ПРАВОВАЯ ОХРАНА ДОКУМЕНТОВ

Лица, ответственные за работу с документами, обязаны обеспечивать сохранность документов, создаваемых в учреждении, организации, предприятии.

Дела с момента их заведения и до сдачи в архив учреждения или уничтожения хранятся в рабочих комнатах или в специально отведённых закрывавшихся помещениях. Помещение должно отвечать требованиям пожарной безопасности, иметь определённый температурно-влажностный режим.

Дела помещаются в закрывающиеся шкафы канцелярского типа, предохраняющие документы от пыли, воздействия солнечного света и обеспечивающие их сохранность.

Документы подшивают в твёрдые обложки, оформленные в соответствии с ГОСТ 17914 - 72 и номенклатурой дел, или в папки регистраторы. Папки устанавливают на полках шкафа в той последовательности, в которой они указаны в номенклатуре дел, достаточно плотно прижатых друг к другу. Папки устанавливают в вертикальном положении корешками наружу. При таком хранении основное давление направленно на корешок и листы документов внутри деда давления не испытывают. Это благоприятно сказывается на сохранности документов. Вынимать вертикально стоящие дела легко и удобно.

Если документы подшиты в папки с мягкими обложками, то ставить их вертикально нельзя, так как от этого ветшают и рвутся нижние края документов. Такие дела хранятся горизонтально.

Обеспечению физической сохранности документов способствует и правильная подшивка листов документов в деле. При подшивке необходимо следить за тем, чтобы нижние края документов были на одном уровне и выше примерно на 1 см края папки.

Места пробивки отверстий для подшивки документов в дела определены ГОСТ 6.39 - 72.

Изъятие и выдача каких-либо документов из дел постоянного хранения не разрежаются. В исключительных случаях (например, по требованию судебно-следственных органов) такое изъятие производится с разрешением руководителя учреждения с обязательным постановлением в деле точной заверенной копии нанятого документа в вложением акта о причинах изъятия подлинника.

В течение делопроизводственного года на выданное по служеб­ной необходимости дело заполняется карточка-заместитель, в которой указываются структурное подразделение, номер дела, его заголовок, дата выдачи, кому дело выдано, дата возвращения, предусматривают­ся главы для расписок в получении и приёме дела.

Коммерческая тайна

Коммерческой тайной является деловая информация, имеющая тактическую или потенциальную ценность для предприятия по коммер­ческим причинам. Эта информация является коммерчески выгодной для недобросовестных конкурентов в случае попадания в их руки. Утрата коммерческой тайны может привести ущерб предприятию и, в конечном итоге, привести к его банкротству.

Методы защиты коммерческой тайны

Для предотвращения утечки коммерческой тайны обычно исполь­зуются следующие меры:

- правовая защита,

- организационные меры,

- защита с помощью технических средств.

Правовая защита осуществляется закреплением прав и порядка защиты коммерческой тайны в нормативных и уставных документах. Эти меры могут быть оговорены в Уставе предприятия, трудовых договорах (контрактах) с сотрудниками предприятия, приказах, правилах внут­реннего распорядка предприятия и т.д.

Организационные меры защиты включают в себя:

- организацию секретного (конфиденциального) делопроизводства. "Грифы" и порядок Функционирования этого делопроизводства опреде­ляет руководство предприятия;

- разграничение доступа ж информации: каждый сотрудник предприя­тия должен обладать только теми сведениями, содержащими коммерчес­кую тайну, которые необходимы ему для выполнения своих обязаннос­тей. Разрежение на доступ к такой информации выдаётся руководите­лем предприятия, при этом сотрудник несёт ответственность за разглашение полученных сведений;

- установления такого порядка использования технических средств и помещений, который бы исключал утечку сведений. Например, при ра­боте с копировальными средствами необходимо обеспечить строго рег­ламентированное копирование тех документов, на которые распрост­ранён режим конфиденциальности. Целесообразно использовать хране­ние документации с помощью микрофильмов, что значительно облегчит защиту информации;

- установление порядка работы с посетителями - их учёт в специаль­ном журнале, определение помещения для приёма посетителей, их сопровождение при посещении основных рабочих помещений;

- установление порядка ведения переговоров с посетителями, кото­рый должен преследовать двоякую цель: во-первых, не допустить утечки информации и, во-вторых, получить наиболее полные сведения о намерениях посетителей;

- обучение сотрудников предприятия мерам защиты коммерческой тайны, повышение их ответственности за непреднамеренное разглашение коммерческой тайны.

