Служебное письмо-это обобщенное название различных по содержанию документов. Выделяемых в связи с особым способом передачи текста.
Письма составляются на специальных бланках на А4 или А5
Текст письма должен быть логичным последовательным убедительным и корректным по форме. Факты и события должны излагаться объективно и ясно.Текст письма не должен допускать различного толкования.
Письмо целесообразно готовить по одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию одновременно по нескольким разнородным вопросам, рекомендуется составлять отдельные письма по каждому из них. Письмо может касаться нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут расматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.
В зависимости от письма текст может быть простым или сложным. Простые состоят из 2 частей вступление и заключение. Сложные вступление, основную часть и заключение. Во вступлении –обоснование вопроса. В основной части –излагается существо вопроса, приводятся доказательства или опровержения. Основная часть должна быть убедительной. В заключении формулируется основная цель письма.
Текст основного письма не должен превышать 1-2 стр. Сложные могут до 5 стр.
Письмо на бланке А4 имеет заголовок к тексту отвесает на вопрос «о чем?» В деловой переписке обращаются «господа» или «уважаемый»
Письма визируются составителем, руководителем подразделения, зам.руководителя организации. Визируются на втором экз.остающимся в организации.
Письма подписыв.руководитель организации или его заместителями. А так же руководителем самостоятельных структурных подразделений если у них есть на это право. Письмо должно иметь отметку об исполнителе. Датой письма яв-ся дата его подписания.
Реквизиты письма:наимен.организ, справочн.данные об организ, код организ, огрн, инн, кпп, дата, регистр.номер, ссылка на регистр.номер и дату, адресат, заголовок к тексту при составлении письма на бланке А4, подпись, отметка об исполнителе, в сопроводительных письмах-отметка о наличии приложений, в гарантийных –оттиск печати.
Вопрос
В любом документе важно соблюдать грамматические правила. Грамматика является не только элементом культуры, но и важнейшим условием эффективного воздействия на адресат. Ошибки в тексте, опечатки, описки – все это снижает общий культурный уровень текста, отрицательно влияет на качество восприятия содержащейся в тексте информации.
Огромное значение имеет стилистика речи документа.
В официальных документах применяется официально-деловой стиль.
Официально-деловой стиль – это функциональная разновидность языка, применяемая в сфере официально-деловых отношений и управления.
Основные требования, предъявляемые к официально-деловому стилю, приведены ниже:
1. Стандартизация изложения основана на использовании огромного количества терминов, оборотов, языковых формул и охватывает все уровни языка – лексику, морфологию, синтаксис. Стандартизация деловой речи значительно повышает информативность документов, способствует их пониманию и оптимизации документооборота в целом.
2. Нейтральный тон изложения является нормой официального делового общения, которая проявляется в максимально строгом и сдержанном характере изложения. Она исключает возможность употребления эмоционально окрашенных языковых средств; личностных и субъективных мнений и оценок. Эмоции в деловых документах допускаются ограниченно (приглашения, корпоративные поздравления и др.). Цель большинства документов – убедить адресата, заинтересовать его действовать в нужном направлении. Однако эмоциональная составляющая текстов должна быть скрытой и достигаться не языковыми формами, а содержанием.
3. Ясность, точность и определенность, а также однозначность и единообразие (исключающее тавтологию) формулировок. Эти требования достигаются, в первую очередь, за счет правильности композиционной структуры текста, отсутствия логических ошибок, продуманности и четкости формулировок; отсутствия образных выражений.
4. Лаконичность и разумная краткость в изложении текста непосредственно связаны с требованием уменьшения объема текста и основаны на исключении речевой избыточности, неоправданных повторов и ненужных подробностей. Тем не менее содержание должно быть убедительным и достаточно аргументированным (независимо от того, кому документ направляется), содержать точные даты, бесспорные факты и выводы.
5. Использование языковых формул. Языковые формулы – это устойчивые (шаблонные) обороты, применяемые в неизменном виде. Кроме выражения типового содержания они нередко выступают как юридически значимые компоненты текста, без которых документ не может обладать достаточной юридической силой.
Приведем ряд наиболее часто используемых языковых формул:
Сообщаем, что в период с … по …
Сообщаем, что по состоянию на …
Направляем Вам согласованный …
Просим Вас рассмотреть вопрос о … и т.д.
