Как учесть оплату такси в командировке
Порядок и нормы возмещения расходов командированного на такси организация устанавливает в своем ЛНА, например в положении о командировках (ст. 168 ТК РФ).
Оплату такси учитывайте в налоговых расходах, не облагайте НДФЛ и страховыми взносами (п. 2 ст. 422 НК РФ, Письма Минфина от 28.06.2016 N 03-04-06/37671, от 02.03.2017 N 03-03-07/11901).
Документы, подтверждающие расходы на такси, - чек ККТ или квитанция.
Типовая ситуация: Как учесть оплату такси в командировке (Издательство "Главная книга", 2019) {КонсультантПлюс}
Что такое представительские расходы и какими документами их подтверждать
1. Для целей налогообложения прибыли в качестве представительских расходов можно учесть затраты, связанные с проведением (п. 2 ст. 264 НК РФ, Письма Минфина от 15.03.2017 N 03-03-06/1/14731, от 05.06.2015 N 03-03-06/2/32859):
· переговоров с представителями других компаний и клиентами - физическими лицами. Это могут быть как уже работающие с вашей организацией контрагенты, так и потенциальные;
· заседаний совета директоров (наблюдательного совета, правления) вашей организации.
К таким расходам относятся, в частности, затраты:
· на организацию официального приема (завтрака, обеда, иного аналогичного мероприятия) или заседания, проводимого как на территории вашей организации, так и за ее пределами, например в ресторане. При этом в расходы включается и стоимость алкогольных напитков (Письма Минфина от 22.01.2019 N 03-03-06/1/3120, УФНС по г. Москве от 12.04.2007 N 20-12/034115);
· по доставке участников к месту проведения представительского мероприятия и обратно;
· на буфетное обслуживание во время мероприятия;
· на услуги переводчиков во время мероприятия.
Нельзя учесть для целей налогообложения расходы (Письмо Минфина от 01.12.2011 N 03-03-06/1/796):
· на развлекательные и оздоровительные мероприятия (например, посещение боулинга, бильярда, экскурсий, театров, тренажерного зала, бассейна, сауны и т.п.);
· на оплату проезда и проживания лиц, приглашенных для участия в представительском мероприятии из других населенных пунктов;
· на приобретение подарков, призов, дипломов для участников мероприятия (Письмо Минфина от 25.03.2010 N 03-03-06/1/176).
2. Для подтверждения представительских расходов, кроме обычных первичных документов, подтверждающих затраты (накладные, акты и т.п.), обязательно надо оформить отчет о проведенном мероприятии, утвержденный руководителем организации. В таком отчете должны быть указаны:
· время и место проведения мероприятия;
· программа мероприятия;
· состав участников (приглашенных и принимающей стороны);
· величина расходов на организацию мероприятия.
Если в результате проведения мероприятия заключены какие-либо договоры, это тоже надо отразить в отчете.
Этот отчет будет доказательством того, что произведенные расходы непосредственно связаны с проведением представительского мероприятия (Письма Минфина от 10.04.2014 N 03-03-РЗ/16288, ФНС от 08.05.2014 N ГД-4-3/8852).
Помимо отчета лучше иметь еще два документа (Письма Минфина от 01.11.2010 N 03-03-06/1/675, от 22.03.2010 N 03-03-06/4/26):
1) приказ руководителя организации о проведении представительского мероприятия. В нем надо указать цель проведения мероприятия и работников организации, которые должны в нем участвовать;
2) смету расходов на проведение мероприятия, утвержденную руководителем организации.
| Образец приказа о проведении представительского мероприятия (официальной встречи и переговоров) |
|
| Образец сметы расходов на проведение представительского мероприятия (официальной встречи и переговоров) |
|
| Образец отчета о проведении представительского мероприятия (официальной встречи и переговоров) |
Типовая ситуация: Что такое представительские расходы и какими документами их подтверждать (Издательство "Главная книга", 2019) {КонсультантПлюс}
Расходы на такси
В соответствии с п. 22 Положения расходы на проезд при направлении работника в командировку на территории иностранных государств возмещаются ему в том же порядке, который изложен в п. 12 данного Положения при направлении в командировку в пределах территории РФ. Согласно этой норме расходы на проезд к месту командировки и обратно (а также проезд из одного населенного пункта в другой, если работник командирован в несколько организаций, расположенных в разных населенных пунктах) включают:
- затраты на проезд транспортом общего пользования соответственно к станции, пристани, аэропорту и от станции, пристани, аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта, при наличии документов (билетов), подтверждающих эти расходы;
- оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей.
