Перечень рекомендуемых учебных изданий.
Основная литература
1. Положение по бухгалтерскому учету «Учет финансовых вложений» ПБУ 19/02, утв. приказом Министерства финансов РФ от 10.12.2002 г. № 126н.
2. Положение по бухгалтерскому учету «Информация об участии в совместной деятельности» ПБУ 20/03 утв. приказом Министерства финансов РФ от 24.11.2003 г. № 105н.
3. Федеральный закон от 22.04.1996 г. № 39-ФЗ «О рынке ценных бумаг» (с учетом по следующих изменений и дополнений).
4. Федеральный закон от 11.03.1997 г. № 48-ФЗ «О переводном и простом векселе (с учетом последующих изменений и дополнений).
5. План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкция по его применению утв. приказом Министерства финансов РФ от 31.10 2000 г. № 94н (с учетом последующих изменений и дополнений).
6. Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утв. приказом Министерства финансов РФ от 13.06.1995 г. № 49.
7. Камышанов П.И., Камышанов А.П. Бухгалтерский финансовый учет: Учебник. М.: Омега-Л, 2015-525с..
8. Терехова В.А., Гетьман В.Г. Бухгалтерский финансовый учет: Учебник (ГРИФ) Издательский дом «Дашков и К», 20О17- 450с.
9. Кондраков Н.П. Бухгалтерский учет: Учебник. М.: ИНФА-М, 2016-489-с.
10. Тумасян Р.З. Бухгалтерский учет: Учеб.-практ Пос. М.: Омега-Л, 2016.-375с.
11. Финансовый учет: Учебник/Под ред. проф. В.Г. Гетьмана. М.: Финансы и статистика, 2018-209-с.
Интернет источники: 1. www.allbest.ru 2. www.referanatemu.com 3. www.work.tarefer.ru
Технические средства обучения:
Ноутбук,компьютер.
Компьютерные программы:
Microsoft Office 2007-2010
Microsoft Windous XP Professional
Консультант +
1С версия8.3.
Критерии оценивания выполнения задания:
- владение терминологией и действующим законодательством
- соблюдение сроков сдачи
- способность нестандартно мыслить, анализировать информацию
- правильность предложенных вариантов решения поставленной задачи.
Оценка «5»:
- ставится если задание сделано в полном объеме, аккуратно и правильно оформлено на основании изученного материала, материал изложен в определённой логической последовательности;
Оценка «4»:
- ставится, если задание сделано в полном объеме и правильно оформлен на основании изученного материала, материал изложен в определенной
логической последовательности, при этом допущены 2-3 незначительных ошибки;
Оценка «3»:
-ставится если задание сделано не в неполном объеме, но прослеживается знание материала, со ссылками на теоретический материал, но при этом допущены существенные ошибки;
Оценка «2»:
-ставится если отсутствует задание, или при решение задания обнаружено полное непонимание основного материала или допущены существенные ошибки, которые студент не может исправить даже после консультации педагога.
Вопросы для самоконтроля к лекционному материалу.
КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ
- 1. Что такое бухгалтерский документ?
- 2. Какое место занимают первичные учетные документы в системе бухгалтерского учета и управления?
- 3. Что представляет собой документация?
- 4. В чем заключаются понятия «унификация», «стандартизация», «первичная информация»?
- 5. Дайте определение понятия «документооборот». Почему его составление необходимо для организации?
- 6. По каким признакам классифицируются первичные документы в целом?
- 7. Охарактеризуйте классификацию документов:
- • по назначению;
- • порядку составления;
- • содержанию хозяйственных операций;
- • способу отражения операций;
- • месту составления;
- • порядку заполнения.
- 8. Перечислите основные требования, предъявляемые к оформлению учетных документов?
- 9. Какова последовательность проверки или обработки документов, поступивших в бухгалтерию?
- 10. Что такое таксировка и контировка документов?
- 11. Назовите реквизиты документов.
- 12. Кто имеет право изъять документы из организации и из архива?
