Наличные денежные средства имеют наибольшую подвижность. Движение их совершается посредством кассовых операций.
Приступая к аудиту кассовых операций, необходимо изучить материалы последней инвентаризации, акты предыдущих проверок кассы, инвентаризационные описи. При проверке кассовых операций необходимо изучить следующие документы:
- приходные и расходные кассовые ордера;
- выписки банков по движению денежных средств на счетах с приложенными к ним документами;
- кассовая книга с отчетами кассира;
- журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров;
- книга регистрации депонентов;
- расчетно-платежные ведомости и другие оправдательные документы, подтверждающие оплату расходов на хозяйственные нужды, служебные командировки, задолженность юридическим и физическим лицам и пр.;
- регистры синтетического учета - Главная книга;
- регистры аналитического учета - контокоррентные книги при мемориально-ордерной форме учета, журналы-ордера и ведомости - при журнально-ордерной форме учета, машинограммы - при автоматизированной форме учета;
- бухгалтерский баланс (ф. № 1);
- отчет о движении денежных средств (ф. № 4).
Согласно письму ЦБ РФ «Порядок ведения кассовых операций в РФ» в кассе организации могут храниться наличные деньги в пределах лимитов, устанавливаемых обслуживающими их учреждениями банков по согласованию с руководителями этих предприятий. Лимит остатка наличных денег в кассе устанавливается учреждениями банков ежегодно всем предприятиям независимо от организационно-правовой формы и сферы деятельности, имеющим кассу и осуществляющим налично-денежные расчеты.
При наличии у организации нескольких счетов в различных учреждениях банков организация по своему усмотрению обращается в одно из обслуживающих учреждений банков с расчетом для установления лимита остатка наличных денег в кассе.
После установления лимита остатка кассы в одном из учреждений банка организация направляет уведомление об определенном ему лимите остатка кассы в другие учреждения банков, в которых открыты ему соответствующие счета.
При проверке данного предприятия учреждения банков руководствуются этим лимитом остатка наличных денег в кассе. По предприятию, не предоставившему расчет на установление лимита остатка наличных денег в кассе ни в одно из обслуживающих учреждений банка, лимит остатка кассы считается нулевым, а не сданная предприятием в учреждения банков денежная наличность - сверхлимитной.
За нарушение кассовой дисциплины применяется целый ряд санкций, основные из которых следующие.
В соответствии с Указом Президента Российской Федерации «Об осуществлении комплексных мер по своевременному и полному внесению в бюджет налогов и иных обязательных платежей» от 23.05.94 № 1006 за несоблюдение действующего порядка условий работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций:
• за расчеты наличными денежными средствами с другими предприятиями, учреждениями и организациями сверх установленных предельных сумм (в настоящее время не более 60 тыс. руб. по одному платежу) - штраф в двукратном размере суммы произведенного платежа.
Однако следует отметить, что некоторые руководители, пытаясь обойти законы, разбивают сумму платежа и проводят ее по разным ордерам. Из совместного разъяснения Госналогслужбы России, Минфина России и Банка России о Порядке применения Положения Указа Президента Российской Федерации № 1006 платежи, произведенные одним юридическим лицом в адрес другого юридического лица в один день по нескольким денежным документам в порядке реализации одного договора, рассматриваются как единый суммарный платеж. Некоторые предприятия рассчитываются сверх установленного лимита наличными деньгами, снятыми с пластиковых карточек. По этому поводу существует разъяснение (пп. 16, 18 письма Банка России от 16.03.95 № 14-4/95, с изменениями и дополнениями от 28.01.97).[3]
Организации, предпочитающей расплачиваться наличными деньгами, необходимо оплачивать сделку в течение нескольких дней с расчетом, чтобы сумма платежа в один день не превышала установленный предел.
Таким образом, выявляя нарушения кассовой дисциплины, аудитор может оценить величину финансовых санкций, которые могут быть наложены на предприятие в целом в случае его проверки, и сопоставить ее с финансовым результатом деятельности предприятия.