Вопрос
Особенностью официально-деловых текстов является наличие большого количества цифровой информации, неправильная запись которой является источником помех, возникающих при чтении, изучении и обработке подобных текстов. Отдельные виды управленческой информации передаются в форме смешанной записи, состоящей из цифр и слов. Например, число 509 000 в словесно-цифровой записи будет выглядеть так: 509 тыс. Словесно-цифровая запись не только дает возможность сокращать написание больших и малых чисел, но и значительно облегчает их восприятие.
В документах встречаются многозначные целые числа, простые и десятичные дробные числа, буквенно-цифровые и словесно-цифровые сочетания.
При написании многозначных чисел производится группировка их справа налево по три цифры: 13 768 290; 78 951. Числа в обозначениях (марках) машин и других технических устройств на группы не разделяются и пишутся слитно, если цифры предшествуют буквам (например, 5Т54А) и пишутся через дефис, если буквы предшествуют цифрам (ЗИЛ-155, ИЛ-18).
Простые дроби пишутся через косую черту: 1/2, 5/6. В десятичных дробях после запятой цифры группируются по три, начиная слева направо: 3,659 09; 8,032 091.
Номера телефонов разбиваются на группы цифр. Например, для семизначных 945 61 24, для шестизначных 24 12 15, для пятизначных 2 06 13, для трехзначных 568. Адреса домов, имеющие двойные номера, пишутся через косую черту: пр. Мичурина, д. 81/64; литерные номера домов пишутся слитно: пр. Кировский, д. 44а.
Порядковые числительные, обозначаемые арабскими цифрами, пишутся с падежными окончаниями через дефис (например: 1-й вопрос повестки дня).
Вопрос
К сожалению, составители деловых писем зачастую допускают массу ошибок. Последние можно подразделить на следующие виды: структурные, синтаксические, морфологические, лексические, стилистические, технические.
Структурные ошибки. Большое количество деловых писем написано так, как-будто их составители никогда раньше не писали деловых писем по данным вопросам. Это, конечно, следствие отсутствия разработанных типовых писем.
Письмо не должно дублировать другой, уже стандартизованный документ. Какая необходимость в составлении письма, удостоверяющего личность сотрудника в его служебной командировке, если существует форма командировочного удостоверения? Нет никакой нужды вводить письма-удостоверения, когда достаточно ограничиться пропуском или паспортом, а необходимую информацию изложить устно.
Между тем сотруднику того или иного предприятия нередко дают в путь письмо примерно следующего содержания:
«Главное энергетическое управление сообщило о поставке заводу «Прогресс» трансформатора типа...
Для согласования технических условий поставки направляем зам. главного энергетика завода т… »
Невольно вспоминается начало старых доверительных и рекомендательных писем: «Податель сего письма...».
И т.д.
Вопрос
Задачи и функции кадровой службы
Управление персоналом – это целенаправленная упорядоченная деятельность, по полному и своевременному обеспечению организации кадрами в необходимом количестве и требуемого качества, их правильной расстановке и стимулированию.
Решение вопросов кадрового обеспечения возлагается, как правило, на штатную кадровую службу организации. Кадровая служба является функциональным структурным подразделением организации, подчиненным руководителю организации или его заместителю по кадрам.
Задачами кадровой службы являются:
- организация работы по выработке кадровой политики;
- подбор, отбор, расстановка, изучение и использование рабочих кадров, руководителей и специалистов;
- участие в формировании стабильного коллектива;
- создание кадрового резерва и работа с ним;
- организация учета кадров.
Структура кадровой службы зависит от многих факторов: формы собственности (государственная или негосударственная), типа организации (предприятие, банк и т.п.), численности работающих и т.д. В некрупных предпринимательских структурах функции этой службы обычно выполняет один человек – менеджер по персоналу, или иногда данные функции делегируются секретарю-референту (управляющему делами). В государственных организациях и крупных фирмах служба (управление, отдел) кадров (персонала) делится на подотделы, секторы, группы. Например, в целях обеспечения эффективной работы кадровой службы в ее организационно-штатную структуру могут быть включены: отдел кадров, отдел профессиональной подготовки, организационно-методический отдел, отдел документационно-информационного обеспечения и др.
