Учет и отчетность являются частью информационного механизма менеджмента, связанного с характеристиками реальных результатов деятельности организации культуры.
Основные исходные понятия:
Учет – это характеристика итогов деятельности учреждения в утвержденной системе показателей.
Отчетность – периодически оформляемая документация, содержащая данные учета, и представляемая в органы и инстанции, имеющие контрольные полномочия.
Из определения учета и отчетности видно, что центральную роль в их организации играет выбор системы конкретных показателей и принятие специального решения по утверждению их в качестве показателей учета и отчетности.
Качественный учет – учет уровня и эффективности проводимой работы.
Количественный учет – это повседневная и систематическая регистрация организуемых и проводимых учреждением культуры мероприятий и услуг, как в своем помещении, так и в не его.
Качество работы – это идейно-политический уровень, художественный уровень (мероприятий, концертов, репертуара), это действенность, популярность различных программ и объединений, актуальность, степень удовлетворения культурных запросов и потребностей населения.
Повседневный учет работы - предназначен для записи работы, выполненной учреждением культуры в течение всего рабочего дня.
Управленческий учет – система сбора и группировки финансовой и нефинансовой информации, на основе которой менеджеры принимают решения для достижения целей организации.
Система управленческого учета – это система управления организацией, предполагающая реализацию управленческих функций в отношении: совокупности процессов, составляющих деятельность организации; участвующих в процессах структурных единиц организации; используемых в процессах ресурсов; показателей, отражающих характеристики всех других категорий объектов управления, для достижения текущих и стратегических целей организации.
Основа управленческого учета - структурированная информация, собираемая и анализируемая в мониторинговом режиме.
Цель управленческого учета - так называемый внутренний маркетинг, подразумевающий кропотливую работу по изучению самого учреждения культуры.
Учет – это характеристика итогов деятельности учреждения в утвержденной системе показателей.
Правильно организованные учет и отчетность играют важнейшую роль в технологии менеджмента. Фиксируя итоги деятельности за определенный период, данные учета и отчетности создают информационную базу данных как для контроля, так и для принятия последующих плановых и других решений.
В социально-культурной сфере действуют такие виды учета и отчетности: текущий (первичный, оперативный), статистический, бухгалтерский учет (и соответствующая отчетность), а также творческие отчеты.
Текущий учет (каждодневная деятельность) также называют оперативным учетом. Этот учет является базой, над которой надстраиваются все другие виды учета и отчетности – отсюда его еще одно название – первичный.С некоторой степенью условности можно различать два вида текущего учета: количественный и качественный.
Количественный учет связан с учетом объемов выполненной работы (количество мероприятий, посетителей, доход и т.п.). К документам текущего учета относятся списки коллективов, журналы посещения кружков и коллективов, журналы дежурств и другие документы, в которых ведется учет работы в подразделениях и службах. Это повседневная и систематическая регистрация организуемых и проводимых учреждением культуры мероприятий и услуг, как в своем помещении, так и в не его.
Основным документом количественного учета является «Журнал учета работы клубного учреждения». Данный журнал включает три основных раздела:
Повседневный учет работы. Он предназначен для записи работы, выполненной учреждением культуры в течение всего рабочего дня. Сюда заносятся данные о дате, времени проведения мероприятия, его назначении (название, форма), тема или содержание, место проведения, количество присутствующих (или участников) фамилия ответственного руководителя и отдела. Данный раздел ведется ежедневно, ежемесячно и в течение всего отчетного года и составляет большую часть данного журнала.
Сводка учета всей культурно–досуговой работы за месяц.
Она предусматривает подведение итогов работы учреждения культуры за месяц, а в конце года – в целом за год. Учет ведется по наиболее важным формам работы: лекции, вечера отдыха, концерты, спектакли, выставки, диспуты, ток-шоу, представления, презентации и другие. При этом по каждой из них, на основе повседневных записей в журнале, за очередной месяц даются показатели о количестве мероприятий и числе присутствующих на них. В конце года подводятся годовые итоги по каждому виду работы (путем сложения месячных результатов по вертикали).
Сводка учета работы клубных формирований. В этом разделе ежемесячно фиксируются данные по трем показателям: количество кружков данного типа, число участников в них (на конец месяца), число занятий в течение месяца.
Журнал учета работы является обязательным для учреждения культуры документом и при смене руководителя передается по акту приема-передачи дел и имущества вновь назначенному руководителю.
К дополнительным учетным документам относятся: «Журнал учета работы клубного формирования» (коллектива, кружка, студии). Данный журнал может также состоять из нескольких частей:
· Список участников с приведением наиболее важных для данного клубного формирования демографических данных (год рождения, профессия, образование, возраст, с какого года занимается, место жительства, родители и т.п.):
· Посещаемость занятий (ФИО, дата занятия, отметка о присутствии);
· Учет занятий (дата, содержание занятий, продолжительность занятий, подпись руководителя);
· Репертуар коллектива на предстоящий год;
· Участие коллектива в смотрах, концертах, фестивалях;
· Отчет руководителя о работе коллектива за год.