Защита с помощью технических средств

Использование технических средств для обеспечения сохраннос­ти информации создаёт дополнительные гарантии того, что докумен­ты и другие носители информации будут надёжно защищены. Технические средства защиты могут быть разделены на следующие:

- средства охраны территории предприятия, средства защиты коммуникации,

- средства защиты компьютерных систем и баз данных от несанкцио­нированного доступа.

Средства охраны территории представляют собой различные типы ог­раничений и контролирующих систем, включая ограды с автоматичес­кой системой сигнализации о попытки их преодоления, системы теле­визионного контроля территории, различные электронно-оптические и другие средства охраны. К ним же можно отнести средства разгра­ничения доступа сотрудников в помещения с различной степенью секретности.

Средства защиты коммуникации. В настоящее время источником утеч­ки информации в большой степени являются процессы обработки, пе­редачи и хранения информации, связанные с применением и использо­ванием электронных, электромеханических и электротехнических уст­ройств. Действие таких устройств, как правило, сопровождается (если не принимаются специальные меры) побочными или паразитными излучениями. Побочные излучения непосредственно несут информацию, но распространяются "безадресно" (персональные ЭВМ, звуко- и видеозаписывающая аппаратура, телевизоры, электрифицированные пишущие машинки, телетайпы и телефаксы, аппаратура передачи данных, громкоговорящая и селекторная связь, а также все виды внешней проводной и радиосвязи, не имеющие специальных шифрующих и дешиф­рующих устройств). Паразитные - сопровождают процессы преобразо­вания сигналов. Например, импульсное излучение сопровождает рабо­ту персональной ЭВМ. Стационарную "картинку" на экране дисплея на расстоянии 200 - 300 м. Очевидно, что паразитные наводки на сосед­ние пары телефонного кабеля или на специальные подслушивающие "муфты" могут явиться источниками утечки информации. Источниками паразитного излучения могут бить некоторые виду датчиков пожарной и охранной сигнализации, элементы системы электрических ча­сов, радиоточки, трубы отопления и газовые трубы, переговорные устройства и девали телефонных аппаратов.

Основными мерами защиты информации при использовании техни­ческих способов являются: поиск закладных (подслушивающих или записывающих) устройств;

- обеспечение скрытности передачи информации по телефонно-телеграфным каналам путём их шифрования;

- специальная защита аппаратуры от излучения с помощью защитных блоков;

- использование специальных средств защиты компьютерных систем и баз данных;

- создание искусственных помех перехвату электрических или акус­тических сигналов.

Меры по защите коммерческой тайны при использовании компью­терных систем и баз данных можно разделить на следующие группы:

- скрытое кодирование документов на магнитных носителях, т.е. дополнение текста документов на магнитных носителях нечитаемым при нормальном воспроизведении признаком авторства или имущественной принадлежности, благодаря которому можно уличить лиц, осуществивших кражу документов;

- криптографирование (шифрование) всего документа или его части на машинных носителях, делающие этот документ недоступным для пони­мания лицам, не владеющим ключом или кодом для дешифрования.

Использование компьютеров в бизнесе привело к тому, что боль­шие объёмы деловой информации передаются и получаются по компью­терным сетям, охватившим практически весь мир. Именно через компь­ютерные сети происходит большинство хищений информации.

Если ваш компьютер подключен к такой сети и работает только в вашем присутствии, вы всегда сможете предотвратить попытку полу­чить информацию из вашего компьютера. При автоматическом режиме работы компьютера защитить себя от несанкционированного доступа можно только в том случае, если вы наиболее ценную информацию бу­дете хранить только на дискетах в недоступном для недоброжелателя месте.

Другой проблемой является защита передаваемой информации от подделок и искажений. Для этих целей используется программа под названием "электронная подпись". Эта программа позволяет удосто­верить принадлежность вам передаваемого по сети документа, но его текст при этом остаётся незащищенным.

Чтобы защитить всю передаваемую информацию, её требуется за­шифровать. Удобнее зашифровать с помощью аппаратных средств, под­ключая к компьютеру дополнительную электронную плату.

