблемных дебиторов;
– приобретение эффективного инструмента контроля и учета выставленных счетов, их оплаты и движения денежных средств внутри предприятия;
– автоматизация процесса учета, контроля и взыскания средств с недобросовестных контрагентов;
– приобретение возможности принимать управленческие решения на основании автоматически формируемых программой аналитических отчетов.