Под структурой управления туризмом понимается упорядоченная совокупность взаимосвязанных элементов, находящихся между собой в устойчивых отношениях, обеспечивающих их функционирование как единого целого. По существу, речь идет о логических взаимоотношениях уровней управления и функциональных служб, которые с помощью менеджмента строятся таким образом, чтобы достичь стратегических целей туристской отрасли.
Турфирма «Вит Орбис» в Витебске содержит небольшой штат, хотя действует уже давно, с 1995 года. Сейчас в фирме работает 5 сотрудника. Организационно-управленческая структура компании «Вит Орбис» выглядит следующим образом: 
Данная структура характеризуется тем, что во главе находится руководитель, наделенный всеми полномочиями, осуществляющий единоличное руководство подчиненными ему работниками и сосредоточивающий в своих руках все функции управления[6, с. 123].
Данная структура является логически стройной и формально определенной (единство и простота управления, согласованность действий исполнителей, четко выраженная ответственность), но отличается недостаточной гибкостью.
Она основана на функциональном разделении труда, в соответствии с которым в туристской организации создаются функциональные звенья, наделенные полномочиями и ответственностью за результат своей функциональной деятельности. Она характерна для организаций с небольшой номенклатурой, стабильностью внешних условий. Здесь имеет место вертикаль: руководитель — функциональные руководители (производство, маркетинг, финансы) — исполнители.
Преимущества:
· углубление специализации, повышение качества управленческих решений;
· возможность управлять многоцелевой и многопрофильной деятельностью.
Недостатки:
· недостаточная гибкость;
· низкая скорость принятия управленческих решений;
· отсутствие ответственности функциональных руководителей за конечный результат работы предприятия [7, 208-210].
Директор осуществляет общее руководство основной, административно-хозяйственной и финансово-экономической деятельностью туристической организации, несет полную ответственность за все направления ее деятельности, делегирует часть своих полномочий подчинённым, а также распределяет между ними обязанности и различные текущие поручения. Кроме того, в обязанности директора входит:
- заключение договоров от имени предприятия, организация оформления соответствующих документов на оказание туристических и экскурсионных услуг, контроль их выполнения;
- утверждение структуры, штатного расписания и сметы расходов туристической организации;
- организация рекламных кампаний, презентаций, деловых переговоров, встреч и пр. с целью развития и пропаганды туристического продукта;
- открытие в банках расчетного, валютного и других счетов;
- прием на работу и увольнение работников;
- определение условий оплаты труда работников турпредприятия;
- установление и применение мер поощрения и дисциплинарного взыскания к работникам;
- издание приказов и распоряжений.
Специалисты по туризму занимаются формированием, продвижением и реализацией экскурсионных туров, как собственных, так и сформированных другими туроператорами, с которыми фирма работает на основе договоров комиссии. Специалист по туризму оформляет туристическую документацию (договор оказания туристических услуг – туристический ваучер, информационный листок, памятка, финансовые документы и т.д.) в соответствии с требованиями законодательства. Также оформляет листы бронирования, принимает заказы отдельных туристов или корпоративных групп на формирование тура, обеспечивает высокую культуру обслуживания клиентов, консультирует их по всем вопросам, касающихся правил, порядка и условий предоставления туристических услуг, ведет установленную отчетность.
Но в тоже время каждый из работников выполняет смежные функции, руководствуясь ранее полученными инструкциями, работники выполняют следующие функции.
Функции кассира:
- осуществляет организацию бухгалтерского учета хозяйственно-финансовой деятельности и контроль за экономным использованием материальных, трудовых, и финансовых ресурсов, сохранностью собственности предприятия;
- организует учет имущества, обязательств и хозяйственных операций, поступающих основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств, своевременное отражение на счетах бухгалтерского учета операций, связанных с их движением;
- обеспечение составления экономически обоснованных расчетов по зарплате, осуществление своевременного и правильного оформления бухгалтерской документации и др.
Функции и обязанности менеджера по туризму:
- бронирование гостиницы;
- продажа турпродуктов;
- подготовка документов для консульства;
- оформление страховок;
- оформление выездных документов;
Способы и принципы взаимодействия туристической фирмы с предприятиями других сфер и видов деятельности (транспортных организаций, организаций общественного питания, гостиничного хозяйства и др.)