ЛЕКЦИЯ ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫДОКУМЕНТООБОРОТА
документооборот управленческий бухгалтерский инвентаризация
1.1 Понятие документооборота и управленческих документов
Документооборот - это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.
Следует отметить, что в этом определении упор делается на словах "движение документов", то есть их пути из одного подразделения или от одного сотрудника к другому. При этом порядок движения документа (их путь) предопределен принятым управленческим процессом в данной организации. Например, если руководитель организации требует, чтобы все полученные документы сначала докладывались ему, и только он будет назначать исполнителя, путь движения документа будет многоступенчатым сверху вниз. Если же в организации четко проведено разделение функций между структурными подразделениями и сотрудниками, большая часть документов пойдет сразу же в отдел к исполнителям, то есть путь будет другой, значительно короче. Точно также от принятого в учреждении порядка распределения обязанностей и делегирования полномочий сотрудникам зависит движение документа при согласовании и подписании. Таким образом, документооборот зависит от системы управления, он вторичен по отношению к ней, но в то же время именно документооборот, отражая систему управления, позволяет ее наглядно увидеть.
Несмотря на вторичность порядка движения документов по отношению к целям и задачам организации, документооборот рекомендуется нормировать и регулировать. Так, например, в разделе "3.1 Организация документооборота" Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) предлагается закреплять порядок прохождения документов внутри организации в специальных технологических схемах, разработкой которых занимаются службы документационного обеспечения управления (ДОУ). В таких схемах должны найти отражение все этапы и пункты прохождения документной информации, сроки обработки и исполнения документов.
В технологической цепочке обработки и движения документов выделяются этапы:
· прием и первичная обработка поступающих в организацию документов;
· предварительное рассмотрение и распределение документов;
· регистрация документов;
· контроль за исполнением;
· информационно-справочная работа;
· исполнение документов, их составление, согласование, оформление;
· отправка или направление в дело.
Каждый из вышеуказанных этапов может быть выполнен как в традиционной, так и автоматизированной технологии.
Вследствие того, что документооборот отражает систему управления, позволяя ее наглядно увидеть, анализ документооборота крайне важен для совершенствования работы управленческого аппарата.
При этом, проводя анализ документооборота, в качестве объекта исследования можно рассматривать отдельный документ, документопоток, документационный технологический процесс. Однако основополагающим объектом исследования и совершенствования можно назвать документопоток.
Документопоток - это поток документов, циркулирующих между пунктами обработки и создания информации (руководителями организации и структурных подразделений, специалистами) и пунктами технической обработки документов: экспедицией, секретариатом, канцелярией, копировально-множительной службой и др.
В каждой организации можно выделить следующие потоки документов:
· поток входящей документации, состоящий из поступающих в организацию документов;
· потоки внутренней документации, состоящие из документов, созданных в организации и не предназначенных к выходу за ее пределы;
· поток исходящей документации, состоящий из документов, предназначенных для отправки в другие организации.
Документопоток характеризуется следующими основными параметрами:
1. содержанием или функциональной принадлежностью;
2. структурой;
3. режимом или цикличностью;
4. направлением;
5. объемом.
Содержание документопотока характеризуется составом документов, входящих в него, и составом информации, закрепленной в этих документах.
Структура документопотока описывается признаками, в соответствии с которыми может быть осуществлена классификация документов и их индексация, сформирована система научно-справочного аппарата по документам организации. В значительной степени структура документопотоков соответствует функционально-целевому назначению составляющих его документов.
Режим или цикличность документопотока определяется изменением во времени его информационной нагрузки. Такие изменения обычно связаны с цикличностью планирования и подведения итогов работы, сезонным уменьшением деловой, политической и управленческой активности, внутренними ритмами работы организации.
Направление документопотока зависит от содержания конкретного технологического звена обработки документов: регистрируемые и нерегистрируемые документы, документы, по которым осуществляется и не осуществляется контроль исполнения службой ДОУ и т.д. На направление документопотока влияет также способ оценки и удостоверения составляющих этот поток документов: согласование, утверждение, ознакомление и другие.