Непосредственное руководство кадровой службой осуществляет ее руководитель (начальник), подчиняющийся непосредственно руководителю организации. В состав кадровой службы могут входить следующие специалисты:
- инспектор по кадрам;
- специалист по кадрам;
- инженер по организации труда;
- инженер по подготовке кадров и др.
Можно назвать обобщенно следующие функции кадровой службы:
- перспективное прогнозирование и планирование потребности организации в кадрах различных профессий, специальностей и т.п.;
- обоснование и расчет текущей рациональной численности персонала в разрезе профессиональных групп;
- комплектование коллектива организации соответствующим количеством руководителей, специалистов и технических работников;
- систематический анализ профессионального, возрастного состава кадров и выработка соответствующих практических рекомендаций;
- анализ деловых и моральных качеств руководителей и специалистов;
- организация обучения и повышения квалификации персонала;
- проведение регулярной аттестации кадров, анкетирования и тестирования сотрудников, контроль соблюдения ими правил внутреннего трудового распорядка;
- организация системы учета кадров, их движения и анализ текучести;
- документирование трудовых правоотношений организации с персоналом;
- организация работы с комплексами кадровой документации;
- внедрение в практику современных достижений в области автоматизации информационного обеспечения деятельности службы.
Кадровая служба, независимо от ее структуры и численности, призвана выполнять достаточно обширный и трудоемкий комплекс функций, который не ограничивается техническими
операциями по документированию трудовых правоотношений и включает в себя организацию творческих операций по подбору и отбору кадров для работы в данной организации.
Вопрос
Организационная структура кадровой службы
Существуют различные варианты организационной структуры кадровой службы. Обычно формирование организационной структуры кадровой службы включает несколько этапов:
структуризация целей руководства сотрудниками организации;
определение состава работников кадровой службы;
формирование состава работников кадровой службы;
определение прав и ответственности работников кадровой службы;
расчет трудоемкости функций и численности работников службы;
построение организационной структуры.
Во главе кадровой службы находится начальник отдела кадров, в подчинении которого могут находиться сектор учета кадров, сектор подготовки кадров, сектор социального развития. При необходимости в состав кадровой службы возможно включение и иных подразделений. В структуру управления персоналом крупной организации могут входить подразделения по:
найму персонала (менеджеры, маркетологи, интервьюеры и другие специалисты.);
обучению (специалисты по компьютерным тренажерам и обучению, преподаватели и др.);
условиям труда, отвечающим за соблюдение требований в области эргономики, технической эстетики, техники безопасности, психологии труда, охраны окружающей среды;
трудовым отношениям, осуществляющим анализ и регулирование групповых и межличностных отношений, конфликтов и стрессов, соблюдение этических норм, социально-психологическую диагностику, взаимодействие с профсоюзами, страховыми организациями, заключение и коллективных и индивидуальных договоров, разрешение споров по ним;
планированию и прогнозированию персонала, разрабатывающие стратегию управления им, по планированию и прогнозированию потребности в кадрах, связям со службами занятости, учебными заведениями, маркетингу, анализу кадрового потенциала, оценке и подбору кандидатур на руководящие должности, кадровому аудиту;
оформлению и учету движением кадров (прием, перемещение, перевод, увольнение, информационное обеспечение, поддержание занятости, тарификация);
развитию персонала, организующие техническое и экономическое обучение, повышение квалификации и переподготовку кадров, работу с резервом, профессиональную и социально-технологическую адаптацию;
социальному обслуживанию, организации питания, быта и отдыха работников, детскими учреждениями, развитием физической культуры и спорта, разрешением социальных конфликтов;
анализу и совершенствованию систем стимулирования труда, нормированию и тарификации работ, разработке систем оплаты, выработке критерия материального и морального вознаграждения, участия в распределении прибыли;
оказанию правовых услуг работникам, согласованию распорядительных документов по кадрам и др.
Кадровая служба может подчиняться руководителю по администрированию или общему руководству организации либо непосредственно высшему руководству. Последний вариант является наиболее типичным для развитых организаций с выделением сферы управления кадрами в качестве равнозначной подсистемы управления в ряду других подсистем.
В этом случае руководителю организации подчинены финансовый директор, технический директор, директор по производству, коммерческий директор и директор по персоналу. В зависимости от величины организации, специфики деятельности и традиций число и название подразделений кадровой службы, численность ее сотрудников может меняться.
