Базовые и дополнительные обязанности секретаря




Базовые обязанности: прием посетителей, телефонные переговоры и запись их с последующим докладом руководителю; работу со служебными документами; размножение (машинопись, ксерография) документов; работу с персональной электронной вычислительной машиной (ПК) или дисплеем АСУ; контроль исполнение устных решений, принятых руководителем; подготовку совещаний и заседаний, подготовку командировок и обеспечение рабочего места руководителя всем необходимым для нормальной деятельности.

Дополнительные обязанности секретаря:

подготовка проекта распорядка дня руководителя на следующий день;

подбор руководителю необходимых служебных документов;

просмотр всех документов, адресованных руководителю и выделение наиболее важных мест;

выдача справок в устной форме по служебным документам;

определение приоритета при приеме посетителей;

ведение списка нужных адресов; телефонов;

изучение методов работы с новой оргтехникой.

 

3 Социально - психологическая компетентность секретаря - умение эффективно взаимодействовать с людьми - ключевой фактор личного профессионального успеха. Высокий уровень социально - психологической компетентности определяется владением следующими знаниями и умениями:

- знание себя: своих сильных и слабых сторон, исходного и намеченного уровня развития своих профессионально - важных и личных качеств;
 
# Вы не получите доступ к серверу ? Каков главный недостаток локальных сетей? # дополнительные затраты на оборудование и обслуживание сети ? Какое утверждение правильно?# 1 Мб = 1024 Кб. ? Объем памяти винчестера может быть:# 320 Гб. ? Энергозависим:# Оперативная память. ? Что относится к внешним устройствам ПК?Принтер, плоттер, сканер ? От чего зависит время доступа к данным на винчестере? # От времени перемещения магнитных головок ? В каком виде представлена информация на компакт-диске? # В виде чередования областей, отражающих и не отражающих свет Передача информации в глобальных вычислительных сетях. Модемы. Модем – это устройство, позволяющее передавать информацию в закодированном виде между ПК, т.е. между их пользователями через телефонную сеть. Модем - это сокращенно два слова "модулятор / демодулятор". В ПК используется двоичный код, то есть цифровое кодирование информации, которое не годится для передачи по телефону, где передача - в аналоговом виде. Поэтому для связи по телефонным линиям цифровому коду надо сперва придать аналоговый вид (модулировать), а после приема сигнал нужно демодулировать, то есть из аналогового вида преобразовать в цифровой код, понятный компьютеру. Т.е. это устройство организует переход между выдаваемым на порт связи ПК цифровым сигналомв виде последовательности нулей и единиц и передаваемым по линии связи аналоговым (непрерывным) сигналом. В настоящее время модемы широко используются при работе в ИНТЕРНЕТ. По конструктивному исполнению модемы бывают: 1. Встроенными (выполнены в виде платы и вставляются в системный блок ПК). Достоинства – меньше проводов, не занимают место на рабочем столе, всегда дешевле внешних. Недостатки – нет индикации, кот. позволяет следить за процессами, занимают порт ПК. 2. Внешними (выполнены в виде отдельного устройства и подключаемыми через коммуникационный порт). Достоинства –можно легко отключить и перенести на другой ПК, есть индикаторы, кот. позволяют следить за процессами, при зависании не нужно перезагружать ПК. Недостатки -занимают место на рабочем столе, больше проводов, дороже внутренних. Занимают последовательный порт ПК.
     