Объем документопотока измеряется физическим количеством документов (подлинников и копий), который может быть конкретизирован или дополнен объемом содержащейся в документах информации, выраженной в листах, знаках, количестве поручений, исполнителей и т.д.
Количество документов всех потоков, независимо от способа создания, получения (доставки), т.е. включая факс, электронную почту, доставку курьером или посетителем, составит суммарный объем документооборота организации.
Объем документооборота - это количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период.
Величина документооборота нужна для:
· расчета эффективности применения средств автоматизации и механизации делопроизводства;
· расчета необходимой численности делопроизводственного персонала;
· определения загруженности службы ДОУ, в том числе секретаря руководителя и секретаря структурного подразделения.
В целом объем документооборота показывает загруженность всего управленческого аппарата, т.к. всем его работникам приходится иметь дело с документами.
При подсчете документооборота рекомендуется отдельно учитывать документы и их копии, выражая это число дробью, где в числителе количество обрабатываемых в организации документов, а в знаменателе количество их копий. Например, 10814/15375.
Подсчет ведется обычно по регистрационным формам входящих, внутренних (обычно по видам) и исходящих документов. При этом следует учитывать, что в большинстве организаций, как правило, учитывается лишь число зарегистрированных входящих документов, а документы, не подлежащие регистрации, редко подсчитываются, хотя их количество значительно превышает количество зарегистрированных документов. Внутренние документы также далеко не всегда регистрируются. Например, докладные и объяснительные записки, справки и т.п. и поэтому их количество точно подсчитать трудно.
Кроме того, не учитывается движение копий документов, которые в средних и крупных организациях, еще не перешедших на автоматизированные системы делопроизводства, могут существенно увеличивать общее количество документов.
Возвращаясь к анализу документопотоков, можно отметить, что основными целями исследования документопотоков организации являются:
· повышение эффективности управленческой деятельности;
· ускорение движения документов в организации;
· уменьшение трудоемкости обработки документов.
Для анализа и фиксации движения документов достаточно простым и наглядным средством является составление графических оперограмм и маршрутно-технологических карт, в которых поэтапно отражаются операции, проводимые с документами, их исполнители, порядок выполнения операций. Маршрутно-технологические карты могут быть дополнены временными, а также финансовыми затратами на каждом этапе прохождения документов. Кроме оперограмм и маршрутно-технологических карт для наглядного представления, быстрого изучения порядка составления и обработки отдельных документов, а также обучения этому вновь принятого персонала с минимальными затратами могут быть использованы и другие методы наглядного представления движения документной информации: технологические цепочки, графики, схемы, документограммы и т.д. При необходимости также могут применяться и более сложные методы обработки собранных сведений, например, построение информационных моделей.
Бухгалтерский учет является строго документальным. При посредстве документов каждая хозяйственная операция отражается в учете и приобретает доказательственную силу. Поэтому документация рассматривается как составная часть метода бухгалтерского учета, обеспечивающая объективность данных о работе предприятия. Без документов не может быть и бухгалтерского учета.
Основанием для записей в бухгалтерском учете служат надлежащим образом оформленные оправдательные документы. Порядок оформления их определяется Стандартом о документах и записях в бухгалтерском учете предприятий (стандарты по аудиту).
Бухгалтерский документ есть письменное свидетельство, удостоверяющее факт совершения хозяйственной операции. Основным назначение бухгалтерских документов: письменное обоснование и отражение хозяйственных операций (активов), основание и источник бухгалтерских записей, осуществление контрольных функций и целесообразность хозяйственных операций. Этот контроль осуществляется ответственными лицами при совершении операций (предварительный контроль), работниками бухгалтерии при обработке документов, а также аудиторами при документальных аудиторских проверках и обследованиях.