В некоторых организациях создаются отделы заработной платы, льгот, профессионального развития, в других все эти функции выполняет один отдел. Вопросы приема на работу, учета кадров, профессионального обучения и развития также могут возлагаться на различные отделы либо объединяться в рамках одного отдела.
В зависимости от степени развития и особенностей деятельности организации структурное расположение кадровой службы может быть различным. На начальном этапе своего развития приоритетом кадровой службы обычно являются консультативные функции. В дальнейшем она наделяется управленческими полномочиями и участвует в управлении делами организации. В этом случае ее структурное положение меняется.
Количественный состав кадровой службы определяется:
уставом организации;
организационной структурой управления;
общей численностью персонала организации;
конкретными условиями и характерными особенностями организации, связанными со сферой ее деятельности;
масштабами и разновидностями отдельных производств;
наличием филиалов;
квалификацией работников;
сложностью и трудоемкостью решаемых задач;
социальной характеристикой организации.
При большой численности работников (несколько сотен работников или тысяч), организуется подразделение со всеми необходимыми специалистами по управлению кадрами. В объединениях вместо отдела создается управление кадров, где наряду с менеджерами по персоналу, могут быть психологи, маркетологи, социологи, методисты и специалисты по компьютерным тестам и тренажерам, связям с общественностью, профориентации и др.
В настоящее время кадровым службам недостаточно только оформлять приказы на зачисление работников, подобранных руководителем кадровой службы, и хранить кадровую информацию. Появляется ряд новых функций:
формирование политики прогноза персонала, поддержки творческого отношения к делу, обеспечение высокого уровня профессионализма и качества экспертизы в кадровых вопросах;
создание условий для высокопродуктивной работы и поддержки творчества и новаторства;
всесторонняя поддержка бизнеса;
выявление проблем в сфере использования трудовых ресурсов и привлечения к ним внимания руководителей различного уровня для принятия соответствующих решений;
расширение знаний руководителей организации с целью эффективного использования потенциала сотрудников.
Ответственность за осуществление данных функций несут менеджеры по персоналу и специалисты кадровой службы.
Организационная структура кадровой службы, близкой к идеальной, может иметь следующую структуру и функции:
I Сектор стратегического управления кадровым потенциалом Функции:
1) разработка стратегии управления кадровым потенциалом для достижения целей организации;
2) планирование развития персонала организации;
3) анализ информации по рынку труда;
4) планирование потребностей в персонале;
5) обеспечение руководства кадровой информации
II Сектор найма персонала Функции:
1) текущее планирование потребности в персонале;
2) набор персонала (внешний и внутренний);
3) отбор и тестирование персонала и организация других испытаний
III Сектор профессиональной ориентации и адаптации Функции:
1) профессиональная ориентация персонала организации;
2) адаптация персонала (первичная и вторичная);
3) планирование сохранения кадрового потенциала организации
IV Сектор стимулирования и оплаты труда Функции:
1) анализ трудовых процессов в организации;
2) планирование расходов на персонал;
3) разработка трудовых договоров (контрактов);
4) изучение процесса мотивации труда;
5) установление системы стимулов и компенсации;
6) разработка системы оплаты труда в организации
V Сектор оценки деятельности персонала Функции:
1) анализ качества трудового процесса и уровня удовлетворенности потребностей персонала через деятельность в организации;
2) изучение морально-психологического климата в коллективах;
3) организация оценки деятельности персонала;
4) оценка содержания трудовых процессов
VI Сектор подготовки и продвижения персонала Функции:
1) разработка учебных программ;
2) организация профессионального обучения;
3) разработка и коррекция карьерных планов
VII Сектор трудовых отношений Функции:
1) заключение коллективных договоров;
2) заключение контрактов и трудовых договоров;
3) изучение вопроса социальной напряженности в коллективах;
4) развитие отношений руководства организации с органами рабочего самоуправления
VIII Сектор охраны труда и техники безопасности Функции:
1) организация курсов по охране труда;
2) изучение условий труда и их коррекция;
3) организация медицинского обслуживания персонала
В процессе своей деятельности кадровая служба организации осуществляет УЧР, которое состоит из следующих основных этапов:
1 Планирование человеческих ресурсов, то есть разработка плана по удовлетворению будущих потребностей организации в персонале
2 Набор персонала, то есть создание резерва потенциальных кандидатов на все вакантные должности в организации
3 Отбор, т.е. оценка кандидатов, претендующих на вакантные должности
4 Определение заработной платы и системы льгот в целях привлечения персонала
5 Профессиональная ориентация и адаптация, то есть введение новых работников в организацию и ее подразделения, и развитие у работников понимания, что от них ожидает организация, и какие результаты в ней пол рифмуют признаниия.
