Правовой статус бух службы, ее место в структуре управления организацией
Основными элементами системы организации бух. учета является: рабочий план счетов, первичные учетные документы, регистры, внутренняя бух.отчетность, документооборот, использование специального программного обеспечения. Рациональность организации бух. учета зависит от правильности определения структуры бухгалтерии и ее аппарата. Руководитель организации может: 1. учредить бух. службу, как структурное подразделение возглавляемое глав. бухгалтером; 2. ввести в штат должность бухгалтера; 3.передать на договорных началах ведение бух. учета специальным организациям. 4. вести бух. учет лично. В современных условиях сложилось 3 типа организации структуры бухгалтерии:1. линейная – все работники подчиняются гл.бухгалтеру 2. по вертикали – создаются промежуточные отделы управления, возглавляемые страшим бухгалтером. 3. комбинированный – специальное структурное подразделение по центрам ответственности. В некоторых организациях в штат бухгалтерии вводят должность бухгалтера – ревизора, который подчиняется гл. бухгалтеру. Их взаимодействие осуществляется через руководителя группы. Обязанности бух. службы: 1. контроль за полным правильным и экономным расходованием ден. средств, материальных и трудовых ресурсов 2. формирование рациональной схемы документооборота 3. начисление и выплаты в установленный срок оплаты труда работникам и расчеты с ними по иным основаниям. 4. своевременное проведение расчетов с ФНС (налоговая). 5. проведение инструктажа материально – ответственных лиц по вопросам учета и сохранности ценностей, находящиеся у них на ответственном хранении.
Учет на крупных предприятиях ведет бухгалтерская служба, которая представляет собой специализированное подразделение или отдел. В зависимости от величины организации и ее специализации ведение бухгалтерского учета может быть организовано в следующих формах:
·- в централизованной;
·- в децентрализованной.
При централизованной форме ведения бухгалтерского учета в организации создается бухгалтерия, которая является самостоятельной структурной единицей и возглавляется главным бухгалтером. Бухгалтерия крупного предприятия подразделяется на группы: финансово-расчетная группа, группа по учету расчетов с рабочими и служащими, группа по учету материалов и т.д. Группы возглавляются старшими бухгалтерами. На небольших предприятиях группы не создаются, и работы по ведению бухгалтерского учета распределяются между отдельными работниками.
При децентрализованной форме ведения бухгалтерского учета весь учетный аппарат находится в различных подразделениях, которые непосредственно приближаются к месту совершения хозяйственных операций. Это позволяет своевременно контролировать создание документов, а также быстро устранять недостатки в составлении документов. Главный бухгалтер получает сводку балансов и отчетов подразделений и составляет сводный баланс и другие финансовые отчеты организации.
Варианты организации ведения бухгалтерского учета.
Экономический субъект обязан вести бухгалтерский учет в соответствии с законодательством. Ответственность за организацию ведения бухгалтерского учета и хранение документов бухгалтерского учета несет руководитель организации.
Существуют следующие варианты ведения бухгалтерского учета:
1. ведение бухгалтерского учета возлагается руководителем организации на главного бухгалтера или иное должностное лицо;
2. руководитель организации заключает договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета (со специализированной организацией или бухгалтером-специалистом);
3. руководитель субъекта малого и среднего предпринимательства может вести бухгалтерский учет лично.
На предприятии разрабатывается Положение о бухгалтерии, которое утверждается его руководителем. Положение о бухгалтерии – это правовой акт, определяющий права, обязанности и организацию работы бухгалтерской службы.
Главный бухгалтер (бухгалтер) назначается и освобождается руководителем организации. Он несет ответственность за формирование учетной политики, ведение бухгалтерского учета, за своевременное предоставление полной и достоверной бухгалтерской отчетности, обеспечивает соответствие хозяйственных операций законодательству Российской Федерации.