 
 
 

               
 
света каждой точкой считываемого документа. Затем информация уплотняется и подготавливается цифровой массив для передачи в модем. Следующий этап - связь между модемами по телефонной сети и передача информации. Изображение может передаваться в зашифрованном, конфиденциальном виде. В приемном телефаксе сигнал проходит обратную обработку и в результате поточечной печати на термобумаге воссоздается исходное изображение. Так работает обычный факсимильный аппарат. Но практически то же самое способен выполнить и персональный компьютер, оснащенный сканером, принтером и факс-модемом. Более того, компьютер позволяет получить, в сравнении с обычным телефаксом, множество дополнительных сервисных и эксплуатационных удобств, которых лишен факсимильный аппарат. То есть, если к вашему компьютеру подключен факс-модем, телефакс уже не нужен. Тест по Теме «Локальные вычислительные сети-ЛВС» -25вопр ? Аббревиатура LAN используется для обозначения# локальной сети ? В чем состоит главный отличительный признак локальной сети?высокая скорость передачи информации, защищенные от помех линии связи ? Что такое (или кто такой) системный администратор сети? # специалист, осуществляющий управление работой сети ? Сервер - это:# ПК, который обслуживает все рабочие станции. ? Рабочая станция - это: ПК для пользователей, обслуживаемый сервером. ? Что такое клиент компьютерной сети (рабочая станция)? # компьютер, пользующийся сетевыми ресурсами ? С рабочей станцией работают:Только пользователь, сидящий перед ним. ? С сервером работают:# Все пользователи, разделяющие его ресурсы. ? Топология - это описание способа: # Физического соединения серверов и рабочих станций. ? Известные конфигурации топологий:# Шина, звезда, дерево, кольцо. ? Чем в первую очередь определяется выбор топологии локальной сети?# преимуществами и недостатками различных топологий ? Шина - это способ соединения: # Последовательное соединение всех рабочих станций и сервера. ? Каковы основные достоинства топологии шина?# простота включения новых абонентов и устойчивость к отказам компьютеров ? Звезда - это: К каждой рабочей станции подходит свой кабель от сервера. ? В чем состоит главный недостаток топологии кольцо # передача информации по кабелю всегда в одном направлении ? Для просмотра имени вашей рабочей станции в сети: # Значок Мой Компьютер, К.Свойства, закладка Имя Компьютера ? Пользовательские имена и пароли создаются для: # Обеспечения безопасности вхождения в систему ? Если вы ввели свое имя входа в сеть неправильно
 
- знание других людей: индивидуальных различий, особенностей индивидуального подхода к разным людям; - знание деловых и жизненных ситуаций, правил поведения в каждой из них, способности гибко перестраиваться; - умение говорить: точно и кратко излагать свои мысли, владеть искусством убеждения, ведения телефонных переговоров; - умение слушать: быть внимательным к мыслям и чувствам людей, извлекать из сообщения максимум ценной информации; - умение читать: быстро, избирательно, с прочным запоминанием; - умение достойно и рационально вести себя в конфликтных ситуациях, правильно реагировать на критику, замечания, оскорбления.   4 Права секретаря - давать указания от имени руководителя работникам служб и подразделений; выполнять функции посредника; участвовать в управлении деятельности руководителя; самостоятельно решать текущие вопросы, не вызывающие сомнения; составлять распорядительные документы и письма на основе устных указаний руководителя; не принимать служебные документы, оформленные с нарушением требований ГОСТов. замещать руководителя при телефонных переговорах, сберегая его время; устанавливать и поддерживать деловые и дружеские контакты с секретарями руководителей других учреждений. Все секретари несут ответственность за некачественное и несвоевременное выполнение должностных обязанностей и распоряжений непосредственного руководителя, а также неполное использование своих прав, уклонение от решения вопросов, предусмотренных инструкцией.   5 Организация секретарской службы Основной задачей секретарской службы является документационное и организованное обеспечение деятельности организации (подразделения) и ее руководст­ва вне зависимости от объемов функций данной организации и специфики ее деятельности. Все операции, выполняемые секретарем, разделяются на две группы: документационные и организационные. В состав документационных операций входят:
 
   
 
 
 

               
 