6 Обучение, т.е. разработка программ с целью повышения эффективности работы персонала
7 Оценка трудовой деятельности, т.е. разработка методик, по которым проводится оценка результатов деятельности и информирование работников об оценке их результатов
8 Повышение, увольнении, то есть разработка маршрутов карьерного роста работников и развития их профессионального опыта путем перевода на другие должности или работу
9 Подготовка руководящих кадров, то есть разработка программ, направленных на развитие способностей и повышение эффективности труда руководителей всех уровней
10 Формирование корпоративной культуры, то есть набора главных ценностей, убеждений, норм и правил поведения, которые исповедуют все члены организации.
Вопрос
На основании «Положения о службе кадров», в котором указаны возложенные на нее задачи и функции, определяют общий объем работ и соответственно ему устанавливают должностной и численный состав службы кадров. Наименования должностей работников кадровых служб вводят в соответствии с «Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов». Кроме того, можно использовать «Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других категорий служащих», утвержденный постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 21 августа 1998 г. № 37. В соответствии с принятой квалификацией служащих делят на три категории: руководители, специалисты и технические исполнители («и другие служащие»). В крупных организациях в отборе персонала участвуют психологи и социологи, которые вводятся в постоянный штат кадровых служб.
Численность работников службы зависит от трудоемкости выполняемых работ, т.е. времени, которое будет затрачено на ту или иную операцию. В 1988 г. были выпущены «Типовые нормы времени на работы по комплектованию и учету кадров», которые в 1991 г. заменили на «Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров», утвержденные постановлением Минтруда от 14 ноября 1991 г. № 78 (носят рекомендательный характер). Они используются прежде всего при обосновании необходимой численности работников службы кадров. В них даны нормативы оперативного времени в
человеко-часах на наиболее часто проводимые в кадровых службах виды работ:
оформление документов при приеме на работу, увольнении;
оформление и учет трудовых книжек;
оформление документов по учету движения кадров;
составление статистической отчетности по учету личного состава;
составление справок;
участие в разработке планов и другие работы, выполняемые работниками по комплектованию и учету кадров;
Установленную структуру организации в целом с названием структурных подразделений, в том числе и службы кадров закрепляют в организационно-правовом документе — «Структура и штатная численность». Наименование и код подразделения, профессии (должности), количество штатных единиц, установленных для кадровой службы, фиксируются в штатном расписании.
Вопрос
К таковым относятся два вида документов – внутренние локальные нормативные акты и внутренние локальные нормативные акты, носящие рекомендательный характер. Внутренние локальные нормативные акты организации являются основой для юридического закрепления управленческих вопросов в организации. Ниже приводятся виды нормативных актов, которыми в своей работе обязаны руководствоваться работодатели, должностные лица. Сила данных актов указана по убыванию. (согласно ст.5 Трудового кодекса РФ):
1. Конституции РФ.
2. Трудового Кодекса РФ.
3. Иных федеральных законов.
4. Указов Президента РФ.
5. Постановлений Правительства РФ и нормативно правовых актов федеральных органов исполнительной власти.
6. Нормативно правовых актов субъектов РФ.
7. Акты органов местного самоуправления.
8. Самостоятельно разработанные организацией внутренние локальные нормативные акты
Вопрос
Общие положения
1.1. Настоящее Положение разработано в соответствии Уставом организации.
1.2. Положение определяет порядок формирования персонала организации, правила оформления трудовых отношений, основные права и обязанности персонала и руководства организации, регулирует условия организации труда, режима рабочего времени, порядок применения мер дисциплинарного воздействия (взысканий и поощрений), принципы взаимодействия и взаимоотношения персонала и руководства организации.
1.3. В настоящем Положении под персоналом понимаются лица, связанные с непосредственным функционированием организации и состоящих с ней в трудовых отношениях, на основании трудовых договоров и работающих в ней на постоянной основе.
