Подведение промежуточных итогов

При работе со списками команда Данные|Итоги быстро создает промежуточные итоги по выбранным категориям. Эта команда выполняет две достаточно сложные задачи:

Ø Вставляет строку и создает функцию Промежуточные итоги для всех изменяемых данных в указанном столбце. Эта функция автоматически ссылается на корректное количество ячеек, расположенных над ней

Ø Создает структуру, которая с помощью щелка на кнопке отображает данные с большей или меньшей степенью детализации

Прежде чем воспользоваться командой Данные|Итоги следует отсортировать список по столбцу, для которого будет вычислен промежуточный итог.

Команда Итоги создает на листе структуру, где каждый уровень содержит одну из групп, для которых подсчитывается промежуточный итог. Можно закрыть любой из уровней и тем самым опустить ненужные детали.

Рис.4

Пример использования команды Итоги приведен на рис.3 (самый низший, наиболее подчиненный уровень, который состоит из детальных строк в каждой группе) и рис. 4 (уровень промежуточных итогов, замыкающих каждую группу детальных значений). На рис.5 представлен самый главный уровень, который содержит результат окончательных вычислений.

	Рис.5

Рис.3

Анализ данных с помощью сводных таблиц

 

Средство Сводная таблица представляет собой еще один инструмент организации и подведения итогов данных. Этот инструмент комбинирует возможности работы со списками.

Сводная таблица является специальным типом таблицы, которая подытоживает информацию из конкретных полей списка или базы данных. При создании сводной таблицы с помощью Мастера можно задать нужные поля, организацию таблицы (ее макет) и тип выполняемых вычислений

Сводные таблицы обеспечивают удобный интерфейс для анализа данных различной сложности и разного объема, а также возможность быстрой перестройки макета сводной таблицы фактически только с помощью мыши без применения сложного программирования.

Сводная таблица – это средство для упорядочивания информации. При создании сводной таблицы пользователь распределяет информацию, указывая, какие элементы и в каких полях будут содержаться.

Для создания сводных таблиц используются различные источники данных. Это могут быть списки и таблицы, расположенные на рабочих листах Excel, либо внешние источники данных (таблицы, созданные с помощью других программ).

Сводная таблица является многомерной и всегда связана с источником данных. Она предназначена только для чтения, а изменения можно вносить в исходные таблицы. При этом можно изменять форматирование сводных таблиц, выбирать различные параметры вычислений. Для большей наглядности на основе сводной таблицы можно создать диаграмму, которая будет перестраиваться при изменении сводной таблицы.

Проверка данных

Ввод данных в ячейки может показаться довольно несложной и очевидной процедурой, особенно по сравнению с записью сложных формул. Однако если тип или диапазон данных будет некорректным, могут возникнуть проблемы, которые позволяет решить команда Данные|Проверка. Применить средство проверки данных можно в выделенной ячейке или диапазоне, также как и средство форматирования ячеек. При копировании или перемещении ячеек, для которых установлена проверка данных, ее критерии передаются новым ячейкам.