1. Прием и регистрация входящих документов. Передача документов на рассмотрение руководству и их получение от него с указаниями и резолюциями о порядке исполнения этих документов. 2. Прием и отправка исходящих документов. 3. Прием документов от работников организации: для передачи на рассмотрение руководству; для изготовления документов по установленной форме (на бланках, машинописным способом и т.п.); для копирования и размножения. 4. Передача работникам организации документов: поступивших от руководства с резолюциями; направляемых в соответствии с имеющимися в организации указателем распределения поступающих документов; поступивших после изготовления. 5. Контроль за исполнением документов и поручений руководства. 6. Оформление и хранение документов, а также печатей и бланков. 7. Составление и изготовление документов в соответствии с поручениями и указаниями руководства, изготовление и выдача копий. 8. Обеспечение сохранности документов. В состав организационных операций входят: 1. Подготовка рабочего места руководителя. 2. Подготовка штатных средств оргтехники и рабочего места. 3. Организация приема посетителей, вызов сотрудников организации. 4. Организация телефонных переговоров, выдача справок по телефону. 5. Подготовка служебных командировок руководства. 6. Подготовка совещаний, заседаний. 7. Подготовка материалов по указанию руководства.   Т.1 Организация секретарской службы Т.4 Права секретаря 1. Основной задачей секретарской службы является документационное и организационное обеспечение деятельности организации и ее руководстваВне зависимости от объемов функций данной организации и специфики ее деятельности. 2. Все операции, выполняемые секретарем, разделяются на группы: · Документационные и организационные. · Документационные операции, выполняемые секретарем:Прием, регистрация входящих документов, передача документов на рассмотрение руководству 3. Документационные операции, выполняемые секретарем: Прием и отправка исходящих документов. 4. Документационные операции, выполняемые секретарем:Прием документов от работников организации для передачи на рассмотрение руководству. 5. Документационные операции, выполняемые секретарем:Передача работникам организации документов: поступивших от руководства с резолюциями.
 
ция, распознавание, редактиров., проверка, сохранение ? Единицей для измерения разрешающей способности принтера является: # Dpi (dot per inch) - точек на дюйм. ? LPTI – это # условное обозначение параллельного порта компьютера; ? COMI – это # условное обозначение последовательного порта компьютера. ? Игла – это # элемент матричного принтера; ? Порт – это # устройство для подключения внешних устройств к ПК; ? Укажите номер неверного ответа. Как правило, наиболее широко ? используются принтеры следующих видов# Термопринтеры ? Локальный принтер позволяет производить печать # Только с одного ПК, к которому он подключен; ? Сетевой принтер позволяет производить печать # С любого ПК в локальной вычислительной сети; Телефаксы. Работа с телефаксом Основными средствами факсимильной связи являются стандартный телефакс и специальная факсимильная плата для ПК. Кроме того, существуют еще две разновидности таких средств: 1. Факсимильные модемы, подключаемые к последовательному порту ПК и позволяющие передавать в том числе и данные. 2. Факсимильные устройства, которые могут подключаться к одному из портов ПК и работать как под его управлением, так и автономно. Модемы - факсы широко распространены в настоящее время, предназначены и для передачи данных, и для передачи факсимильных сообщений. Единственное обязательное условие для применения телефакса - это наличие линии телефонной связи. Для передачи документа с помощью телефакса в общем случае необходимо подготовить его в виде печатной копии. Передаваемый оригинал может представлять собой документы, написанные от руки письма, рисунки и фотографии. Стандартный телефакс представляет собой самостоятельный блок, в состав которого входят сканер для считывания документа, модем, передающий и принимающий информацию по телефонной линии, а также распечатывающий ее принтер. Для пользователя процесс передачи сообщения выглядит как последовательность следующих операций: помещение бумажного оригинала в телефакс, набор телефонного номера, ответ на сигнал и получение копии на другом телефаксе. Процесс передачи сообщения в телефаксе происходит следующим образом: сканирующее устройство последовательно, ряд за рядом, проходя по листу бумаги, считывает информацию об отражении
 
   
 
 
 

               
 