Практически ни одно туристское предприятие не в состоянии самостоятельно организовать тур, обеспечить клиентов всеми необходимыми транспортными средствами, предоставить жилье, организовать питание и т.д. Для этого обычно привлекаются соответствующие предприятия и организации, обеспечивающие недостающие звенья в комплексном обслуживании: средства размещения; транспортные фирмы; экскурсионные бюро и иные фирмы, предоставляющие услуги по сопровождению и информационному обеспечению туристов; посреднические туристские предприятия; торговые предприятия; предприятия общественного питания и т.д.
Партнеры и поставщики - одно из основных направлений взаимодействия туристского предприятия. Следует уточнить, что под партнерами понимаются иные туристские предприятия - как отечественные, так и зарубежные, участвующие в полном или частичном формировании (сбыте) туристского продукта туроператора.
Любые схемы сотрудничества с поставщиками услуг, выбранные туристическим предприятием, как наиболее подходящие для организации планируемого тура, должны быть документально оформлены задолго до начала сезона, поскольку совместная работа фирмы и поставщика тур-услуг является особым юридическим событием, приводящим к появлению новых прав и обязанностей обоих сторон. Документирование чаще всего осуществляется в подписании договоров (контрактов) совместной работе фирмы и определенного поставщика туруслуг [11, c. 128].
Неотъемлемыми реквизитами этих договоров являются:
• полное наименование, форма собственности, юридический и фактический адреса, банковские реквизиты и контактные телефоны сторон;
• место и время заключения договора о сотрудничестве;
• предмет договора;
• условия договора;
• форс-мажорные обстоятельства;
• печати и подписи сторон.
После определения основных поставщиков, туроператор принимает решение о возможных схемах взаимного сотрудничества по организации тура с идентифицированными им поставщиками.
Таблица 1 − Схемы взаимного сотрудничества по организации тура с идентифицированными им поставщиками.
| Поставщик туристических услуг | Возможные схемы взаимной работы поставщика тур-услуг и туроператора |
| Авиакомпания | 1. Продажа билетов 2. Организация чартерного рейса 3. Организация чартерных программ 4. Единоличное или долевое участие в чартерных программах |
| Отели | 1. Аренда отеля; 2. Покупка блока мест на условиях комитмента; 3. Покупка блока мест на условиях элотмента; 4. Безотзывное бронирование; 5. Приоритетное бронирование; 6. Работа на условиях повышенной комиссии 7. Работа на условиях стандартной комиссии по разовым заявкам. |
| Железные дороги | 1. Торговля железнодорожными билетами; 2. Формирование туристических поездов; 3. Формирование прицепных вагонов. |
| Судовладельцы | Фрахт водного судна (единоличный или долевой) |
| Авто-предприятия | 1. Аренда автобуса (единоличная или долевая) |
| Экскурсионные бюро | 1. Организация индивидуальных и групповых экскурсий; 2. Организация экскурсий на собственном транспорте или транспорте экскурсионного бюро. |
Наиболее массовый туристический транспорт – автобус. СП «Вит Орбис» пользуется услугами автобусного парка №1, а также услугами европейских поставщиков. Это особенно важно при прохождении через определенную границу.
Обладая высокой маневренностью и мобильностью, туристские автобусы вне конкуренции на коротких и средних (до 500 км) маршрутах. Высококомфортабельные туристские автобусы используются также на длинных маршрутах (например, Москва – Минск – Варшава – Берлин – Париж). При этом отдых туристов в ночное время не обеспечивается или обеспечивается, как правило, в отелях или мотелях (придорожный отель).
Обычно с транспортным предприятием (агентством, базой) заключается договор об обеспечении автобусами по указанным датам в соответствии с частотой отправления групп (договор фрахтования транспортного средства). Приложение Б.
Перед началом тура оплачивается до 70% стоимости тура, определенной совместно туристическим предприятием и перевозчиками.
Обычно стоимость определяется из условия окупаемости автобуса на 40 мест при перевозке 30-35 пассажиров.