Следовательно, проверка проводится с целью установить, совершаются ли на предприятии расчеты с другими юридическими лицами суммами, превышающими установленную предельную величину. Для этого применяется метод сплошной проверки (просмотра) расходных кассовых ордеров, а также отчетов кассира, кассовых книг, договоров с юридическими лицами;
• за неоприходование (неполное оприходование) в кассу денежной наличности - штраф в трехкратном размере выявленной неоприходованной денежной наличности.
При определении нарушений выясняется, когда, в какой сумме и по какой причине имело место превышение лимита кассы. В случае неоднократного превышения предприятием установленного лимита остатка денежных средств в кассе рассчитывается средняя величина сверхлимитной кассовой наличности (исходя из суммы и количества дней превышения лимита остатка кассы).
Если на предприятии применяются контрольно-кассовые машины, то за нарушение Федерального закона «О применении контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением» от 18.06.93 № 5215-1 могут быть применены следующие штрафные санкции (в ред. Положения Правительства РФ по применению ККМ № 745 от 30.07.99):
• в 50-100-кратном установленном законом размере минимальной месячной оплаты труда в случае ведения предприятием денежных расчетов с населением без применения контрольно-кассовой машины;
• в 28,6-57,1-кратном установленном законом размере минимальной месячной оплаты труда при использовании для расчетов неисправной контрольно-кассовой машины;
• в 14,3-28,6-кратном установленном законом размере минимальной месячной оплаты труда, если предприятие не вывесило ценник на продаваемый товар (прейскурант на оказываемую услугу);
• в 10-кратном установленном законом размере минимальной заработной оплаты труда, но не менее 20% стоимости покупки (услуги) в случае невыдачи чека лицами, обязанными выдать его покупателю, и при выдаче чека с указанием суммы, менее уплаченной.
Наличные деньги из кассы выдаются по расходным кассовым ордерам или надлежаще оформленным ведомостям, заявлениям на выдачу денег, счетам и т.д. с наложением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером предприятия или лицами на это уполномоченными. В случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах, заявлениях, счетах и т.д. имеется разрешительная подпись руководителя предприятия, подпись на его расходных кассовых ордерах не обязательна.
Под «распиской», используемой для маскировки растраты денежных средств, следует понимать, как правило, расходный кассовый ордер, не подверженный хотя бы одной из приведенных подписей:
- получателя денег;
- главного бухгалтера или уполномоченного приказом руководителя предприятия должностного лица;
- руководителя предприятия или должностного лица, уполномоченного приказом руководителя предприятия.
Выдача денег из кассы, не подтвержденная подписью получателя в расходном кассовом ордере или другом заменяющем его документе, в оправдание остатка наличных денег в кассе не принимается. Эта сумма считается недостачей и взыскивается с кассира.
При этом составляются следующие бухгалтерские проводки:
1. Принятие к учету недостачи денег в кассе
Дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» Кредит счета 50 «Касса»
2. Отнесение недостачи денег в кассе на кассира
Дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» Кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»
3. Погашение недостачи денег, числящейся за кассиром, возможно путем взноса им денег в кассу или удержанием из заработной платы Дебет счетов 50 «Касса»,
70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Кредит счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».
Излишек денежных средств в кассе принимается к учету немедленно бухгалтерской проводкой: Дебет счета 50 «Касса» Кредит счета 91 «Прочие доходы и расходы». Как известно, документами, подтверждающими движение (оприходование) денежных средств, являются приходные кассовые ордера, отражающие факт поступления денежных средств в кассу с расчетного счета, а также чековые книжки, корешки чековых книжек и выписки банка. Чековые книжки, корешки использованных чеков, а также неиспользованные чеки должны храниться у главного бухгалтера в условиях, исключающих возможность их утери. Испорченные чеки погашаются надписью «Аннулировано» и хранятся подклеенными к корешкам чеков. Для оформления выводов аудитору необходимо последовательно посмотреть чековые книжки предприятия, проверяя в них количество корешков и незаполненных чеков (их должно быть столько, сколько указано на обложке чековой книжки).
Проверка правильности и своевременности оприходования денег, получаемых по денежным чекам из банка, имеет цель выявить неоприходование денег в кассу предприятия. Для этого просматривается кассовая книга. В случаях, когда встречается надпись «Получено из банка по чеку___», сверяется сумма, указанная в кассовой книге, с суммой, указанной на корешке чековой книжки, и суммой, указанной в выписке банка.
