Принцип «точно вовремя» составляет основу любого бережливого производства. Его соблюдение гарантирует поступление на каждый последующий процесс в потоке ценностей:
только тех элементов работ, которые необходимы;
именно в тот момент, когда это требуется;
точно в тех количествах, которые в этот момент действительно необходимы.
Чтобы привести производственный процесс в идеальное состояние, каждый его участник должен сознавать, что его коллеги, занятые на последующих операциях, являются обладателями наиболее ценной для него информации. Только они способны сообщить точные сведения о том, в чем, когда и в каких количествах они нуждаются.
Три фазы внедрения принципов бережливого производства
Нужно различать три основные фазы реализации концепции бережливого производства: изучение спроса, обеспечение непрерывности потоков ценности и их сглаживание. Рекомендуется проходить указанные три фазы в той же последовательности, в которой происходит их изучение исполнителями.
Только глубокое изучение спроса, потоков ценности и способов их сглаживания наряду с использованием рекомендаций по управлению потоками ценности способно придать надежность не только самому процессу преобразований, но и обеспечить их устойчивость.
Фаза изучения потребительского спроса
Необходимо прежде всего выявить, кто является потребителями результатов некоторой работы, каковы их требования, только после этого вы сможете удовлетворять потребительский спрос на ее результаты. Для выявления и удовлетворения потребительского спроса могут применяться различные инструменты и методы, например, расчеты времени такта; применение системы 5S.
5S
5S – система организации и рационализации рабочего места (рабочего пространства), один из инструментов бережливого производства (БП). Была разработана в послевоенной Японии.
5S – это пять японских слов или 5 Шагов (5 Step):
Шаг 1. Сортировка (нужное-ненужное)
Все материалы, оборудование и инструмент сортируют на:
нужные всегда – материалы, которые используются в работе в данный момент;
нужные иногда – материалы, которые могут использоваться в работе, но в данный момент не востребованы;
ненужные – брак, неиспользуемые инструменты, тара, посторонние предметы. В процессе сортировки ненужные предметы помечают «красной меткой» и затем удаляют из рабочей зоны.
Шаг 2. Соблюдение порядка (всё на своём месте)
Расположение предметов отвечает требованиям:
безопасности;
качества;
эффективности работы.
Четыре правила расположения вещей:
на видном месте;
легко взять;
легко использовать;
легко вернуть на место.
Шаг 3. Содержание в чистоте (возврат в исходное состояние)
Рабочая зона должна поддерживаться в идеальной чистоте.
Порядок действий:
Разбить линию на зоны, создать схемы и карты с обозначением рабочих мест, мест расположения оборудования и т. п.
Определить специальную группу, за которыми будет закреплена зона для уборки.
Определить время проведения уборки:
утренняя: 5-10 мин. до начала рабочего дня
обеденная: 5-10 мин. после обеда
по окончании работы: после прекращения работы, во время простоев
Шаг 4. Стандартизация
Этот принцип требует формального, письменного закрепления правил содержания рабочего места, технологии работы и других процедур. Необходимо создать рабочие инструкции, которые включают в себя описание пошаговых действий по поддержанию порядка. Также следует вести разработки новых методов контроля и вознаграждения отличившихся сотрудников.
Шаг 5. Совершенствование
Выработка привычки ухода за рабочим местом в соответствии с уже существующими процедурами, а также неуклонное совершенствование самой системы.
Важные моменты:
Наблюдение за работой оборудования, за рабочим местом, чтобы облегчить их обслуживание.
Использование фотографий ДО/ПОСЛЕ для сравнения того, что было, и какой конечный результат.
Организация аудитов, чтобы оценить эффективность внедрения программы 5S.
Фаза обеспечения непрерывности потока ценности
На этом этапе принимают необходимые меры для того, чтобы результаты рассматриваемой работы поступали всем внутренним и внешним потребителям своевременно и в надлежащих количествах. Например, обеспечение сбалансированности в загрузке производственных линий; надлежащая планировка производственных участков.
Фаза сглаживания
Наконец, после того как выявлен потребительский спрос на результаты работ и налажен непрерывный процесс их выполнения, переходят к его сглаживанию, с тем чтобы обеспечить равномерное и эффективное распределение объемов работ по дням, неделям и месяцам. Для этого применяются следующие средства сглаживания потоков: применение доски для предложений и обсуждения идей (visible pitch board).
Визуальный офис
Визуализация офиса подкрепляет реализацию принципа всеобщей вовлеченности работников и включает следующие действия:
выделение места для общения между сотрудниками, где те могут обмениваться идеями относительно совершенствования в той сфере деятельности, в которой они заняты;
организация системы поддержания визуальных стандартов и требуемых уровней чистоты и порядка на рабочих местах (система 5S);
создание небольших групп работников с постоянной ротацией членов групп в интересах непрерывного повышения эффективности работы.
Преимущества визуализации офиса заключаются в следующем:
она способствует улучшению коммуникаций внутри подразделений;
позволяет посетителям сразу видеть, чем занимается данное подразделение;
развивает у работников чувство гордости за свое подразделение;
наглядно иллюстрирует процесс непрерывного совершенствования работы подразделения.
С ноября 2016 года в тестовом режиме в России действует проект «Бережливая поликлиника». По замыслу инициаторов – Министерства здравоохранения и госкорпорации «Росатом» – принципы «бережливости» помогут повысить эффективность медицинского обслуживания в стране. Эксперимент запустили в нескольких учреждениях Ярославля, Калининграда и Севастополя.
По мнению министра здравоохранения Вероники Скворцовой, опыт этих городов доказал – проекту быть на федеральном уровне. К августу 2017 года к «Бережливой поликлинике» присоединились 115 учреждений в 40 регионах.
Основными целями «Бережливой поликлиники» Минздрав называет «усовершенствование процессов, направленных на повышение удовлетворенности пациентов»: проект обещает сделать услуги более доступными, повысить их эффективность и обеспечить новые рабочие места.
Ключевой принцип бережливой работы поликлиники – непрерывность производственного потока, без задержек и очередей. Этого можно достичь за счет равномерной загрузки персонала, рационального размещения людей и информации, оптимальной планировки площадей и «устранения всех видов потерь». Под «потерями» документ подразумевает все действия работников медицинского учреждения, которые не попадают в три установленных категории:
– работа, добавляющая ценность;
– работа необходимая, но не добавляющая ценность;
– периодическая работа.
Первая категория – непосредственные обязанности персонала: осмотр, исследования и различные процедуры. Вторая связана с дополнительными действиями – перевязки, подготовка инструментов, заполнение документации. Третья категория относится к работе, которую сотрудники поликлиники обязаны выполнять в определенное время – дезинфекция, утилизация, уборка и прочее. Все остальные действия, выходящие за рамки этого набора, «Бережливая поликлиника» безжалостно отменяет.
К следующему году в половине поликлиник должны отладить меры реагирования на отклонения от нормы сроков ожидания помощи, которые установлены программой государственных гарантий бесплатного оказания медицинской помощи. В 2020 году – в 75% учреждений, в 2022 году – 95%. Для этого планируют создать автоматизированную систему мониторинга доступности первичной медпомощи.