В связи с тем что в данной норме речь идет о транспорте общего пользования, возникает вопрос: может ли организация учитывать расходы на возмещение работнику затрат по оплате услуг такси в составе расходов, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль?
Официальная позиция Минфина заключается в следующем: расходы на проезд работника на такси до вокзала (аэропорта) и от вокзала (аэропорта) учитываются для целей налогообложения при условии их экономической обоснованности и оформления документами, соответствующими требованиям, установленным действующим законодательством. Такое мнение Минфин России высказал в Письмах от 11.07.2012 N 03-03-07/33, от 04.10.2011 N 03-03-06/1/621, от 22.05.2009 N 03-03-06/1/339.
Суточные во время загранкомандировок
Правила расчета суточных во время зарубежной командировки приведены в п. 17, 18 и 20 Положения.
Согласно этим нормам за время нахождения в пути работника, направляемого в командировку за пределы территории РФ, суточные выплачиваются:
- при проезде по территории РФ - в порядке и размерах, которые предусмотрены для командировок в пределах территории РФ;
- при проезде по территории иностранного государства - в порядке и размерах, которые установлены для командировок на территории иностранных государств.
День пересечения Государственной границы РФ включается в дни, за которые суточные выплачиваются:
- в иностранной валюте - при следовании работника с территории РФ;
- в рублях - при следовании на территорию РФ.
Примечание. Необходимость подтверждения расходования суточных конкретными чеками, квитанциями или другими расходными документами отсутствует и из требований налогового законодательства не вытекает (Письма Минфина России от 24.11.2009 N 03-03-06/1/770 и ФНС России от 03.12.2009 N 3-2-09/362).
Даты пересечения Государственной границы РФ определяются по отметкам пограничных органов в паспорте.
При направлении работника в командировку на территории двух или более иностранных государств суточные за день пересечения границы между государствами выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для государства, в которое направляется работник.
Если сотрудник выехал в командировку на территорию иностранного государства и в тот же день вернулся, суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50% нормы расходов на выплату суточных, определяемой коллективным договором или локальным нормативным актом для командировок на территории иностранных государств.
Итак, в коллективном договоре или другом локальном нормативном акте можно установить любой размер суточных, а также дифференцировать этот размер в зависимости от страны, в которую командируется работник.
В случае вынужденной задержки в пути суточные за время задержки выплачиваются по решению руководителя организации при представлении документов, подтверждающих факт такой задержки (п. 19 Положения).
Пример 1. Заместитель директора Иванов И.И. (г. Москва) направлен в зарубежную командировку. Сначала он должен был посетить Италию, потом Хорватию и возвратиться в Москву.
Согласно коллективному договору суточные в организации установлены для командировок в Италию - 120 евро, Хорватию - 80 евро.
27 октября 2017 года в 23.00 Иванов вылетел в Италию и прибыл туда 28 октября. Пересечение границы РФ 27 октября подтверждается отметкой в заграничном паспорте.
29 октября он выехал из Италии и прибыл в Хорватию.
31 октября вернулся в Москву, о чем имеется отметка в загранпаспорте.
1 ноября Иванов И.И. представил авансовый отчет, который в этот же день был утвержден.
Размер суточных, которые подлежат выплате данному работнику, составит:
- за 27 октября (день пересечения Государственной границы РФ при следовании работника с территории РФ) - 120 евро;
- 28 октября (день пребывания в Италии) - 120 евро;
- 29 октября (день прибытия в Хорватию) - 80 евро;
- 30 октября (день пребывания в Хорватии) - 80 евро.
Итого размер суточных, которые причитаются работнику в евро, составил 400 евро (120 + 120 + 80 + 80).
Статья: Налоговый учет расходов на зарубежную командировку (Ермошина Е.Л.) ("Налог на прибыль: учет доходов и расходов", 2017, N 11) {КонсультантПлюс}
Если у Вас остались вопросы, прошу сообщить письменно.
28.02.2019