По договору аренды транспортного средства с экипажем арендодатель (АТП) предоставляет арендатору (турфирме) транспортное средство во временное владение и пользование за плату и оказывает своими силами услуги по управлению им и по его технической эксплуатации. Как правило, расходы по оплате услуг водителя, а также расходы на их содержание несет АТП. Если иное не предусмотрено договором аренды автобуса с экипажем, обязанность страховать транспортное средство и ответственность за ущерб им или третьим лицам в связи с эксплуатацией автобуса возлагается на арендодателя (АТП) в тех случаях, когда такое страхование является обязательным в силу закона или договора. Например, при организации зарубежных поездок необходимо оформление специальной страховки (зеленой карты) и страхования ответственности за ущерб причиненный третьим лицам. Кроме того, в договоре с автотранспортным предприятием необходимо оговорить следующее:
· марки автотранспортных средств, выделяемых для обслуживания туристов (автомашин, автобусов);
· цены и тарифы;
· графики и сроки работы автотранспорта;
· маршруты, на которых будет использоваться автотранспорт;
· сроки подачи заявок на выделение автотранспорта;
· сроки отказа от заявок без предъявления штрафных санкций;
· материальную ответственность АТП за срыв использования автотранспорта;
· максимальные сроки ожидания автотранспорта при опоздании туристов;
· основные права и обязанности туристов, гида, экскурсоводов при пользовании автотранспортными средствами на обслуживании;
При автокруизах по Европе туроператоры предпочитают начинать маршрут из Польши, Венгрии или приграничных городов Закарпатья. Доставка туристов к пункту начала автокруиза обычно производится поездом или комбинированной перевозкой. Работа с зарубежными транспортниками осуществляется через партнеров страны отправки автокруиза.
В стандартные наборы оборудования входят: мини-кухня, мини-бар, стерео- и видеосистемы, холодильник, туалет и кондиционер. Условия перевозки включают также гарантированный набор услуг: места для багажа, скидки детям, инвалидам, пенсионерам и студентам, а также постоянным клиентам[13, с. 94].
Касаемо остальных видов транспорта, то распространен в основном железнодорожный и авиатранспорт. Железнодорожный транспорт в своей основе используется для того, чтобы доставить в Витебск гостей с России, Украины и других стран, например, на время Славянского Базара, так как этот вид транспорта для этих стран является наиболее удобным.
Авиатранспорт характерен для полетов в жаркие страны, такие как Турция, Египет, Болгария, Тунис, Таиланд и другие, так как остальные виды транспорта наименее удобны. Вылет в Турцию до недавнего времени осуществлялся из Минска (Белавиа) и Москвы (Аэрофлот). Теперь с июня до сентября этого года вылет также предоставляется из Витебска (Белавиа). До Москвы и обратно также можно заказать трансфер, который доставит к аэропорту и заберет назад. Стоимость трансфера составляет 75 бел.рублей со взрослого и 70 бел. рублей с ребенка.
Для путешествия в страны Северной Европы, то в качестве транспорта используются также комфортабельные и недорогие паромы фирм «VikingLine» и «Tallink». На них расположены 2-х, 3-х и 4-х местные каюты, магазины, кафетерии и столовая. А так же в фирме сесть собственная авиакасса, где сразу осуществляется бронирование авиаперелёта.
Наиболее распространенная форма взаимодействия туристического предприятия и гостиничного предприятия это покупка блока мест. По такой схеме работает и туристическая фирма «Алатан тур». Например, на условиях договора с белорусскими гостиницами и санаториями у фирмы всегда есть возможность разместить иностранных туристов.
Для размещения туристов, собирающихся в жаркие страны, «Алатан тур» сотрудничает с туроператорами, предоставляющими каталоги отелей, гостиниц, хостелов и кемпингов.
В своей основе это:
· «TEZTOUR» (Турция, Таиланд, Египет, Испания, Куба и Доминикана, Мальдивы и Шри-Ланка, Греция, Австрия, ОАЭ, Бразилия, Мексика);
· «Ростинг» (Болгария и Черногория);
· «Трэвэл» (автобусные туры по Европе);
· «Внешинтурист» (автобусные туры по Италии и Испании);
· «Музенидис» (Греция);
· «ТурЛюкс» (Испания).
В этих каталогах турист может найти любой отель, который будет соответствовать его вкусу и подходить по цене. Далее следует процедура бронирования места и оформление соответствующих документов.
Если же туристы приезжают в Витебск, то заранее подбирается гостиница, соответствующая их пожеланиям, запрашиваемой цене и качеству. С гостиницей составляется договор на предоставление мест и проводятся списки проживания гостей (количество людей в номере, кто с кем проживает и т. д.). На питание также составляется соответствующая заявка, в которой указывается количество людей, меню и цена. Пункты питания туристов чаще подыскиваются недалеко от места их проживания, могут быть также включены и в сам гостиничный комплекс.