В соответствии с Федеральным законом № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» главный бухгалтер или иное должностное лицо, на которое возлагается ведение бухгалтерского учета, ряда организаций (ОАО, страховые организации, акционерные инвестиционные фонды и др.) должны отвечать следующим требованиям:
1. иметь высшее образование;
2. иметь стаж работы, связанной с ведением бухгалтерского учета, составлением бухгалтерской (финансовой) отчетности или с аудиторской деятельностью, не менее трех лет из последних пяти календарных лет, а при отсутствии высшего образования по специальностям бухгалтерского учета и аудита – не менее пяти лет из последних семи календарных лет;
3. не иметь неснятой или непогашенной судимости за преступления в сфере экономики.
Вышеуказанным требованиям так же должны соответствовать физические лица, с которыми организация заключает договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета. Юридические лица, оказывающие такие услуги, должны иметь не менее одного работника, отвечающего установленным требованиям.
Если между руководителем организации и главным бухгалтером или иным должностным лицом, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, либо лицом, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, возникли разногласия по вопросам, связанным с принятием документов к учету, составлением бухгалтерской отчетности и др., то руководитель организации обязан представить письменное распоряжение о выполнении его указаний. В этом случае он несет единолично ответственность за созданную в результате этого информацию и достоверность бухгалтерской отчетности.
С главным бухгалтером согласовывается назначение, увольнение и перемещение материально-ответственных лиц. Перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов, утверждается руководителем по согласованию с главным бухгалтером. Главный бухгалтер не может исполнять обязанности непосредственно связанные с материальной ответственностью за денежные средства и материальные ценности.
На малых предприятиях, не имеющих в штате кассира, его обязанности могут выполняться главным бухгалтером (бухгалтером) по письменному распоряжению руководителя.
При увольнении главный бухгалтер передает дела вновь назначенному главному бухгалтеру по акту, утвержденному руководителем организации.
Организация документооборота. Разработка графика документооборота.
1. Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело или отправки.
Объем документооборота – количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период.
Этапы документооборота:
• первичная обработка документов, поступающих в организацию;
• предварительное рассмотрение документов;
• регистрация, рассмотрение руководством и передача документов на исполнение;
• исполнение документов;
• обработка исполненных и отправляемых документов.
Движение документов отражает организационную структуру аппарата управления и распределение обязанностей между его составными частями. Поэтому совершенствование документооборота связано с совершенствованием самой структуры управления и не может рассматриваться изолированно.
В качестве принципов д/о выступают:
• четкая организация движения документов: поток документов должен быть прямоточным, т.е. исключающим возвратные или повторные маршруты;
• однократное пребывание в одном подразделении или у одного пользователя;
• оперативность обработки документов;
• согласование документов на всех этапах исполнения до подписания руководителем.
Организация д/о подразумевает разработку: форм первичных документов, отличных от типовых; отчетных регистров и форм отчетности, отличных от унифицированных; график д/о; механизм принятия документов к учету; системы обработки документов и порядок их хранения.
Разработка графика документооборота. Расписание сроков составления, представления и обработки первичных документов, регистрации и группировки учетных данных, прохождение других стадий учетного процесса принято называть графиком документооборота в учете. График обычно включает перечень и сроки учетных работ, выполняемых должностными лицами организации и бухгалтерскими работниками, с приложением форм документов и инструкций по их составлению. По каждому документу в графике указывают исполнителя (составителя), адресат (службу, куда поступает документ), сроки представления и обработки. Графики обычно имеют форму таблиц, диаграмм. Необходимые требования для составления графика документооборота: 1. Первичные учетные документы, принимаемые бухгалтерией, должны иметь все обязательные реквизиты; 2. При приеме документов должна осуществляться проверка правильности арифметических вычислений; 3. Документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями законодательных и нормативных актов; 4. Все исправления в документах должны быть заверены подписями лиц, ответственных за их составление, с указанием даты исправления; 5.По любой сделке должны быть представлены все необходимые документы (договор и дополнения к нему, акт выполнения работ, смета, счет-фактура, платежное поручение и т.д.). Правильное составление графика документооборота и его соблюдение способствуют рациональному распределению должностных обязанностей между работниками, усилению контрольных функций бухгалтерского учета и обеспечению своевременности составления отчетности.