ной факс-машины. Отдельные листы документов протягиваются через устройство, при этом осуществляется их сканирование. То есть, сканирующая головка остается на месте, а уже относительно нее перемещается бумага. В этом случае копирование страниц книг и журналов невозможно. Проекционные сканеры больше всего напоминают своеобразный проекционный аппарат. Вводимый документ кладется на поверхность сканирования изображением вверх, блок сканирования находится тоже сверху. Перемещается только сканирующее устройство. Особенностью данных сканеров является возможность сканирования трехмерных предметов. Аппаратные интерфейсы сканеров.Для сканера используют смешанный способ подключения: в системный блок компьютера вставляется только электронная плата (контроллер), управляющая работой устройства, а само устройство подсоединяется к этой плате кабелем. Контрольный тест по темам «Сканеры – Принтеры», 25вопр. ? Что такое сканер # Устройство, позволяющее вводить в ПК двухмерное изображение - ? Виды сканеров: # Ручные, настольные, листовые, планшетные. ? В чем суть сканирования: # Процесс создания электронного изображения бумажного документа ? Основные этапы преобразования документов в электронный вид: # Сканирование, распознавание, перевод на другой язык. ? Что такое процесс распознавания документов: # Сравнение элемента изображения с эталонными вариантами начертания символов ? К какому порту подсоединяются современные сканеры: # USB - порту. ? Ручные сканеры напоминают: # Мышь с длинным хвостом. ? Планшетные сканеры напоминают: # Копировальные аппараты. ? Рулонные сканеры напоминают: # Факс - машины ? Листовые сканеры напоминают: # Принтеры ? Недостатки Ручных сканеров: # Вибрация в процессе сканирования портит результат. ? Недостатки рулонных сканеров: # Невозможно копирование страниц книг и журналов. ? Достоинства планшетных сканеров: # Возможно копирование страниц книг и журналов. ? Что такое стандарт TWAIN, для чего создан: # Универсальный стандарт взаимодействия сканера и приложений ? Для чего производится предварительное сканирование: # Для создания чернового документа, с кот. производятся дальнейшие операции. ? Что такое Fine Reader: # Программа, выполняющая сканирование и распознавание текстов. ? Процесс обработки документа состоит из: # Сканирование, сегмента
 
6. Документационные операции, выполняемые секретарем: Контроль за исполнением документов и поручений руководства. 7. Документационные операции, выполняемые секретарем: Оформление и хранение документов, а также печатей, штампов и бланков. 8. Документационные операции, выполняемые секретарем: Составление и изготовление документов в соответствии с поручениями и указаниями руководства. 9. Документационные операции, выполняемые секретарем:Обеспечение сохранности документов, оформление документов, хранение печатей. 10. В состав организационных операций входят: Подготовка материалов по указанию руководства, рабочего места руководителя. 11. В состав организационных операций входят: Подготовка заседаний, командировок руководства. 12. В состав организационных операций входят: Подготовка штатных средств оргтехники и рабочего места. 13. В состав организационных операций входят: Организация приема посетителей, вызов сотрудников организации. 14. В состав организационных операций входят: Организация телефонных переговоров, выдача справок по телефону. 15. В состав организационных операций входят: Подготовка служебных командировок руководства. 16. В состав организационных операций входят: Подготовка совещаний, заседаний. 17. Права секретаря:давать указания от имени руководителя работникам служб и подразделений; 18. Права секретаря:Выполнять функции посредника; участвовать в управлении деятельности руководителя; 19. Права секретаря:Самостоятельно решать текущие вопросы, не вызывающие сомнения; 20. Права секретаряСоставлять распорядительные документы и письма на основе устных указаний руководителя; 21. Права секретаряНе принимать служебные документы, оформленные с нарушением требований ГОСТов. 22. Права секретаряЗамещать руководителя при телефонных переговорах, сберегая его время; 23. Права секретаряустанавливать и поддерживать деловые и дружеские контакты с секретарями руководителей других учреждений.   Т.2 Деловые и личные качества секретаря. 1. К основной характеристике идеального секретаря относится: профессионализм, квалификация, 2. К деловым качествам секретаря прежде всего относят: профессиональные навыки 3. К деловым качествам секретаря относят:Организаторские качества 4. К деловым качествам секретаря относят:Ответственность и надежность 5. К деловым качествам секретаря относят:Инициативность
 
