Группа МО-32
Дисциплина: Дипломатическая документация.
Для самостоятельного изучения!!!
Место делопроизводства и документационного обеспечения в международных отношениях
1. Роль и место делопроизводства и документационного обеспечения в международных отношениях.
2. Организация и значение документационного обеспечения дипломатической службы.
3. Формы дипломатической деятельности и виды дипломатической документации.
Дипломатическая служба — во многом это искусство и умение работать с документами. Еще во времена европейского средневековья считалось, что каждый человек, посвятивший себя дипломатии, должен обладать, по крайней мере, тремя профессиональными качествами: хорошо говорить, хорошо писать и хорошо знать римское право. Даже понятия «дипломатия», «дипломат» связаны с французским термином «diplomas» — официальный документ (акт, хартия), исходящий от верховной власти. В свою очередь это слово через латынь восходит к древнегреческому названию сложенного вдвое листа пергамента. Об огромной значимости делопроизводства в системе международных отношений свидетельствует и тот факт, что в Венской Конвенции о дипломатических сношениях 1961 г. и Венской Конвенции о консульских сношениях 1963 г. специально зафиксировано, что документы диппредставительств и консульств неприкосновенны в любое время и независимо от их местонахождения. В обязанности государства пребывания входит задача обеспечить недоступность к текущим и архивным документам представительств иностранных государств со стороны своих законодательных, исполнительных и судебных органов, а также обезопасить их от посягательств в любой форме со стороны частных лиц. Если архивы и документы в случае их потери, кражи и т.п., окажутся в распоряжении властей государства пребывания, то последние без промедления должны возвратить их законному собственнику. Это еще раз доказывает важное место дипломатической документации в обеспечении защиты национальных интересов любого государства.
Дипломатическое делопроизводство представляет собой систему документационного обеспечения дипломатической службы, организацию работы с дипломатическими и служебными документами в системе МИД. При этом надо иметь в виду, что дипломатическое делопроизводство отнюдь не ограничивается формально-бюрократическим составлением официальных международных документов или дипломатической перепиской — этой совокупности различных видов официальной корреспонденции и документации дипломатического характера, посредством которой осуществляются официальные сношения между субъектами международных отношений. При этом понятие документационного обеспечения дипломатической службы гораздо шире. Это прежде всего система получения и обработки информации, доведение ее до политического руководства страны и использование в целях управления внешнеполитическими процессами. В этом смысле документационное обеспечение дипломатической деятельности выступает как один из важнейших инструментов осуществления внешней политики государства. Ее организационное построение призвано создать максимально благоприятные информационные условия для принятия оптимальных внешне- и внутриполитических решений, реализации конкретных дипломатических инициатив. Собственно термин «документ» происходит от латинского слова «documentum», что означает «свидетельство», «доказательство».
Современная наука определяет документ как «материальный носитель данных с записанной на нем информацией, предназначенный для ее передачи во времени и пространстве». В целом весь спектр такой документации охватывает три больших группы документов:
1. Документы, не относящиеся к категории международных (документы внутригосударственного оборота);
2. Международные документы;
3. Дипломатические документы.
Документы, не относящиеся к категории международных, представляют собой документы, исполняемые в различных ведомствах и не предназначенные для направления за рубеж. Как правило, сюда включаются документы, регулирующие порядок функционирования ведомств и документы, создаваемые в результате их деятельности. В наиболее общем виде такие документы можно подразделить на следующие категории:
- организационные документы;
- распорядительные документы;
- информационно-справочные документы;
- управленческие документы;
- кадровые документы (документы по личному составу;
- финансовые документы.
Международные документы включают в себя весь комплекс документации, исполняемый любым субъектом международной деятельности (кроме МИД и высших органов государственной власти и управления) и используемая на внешнеполитической арене, за исключением документов, относимых к категории дипломатических. Таким образом, любая организация, действующая на внешнеполитической арене и включенная в международный информационный обмен, создает и использует данную категорию документов. Дипломатические документы это документы, образующиеся в результате деятельности министерства иностранных дел и высших органов государственной власти и управления на международной арене. Эта группа включает в себя следующие подгруппы документов:
1. Внутриведомственные дипломатические документы;
2. Дипломатическая переписка;
3. Международные правовые акты.