Кроме того, сличается номер чека, указанный в приходном ордере, с номером на корешке чека.
При проверке аудитору следует проанализировать движение денежной наличности, выявить расхождение между суммами фактически произведенных оплат в погашение дебиторской задолженности и суммами, зачисленными в кассу, а также проконтролировать своевременность сдачи выручки в банк и выявить случаи ее расхода на различные цели.
Если задолженность сотрудника или стороннего лица (организации) погашена, т.е. деньги были внесены в кассу предприятия, то этот сотрудник (лицо, организация) должником не считается. Но если деньги в кассу не оприходованы, за ним будет числиться задолженность. При увольнении работники должны погашать свою задолженность.
В случаях, когда в учете значится задолженность за уволившимися сотрудниками, необходимо проверить эти факты методом письменных подтверждений от третьих лиц или методом устных опросов.
Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации предусмотрен ряд моментов, соблюдение которых на практике позволяет, во-первых, предотвратить злоупотребления и, во-вторых, значительно облегчить работу аудиторов. Так, п. 11 Порядка ведения кассовых операций предусматривает, что лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.
В соответствии с п.21 Порядка ведения кассовых операций приходные кассовые ордера до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных кассовых ордеров. Кассовые приходные и расходные ордера должны иметь раздельную нумерацию. Прием денег по кассовым ордерам может производиться только в день их составления (п. 19 Порядка ведения кассовых операций).
Если по выписанному приходному ордеру деньги в кассу не поступили, то кассир обязан вернуть его в бухгалтерию, о чем должна быть сделана отметка в журнале регистрации приходных кассовых ордеров. При обнаружении пропуска в нумерации ордеров следует проверить, не вызвано ли это уничтожением документов или другими злоупотреблениями.
Наличие на предприятии утвержденного приказом руководителя списка лиц, которым могут выдаваться из кассы наличные деньги на хозяйственные нужды, оформление сотрудниками «заявлений на выдачу денег», указание в разрешительной надписи руководителя предприятия или уполномоченного лица срока, на который они выданы, препятствуют злоупотреблениям. Вместе с тем лица, получившие деньги на хозяйственные нужды, также должны своевременно отчитаться и произвести полный расчет по выданным в под отчет суммам. Документами для проведения проверки будут приходные кассовые ордера и журнал регистрации приходных кассовых ордеров, журнал-ордер № 7 «Расчеты с подотчетными лицами».
Если в кассовом ордере по строке «Основание» будет значиться «Остаток подотчетных сумм», в соответствии с которым производится возврат денежных средств, то просматриваются приложенные к авансовому отчету документы и командировочные удостоверения или авансовый отчет с приложенными документами (хозяйственные расходы). Сравнивается дата составления авансового отчета (последний должен быть составлен не позднее трех рабочих дней со дня возвращения из командировки), является ли этот день рабочим для данного предприятия, сверяется дата составления авансового отчета, номер приходного ордера, указанный в авансовом отчете, по которому вносится остаток неизрасходованных сумм, с номером, датой и суммой по приходному ордеру, а также с журналом-ордером «Расчеты с подотчетными лицами».
Последовательный просмотр всех приложенных к отчету кассира за определенный день приходных и расходных кассовых ордеров позволит выявить перечень документов, реквизиты которых не совпадают с журналом регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (если таковые имеются).
Далее следует установить, все ли приходные и расходные кассовые ордера зарегистрированы в журналах регистрации приходных и расходных кассовых ордеров; совпадают ли эти суммы с теми, которые указаны в журнале регистрации, каков источник поступления денежных средств, совпадают ли даты приема и выдачи денег по кассовым ордерам с датами их составления.
Злоупотребления посредством подлогов возможны в результате недоброкачественного составления первичных кассовых документов. Неотражение даты составления документов, нумерации, других реквизитов позволяет использовать их для целей незаконного списания денег. Недоброкачественность их исполнения может быть выявлена при формальном осмотре первичных документов. Сознательные арифметические ошибки в ведомостях и кассовых отчетах приводят к образованию искусственного излишка денег в кассе, которые затем могут быть присвоены. Перечень итогов всех кассовых отчетов и всех платежных ведомостей проводится с целью выявления таких злоупотреблений.