   
 
 
 

               
 
6. К деловым качествам секретаря относят:Пунктуальность, исполнительность 7. К деловым качествам секретаря относят: Преданность фирме, умение хранить конфиденциальные сведения 8. Профессиональные навыки - Основные характеристики:Высокий уровень базового образования, умение работать на компьютере, хорошее знание русского и иностранного языка. 9. Организаторские качества - Основные характеристики:Умение организовать свою работу и работу офиса, рациональное ведение делопроизводства, умение организовать приемы, презентации, поездки руководителя. 10. Ответственность и надежность - Основные характеристики: Умение нести ответственность за задачи, возложенные руководителем. 11. Инициативность Основные характеристики: Умения принимать самостоятельные решения в рамках своих полномочий, не дожидаясь указаний руководителя по каждому поводу. 12. Пунктуальность, исполнительность Основные характеристики: Своевременное и точное исполнение поручений и документов. Своевременная информация о встречах, переговорах, совещаниях. 13. Преданность фирме, умение хранить конфиденциальные сведения Основные характеристики: Уберите лишнюю.Ответственность и надежность 14. К Личностным качествам секретаря относят:Коммуникабельность 15. К Личностным качествам секретаря относят:Внешний вид 16. К Личностным качествам секретаря относят:Доброжелательность 17. К Личностным качествам секретаря относят:Любознательность 18. Коммуникабельность - Основные характеристики:Умение легко устанавливать контакты с самыми разными по характеру людьми. 19. Способность легко устанавливать контакты, связи называется: Коммуникабельность, 20. Внешний вид - Основные характеристики:Гармоничное сочетание привлекательности и строгого элегантного стиля в одежде. 21. Доброжелательность - Основные характеристики: Вежливость и любезность, создание психологического комфорта в офисе. 22. Любознательность - Основные характеристики:Желание повышать свой уровень знаний, интересоваться новинками специальной литературы, осваивать смежные области работы. 23. В деловом общении секретарь всегда должен быть готов: Оказать максимальное содействие сотрудникам, посетителям. 24. В разговоре необходимо употреблять: только вежливые формы, не допускать обращения на «ты»,   Т.3 Базовые и дополнительные обязанности секретаря 1. Обязанности секретаря подразделяются на:Базовые и дополнительные. 2. Базовые обязанности включают в себя:прием посетителей, 3. Базовые обязанности включают в себя:телефонные переговоры и запись их с последующим докладом руководителю; 4. Базовые обязанности включают в себя:работу со служебными документами; Базовые обязанности включают в себя:размножение (ксерография) доку
 
Сканером называется устройство, позволяющее вводить непосредственно с бумажного носителя или пленки в компьютер образцы изображений, представленных в виде текста,рисунков, слайдов, фотографий и другой графической информации Механизм движения.Сканеры по этому критерию подразделяется на три основных типа: ручной и настольный. Тем не менее существуют также комбинированные устройства, которые сочетают в себе возможность настольных и ручных устройств. Ручные сканеры. По внешнему виду ручной сканер напоминает увеличенный манипулятор "мышь" с длинным хвостом (около 2 м.) и занимает мало места. Этот "хвост" подключается к интерфейсной плате ПК. Для того чтобы ввести в ПК документ при помощи этого устройства, надо без резких движений провести сканирующей головкой по соответствующему изображению. Равномерность перемещения сканера существенно сказывается на качестве вводимого в компьютер изображения. Малейшая вибрация, допущенная в процессе ручного сканирования, приводит к обесцениванию сделанной работы. Они не пригодны для использования в настольных издательских системах. Зато и стоят такие сканеры значительно дешевле. Настольные сканеры. Настольные сканеры называют страничными, планшетными. Существуют следующие разновидности настольных сканеров: планшетные и листовые, рулонные и проекционные. Основным отличием планшетных и листовых сканеров является то, что их сканирующая головка перемещается относительно бумаги с помощью шагового двигателя. В листовых сканерах лист с текстом или изображение пропускается сквозь сканирующее устройство, словно в принтере. (рис. 1 – Настольный планшетный сканер). А в планшетных сканерах под крышку "лицом" на стекло может закладываться не отдельный лист или страница, а развернутая книга, журнал. Этим планшетные сканеры внешне похожи на копировальные аппараты. Они обладают очень высокой разрешающей способностью, что позволяет использовать их для широкого круга различных задач, в том числе в издательских целях на профессиональном уровне. Существуют также цветные ручные и планшетные сканеры. Работа рулонных сканеров чем-то напоминает работу обыкновен
 
