Для самостоятельного изучения
Тема.11. Использование программного обеспечения и интернета при управлении проектом
1. MS Office Project Professional в управлении проектами.
2. Программный комплекс Microsoft Project.
Internet – основная информационная база управления проектами.
4. Разработка и согласование проектной документации
1.MS Office Project Professional в управлении проектами
Microsoft Office Project Professional – это программа семейства Microsoft Office, которая предназначена для использования совместно с сервером Microsoft Office Project Server для решения задач управления проектами в масштабах предприятия.
Она включает все базовые компоненты, входящие в состав версии Microsoft Office Project Standard, и, следовательно, обеспечивает возможности управления планами проектов, обмен сведениями о состоянии проекта, а также быстрое и эффективное предоставление информации по проекту.
Microsoft Project (или MSP) — программа управления проектами, разработанная и продаваемая корпорацией Microsoft, создан, чтобы помочь менеджеру проекта в разработке планов, распределении ресурсов по задачам, отслеживании прогресса и анализе объёмов работ.
Программа создаёт расписания критического пути. Расписания могут быть составлены с учётом используемых ресурсов. Цепочка визуализируется в диаграмме Ганта.
Под маркой Microsoft Project доступны сразу несколько продуктов и решений:
Microsoft Project Standard — однопользовательская версия для небольших проектов
Microsoft Project Professional — корпоративная версия продукта поддерживающая совместное управление проектами и ресурсами, а также управление портфелями проектов с помощью Microsoft Project Server.
Microsoft Project Web Access — Web-интерфейс для отчетности о выполнении задач, а также просмотра портфелей проектов
Microsoft Project Portfolio Server — продукт для отбора проектов для запуска на основе сбалансированных показателей
Корпоративная редакция Microsoft Project вместе с методикой внедрения на базе Microsoft Solution Framework составляет решение по управлению проектами от корпорации Microsoft под названием Microsoft Enterprise Project Management Solution (MS EPM).
Корпоративная версия Microsoft Project в отличие от стандартной версии требует квалифицированного персонала для внедрения. Microsoft ведет ряд сертификационных программ по MS Project для проверки квалификации аналитиков.
Программный комплекс Microsoft Project
Программный комплекс Microsoft Project является наиболее популярным в среде менеджеров малых и средних проектов. Это объясняется достаточно широкими возможностями пакета, удобным, и, что немаловажно, хорошо знакомым большинству пользователей графическим интерфейсом.
Microsoft Project (MS Project) позволяет эффективно управлять проектом на различных этапах его реализации.
Он дает возможность выполнить структуризацию проекта путем разделения его на этапы, задачи и подзадачи, выявить критические задачи (задачи, длительность которых существенно влияет на длительность реализации всего проекта), получить сетевой график и календарный план проекта, осуществить назначение ресурсов задачам проекта, эффективно контролировать загрузку ресурсов. Пакет поддерживает все необходимые типы связей между задачами: FS (Finish-Start), SS (Start-Start), FF (Finish-Finish).
Семейство продуктов Microsoft Office Project состоит из следующих продуктов:
Microsoft Office Project Standard - настольное приложение для индивидуального планирования и управления проектами. Использует дружественный интерфейс Microsoft Office, что обеспечивает ускорение освоения программы менеджерами проектов.
Microsoft Office Project Professional - настольное приложение, исполняющее роль клиента в связке с сервером Microsoft Project Server. Содержит всю функциональность Microsoft Project Standard и в связке с Microsoft Project Server обеспечивает пользователей средствами корпоративного управления проектами. Помимо традиционных средств планирования, менеджерам проектов предоставляются централизованные настройки, единый пул ресурсов и возможность автоматически согласовывать свои планы с другими проектами. Менеджерам портфеля проектов предоставляется инструмент для эффективного управления ресурсами предприятия.
Методика использования пакета Microsoft Project для управления инновационным проектом на этапе подготовки к реализации, целью которой является получение сетевого графика и календарного плана проекта, может быть представлена в виде последовательности следующих шагов:
- создание календаря проекта (т.е. учет нерабочих и праздничных дней);
- составление списка задач, которые надо выполнить для успешной реализации проекта;
- определение связей между задачами;
- выявление задач, длительность реализации которых существенно влияет на длительность реализации всего проекта, и возможно, изменение порядка выполнения задач проекта;
- формирование списка доступных для реализации проекта ресурсов;
- распределение ресурсов.
2.2.Одной из первых и вместе с тем, удачной отечественной разработкой в области программных комплексов, ориентированных на управление проектами, явился созданный фирмой «ПроИнвест Колсалтинг» пакет Project Expert.