1.4. Лица, выполняющие работы (оказывающие услуги) для организации на основе гражданско-правовых договоров, в состав персонала не входят.
1.5. Все работники из числа персонала занимают закрепленные за ними рабочие места в структурных подразделениях и получают за свою работу денежное вознаграждение в виде должностного оклада согласно штатному расписанию и заключенному трудовому договору
Вопрос
Документ об отделе предприятия является документ, регламентирующий деятельность каждого отдела. В котором отражается его внутренняя организация и место отдела, его роль в системе работы предприятия. Общее положение в котором указывается точное название отдела, его место в организационной структуре предприятия, в чьем непосредственном подчинении находится данный отдел. Кто руководит отделом, а так же перечень основных нормативных и инструктивных материалов, которым отдел должен руководствоваться в своей деятельности.
- Основные задачи
- Структура и штат
- Функции
Должностная инструкция
Основным организационным документом, регламентирующим разграничение обязанностей и прав между сотрудниками, установление взаимосвязей отдельных должностей, является должностная инструкция.
Должностная инструкция — это организационно-правовой документ, в котором определяются основные функции, обязанности, права и ответственность сотрудника организации при осуществлении им деятельности в определенной должности.
Должностные инструкции должны разрабатываться и утверждаться по каждой должности, предусмотренной штатным расписанием.
При разработке должностных инструкций учитываются конкретные задания и обязанности, функции, полномочия, права, ответственность работников.
При приеме на работу и заключении трудового договора каждый сотрудник должен быть ознакомлен со своей должностной инструкцией под роспись.
Инструкция – правовой акт, издаваемый или утверждаемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан.
Должностная инструкция, как правило, состоит из следующих разделов:
Общие положения обобщенные сведения о должности, ее категории; требования к образованию и практическому опыту (стажу работы по специальности); порядок назначения и освобождения от должности, замещения во время отсутствия; основные законодательно-правовые, нормативно-методические и организационные документы, на основании которых работник осуществляет свою служебную деятельность; подчиненность и кем руководит.
Должностные обязанности включают в себя описание конкретных ежедневных, еженедельных, ежемесячных и т. д. обязанностей, которые работник должен выполнять в рамках возложенных на него функций, а также обязанности, предполагающие использование определенных форм и методов работы, порядок исполнения поручений, этические нормы, которые необходимо соблюдать в коллективе.
Права закрепляется круг прав, необходимых работнику для реализации возложенных на него обязанностей, а также порядок осуществления этих прав. В раздел вносят такие права, как: принятие решений, получение информации для выполнения своей работы, право визирования определенных видов документов, право контроля и т.д. Четкая формулировка прав работника позволяет сформулировать его ответственность, которая выделяется в отдельный раздел.
Ответственность записывают содержание и формы ответственности должностного лица за результаты и последствия своей деятельности, а также за неприятие своевременных мер или действий, относящихся к его обязанностям. Ответственность может быть установлена дисциплинарная и материальная, но обязательно в соответствии с действующим законодательством и учетом специфики работы организации.
Взаимоотношения (связи по должности) записывают порядок взаимодействия работника с другими структурными подразделениями и должностными лицами. В разделе перечисляют те структурные подразделения, от которых работник получает документы, и те, которым он передает информацию.
Текст инструкции печатается на общем бланке предприятия и излагается от третьего лица единственного или множественного числа. Текст инструкции может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия и нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.
Текст инструкции имеет характер указаний. Рекомендуется употреблять четкие формулировки с распорядительными словами: «должен», «имеет право», «не допускается», «запрещается» и т. д. Датой введения инструкции в действие является дата ее утверждения (если в тексте не указана другая дата). На первой странице инструкции проставляется гриф утверждения ссылкой на должность и дату утверждения или распорядительный документ, его дату и номер.
Должностная инструкция может служить основанием для составления трудового договора (контракта) и может использоваться при разрешении трудовых конфликтов и споров.
