Приобретение бланков трудовых книжек (вкладышей к ним)

Содержание

Учет бланков трудовых книжек

Общие положения о трудовой книжке

Приобретение бланков трудовых книжек (вкладышей к ним)

Учет приобретения бланков трудовых книжек <1>

Выдача (оформление) бланков трудовых книжек

Учет выдачи (оформления) работникам дубликатов трудовых книжек (взамен утраченных в связи с чрезвычайными обстоятельствами)

Учет выдачи (оформления) дубликата трудовой книжки уволенному работнику

Списание бланков трудовых книжек (вкладышей к ним), испорченных при хранении

Учет списания бланков трудовых книжек, испорченных при хранении (по вине материально ответственного лица)

Учет списания бланков трудовых книжек, испорченных при хранении (в связи с чрезвычайными обстоятельствами)

Учет бланков трудовых книжек

Трудовая книжка - это основной документ, содержащий сведения о трудовой деятельности работника от ее начала и до пенсии.

Рассмотрим, как отражаются в бухгалтерском учете операции, связанные с движением бланков трудовых книжек (их приобретением, выдачей и списанием в случае порчи при хранении).

Общие положения о трудовой книжке

Все работники, кроме совместителей, обязаны при заключении трудового договора предъявить нанимателю трудовую книжку (п.2 ст.26 Трудового кодекса Республики Беларусь (далее - ТК)).

В то же время, если работник принимается на работу впервые, наниматель должен оформить трудовую книжку (подп.1.3 Постановления Совета Министров Республики Беларусь от 10.12.1997 N 1635 "О трудовых книжках работников" (далее - Постановление N 1635)), т.е. заполнить ее бланк.

Таким образом, следует различать понятия "трудовая книжка" и "бланк трудовой книжки".

Трудовые книжки работников, принятые при устройстве на работу и выданные при увольнении, учитывает кадровая служба путем регистрации в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (ч.3 п.58 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной Постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 09.03.1998 N 30 (далее - Инструкция N 30)). Бухгалтерский учет этих трудовых книжек в организации не ведется.

Бланки трудовых книжек учитывает бухгалтерия организации. Она ведет приходно-расходную книгу по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним, в которую вносит все операции, связанные с получением и расходованием этих бланков (ч.1, 2 п.58 Инструкции N 30).

Бланки трудовых книжек являются документами строгой отчетности, учет и хранение которых организации осуществляют в соответствии с общим порядком использования и бухгалтерского учета бланков строгой отчетности (подп.1.9 Постановления N 1635, Инструкция о порядке использования и бухгалтерского учета бланков строгой отчетности, утвержденная Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 18.12.2008 N 196 (далее - Инструкция N 196)).

Бухгалтерский учет бланков трудовых книжек и вкладышей к ним организации ведут на балансовом счете 10 "Материалы" (в стоимостном и количественном выражении) и на забалансовом счете 006 "Бланки строгой отчетности" (п. 19, 20 Инструкции N 196).

На забалансовом счете бланки трудовых книжек и вкладышей к ним учитываются по номинальной стоимости или в условной оценке (Инструкция по применению Типового плана счетов бухгалтерского учета, утвержденная Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 30.05.2003 N 89 (далее - Инструкция N 89)).

Приобретение бланков трудовых книжек (вкладышей к ним)

Организации обеспечиваются бланками трудовых книжек через министерства, иные республиканские органы государственного управления, объединения.

Организациям с иностранными инвестициями бланки трудовых книжек предоставляет Министерство труда и социальной защиты Республики Беларусь.

Негосударственные организации приобретают бланки трудовых книжек у местных исполнительных и распорядительных органов по месту своей регистрации (подп.1.8 Постановления N 1635).

Если в трудовой книжке заполнены все страницы соответствующих разделов или одного из них, она может быть дополнена бланком вкладыша, который вшивается между последним листом и правой обложкой книжки, заполняется и ведется нанимателем в том же порядке, что и трудовая книжка (п.42 Инструкции N 30).

Суммы налога на добавленную стоимость по приобретенным бланкам трудовых книжек, отраженные в бухгалтерском учете и книге покупок (если организация-плательщик ведет книгу), подлежат вычетам в зависимости от момента фактической реализации, установленного учетной политикой организации: независимо от периода погашения задолженности за бланки или после их оплаты (п.6 ст.107 Налогового кодекса Республики Беларусь (далее - НК)).

Отметим, что суммы налога на добавленную стоимость по приобретенным бланкам трудовых книжек при передаче их работникам без оплаты (в установленных случаях) также подлежат вычету в вышеуказанном порядке (п.15 ст.107 НК).

Организации могут относить суммы налога на добавленную стоимость, уплаченные (подлежащие уплате) при приобретении бланков трудовых книжек, на увеличение их стоимости (п.4 ст.106 НК). В такой ситуации бланки трудовых книжек приходуются по дебету счета 10 "Материалы" с учетом НДС, а суммы налога на добавленную стоимость, отнесенные на увеличение их стоимости, вычету не подлежат (подп. 19.2 ст.107 НК).

Учет приобретения бланков трудовых книжек <1>

<1> Аналогичные бухгалтерские проводки используются для отражения приобретения бланков вкладышей к трудовым книжкам.

Условие

учет бланк трудовая книжка

Негосударственная организация приобрела бланки трудовых книжек в количестве 5 шт., перечислив местному исполкому 19698 руб. (в том числе НДС - 20%).

Решение

В бухгалтерском учете будут сделаны следующие записи:

<2> Открыт дополнительный субсчет.

<3> Открыт субсчет.

<4> Открыт субсчет второго порядка.