Чтобы использовать страховые взносы на финансирование предупредительных мер, организация должна получить разрешение.
Для этого до 1 августа текущего года подайте в территориальное подразделение ФСС:
· заявление, форма которого приведена в приложении 3 к приказу Минтруда от 02.09.2014 № 598н;
· план финансового обеспечения предупредительных мер по сокращению травматизма и профессиональных заболеваний (с учетом коллективного договора, плана мероприятий по улучшению условий труда в организации, разработанного по результатам специальной оценки условий труда);
· копию перечня мероприятий по улучшению условий и охраны труда в организации, разработанного по результатам проведения специальной оценки условий труда.
Указанный перечень документов приведен в пункте 4 Правил, утвержденных приказом Минтруда от 10.12.2012 № 580н.
В зависимости от заявленных предупредительных мер по сокращению травматизма фонд может потребовать дополнительные документы, указанные в пункте 4Правил, утвержденных приказом Минтруда от 10.12.2012 № 580н.
Например, если организация собирается направить страховые взносы на приобретение путевок на лечение сотрудников, работающих во вредных и опасных условиях труда, то в ФСС нужно будет представить:
· заключительный акт медицинской комиссии по результатам периодических медицинских осмотров сотрудников;
· списки сотрудников с указанием рекомендаций акта медицинской комиссии о направлении их на санаторно-курортное лечение;
· копию лицензии организации, в которой сотрудники будут проходить санаторно-курортное лечение;
· копии договоров с организацией, в которой лечатся работники, счетов на путевки;
· калькуляцию стоимости путевок.
Если организация собирается направить страховые взносы на обеспечение сотрудников лечебно-профилактическим питанием, то в ФСС дополнительно представьте:
· перечень сотрудников, которым выдается лечебно-профилактическое питание, с указанием их профессий (должностей) и норм выдачи со ссылкой на соответствующий пункт перечня, утвержденного приказом Минздравсоцразвития от 16.02.2009 № 46н;
· номер рациона лечебно-профилактического питания;
· график занятости сотрудников, имеющих право на получение лечебно-профилактического питания;
· копии документов о времени, фактически отработанном сотрудниками в особо вредных условиях труда;
· копии постатейных смет расходов, запланированных организацией на обеспечение сотрудников лечебно-профилактическим питанием на планируемый период;
· копии договоров с организациями общепита (если они обеспечивают сотрудников лечебно-профилактическим питанием);
· копии документов, подтверждающих затраты организации на обеспечение сотрудников лечебно-профилактическим питанием.
Если организация собирается направить страховые взносы на проведение обязательных периодических медицинских осмотров (обследований) сотрудников, занятых на вредных (опасных) работах, то в ФСС дополнительно представьте копии:
· списка сотрудников, которые должны пройти обязательные периодические медосмотры (обследования) в текущем календарном году;
· договора с медицинской организацией на проведение обязательных периодических медицинских осмотров (обследований) работников;
· лицензии медицинской организации на проведение обязательных предварительных и периодических медицинских осмотров (обследований).
Если организация собирается направить страховые взносы на приобретение оборудования и проведение работ по приведению уровней воздействия вредных и (или) опасных производственных факторов на рабочих местах, в ФСС нужно подать копии:
· отчета о проведении специальной оценки условий труда (копию отчета о проведении аттестации рабочих мест, если срок действия результатов аттестации не истек);
· отчета о проведении специальной оценки условий труда на соответствующих рабочих местах после реализации соответствующих мероприятий и свидетельствующего о снижении класса (подкласса) условий труда на соответствующих рабочих местах;
· документов, подтверждающих приобретение необходимого оборудования и проведение работ по приведению уровней воздействия вредных и (или) опасных производственных факторов на рабочих местах;
Если планом финансового обеспечения не предусмотрено приобретение дополнительного оборудования, в ФСС подавайте только копию договора на проведение соответствующих работ.
Об этом сказано в пункте 4 Правил, утвержденных приказом Минтруда от 10.12.2012 № 580н.
Копии представляемых в ФСС документов заверьте печатью организации (при наличии). Требовать документы, не поименованные в пункте 4 Правил, утвержденных приказом Минтруда от 10.12.2012 № 580н, сотрудники фонда не вправе (п. 6 Правил, утвержденных приказом Минтруда от 10.12.2012 № 580н).
Если все необходимые документы составлены верно и представлены в установленный срок, но сотрудники территориального отделения отказывают в финансировании обеспечительных мер по формальным причинам (например, не принимают заявление, требуют дополнительные документы), организация может обратиться с жалобой либо к руководителю территориального отделения, либо непосредственно в ФСС. Порядок обжалования установлен в разделе VАдминистративного регламента, утвержденного приказом Минтруда от 02.09.2014 № 598н.
Ситуация: можно ли за счет взносов на травматизм возместить расходы на медосмотр сотрудников, которые заняты за компьютером более 50 процентов времени. По результатам спецоценки условия не признаны вредными
Как подать документы
Документы можно подать на бумаге или в электронной форме. Это предусмотрено пунктом 19 регламента, утвержденного приказом Минтруда от 02.09.2014 № 598н.
Чтобы подать документы в электронном виде, организацию нужно зарегистрировать на портале госуслуг. Заявление и прилагаемые документы заверьте усиленной квалифицированной электронной подписью. В этом случае дублировать документы на бумаге не нужно. Вы можете заверить заявление простой электронной подписью, но в этом случае документы придется также подать в отделение ФСС на бумаге.