Бухгалтерский документ по внешней форме представляет собой бланк, на котором записано содержание хозяйственной операции, время и место ее совершения, натуральные показатели, сумма операции и др. Эти и многие другие сведения, записанные в документе, являются его составными элементами, именуемые в практике реквизитами. Каждая хозяйственная операция имеет свои особенности, которые фиксируются в документе. Однако у документов есть общие типовые для всех элементы: название документа (счет-фактура, накладная, платежное поручение, чек, кассовый ордер и т. п.), отражающее характер хозяйственной операции; наименование и адрес предприятия, где совершалась операция, указание сторон участвовавших в совершении операции; дата составления документа и номер; краткое изложение хозяйственной операции; в натуральные и денежные измерители; подписи лиц, которые несут материальную и административную ответственность.
При применении электронно-вычислительных машин документы, служащие основанием для бухгалтерских записей, должны также содержать необходимые реквизиты, расположенные в порядке, который отвечает требованиям компьютерного учета.
К составлению документов предъявляются определенные требования, утверждающие четкость, ясность и точность информации. Записи в документах делаются чернилами, на машинке или другим пишущим оборудованием с четким заполнением всех реквизитов, предусмотренных формой данного документа. Не допускается записи производить простым карандашом, делать подчистки, исправления сумм или текста, помарки и т. п., что может привести к злоупотреблениям.
Приходные и расходные кассовые документы оформляются в порядке, установленном Правилами о ведении кассовых операций предприятиями, организациями и субъектами.
Порядок оформления банковских документов устанавливается правилами Национального банка РК. Обнаруженные в документах ошибки (за исключением кассовых и банковских) исправляются путем зачеркивания неправильного текста или суммы и написания над зачеркнутым правильного текста или суммы. Зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое. Исправленная ошибка должна быть оговорена и подтверждена подписями лиц, подписавших документ. В приходных и расходных кассовых ордерах исправление не допускается. Порядок исправления в банковских документах устанавливается правилами Национального банка РК.
Классификация документов.
Бухгалтерские документы классифицируются по ряду признаков:
1. назначению,
2. месту составления,
3. содержанию,
4. объему сведений,
5. порядку использования.
По их назначению документы подразделяются на распорядительные, исполнительные (оправдательные), документы бухгалтерского оформления и комбинированные, в которых объединяются распорядительные, исполнительные и документы бухгалтерского оформления или первые два вида документов.
К распорядительным относятся документы, дающие право на совершение хозяйственной операции - приказы и распоряжения руководителя предприятия или вышестоящей организации, наряды на работы, требования на выдачу материалов, чеки на получение наличных денег в банке, путевые листы на право выезда и т. д. Эти документы не отражают факта совершения хозяйственных операций, они лишь дают право на их совершение. Распорядительные документы составляются не к каждой хозяйственной операции, а лишь к некоторым. Исполнительные документы удостоверяют факт совершения хозяйственной операции. К ним относятся: счета-фактуры, отражающие факт купли-продажи товарно-материальных запасов; накладные, фиксирующие отпуск и прием материальных ценностей (запасов); документы о выполненных работах рабочими; кассовые ордера на получение и выдачу денег из кассы и многие другие.
Исполнительные документы составляются лицами, ответственными за совершение хозяйственных операций и ими подписываются. Например, документы, фиксирующие прием материалов, составляются заведующим складом или по его поручению и им же подписываются. Подписываются документы и лицами, которые принимают материальные ценности или являются материально ответственными за них. Исполнительные документы служат основанием для записей на счетах бухгалтерского учета.
Документами бухгалтерского оформления являются документы, которые составляются в самой бухгалтерии на основании распорядительных и исполнительных документов, необходимых для технической подготовки данных по счетам. К ним относятся накопительные и разработочные ведомости, расчеты, разные бухгалтерские справки и т. д. Этот вид документов способствует более рациональной организации бухгалтерского учета.
Комбинированными являются документы, которые одновременно являются и распорядительными и исполнительными. Например, расходный кассовый ордер является комбинированным документом, в нем дается распоряжение о выдаче денег и производится оформление выдачи денег и расписка получателя.
В практике бухгалтерского учета возникает необходимость использования документов исполнительного характера: справочников, ценников, нормативов, тарифных ставок, договоров, трудовых соглашений и т. д. Они регламентируют правовую основу совершаемых операций.