   
 
 
 

               
 
и др. Тележки универсальное, но не всегда удобное средство транспортирования. В условиях регулярного перемещения больших объемов документации и т.п. используются автоматизированные транспортные средства: конвейеры, лифты, пневмопочта. Чаше других используются тросовые и ленточные конвейеры. Тросовые конвейеры, наиболее простые по устройству; перевозимые грузы крепятся к тросу клипсовыми зажимами или помещаются в специальные патроны, закрепленные на тросе. Ленточные транспортеры могут достигать большой протяженности (до 500 м), иметь скорость движения до 1 м/с, наибольший подъем 20°. Пространственные ленточные конвейеры способны осуществлять перемещение документов по всем направлениям в горизонтальной и наклонной плоскости, с автоматическим исполнением сложного маршрута. Как и у тросовых, у ленточных конвейеров существуют 2 разновидности организации транспортировки: документ без использования дополнительных контейнеров закрепляется на ленте (напр. магнитом); документ помещается в транспортный контейнер: кассету, коробку. Лифтовые транспортеры (или подъемники) применяются для вертикального перемещения документов. По принципу действия они могут быть дискретные и непрерывные. Если лифты имеют непрерывное перемещение, тогда на их платформах (поддонах) используются программируемые устройства автоматической выгрузки и захвата груза. Пневматическая почта обеспечивает перемещение документов по пневмотрубопроводу с большой скоростью и на большие расстояния. Многие пневмопочты обеспечивают передачу грузов в разных направлениях с автоматической маршрутизацией по заданной программе. CКАНЕРЫ. Основным устройством ввода текстовой и графической информации в ПК является сканер. Схема перевода бумажного документа в электронный вид
 
5.ментов; 6. Базовые обязанности включают в себя: работу с персональным компьютером или дисплеем АСУ; 7. Базовые обязанности включают в себя: контроль исполнения устных решений, принятых руководителем; 8. Базовые обязанности включают в себя:подготовку совещаний и заседаний, 9. Базовые обязанности включают в себя:подготовку командировок 10. Базовые обязанности включают в себя:обеспечение рабочего места руководителя всем необходимым для нормальной деятельности. 11. Дополнительные обязанности включают в себя: подготовку проекта распорядка дня руководителя на следующий день; 12. Дополнительные обязанности включают в себя: подбор руководителю необходимых служебных документов; 13. Дополнительные обязанности включают в себя:просмотр всех документов, адресованных руководителю и выделение наиболее важных мест; 14. Дополнительные обязанности включают в себя: выдача справок в устной форме по служебным документам; 15. Дополнительные обязанности включают в себя: определение приоритета при приеме посетителей; 16. Дополнительные обязанности включают в себя: ведение списка нужных адресов; телефонов; 17. Дополнительные обязанности включают в себя: изучение методов работы с новой оргтехникой. 18. В перечне базовых обязанностей секретаря уберите лишнюю: изучение методов работы с новой оргтехникой. 19. В перечне базовых обязанностей секретаря уберите лишнюю: ведение списка нужных адресов; телефонов; 20. В перечне базовых обязанностей секретаря уберите лишнюю: определение приоритета при приеме посетителей; 21. В перечне Дополнительных обязанностей секретаря уберите лишнюю: обеспечение рабочего места руководителя всем необходимым для нормальной деятельности. 22. В перечне Дополнительных обязанностей секретаря уберите лишнюю: подготовку совещаний и заседаний, командировок 23. В перечне Дополнительных обязанностей секретаря уберите лишнюю: работу с персональным компьютером или дисплеем АСУ; 24. В перечне Базовых и Дополнительных обязанностей секретаря уберите лишнюю:выполнение ряда поручений сотрудников организации.   Тема 2.1 Оснащение и организация рабочего места и труда секретаря. Рабочее место секретаря, как правило, находится в помещении, смежном с кабинетом руководителя, и называется «приемной».
 
