1. Ознакомиться с пакетом унифицированных форм и образцов распорядительных документов (приложения 13 – 16).
2. Включить ПК.
3. Открыть папку С:\ Мои документы \ Практика ДОУ \ Группа \ Фамилия студента.
4. Создать документ Microsoft Word с именем «Приказ по основной деятельности» используя ранее созданный документ «Общий бланк документа».
5. Оформить созданный документ в соответствии с техническими требованиями к изготовлению документов (приложение 2).
6. Сохранить созданный документ.
7. Вывести созданный документ на печать.
8. Закрыть документ.
9. Выполнить те же действия для 2, 3 пунктов задания.
10. Закончить работу с программой MS Word.
11. Выключить ПК.
Контрольные вопросы
1. Основное назначение распорядительных документов.
2. Перечислить виды распорядительных документов с точки зрения принятия управленческих решений.
3. Кратко охарактеризовать документы коллегиальных органов управления.
4. Назвать и дать краткую характеристику распорядительных документов, издаваемых на принципах единоначалия.
5. Что такое приказ? Указать его виды.
6. Значение, структура и содержание приказа по основной деятельности.
7. Значение, структура и содержание приказа по личному составу (по кадрам).
КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА №5
«Правила оформления основных видов
организационно-распорядительных документов.
Оформление заявления, справки, протокола»
Цель работы:
- изучить состав распорядительных документов, входящих в УСОРД. И требования к их оформлению;
- научиться оформлять протокол, заявления, справки.
Теоретическая часть
Протокол – документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, конференциях, деловых встречах.
Протоколы оформляются на основании черновых записей, ведущих во время заседания, стенограммы заседания или звукозаписи, а также материалов, подготовленных к заседанию. Оформляется протокол на общем бланке организации (приложения 17 - 19) и содержит следующие реквизиты:
- наименование организации;
- название вида документа;
- дата и номер протокола;
- место составления протокола (проведение заседания);
- заголовок
- подписи;
- визы ознакомления.
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
Во вводной части указываются: кто председатель, секретарь, присутствовали (должностные лица, входящие в состав коллегиального органа, приглашенные), какова повестка дня. Если на заседании присутствует большое количество участников, в этом случае составляется отдельный список присутствующих на собрании, прилагаемый к протоколу.
В разделе «Повестка дня» перечисляются и нумеруются рассматриваемые вопросы.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого пункта строится по схеме: СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ. Каждый вопрос «Повестки дня» рассматривается отдельно по вышеуказанной схеме. Постановляющая часть может подразделяться на пункты.
Протокол подписывается председателем и секретарем. В особо важных случаях выступающие должны визировать протокол, визы проставляются на левом поле документа, на уровне записи выступления.
Датой протокола является дата протоколируемого события. Если оно продолжается несколько дней, то через тире указывают даты начала и окончания заседания.
Отдельные виды протоколов (протоколы технических, экспертных советов, комиссий, протоколы испытаний и другие) утверждаются руководителем организации или вышестоящего органа.
Наряду с полной формой протокола, существуют сокращенная и краткая формы протокола.
В сокращенных формах протокола после списка присутствующих (приглашенных) указывается порядковый номер вопроса на повестке дня и печатается название доклада. Последняя строка названия доклада (повестки дня) подчеркивается, и под чертой (в скобках) печатают фамилии выступивших в порядке их выступления. Название каждого доклада заканчивается протокольным решением или постановлением.
В протоколе краткой формы указываются только рассматриваемые вопросы, фамилии участвовавших в обсуждении и принятые решения.
Личное заявление – это документ, адресованный должностному лицу и содержащий просьбу работника.
Заявление составляется по кадровым вопросам: при принятии на работу, переводе, увольнении, предоставлении отпуска и др. (приложение 20).
Заявление адресуется руководителю организации или его заместителю и оформляется на стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами заявления являются: наименование подразделения, название документа, дата, регистрационный номер, адресат, фамилия и должность заявителя, подпись.
Текст заявления состоит из двух (обоснование и окончание) или одной части (заключение). Заключение содержит изложение существа вопроса, затем излагаются детали затронутого вопроса.
Заявление может иметь приложения – документы, подтверждающие обоснование просьбы (подлинники, копии документов, автобиография и т.д.).
Заявление подписывается составителем.
Справка – документ информационного характера, содержащий описание производственной деятельности организации и подтверждение каких-либо фактов, событий (приложения 21 - 23).
Реквизиты справки:
- наименование организации;
- наименование вида документа;
- дата;
- регистрационный номер;
- место составления;
- адресат;
- заголовок;
- текст;
- подпись;
- оттиск печати.
Справки бывают служебного и личного характера.
Информационная справка по вопросам производственной деятельности организации, как правило, адресуется руководителю организации или вышестоящего органа.
В заголовке может содержаться указание на период или дату, на которую приходится данная справка. Справки бывают внутренние и внешние. Если информационная справка готовится вышестоящему органу или иную организацию, то она оформляется на бланке организации и подписывается руководителем.
При наличии в справке сведений финансового характера, ее подписывает руководитель организации и главный бухгалтер, такую справку заверяют печатью.
Если справка готовится на имя руководителя организации, то ее подписывает автор. Такая справка оформляется на чистом листе бумаги, с обязательным указанием наименования структурного подразделения в том месте, где должно быть указано наименование организации – автора.
Справки личного характера – это справки, удостоверяющие какой-либо юридический факт, подтверждающие сведения биографического или служебного характера. Такие справки могут содержать различные сведения: подтверждающие места учебы, работы, занимаемой должности, размера заработной платы, места проживания и др.
Для таких целей очень часто используют трафаретные бланки. Обычно текст справки начинается с фамилии и отчества лица, о котором даются сведения. Справки подписываются руководителем и заверяются печатью.
После оформления, подписания, регистрации справку выдают на руки заинтересованному лицу.
Задание
1. Составить и оформить полный протокол заседания коллегиального органа.
2. Подготовить краткий протокол заседания коллегиального органа.
3. Составить и оформить личное заявление.
4. Составить и оформить служебную справку.
5. Составить и оформить личную справку.