Информационная система, как особая
Особенностью современного этапа развития цивилизации является небывалый рост объема информационных потоков. Это относится практически к любой сфере деятельности человека. Наибольший рост объема информации наблюдается в промышленности, торговле, финансово-банковской, маркетинговой сферах и сфере оказания различных услуг.
Информация стала предметом купли-продажи, т. е. информационным продуктом, который наравне с информацией, составляющей общественное достояние, образует информационный ресурс общества. В общем случае информационными ресурсами можно считать совокупность обработанных или пригодных для обработки данных, зафиксированных на любых материальных носителях. К информационным ресурсам традиционно относятся зафиксированные на бумажном носителе (предпочтительно в виде документов).
Появление в середине двадцатого века компьютеров открыло новые возможности обработки информации в электронные виде – текстовые, табличные, мультимедийные и другие данные. Общей тенденцией современности является нарастание доли электронных информационных ресурсов.
Использование современных средств вычислительной техники и коммуникационных средств (информационных сетей) позволило широко использовать информационные ресурсы в сфере управления для решения экономических задач.
Понятия «информационные технологии» и «информационные системы» тесно связаны, но не являются синонимами.
Информационная технология в самом общем случае представляет собой процессы манипулирования информацией. Цель любой информационной технологии – получение информации. Та или иная информационная технология предназначена для обработки данных определенной структуры (Word – для обработки текстовой информации, Excel – для обработки табличных документов, Access – для работы с базами данных). Для того, чтобы пользователь мог применить для своих нужд информационную технологию, он должен предварительно детально в ней разобраться и приспособить для себя.
Информационная система более удобна в использовании.
Основой любой информационной системы является информационная технология. Но в этом случае информационная технология уже настроена на потребности конкретного специалиста и снабжена элементами интерфейса. Такие усовершенствования позволяют использовать специалисту информационную систему, не вдаваясь в тонкости используемой технологии.
Целью информационной системы, используемой в экономике и управлении бизнесом, является удовлетворение информационных потребностей сотрудников фирмы, имеющих дело с принятием решений и обработкой информации.
Современная информационная система представляет собой человеко-компьютерную систему, использующую автоматизированную технологию обработки информации.
Автоматизированная информационная система – это совокупность информации, экономико-математических методов и моделей, технических и программных средств, методических материалов, а так же специалистов, занятых обработкой информации и принятием управленческих решений.
Информационные системы управления идеально подходят для удовлетворения сходных информационных потребностей работников.
Информационные системы (ИС) стали необходимой средой функционирования специалистов практически во всех сферах деятельности. Разнообразие задач, решаемых с помощью ИС, привело к появлению множества разнотипных систем, отличающихся принципами построения и заложенными в них правилами обработки информации.
Информационные системы можно классифицировать по целому ряду различных признаков. В основу рассматриваемой классификации положены наиболее существенные признаки, определяющие функциональные возможности и особенности построения современных систем.
По типу хранимых данных ИС делятся на:
· фактографические системы, предназначенные для хранения и обработки структурированных данных в виде чисел и текстов, над которыми можно выполнять различные операции (примером может служить база данных Access);
· документальные системы, где информация представлена в виде картотек (указателей, состоящих из наименований, описаний) и связанных с ними полнотекстовых документов (книг, периодических изданий).
По степени автоматизации информационных процессов в системе управления предприятием ИС определяются как:
· ручные – без использования современных технических средств обработки информации (так называемая, бумажная технология);
· автоматические ИС – выполняют все операции по переработке информации без участия человека;
· автоматизированные ИС – в процессе обработки информации участвует человек и комплекс технических средств (ПК, периферийные устройства, средства передачи данных и т. п.).
По характеру использования информации различают:
· информационно-поисковые системы, которые осуществляют ввод, систематизацию, хранение, выдачу информации по запросу (например, ИС библиотечного обслуживания и/или резервирования и продажи билетов на транспорте);
· информационно-решающие системы, способные осуществлять все операции переработки информации по определенному алгоритму:
а) управляющие ИС вырабатывают информацию, на основании которой человек принимает решение (н апример, ИС планирования производства, заказов, бухучета и т. п.);
б) советующие ИС вырабатывают информацию, которая принимается человеком к сведению (например, справочные и /или экспертные системы).
По сфере применения выделяют:
· ИС организационного управления, которые предназначены для автоматизации функций управленческого персонала;
· ИС управления технологическими процессами (ТП), которые служат для автоматизации функций производственного персонала;
· ИС автоматизированного проектирования (САПР), предназначенные для автоматизации функций инженеров-проектировщиков, конструкторов, архитекторов, дизайнеров при создании техники или технологии;
· интегрированные (корпоративные) ИС, создаваемые для автоматизации всех видов деятельности и бизнес процессов предприятия и охватывают весь цикл работ от проектирования до сбыта продукции.
В зависимости от уровня управления, на котором ИС используетсяна предприятии, различают:
1. Информационные системы оперативного уровня – поддерживают исполнителей непосредственно на рабочих местах для обрабатки данные о сделках и событиях (счета, накладные, зарплата, кредиты, поток сырья и материалов). Задачи, цели, источники информации и алгоритмы обработки на оперативном уровне заранее определены и в высокой степени структурированы.