По месту составления документы подразделяются на внешние, поступившие со стороны в данное предприятие (счета- фактуры поставщиков, выписки банков из расчетного счета и др.) и внутренние, составляемые непосредственно на самих предприятиях. Большая часть документов являются внутренними.
По объему документы подразделяются напервичные и сводные.
Первичными документами являются такие, которые оформляют хозяйственные операции в момент их совершения и составляют основу для всех последующих учетных записей. К ним относятся все документы, оформляющие хозяйственные операции, а именно: приходные и расходные кассовые ордера по движении наличности в кассе, приходные и расходные накладные по движению ценностей на местах их нахождения, счета- фактуры на поступившие товары и материалы и проданную готовую продукцию и многое другое.
Если первичные документы выписываются на каждую хозяйственную операцию, они называются разовыми. При большом количестве разовых документов пользуются способом их накапливания по однородным группам. Документы объединяющие за определенный период (обычно месяц) разовые документы, называются накопительными. Наиболее типичным видом накопительных документов являются накопительные ведомости, заборные листы отпуска материалов, сырья со склада и т. д. Сводными документами являются такие, которые составляются на основании ранее составленных первичных документов.
Группировка первичных документов в сводные осуществляется по однородным группам. К сводным документам в первую очередь относятся все виды отчетов, составляемых материально-ответственными лицами, например, кассовые, материальные, товарные, авансовые и др. При получении сводных документов осуществляется систематизация первичных документов, совершенствование документооборота.
Сводные документы являются действительными только тогда, когда к ним приложены первичные документы и записи соответствующие им.
По своему экономическому содержанию документы подразделяются на группы:
· кассовые (кассовые отчеты),
· банковские,
· расчетные,
· материальные (отчеты материально ответственных лиц),
· по учету труда и заработной платы.
В рационализации документации большое значение имеет ее унификация и стандартизация. Под унификацией документов понимается создание единых форм, используемых на предприятиях всех отраслей народного хозяйства. Унификация документов облегчает их составление, проверку и приводит к значительной экономии материальных средств и труда. Она сопровождается стандартизацией размеров бланков документов.
1.2 Функция документооборота. Основные правила составления и сохранения документооборота
Первичная документация составляется в основном оперативными работниками, а не работниками бухгалтерского учета. За достоверность содержащихся в документах данных, а также за добросовестное его составление несут ответственность должностные лица, подписавшие этот документ.
Приемка документов от оперативных работников осуществляется бухгалтерией. Главным бухгалтером предприятия устанавливается документооборот, точно определяющий порядок, место и время происхождения каждого документа с момента его составления до сдачи в архив и график движения документов от каждого из цехов, участков, отделов, и каждого работника с указанием работ, которые каждый из них должен выполнить в строго установленные сроки.
Обработка документов в бухгалтерии включает следующие этапы учетных работ: приемку, проверку, группировку и бухгалтерское оформление. При приемке документов бухгалтерия устанавливает соответствие сводного документа (отчета, реестра) с прилагаемыми первичными документами.
Представленные документы подвергаются проверки как с точки законности операции (по существу), так и по форме - правильности оформления документа, а также правильности арифметических вычислений и подсчетов, после чего принимаются к учету.
Проверка по существу состоит в том, что по документам контролируется
правовая сторона совершенных хозяйственных операций, не нарушают ли они действующее законодательство РК, договоры, инструкции, приказы и т. д. Документы по хозяйственным операциям, которые нарушают действующее законодательство и установленный порядок приема, оприходывания, хранения и расходования денежных средств, товарно- материальных запасов и др. активов, бухгалтерия не принимает к исполнению и оформлению.
Проверка правильности оформления документов состоит в том, что проверяется полнота заполнения реквизитов, наличие соответствующих подписей, правильность технического оформления, соблюдены ли правила исполнения ошибок и т. д.