Реквизитами должностной инструкции:
Наименование организации
Наименование структурного подразделения организации
Вид документа
Дата и место издания
Регистрационный номер документа
Заголовок к тексту
Гриф утверждения
Гриф и визы согласования
Текст и подпись
Должностная инструкция позволяет:
рационально распределить функциональные обязанности;
повысить своевременность и надежность выполнения задач;
улучшить социально-психологический климат в коллективе и устранить конфликты;
четко определить функциональные связи работника и его взаимоотношения с другими специалистами;
конкретизировать права работника;
повысить личную и коллективную ответственность;
повысить эффективность морального и материального стимулирования работников;
организовать равномерную загрузку работников.
Вопрос
Инструкция по кадровому делопроизводству представляет собой подробное руководство по ведению дел кадровой службы. За разработку данного документа отвечает лицо, назначенное руководителем организации. Этим лицом может быть начальник отдела кадров, бухгалтер или юрист. В некоторых случаях (в основном в небольших компаниях) инструкцию по кадровому делопроизводству составляет сам руководитель. Готовая инструкция утверждается приказом директора и заверяется всеми заинтересованными должностными лицами. Каждый работник кадровой службы должен ознакомиться с инструкцией с оформлением соответствующей визы ознакомления.
Среди основных вопросов, которые регулирует инструкция по кадровому делопроизводству, целесообразно выделить следующие:
• состав кадровых документов компании;
• порядок подготовки документов, регулирующих трудовые взаимоотношения;
• особенности оформления документации по тем или иным кадровым операциям;
• организация документооборота в отделе кадров;
• осуществления контроля исполнения документов;
• организация кадровых документов в делопроизводстве компании;
• порядок передачи дел из отдела кадров на архивное хранение.
Вопрос
Автобиография – это документ, содержащий подробную информацию о соискателе, собственноручно изложенную им в письменном виде.
Автобиография оформляется от руки на листе формата А4.
Структура автобиографии:
1. Сверху посередине название документа «Автобиография», точка не ставится. Последующий текст с нового абзаца.
2. Начинается с местоимения Я, ФИО.
3. Дата и место рождения. Кратко о родителях
4. Образование (начинать со школы)
5. Опыт работы (с самого первого)
6. Наличие званий, диссертаций
7. Сведения о доп. Обязанностях, достижениях, замещениях на работе.
8. Хобби
9. Личная жизнь(муж, род его занятий, дети)
10. Информация о смене жительства, воен.служба и др.сведения.
Дата
(н-р 03 ноября 2017) подпись
Резюме – визитная карточка соискателя. Составляется на одном листе ф.А4, шрифт TIMES, размер шрифта 12-14,размер файла не более 150 кб.
Заявление- на бумаге ф. А4. Начинается с адресата в правом верхнем углу, в дательном падеже (кому?), должность, название организации и ИОФ. Ниже указывается ваши данные в род.падеже (от кого?), должность, ФИО, почт.адрес, конт.телефон, иногда требуют паспортные данные
Вопрос
За совершение дисциплинарного проступка, то есть неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей, работодатель имеет право применить дисциплинарные взыскания».
Виды:
-замечание;
- выговор;
- увольнение по соответствующим основаниям.
В качестве доказательств дисциплинарного проступка рассматриваются:
- письменные показания свидетелей;
- документальные доказательства вины (например, некачественно составленный акт,
договор, чертеж и так далее);
- видео-, аудио-, фотоматериалы, свидетельствующие о проступке;
- выводы экспертизы.
Есть два случая снятия взыскания:
· погашение;
· полное снятие по решению работодателя.
При погашении взыскания оно снимается через 12 месяцев, при условии, что сотруднику не было выдвинуто новое. Это происходит без подписания дополнительных документов, автоматически. Это решение не касается увольнения, потому что данный факт означает разрыв трудовых отношений.
Снятие взыскания может произойти и до истечения года. Такое решение принимается:
· по инициативе нанимателя;
· исходя из просьбы сотрудника;
· на основании заявления представительного органа сотрудников (например, профсоюза).
Снятие взыскания раньше срока оформляется специальным приказом от того же органа или лица, которым оно накладывалось.
Вопрос
1. Проступок фиксируется.
2. От сотрудника получаются объяснения.
3. Непосредственно применяется взыскание, если вина работника налицо.
Взыскание накладывается в случае следующего поведения сотрудника:
- Невыполнение действия, которое входило в круг обязанностей сотрудника
-Ненадлежащее исполнение обязанностей.
- проступок касается непосредственно работы, а не общественных правил