Признаками подлога могут служить наличие среди первичных документов ксерокопий, документов со следами подшивки, изменения цвета документа из-за давности его составления, штампов гашения документов.
Кассовые ордера и заменяющие их документы должны быть заполнены бухгалтерией четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или выполнены на машине (пишущей, вычислительной), компьютерах. Подчистки, помарки или исправления не допускаются.
Все ранее проверенные аудитором документы следует отмечать его подписью или штампом. Особое внимание следует проявить при проверке регистрации платежных ведомостей, так как одним из способов подлога служит внесение в расчетно-платежные ведомости подставных лиц, на которых выписывается заработная плата с целью ее присвоения. При проверке сверяют табели учета рабочего времени, приказы о зачислении на работу и увольнении, первичные документы о начислении заработной платы с данными платежных ведомостей, карточек лицевых счетов, приказов о зачислении на работу и об увольнении, первичных документов по начислению заработной платы. Обращают особое внимание на номер или наименование подразделения (цеха, отдела), периода, за который производится выплата, период работы лица на данном предприятии.
В соответствии с п. 18 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации по истечении трех рабочих дней, включая день получения денег в банке для выплаты средств на оплату труда и выплату социально-трудовых льгот, кассир должен: в платежной или расчетно-платежной ведомости против фамилий лиц, которым не произведены указанные выплаты, поставить штамп или сделать надпись от руки «Депонировано»; составить реестр депонированных сумм; в конце платежной или расчетно-платежной ведомости сделать надпись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах, сверить их суммы с общим итогом по платежной ведомости и скрепить надписью. Нарушением (злоупотреблением) этого пункта является присвоение депонированной заработной платы и средств, начисленных по другим основаниям. Выявить злоупотребления с депонированными суммами можно путем проверки состояния аналитического учета депонентов и сверки данных аналитического учета с данными синтетического учета. В соответствии с Планом счетов в настоящее время учет расчетов с депонентами ведется на счете 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет «Расчеты по депонентам». Кредитовый оборот по субсчету «Расчеты по депонентам» - невыплаченные в течение периода в установленный срок суммы, дебетовый оборот - погашенная в течение периода задолженность по депонированным суммам. Сальдо по субсчету представляет собой депонированные суммы на конец проверяемого периода. Аналитический учет депонированных сумм ведется в журнале регистрации депонированных сумм.
Денежными документами, находящимися в кассе, считаются путевки в санатории и дома отдыха, почтовые марки, проездные билеты, собственные акции, выкупленные у акционеров, акции других предприятий, марки госпошлины, вексельные марки, приобретенные авиабилеты и другие документы. При аудите учета денежных документов необходимо проверить:
- правильность учета денежных документов. Их учет должен производиться в книге по движению денежных документов. Поступление и списание денежных документов должны быть оформлены кассовыми приходными и расходными документами. Таким же образом, как и по денежным средствам, кассир составляет отчет по движению денежных документов и сдает его главному бухгалтеру. Аналитический учет ведется по видам денежных документов,
- правильность составления бухгалтерских проводок, а также соответствие записей в книге по учету и движению денежных документов по счету 50-3 «Денежные документы» записям в журнале-ордере № 3 и в Главной книге при журнально-ордерной форме учета.
Проверяя операции по приобретению и выдаче путевок в санатории, дома отдыха, туристские и пионерские лагеря, следует установить: не приобретались ли путевки за счет средств эксплуатационной деятельности вместо законных источников (специальных фондов и средств социального страхования); соответствует ли сумма расхода на приобретение различных путевок ассигнованиям из специальных фондов и средств социального страхования.
Аудитор проверяет правильность расходования и списания марок на почтовые отправления, а также уплаты государственной пошлины. Для этого проводят выборочную проверку отчетов на списания марок по данным книги исходящей корреспонденции и реестрам ее сдачи организациям связи и т.п.