Проверка арифметической правильности документов заключается в том, что путем тщательного пересчета проверяют правильность таксировки, подсчета итогов и т. д.
Документы, в которых операции учтены только в натуральных измерителях, исчисляют в денежном измерителе. По операциям внутреннего перемещения товарно - материальных запасов производится встречная проверка документов по материально ответственным лицам, представляемых параллельно в бухгалтерию (у одних приходные, а у других расходные). Встречная проверка осуществляется и в ряде других случаев, когда представлены в бухгалтерию параллельные документы.
После проверки и утверждения некоторых документов (отчетов материально- ответственных лиц) производится их бухгалтерская обработка. Целью обработки является подготовка документов к дальнейшим записям.
Проверенные документы группируются по однородным признакам совершенных операций. Документы, отражающие движение денежной наличности в кассе, группируются в одну группу; движение материальных запасов в другую по материально ответственным лицам; по расчетам с рабочими и служащими по заработной плате - в третью; с выписками банков - в четвертую и т. д.
В этих целях обычно составляют так называемые группировочные листы (накопительные ведомости), применение которых позволяет сократить число бухгалтерских записей, сократить затраты на ведение бухгалтерского учета.
Группировочные листы, накопительные ведомости и машинограммы (при компьютеризации) с приложенными к ним оправдательными документами служат основанием для бухгалтерских записей по счетам синтетического и аналитического учета.
В обработке документов одним из наиболее сложных видов работ является корреспонденция счетов. Неточности приводят к неправильному отражению хозяйственных операций в бухгалтерском учете.
Указание корреспондирующих счетов (или котировка) проводится непосредственно на документах. Для этой цели в документах отведено специальное место. Котировка документов находит свое внешнее отражение в виде счетных формул, которые были указаны в главе 3 (счета бухгалтерского учета и двойная запись).
Обработка первичных документов завершается составлением бухгалтерских статей, или, как их нередко называют проводок.
Бухгалтерские статьи по корреспондирующим счетам называют котировкой документа. Они бывают простые и сложные. Простыми называются такие статьи, в которых корреспондируют только два счета - один по дебету, другой по кредиту.
Сложной считается такая статья, к которой одновременно корреспондируют более двух счетов, причем один дебетуется и несколько счетов кредитуются или наоборот. Обработка документов заканчивается указанием корреспонденции счетов. В документах бухгалтерского оформления обычно не пишут полное наименование счетов, а указывают только их цифровые шифры. Это сокращенный объем работ и делает дальнейшие записи на счетах более удобными.
Все документы после обработки и использования для бухгалтерских записей хранятся в порядке, установленном нормативным актом о документах и записях в бухгалтерском учете предприятий и хозяйствующих субъектов (организаций).
Документы хранятся в специальных архивах - текущих и постоянных. В текущем активе, находящемся в помещении бухгалтерии, хранятся документы за текущий год, которыми часто пользуются работники бухгалтерии. В постоянном архиве, находящемся в специально оборудованном помещении, хранятся в хронологическом порядке и по видам документы, отчеты прошлых лет под ответственностью главного бухгалтера или лица, им на то уполномоченного.
Выдача дел из бухгалтерского (текущего) архива другим структурным частям данного предприятия производится только по разрешению главного бухгалтера.
2 ТРЕБОВАНИЯ К СОСТАВЛЕНИЮ И СОХРАНЕНИЮ БУХГАЛТЕРСКИХ ДОКУМЕНТОВ
2.1 Требования к составлению бухгалтерских документов
Правительством РК утвержден перечень типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием сроков хранения (Постановление Правительства Республики Казахстан от 26 декабря 2011 года № 1605 «Об утверждении перечня типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием сроков хранения»).
Систематизация и система хранения должны обеспечивать быстрый и точный доступ к необходимым документам.
Требования к составлению и оформлению док.
Общие положения:
1. Типовые правила документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях (далее - Типовые правила) разработаны в соответствии со статьей 18 Закона Республики Казахстан от 22 декабря 1998 года «О Национальном архивном фонде и архивах».