2. Информационные системы специалистов – поддерживают работу с данными и знаниями, повышают продуктивность и производительность работы инженеров, конструкторов и др.
3. Информационные системы уровня менеджмента – используются работниками среднего и высшего управленческого звена для мониторинга, контроля принятия решений и администрирования. Основные функции этих информационных систем:
· аналитическая работа с показателями;
· составление периодических отчетов за определенное (как правило несколько лет) время (в отличие от выдачи отчетов по текущим событиям, как на оперативном уровне);
· обеспечение доступа к архивной информации и т. д.
Менеджмент и маркетинг – одни из наиболее интенсивно развивающихся секторов рынка информационных систем, поскольку автоматизация информационных процессов в этой области в условиях интенсивного развития рыночных отношений является стратегическим фактором конкуренции. На современном этапе развития российского рынка подавляющее число компаний участвуют в жесткой конкурентной борьбе. Применение информационных технологий позволяет повысить конкурентоспособность фирм. Осуществление задач менеджмента и маркетинга на предприятии становится невозможным без оптимизации внешних и внутренних информационных источников.
Сегодня все более пристальное внимание уделяется построению системы управления взаимоотношениями с клиентами, на основе которых строится стратегия развития и управления предприятием. В настоящее время все эти системы условно можно разделить на ERP-системы (управление и планирование деятельностью предприятия), CRM-системы (управление взаимоотношениями с клиентами), финансово-аналитические системы, системы защиты информации, справочные системы, системы проектирования и т. д.
До недавнего времени информация о рынке предприятия и сегментах потребителей была разрозненной и использовалась локально. Лишь современные информационные технологии позволяют практически мгновенно подключаться к любым электронным массивам, получать всю необходимую информацию и использовать ее для анализа, прогнозирования, принятия управленческих решений и обеспечить доступ посредством сети Интернет к корпоративным ресурсам предприятия.
Подобные методы управления основаны на систематизированных и формализованных базах данных и знаний (хранилищ данных), единой информационной системе предприятия. Достижение этих целей возможно путем максимальной автоматизации бизнес-процессов, протекающих на предприятии. Это послужило толчком к созданию и широкому распространению, так называемых, корпоративных информационных систем (КИС).
Корпоративная информационная система – это система автоматизации всех основных бизнес-процессов организации и всех видов учета. КИС по своей сути является «нервной системой» управления предприятием и обеспечивает согласованную работу всех ее компонентов.
Современные корпоративные системы позволяют выполнять всесторонний контроль над всеми центрами затрат на предприятии, оптимизацию затрат, повышение оперативности производства в соответствии со всевозрастающими требованиями потребителей в условиях жесткой рыночной конкуренции на основе сложных математических методов анализа, прогнозирования и планирования.
Вместе с тем следует отметить, что корпоративные информационные системы – частный случай информационных систем, и помимо КИС существуют информационно-поисковые, справочные, экспертные и иные информационные системы, выделяемые по различным критериям.
Компоненты ИС
Для того чтобы описать любую информационную систему, необходимо описать ее основные компоненты.
К компонентам системы относятся:
1. Структура – множество элементов, входящих в систему с учетом взаимосвязей между ними
2. Входы и выходы системы – потоки информации, поступающие в систему (вход) и потоки информации, формируемой в результате обработки (результатная информация, выход)
3. Алгоритм преобразования информации – описание самих действий по обработке информации и порядок выполнения этих действий
4. Цели и ограничения системы. Любая система является многоцелевой, т.е. в процессе функционирования достигается сразу несколько целей. При этом некоторые цели могут входить в противоречия между собой. Для того, чтобы разрешить эти противоречия, поступают следующим образом: при проектировании системы выделяют одну главную цель, цели, входящие в прямое противоречия с главной целью, отсекают; для остальных целей устанавливают систему приоритетов. Таким образом, складывается система целей и ограничения системы.
Свойства ИС
Для любой системы (в том числе и информационной) характерны следующие основные свойства:
– сложность;
– делимость;
– целостность;
– многообразие элементов и различие их природы;
– структурированность;
– относительность.
Сложность системы определяется множеством входящих в нее компонентов, их структурного взаимодействием, а также сложностью внутренних и внешних связей.
Делимость системы означает, что она состоит из ряда подсистем или элементов, выделенных по определенному признаку, отвечающему конкретным целям и задачам.
Целостность системы означает, что функционирование множества элементов системы подчинено единой цели.
Многообразие элементов системы означает различие их природы и связано с их функциональной специфичностью и автономностью. Например, в материальной системе объекта, связанной с преобразованием вещественно-энергетических ресурсов, могут быть выделены такие элементы, как сырье, основные и вспомогательные материалы, топливо, полуфабрикаты, запасные части, готовая продукция, трудовые и денежные ресурсы.
Структурированность системы определяет наличие установленных связей и отношений между элементами внутри системы, распределение элементов системы по уровням иерархии.
Относительность. Все компоненты системы (структура, входы и выходы, алгоритм преобразования информации, цели и ограничения) существенно зависят от заказчика системы или ее конечного пользователя.