Деловые совещания. Деловые переговоры.
План.
1. Деловые совещания. Виды.
2. Деловые переговоры. Этапы переговоров.
Деловое совещание
Деловое совещание – форма организованного, целенаправленного взаимодействия руководителя с коллективом посредством обмена мнениями, связанная с принятием решений, а также способ координации активности людей и подразделений.
Ясно, что непродуктивные совещания – дорогое удовольствие как в материальном, так и в психологическом смысле. Неудачное совещание может вызвать материальные потери в результате принятых неправильных решений. Необходимо помнить, что совещания не более чем средство управления и, как любое средство, оно должно быть использовано для правильных целей и надлежащим образом, чтобы достичь желаемого результата.
Факторы успеха в проведении делового совещания
Успех совещания зависит не только от поставленной цели, но и от того, как его участники приходят к пониманию задачи. Тщательное планирование таких элементов, как цели, состав участников, повестка дня и место проведения, – ключ к продуктивному совещанию.
Виды деловых совещаний.
Деловые совещания классифицируются по следующим основаниям:
1.по принадлежности к сфере общественной жизни:
1) деловые административные,
2) научные или научно-технические (семинары, симпозиумы, конференции, съезды),
3) собрания и заседания политических, профсоюзных и других общественных организаций,
4) объединенные совещания;
2.по масштабу привлечения у ч а с т н и к о в:
1) международные,
2) республиканские,
3) отраслевые,
4) региональные,
5) областные,
6) городские,
7) районные,
8) внутренние (в масштабе одной организации илиее подразделений);
3. по месту проведения:
1) местные,
2) выездные;
4. по периодичности проведения:
1) регулярные,
2) постоянно действующие (собираются периодически, но без устойчивой регулярности);
5. по количеству участников:
1) в узком составе (до 5 человек),
2) в расширенном составе (до 20 человек),
3) представительные (более 20 человек).
6. по основной задаче:
1) инструктивные,
2) оперативные (диспетчерские)
3) проблемные.
Цели инструктивных совещаний – передача необходимых сведений и распоряжений сверху вниз по схеме управления для скорейшего их выполнения. До сведения участников совещания доводятся принятые руководителем предприятия или организации решения, распределяются задачи с соответствующим инструктажем, разъясняются неясные вопросы, определяются сроки и способы выполнения поручений.
Цели оперативных (диспетчерских) совещаний – получение информации о текущем состоянии дел. В отличие от инструктивных совещаний информация поступает снизу вверх по схеме управления. Участники такого совещания сообщают сведения о ходе работы на местах. Оперативные совещания проводятся регулярно, всегда в одно и то же время, список участников постоянный, специальной повестки дня не имеется, они посвящаются неотложным задачам текущего и последующих 2–3 дней.
Цели проблемных совещаний – поиск наилучших решений определенной проблемы в кратчайшие сроки.
Деловые переговоры.
Переговоры составляют значительную часть профессиональной деятельности деловых людей, предпринимателей, менеджеров, специалистов разного уровня, работников социальной сферы, политических лидеров и т.д.
Переговоры - это речевое общение между собеседниками, которые обладают необходимыми полномочиями от своих организаций (учреждения, фирмы и т.д.) для установления деловых отношений, разрешения спорных вопросов или выработки конструктивного подхода к их решению. Это значит, что в отличие от деловых бесед и совещаний, проводившихся в рамках какой-либо организации (учреждений, фирм и т.п.) между его сотрудниками, переговоры – процесс, участники которого являются представителями хотя бы двух сторон (учреждений, фирм и т.д.), уполномоченными осуществлять соответствующие деловые контакты и заключать договоры.
Значение деловых переговоров невозможно переоценить. Именно переговоры (межличностные или групповые) предполагают обсуждение конкретного предмета с конкретной целью. Достижение цели переговоров всегда связано с выработкой совместной программы действий по какому-либо направлению деятельности.
Партнеры по переговорам, решая собственные проблемы, смогут прийти к согласию, если будут стремиться к установлению благоприятного психологического и коммуникативного микроклимата беседы, к поддержанию доброжелательного тона разговора. В любых вариантах переговорного процесса должно быть реализовано «золотое» правило: «Относись к другим так, как ты хотел бы, чтобы они относились к тебе». Установление, поддержание деловых контактов на высоком уровне культуры, соблюдение правил делового этикета позволяют повысить эффективность решения любых предметно-содержательных задач. Если с собеседником не установлен необходимый контакт, не найден «общий язык», бесполезно приводить разумные, объективные аргументы.
Решение организационных вопросов:
Началом переговорного процесса можно считать момент выступления одной из сторон с конкретным предложением о проведении переговоров. Принятие этого предложения, сопровождаемое уточнением деталей и условий взаимодействия, является как бы сигналом к подготовке основных моментов переговоров. От тщательности этой подготовки зависят ход и результаты, длительность и качество переговоров.
Организационные установки. В организационном плане подготовка к переговорам связана с решением следующих вопросов:
• С кем проводить переговоры?
• Где их проводить?
• Когда их проводить?
• Какие материалы подготовить для демонстрации во время переговоров и для придания весомости своим доводам и аргументам?
• По какому плану проводить переговоры?
Рекомендации по решению вопросов Где и когда проводить переговоры? почти совпадают с рекомендациями для ведения деловой беседы или совещания. Стоит все же обратить внимание, что место для проведения переговоров предлагает инициатор, но не настаивает на своем предложении, а сопровождает его репликами: Если у вас нет других предложений, Если вы не возражаете.
Временные рамки переговорного процесса – полтора-два часа. Начинать переговоры лучше всего в 9.30– 10.00, а если невозможно, то в любом случае закончить не позднее 17.00–17.30. День, выбранный для переговоров, – не понедельник (до обеда) и не пятница (после обеда), хотя, конечно, прежде всего нужно учесть срочность решения проблемы.
Решение организационных вопросов тесно связано с предварительной проработкой содержательного аспекта переговоров.
Она включает:
1) анализ значимости проблемы, выносимой на переговоры;
2) уточнение общих целей и собственной позиции на переговорах;
3) аргументацию положений, выносимых на переговоры для доказательства своих приоритетов;
4) «проигрывание» всего сценария переговоров с целью выяснения «слабых сторон».
Эти и другие положения, заранее осмысленные и проработанные, должны сориентировать участников деловых переговоров, помочь в достижении желаемых результатов.
Этапы деловых переговоров
Как правило, переговоры по любым вопросам подразумевают последовательность четырех основных этапов.
Первый этап связан с взаимным уточнением интересов, позиций, точек зрения, концепций участников.
На втором этапе происходит обсуждение выдвинутых положений, выдвигаются аргументы и доказательства в поддержку отстаиваемых позиций, взглядов, гипотез. На этом этапе часто возникает борьба интересов и позиций, исход которой ложится в основу третьего этапа.
На третьем этапе происходит согласование позиций и выработка договоренности по каждому вопросу.
Четвертый этап, хотя и удаленный во времени, предполагает анализ результатов и выполнение достигнутых договоренностей.
Таким образом, последовательно реализуя установки каждой стадии коммерческих переговоров, анализируйте свои действия, сверяя их с алгоритмом переговорного процесса:
• Всегда серьезно воспринимайте партнера.
• Ведите спор по-деловому опираясь на аргументацию, придерживайтесь обсуждаемой темы.
• Корректно реагируйте на высказывания партнеров; не допускайте обмана, непозволительных уловок, подтасовки фактов.
• Тщательно проверяйте содержание оценок партнера.
• Стремитесь к партнерству, избегайте проявлений враждебности, надменности.