При помощи Project Expert менеджер проекта может:
провести обобщенный анализ бизнес – идеи;
определить потребности в финансировании и подобрать подходящую схему финансирования;
описать налоговое окружение и его возможное изменение во время реализации проекта;
создать календарный план проекта;
описать общие и прямые издержки проекта;
получить аналитические финансовые таблицы (баланс, отчет о прибылях и убытках, кэш-флоу, отчет об использовании прибыли);
рассчитать финансовые показатели проекта: эффективности инвестиций (BP – период окупаемости, PI – индекс прибыльности, NPV – чистая, приведенная величина дохода, IRR – внутренняя норма рентабельности), показатели рентабельности (ROI), показатели ликвидности и платежеспособности;
получить показатели эффективности инвестиций, определить их чувствительность на изменение различных факторов внешней среды;
сформировать и напечатать финансовый отчет проекта.
Система управления проектами Microsoft Project способна производить расчет расписаний и управление сложными проектами размером, достигающим как минимум 10 000 задач. Отметим что проект в 10 000 задач требует затрат примерно на один человекогод только на ввод и отслеживание такого количества задач. Преимуществом этой системы выступают улучшенные средства групповой работы, позволяющие управлять несколькими проектами большому числу пользователей (управление доступностью ресурсов, новые портфели проектов, корпоративные пулы ресурсов, анализ различных сценариев развития проекта и др.). Gartner отмечает возможность реализации на Microsoft Project методики быстрой реакции на меняющиеся условия на рынке.
Сильные стороны продукта – интеграция с Microsoft Office, включая свободный обмен информацией через Excel, Outlook и MS Visio, не имеющая аналогов у конкурентов интеграция с библиотекой проектной документации на базе Share Point.
О семействе продуктов Microsoft Office Project 2007
Семейство продуктов Microsoft Office Project 2007 предназначено для управления проектами в организациях различного масштаба. Далее перечислены продукты и решения, входящие в его состав.
Microsoft Office Project Standard 2007 представляет собой настольное приложение для пользователей, управляющих проектами независимо друг от друга. Этот инструмент позволяет управлять проектными работами, планами и финансами и сохранять согласованность действий при работе в команде. Microsoft Office Project Standard 2007 содержит средства интеграции с приложениями Microsoft Office, формирования отчетности, планирования проектов и управления ими.
Microsoft Office Project Professional 2007 представляет собой клиентское приложение для сервера Microsoft Office Project Server 2007, предназначенное для коллективного управления проектами при совместном использовании ресурсов.
Приложения Microsoft Office Project Professional 2007 и Microsoft Office Project Standard 2007 доступны в виде нескольких десятков языковых версий, включая русскую.
Решение Microsoft Office Enterprise Project Management (EPM) представляет собой модульное бизнес-решение для организаций, подразделений и групп, объединяющее продукты Office Project Server, Office Project Professional, Office Project Web Access, Office Project Portfolio Server и Office Project Portfolio Web Access. Оно помогает осуществлять координацию ресурсов и инвестиций, автоматизировать процессы управления проектами, коллективно управлять портфелями проектов в рамках организации. Решение EPM ориентировано на различные категории специалистов, такие как руководители организаций, распределяющие средства и осуществляющие управление проектами, программами и портфелями проектов; руководители проектов; лица, отвечающие за управление ресурсами, работающие с персоналом и активами; члены проектных команд; администраторы и ИТ-специалисты, управляющие решениями и расширяющие их возможности.
Microsoft Office Project Portfolio Server 2007 — один из ключевых компонентов решения EPM Solution, позволяющий повысить прозрачность и управляемость проектов самых разных типов за счет отбора, анализа и оптимизации портфелей проектов в соответствии со стратегическими приоритетами бизнеса. Интеграция Office Project Portfolio Server 2007 с Office Project Server 2007 обеспечивается средствами шлюза Office Project Server Gateway, который входит в состав Portfolio Server. Шлюз предоставляет двунаправленную связь между указанными серверами и позволяет администратору выполнять импорт, экспорт и синхронизацию таких данных, как этапы и вехи проектов, требуемые ресурсы (включенные в бюджет, реальные и прогнозируемые), сведения о доступности ресурсов и другую информацию.