2. Типовые правила устанавливают порядок организации документирования управленческой деятельности и порядок организации работы с документами несекретного характера на бумажных носителях, управления документацией в государственных и негосударственных организациях (далее - организации) и распространяются на организационно-распорядительную документацию.
3. Состав документов, используемых в управленческой деятельности, определяется компетенцией и функциями организации, порядком решения вопросов (в порядке единоличного распорядительства либо в коллегиальном порядке), объемом и характером связей с другими организациями.
4. На основе Типовых правил, организации - источники пополнения Национального архивного фонда, расположенные на территории области, города республиканского значения и столицы разрабатывают и утверждают по согласованию с местными исполнительными органами областей, города республиканского значения и столицы правила документирования и управления документацией.
Организации - источники пополнения Национального архивного фонда, центральных государственных архивов Республики Казахстан, Национального архива Республики Казахстан, Архива Президента Республики Казахстан разрабатывают и утверждают аналогичные правила по согласованию с ними.
5. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в организации осуществляются структурным подразделением, на которое возложены функции по документационному обеспечению управления (далее - служба ДОУ).
В организации, в которой по штатному расписанию не предусмотрено структурное подразделение, осуществляющее функции по документационному обеспечению управления, эти обязанности возлагаются на ответственное должностное лицо.
6. При смене руководителя службы ДОУ документы и дела, а также регистрационно-контрольные формы (далее - РКФ) к ним передаются вновь назначенному руководителю или ответственному должностному лицу по акту приема-передачи.
7. Настоящие Типовые правила не распространяются на порядок работы со служебной информацией, содержащей государственные секреты, со служебной информацией с пометкой «Дсп» и сведения ограниченного распространения.
Документы состоят из отдельных элементов (показателей), которые называют реквизитами (от лат. reguisitum - требуемое, необходимое).
Совокупность реквизитов документа предопределяет его форму.
Чтобы документ отвечал своему назначению, он должен быть составлен в соответствии с формой, принятой для данной категории документов.
От полноты и качества оформления документов зависит их доказательная (юридическая) сила, так как они служат свидетельством, подтверждением конкретных фактов.
1. Реквизиты документов.
1.1 Распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (далее - документы), которые фиксируют решения административных и ор-ганизационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности организаций.
1.2 Стандарт устанавливает:
- состав реквизитов документов;
- требования к оформлению реквизитов документов;
- требования к бланкам и оформлению документов;
- требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с изображением Государственного герба Республики Казахстан.
1.3 Положения настоящего стандарта подлежат применению:
- государственными органами Республики Казахстан;
- юридическими и физическими лицами Республики Казахстан всех форм собственности и организационно-правовых форм, в том числе юридическими лицами с иностранным участием.
1.4 Для изготовления бланков, в зависимости от вида документа, используются следующие реквизиты: 01 или 02, 03, 04, 05, 06, 10, а также отметки для расположения реквизитов 07, 08, 09, 12, 15, 16. Возможно использование реквизита 17 при применении трафаретных текстов документов. (Приложение Б)
1.5 При оформлении документов печатаются (проставляются) следующие реквизиты (элементы реквизитов): 07, 08, 09, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23, 24, 25, 26, 27. (Приложение Б)
Весь процесс составления, проверки, обработки, группировки и отражения
документов в соответствующих регистрах должен осуществляться по определенному плану. Для обеспечения правильности и своевременности оформления всех операций документами требуется предварительно установить порядок движения документов.
Путь прохождения документов от момента их выписки до передачи в архив называется документооборотом.
Рациональная организация документационных процессов предполагает максимальное ускорение движения документов за счет оптимальной последовательности движения и обработки документов. Важно добиваться сокращения пунктов, проходимых тем или иным документом, и времени нахождения (задержки) документа в каждом из них. С этой целью во всех структурных подразделениях организаций следует проектировать маршруты прохождения документов, устанавливать конкретные сроки нахождения документов у каждого исполнителя, а также осуществлять действенный контроль за прохождением документов по маршруту.