Данный ЖУРНАЛ служит основанием для составления рабочего табеля и начисления заработной платы руководителю, аккомпаниатору, концертмейстеру данного коллектива, и является обязательным учетным документом для любого клубного формирования.
Качественный учет – учет уровня и эффективности проводимой работы. К его материалам и документам относятся справки по итогам проверок, отзывы посетителей и клиентов, рецензии и отзывы в СМИ, результаты экспертных оценок и т.п. Качество работы – это идейно-политический уровень, художественный уровень (мероприятий, концертов, репертуара), это действенность, популярность различных программ и объединений, актуальность, степень удовлетворения культурных запросов и потребностей населения.
Примером документа, в котором объединяются качественные и количественные характеристики выполненной работы, являются акты сдачи-приемки выполненной работы, подписанные представителями исполнителя и заказчика, в которых фиксируются объемы выполненных работ, их соответствие запланированным, наличие или отсутствие претензий заказчика к исполнителю по объему и качеству выполненных работ. Кроме того, в сфере культуры неоднократно предпринимались попытки введения паспортов учреждений культуры, в которых систематически фиксировались итоги и оценки их деятельности.
Учет качественных показателей работы учреждения культуры включает: сбор, обобщение, анализ отзывов посетителей клубных мероприятий. Как правило, свое мнение посетители оставляют в «Книге отзывов и предложений», выражают на зрительских конференциях, в местных средствах массовой информации. Качество работы можно определить на заседаниях художественного совета, при обсуждении прошедших концертов или спектаклей, в ходе диспутов со зрителями после проведенных программ.
Статистический учет и отчет заключается в заполнении специальной табличной формы. Для каждого типа учреждений культуры заполняется своя типовая форма статотчета согласно альбому типовых форм Государственного Комитета по статистике (Госкомстата). В содержание такой формы входит подробная инструкция по ее заполнению, так что подготовка статистического отчета обычно особого труда не составляет – при условии хорошо налаженного текущего учета. В противном случае оформление статотчета превращается в «творчество» сомнительного характера.
Форма статотчета заполняется в трех экземплярах по истечении отчетного года, подписывается руководством организации и передается (высылается) в региональный орган Госкомстата и вышестоящую ведомственную инстанцию (учредителю). Один экземпляр остается в архиве учреждения. Вышестоящие инстанции иногда требуют в качестве приложения к статистическому отчету подробную пояснительную записку о деятельности учреждения культуры (годовой информационный отчет).
Бухгалтерский учет является частью финансового контроля и настолько технологически специфичен. Существуют различные программы по бухгалтерскому учету, статистике, текущему учету с соответствующим программным обеспечением.
Творческий отчет. В этом случае речь идет о специфических мероприятиях, на которых учреждения демонстрируют образцы достигнутого уровня своей работы. Это могут быть концерты, выставки, спектакли, фестивали, комплексные мероприятия. Подобные творческие отчеты могут проводиться различного уровня: отдельных коллективов, мастеров и исполнителей, учреждений и организаций, могут быть отчетные акции регионального масштаба и даже республиканского уровня («дни культуры» или фестивали).
Творческий отчет решает ряд задач:
– демонстрация лучших образцов работы;
– оценка итогов работы за определенный период;
– реклама и пропаганда (продвижение имиджа и репутации) деятельности учреждения и его самого;
– привлечение новых клиентов, потребителей и активных участников деятельности организации.
По своим задачам творческий отчет переплетается с publicrelations и вполне может рассматриваться
Творческие отчеты имеют место не только в сфере культуры. Менеджмент практически во всех других сферах и отраслях прибегает к выставкам продукции, дням открытых дверей и другим акциям, носящим характер творческого отчета.
Чтобы мероприятие могло рассматриваться в качестве творческого отчета, оно должно отвечать нескольким требованиям:
– на нем должен быть продемонстрирован лучший опыт работы;
– сценарий проведения должен предполагать возможность оценки демонстрируемых образцов работы (экспертный опрос, анкетирование посетителей или участников, книгу отзывов, проведение конференций и т.п.);
– итоги творческого отчета, и особенно оценки должны стать предметом специального анализа (совещания, семинара) для определения перспектив дальнейшей деятельности.
книгу отзывов, проведение конференций и т.п.); итоги творческого отчета, и особенно оценки должны стать предметом специального анализа (совещания, семинара) для определения перспектив дальнейшей деятельности.
Система учета и отчетности должна соответствовать нескольким очевидным требованиям:
– показатели учета и отчетности должны соответствовать планируемым показателям, иначе утрачивается единство информационного механизма менеджмента;
– система учета должна быть простой и ясной, по возможности исключать показатели, требующие расчет (это функция анализа), и использовать простые натуральные и стоимостные показатели;
– учет должен быть оперативен и своевременен – всякие «рисования» учета задним числом создают почву для злоупотреблений;
– учет должен быть максимально полным, т.е. охватывать все стороны деятельности учреждения культуры;
– данные учета и отчетности должны быть достоверными – как показывает практика, наиболее сложное для социально-культурной сферы требование.