К внутриведомственным дипломатическим документам относятся документы, с помощью которых происходит обмен информацией между министерством иностранных дел (центром) и дипломатическими представительствами в зарубежных странах или при международных организациях, либо между двумя и более представительствами одной страны, расположенными в одном или разных государствах. Дипломатическая переписка представляет собой комплекс документов, «посредством которых осуществляются письменные официальные сношения между государствами и которые выражают позицию государства по тому или иному вопросу международной жизни». Дипломатическая переписка является одной из основных форм дипломатической деятельности государства по осуществлению целей и задач его внешней политики. Международные правовые акты - это документы, закрепляющие регулируемыми международным правом двусторонние или многосторонние отношения государств по тем или иным вопросам, в соответствии с которыми стороны приобретают определенные права и берут на себя определенные обязательства. Формы документов международных правовых актов каждого вида определяются нормами международного права, либо общепринятыми в международной практике обычаями, либо по обоюдному согласию договаривающихся сторон. Обычно такие документы составляются на нескольких языках (по числу договаривающихся сторон) и отдельные экземпляры документов на разных языках являются аутентичными. С целью выработки общих принципов составления, оформления и исполнения документов, определения форм и методов работы с ними, производится классификация документов по определенным основаниям.
Классификация документов
это деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия. Целью классификации является повышение оперативности работы аппарата управления и ответственности исполнителей.
Документы классифицируются по следующим основаниям: По источнику информации:
- первичные документы, отражающие данные, полученные на основе непосредственного восприятия фактов окружающей действительности сотрудниками внешнеполитического ведомства.
- вторичные документы это документы, содержащие результаты обработки информации, содержащейся в первичных документах.
- документы смешанного типа, имеющие признаки и первичных и вторичных документов. Как правило, это документы обобщающего характера, при составлении которых используются как информация, полученная в ходе непосредственного восприятия фактов сотрудником внешнеполитического ведомства, так и результаты обработки информации, содержащейся в первичных документах.
По статусу документа:
- официальные документы это «документы, созданные юридическим или физическим лицом, оформленные и удостоверенные в установленном порядке».
- полуофициальными документами являются документы, направляемые, как правило, от имени должностного лица знакомым официальным лицам в случаях, связанных с оказанием какого-либо личного одолжения (благодарность за приглашение, просьба о содействии), или по вопросам, постановка которых в официальном порядке по тем или иным причинам нежелательна.
- неофициальные документы это документы, исполняемые в процессе повседневной деятельности и служащие для удовлетворения информационных потребностей внешнеполитического ведомства, либо получаемые и отправляемые субъектом международной деятельности по неофициальным каналам.
По способу представления и фиксации информации: - письменные документы, в которых информация представляется в форме символьного текста. Письменные документы могут быть рукописными, печатными и электронными. - статические (рисунки, графики, схемы, картины, фотоснимки) и динамические (кино- и видеодокументы). - фонетические документы, фиксирующие аудиоинформацию. К числу таких документов относятся магнитофонные записи, грампластинки, аудиозаписи на лазерных компакт-дисках, аудиозаписи на специальных носителях. По направлению движения относительно субъекта деятельности: - входящие документы это документы, поступающие адресату от исполнителей. - исходящие документы представляющие собой документы, направляемые адресату исполнителями. - внутренние документы это «документы, не выходящие за пределы подготовившей его организации», циркулирующие внутри ведомств, их структурных подразделений и не предназначенные для направления в какой-либо адрес. По стадиям создания документа: - подлинник; - копии. По степени ограничения доступа к документу: - открытые документы представляющие собой документы, содержащие информацию, доступную любым пользователям. - документы ограниченного доступа это документы, содержащие конфиденциальную информацию. С документами ограниченного доступа устанавливается особый режим работы в соответствии с ведомственными инструкциями. Пересылка подобных документов осуществляется по каналам фельдъегерскопочтовой или дипкурьерской связи.