Практическая работа № 15
СОЗДАНИЕ ПРОЕКТОВ ПО ОЦИФРОВКЕ ДОКУМЕНТОВ И ФОРМИРОВАНИЮ ЭЛЕКТРОННЫХ АРХИВОВ.
1. Цель работы:
Получить представление об OCR – программах распознавания текста, познакомиться с возможностями данных программ, научить распознавать отсканированный текст, передавать и редактировать его в Word.
2. Перечень типового оборудования и программного обеспечения
Компьютер AMD Athlon (tm) 64X2 Dual Core Processor 3600+ 1.91 ГГц, 960 МБ ОЗУ,
принтер LaserJet 1022
Система MS Windows XP Professional версия 2002.
3. Последовательность выполнения работы:
3.1. Подготовьте ПЭВМ к работе.
3.2. Законспектируйте в тетрадь теоретическую часть:
Теоретическая часть
Электронные архивы бумажной документации становятся все более востребованными средством для организации оперативной работы с информацией. Внедрение электронного архива сокращает время извлечения необходимой информации из архива до нескольких секунд и значительно повышает эффективность использования архива.
Для обеспечения быстрого и интуитивно-понятного доступа и наглядного предоставления необходимой информации системы управления контентом предоставляют различные поисковые инструменты, возможности доступа к информации с помощью многоуровневой структуры каталогов и рубрик, гиперссылок («связок») между документами и другие возможности. Другим важным элементом электронного архива является модуль загрузки данных в систему, включая механизмы импорта данных, сканирования и распознавания.
Этапы создания электронного архива:
Техническая подготовка документов: разброшюровка, изъятие из файлов, удаление скрепок и скоб.
Систематизация документов по требуемым параметрам: по дате, номеру, типу и т.д.
Планшетное сканирование сшитых, ветхих и неформатных документов.
Поточное сканирование в режиме автоматической подачи документов. Актуально для сканирования крупных массивов документов.
Верификация – проверка соответствия сканообраза документа оригиналу.
Распознавание сканобразов конвертация в редактируемые форматы (Word).
Структурирование информации – создание базы данных сканобразов, либо их внедрение в существующую систему.
Система поиска – создание системы поиска по отсканированным документам с учетам индивидуальных особенностей.
Какие документы имеет смысл сканировать?
Естественно, что вряд ли вам понадобиться сканирование всего документооборота вашей организации. Однако в зависимости от направления деятельности, особенностей структуры компании, принятых внутренних правил работы с документами необходимость цифрового копирования может коснуться самого широко спектра материалов. Обычно нам заказывают копии часто используемых финансовых документов (счета-фактуры, накладные), документов, касающихся юридической организации производственного процесса (договоры, соглашения, контракты), нередки случаи оцифровки ряда типовых бухгалтерских материалов.