   
 
 
 

               
 
При выборе помещения надо учитывать, что в соответствии с действующими нормами площадь служебных помещений должна составлять не менее 4 кв. м на одного работника. На человека, работающего за компьютером, полагается 6 кв. м. Рабочие места с мониторами должны располагаться на расстоянии между собой не менее 1,5 м. Температура воздуха в помещении должна быть 22-24 °С, а влажность составлять 40 - 60%. Рабочее место секретаря состоит из трех зон: · основной, где находится рабочий стол с приставками и компьютером; · зоны обслуживания посетителей; · вспомогательной зоны, где располагаются шкафы, ксерокс, факс и т.д. Психологи утверждают, что одна из главных причин пониженной работоспособности - неправильно организованное рабочее место. Свет и цвет лампы, шум в офисе, высота стула и все, что окружает работника, может стать причиной ежедневных стрессовых состояний. Специалисты по эргономике ("научной дисциплине, комплексно изучающей человека в его деятельности") рекомендуют не забывать золотое правило, соблюдение которого может уберечь от многих бед: свет должен падать сверху и слева. В противном случае, нарушается правильное положение головы, что способствует развитию остеохондроза и близорукости. Одно из главных требований, которое должен соблюдать секретарь - это исключительный порядок и чистота, как в помещении, так и на самом рабочем месте. Идеально, если на столе лежат только документы и справочники, необходимые в данный момент. Информация, документы, хранящиеся в ящиках стола, должны быть четко систематизированы, легко обозримы. Документы очень удобно хранить в папках - это облегчает поиски нужного документа. Секретарь не должен загромождать личными вещами проходы в приемной, ставить вещи на обозримые места. Если есть необходимость украсить стену, то для этой цели лучше использовать информационные стенды или таблицы с указанием времени приема посетителей. Все информационные надписи должны быть выполнены грамотно. Цвета, которые нас окружают, могут оказывать на человека огромное эмоциональное воздействие. Мебель должна быть светлой, но не очень яркой. Сочные цвета могут присутствовать в различных деталях интерьера, обивке мебели. Общеизвестно, что темные тона усыпляют, а яркие - чрезмерно возбуждают.
 