Особенности новой версии
Из новшеств, появившихся в последних версиях Office Project Standard и Office Project Professional, отметим средства, позволяющие сделать данные более наглядными, такие как возможность менять в табличной части представления цвет фона отдельных ячеек и средства выделения изменений. Из новых аналитических средств в первую очередь следует назвать средства учета ресурсов для фиксированных затрат, средства распределения фондов и отслеживания затрат по отношению к бюджету, а также возможность создания клиентских отчетов по данным Office Project Standard 2007 или Office Project Professional 2007 в виде OLAP-кубов и средства экспорта данных в Microsoft Office Access 2007. Для более удобной работы в новой версии Office Project появились средства многоуровневой отмены действий, панель драйверов задач, отображающая подготовительные задачи, и ограничения по ресурсам, которые управляют начальными данными выбранной задачи, средства создания диаграмм, графиков и схем на основе данных Office Project 2007.
Рис. 1. Microsoft Office Project Standard 2007: диаграмма Ганта
Среди новых возможностей веб-клиента Project Web Access — средства управления версиями, отслеживания истории элементов списков и рабочих списков и затем перемещения или публикации их во всех проектах, доступ к функциям рабочего стола и администрирования.
В число новшеств Office Project Server 2007 входят средства поддержки так называемых владельцев назначения (лиц, отвечающих за ввод фактических трудозатрат или выдачу отчета о ходе работ по отношению к назначениям), возможность использования нескольких валют, средства Cube Building Service для построения OLAP-кубов анализа портфеля проектов с большим количеством параметров, средства поддержки так называемых программ — подборок проектов, ориентированных на достижение единой цели, включающие расчет ключевых показателей результативности, более гибкие средства табельного учета, позволяющие учитывать работы, выполненные во внепроектное время, а также служба Reporting Data Service, преобразующая данные Project Server в формат, пригодный для формирования отчетности конечным пользователем и построения куба аналитическими службами, а затем загружающая обработанные данные в базу данных отчетности.
Рис. 2. Microsoft Office Project Standard 2007: календарный план проекта
Разработчикам решений на основе Office Project Server могут быть интересны возможности программной обработки событий сервера.
Рис. 3. Microsoft Office Project Standard 2007: сетевой график проекта
Системным администраторам будут полезны такие новшества, как средства взаимодействия с клиентом Office Project Professional 2007 через локальный кэш, наличие службы Queuing Service, выстраивающей в очередь рабочие запросы к серверу, а также средства календарного планирования на сервере, упрощающие администрирование решений на основе Microsoft Office Project Server.
Системные требования
Для применения Microsoft Office Project Standard 2007 или Microsoft Office Project Professional 2007 компьютер и его окружение должны удовлетворять следующим системным требованиям:
- операционная система — Microsoft Windows XP с пакетом обновления 2 (SP2) или более поздняя версия либо Microsoft Windows Server 2003 или более поздняя версия, Windows Vista;
- компьютер и процессор — ПК с процессором 500 МГц или более, 128 Мбайт (или более) ОЗУ; дисковод для DVD-дисков; ПК с процессором 1 ГГц и 512 Мбайт ОЗУ (или более мощный компьютер) необходим для работы с Microsoft Office Outlook 2007 с диспетчером контактов;
- жесткий диск — для установки необходимо 130 Мбайт свободного дискового пространства;
- разрешение экрана — минимум 800x600 точек; рекомендовано 1024x768 или более;
- подключение к Интернету — для загрузки и активации продуктов понадобится широкополосное подключение к Интернету со скоростью 128 Кбит/с и выше;
- дополнительные компоненты — Microsoft Internet Explorer 6.0 с установленными пакетами обновления, для пользователей Outlook 2007 понадобится Microsoft Exchange Server 2000 или более поздней версии.
Принципы лицензирования
Приложения Microsoft Office Project Standard 2007 и Office Project Professional 2007 лицензируются «на устройство»: необходимо приобрести лицензию для каждого персонального компьютера или другого устройства, где используется настольное приложение. Если Office Project Standard 2007 или Office Project Professional 2007 приобретается по программе лицензирования для организаций Volume Licensing, то действуют следующие правила:
- разрешается установить и использовать на лицензированном устройстве неограниченное количество копий Microsoft Project 2007 или любой его предыдущей версии в физической или виртуальной операционной системе;
- также разрешается установить копию Microsoft Project на портативном устройстве для использования единственным основным пользователем лицензированного устройства.
Серверные продукты Office Project Server и Office Project Portfolio Server 2007 лицензируются по схеме «серверная лицензия + лицензии клиентского доступа». Это означает, что для каждой лицензии Office Project Server или Office Project Portfolio Server 2007 в любой момент можно использовать не более одного экземпляра данного серверного программного обеспечения в одной физической или виртуальной среде операционной системы на лицензированном сервере, при этом для каждого подключенного устройства или пользователя следует приобретать клиентские лицензии