Просто и эффективно защищают данные в компьютере от копиро­вания механические или электромеханические ключи, входящие в ком­плект компьютера. Поворотом ключа, который вы можете носить с со­бой, может блокироваться работа компьютера.

ПОРЯДОК УНИЧТОЖЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ С ИСТЕКШИМ

СРОКОМ

На документы, выделенные к уничтожению, составляется акт. В акт на уничтожение в любой последовательности вносятся заголовки отдельных дел или групповые заголовки дел с указанием количества дел, включенных в группу, например, "Переписка за 1987 - 1990 г. - 4 дела".

Акты составляются и подписываются членами ЭК, рассматривают­ся и утверждаются руководителем предприятия.

В группу средств уничтожения документов входят бумагоуничтожающие машины с выдачей отходов в виде кусочков, полос, массы.

Бумагоуничтожающие машины делятся на два основных вида в зависимости от способа уничтожения (сухого или мокрого). Машины с сухим способом уничтожения документов, в свою очередь, подразделяются по виду отходов - полос (МП) и кусочков (МК). Отходы у бумагоуничтожающих машин мокрого способа (ММ) бывают только в виде массы.

У бумагоуничтожающих машин с сухим способом переработки ре­жущий узел состоит из двух или более групп дисковых ножей. При вращении дисковые ножи захватывают бумагу и режут её на узкие поло­сы, ширина которых равна расстоянию между дисковыми ножами. Если резку производить в двух перпендикулярных направлениях, то отходы получаются в виде небольших кусочков.

Машина для уничтожения документации МП40-1,2 предназначена для уничтожения документации, выполненной на бумажной основе, по­средством механического её измельчения. Отходы в виде полос.

Машина для уничтожения документации МК4-05 х 5 и МК15-1,2 х 15 позволяют быстро уничтожить документы и сохранить сырьё для повторного использования при производстве бумаги и картона. Раз­меры и форма отходов исключают возможность восстановления доку­ментов. Производительность 16 кг/ч.

ТЕХНИКА БЕЗОПАСНОСТИ

К работе на электрической пишущей машине, допускаются люди, специально обученные и прошедшие инструктаж по правилам электробезопасности.

Первоначальное подключение пишущей машины к сети обязан про­изводить электрик, который предварительно проверяет исправность электрошнура, вилки и выключателя. Не допускается включение маши­ны со снятой передней крышкой. При внесении машины из холодного помещения в тёплое подключение в сеть разрешается после её Полного обогрева в течение не менее 4 часов. По окончанию работы выключа­тель электродвигателя нужно переключить в положение ноль и отсое­динить жилку шнура от электросети. Машина должна быть заземлена, для чего предусмотрены трёхжильный присоединительный шнур и спе­циальная вилка с заземляющими контактами. При снятии передней кры­шки выключатель прерывает главную электрическую цепь и машина от­ключается. Машина нормально работает при температуре окружающего воздуха от 10 до 35⁰ и относительной влажности воздуха 30-60%. Для уменьшения шума работающей машины её устанавливают на резино­вую или войлочную подкладку, край которой должен совпадать с пе­редним краем машины. Технический осмотр машины должен производит­ся через каждые 6 месяцев эксплуатации квалифицированный механик, имеющий документ на право обслуживания электрических пишущих машин.

Технические осмотры включают в себя: проверку механизмов, обновление смазки, регулировку и устранение мелких неисправностей без замены деталей. Чистку от грязи и пыли с частичной раз­боркой машины, малый (текущий), средний и капитальный ремонты должны производить специализированные мастерские по ремонту пишущих машин.

ИСПОЛЬЗОВАННАЯ ЛИТЕРАТУРА
1. СЕКРЕТАРСКОЕ ДЕЛО
2. МАШИНОПИСЬ
3. ЭНЦИКЛОПЕДИЯ ОФИСА

4. ОБРАЗЦЫДОКУМЕНТОВ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ

5. ОБУЧЕНИЕ СЕКРЕТАРСКОМУ ДЕЛУ

6. СЕКРЕТАРЬ - ПОМОЩНИК РУКОВОДИТЕЛЯ

7. ПРОФЕССИЯ - СЕКРЕТАРЬ

8. ШКОЛА МАШИНОПИСИ

9. В ПОМОЩЬ СЕКРЕТАРЮ-МАШИНИСТКЕ

КЗоТ РФ