Машины для защиты документов от небрежного хранения подразделяются на устройства для окантовки документов, лакокрасочные станки и машины-ламинаторы. 5) Для резки бумаги применяют конвертовскрывающие устройства и бумагорезательное оборудование. Бумагорезательное оборудование классифицируется на 3 категории: конвертовскрывающие устройства, машины для уничтожения документов и промышленное бумагорезательное оборудование для резки рулонной или иной бумаги на листы потребительских форм. Машины для уничтожения документов предназначены для измельчения бумаги путем продольной или поперечной резки. В зависимости от размеров изрезанных отходов бумаги они подразделяются на офисные, промышленные, секретные и специальные.Промышленное бумагорезательное оборудование включает в себя весь ассортимент резательных средств: от ножниц до автоматических программируемых гильотин. Конвертовскрывающие устройства предназначены для автоматического вскрывания конвертов в организациях, где объем поступающей корреспонденции порядка сот писем в день. При работе с поступающей корреспонденцией: для обработки 60-70 единиц в день используют ручные машины, а свыше - электрические. Для сохранения часто используемых ценных документов применяется ламинирование, т.е. нанесение прозрачных защитных покрытий, которые защищают документ от внешних воздействий, предохраняет документ от преждевременного износа при интенсивной его эксплуатации. Средства хранения и транспортировки документов. К средствам хранения документов и средства транспортирования документов между служебными помещениями относятся: 1. Первичные средства хранения документов (папки-скоросшиватели, папки-регистраторы, архивные папки); 2. Оборудование для хранения носителей информации (архивные коробки, планшеты, бюксы для фотопленок и др.). 3. Вторичные средства хранения документов (картотеки, шкафы, стеллажи тележки, пневмопочты и др.). Картотеки и картотечное оборудование (ручные, настольные, мобильные и комбинированные регистраторы). Транспортирование документов между служебными помещениями фирмы, библиотеки или другой организации может осуществляться при помощи тележек, конвейеров, лифтов, пневмопочты
 
   
 
 
 

               
 
собления для скрепления документов при помощи металлических скобок; устройства «бесшвейного» скрепления документовпредставляют собой приспособления для зажима бумажных листов и нагревательного элемента; переплетные машины — небольшие аппаратные устройстве предназначенные для скрепления блока бумаги пластиковым пластинками, пластмассовыми или металлическими пружинами, а также переплетения блока бумаг. Конвертозаклеивающие машины - полуавтоматические машины заклеивают конверты и укладывают их на приемный стол; автоматические - укладывают документы в конверты и заклеивают их, конвертозаклеивающая машина - устройство, состоящее из комплекса механизмов, производящих поочередную подачу конвертов, увлажнение клеевого слоя на клапане конверта, прижим клапана и вывод конверта; 4) Машины для оформительских работ подразделяются на: адресовальные машины — электромеханические устройства, предназначенные для впечатывания в документы локальных фрагментов текста, для заполнения нарядов, печатания этикеток, извещений и др.; К адресовальным и штемпелевальным машинам и устройствам относят адресовальные и маркировальные машины, нумераторы. Адресовальные машины наносят адреса постоянных корреспондентов на почтовые отделения, печатают отдельные типовые фразы и абзацы. Их используют, если нужно многократно воспроизвести большое количество повторяющихся адресов. По степени автоматизации операций различают ручные, полуавтоматические и автоматические адресовальные машины. Маркировальные (франкировальные) машины применяются для нанесения на отправляемую почтовую корреспонденцию наименования учреждения-отправителя и его адреса, стоимости оплаты почтового отправления, порядкового номера отправителя и даты отправления,фирменного знака. Машины выпускаются с ручным и электрическим приводом, а также комбинированные. Штемпелевальные устройства (нумераторы) служат для печати на документах коротких цифровых сообщений. С помощью нумераторов (ручных и электрических) на документы наносят регистрационный номер, дату регистрации, а также реквизиты учреждения или подразделения, в котором производилась регистрация.
 
Ученые установили, что для психологического комфорта человеку требуется определенное "л


Поделиться:




Поиск по сайту

©2015-2024 poisk-ru.ru
Все права принадлежать их авторам. Данный сайт не претендует на авторства, а предоставляет бесплатное использование.
Дата создания страницы: 2021-02-02 Нарушение авторских прав и Нарушение персональных данных
 

Поиск по сайту:

Читайте также:

Деталирование сборочного чертежа

Когда производственнику особенно важно наличие гибких производственных мощностей?

Собственные движения и пространственные скорости звезд

Тема 11. Банковские риски и способы их оценки

Опросник «Активность повседневной жизни»

Интересно:

Что такое кессонный колодец

Что такое метод «Елочки»?

Медицинские крылатые латинские выражения

Что такое безоговорочная любовь?

Обратная связь