Лекция № 7 по предмету «Документирование управленческой деятельности».
Тема: «Нормативно-правовая база кадрового делопроизводства».
Современное кадровое делопроизводство базируется на федеральных законах и законах субъектов Федерации, описывающих общие нормы работы с документами. В числе законодательных актов, определяющих общие нормы составления и оформления документов – это закон РФ от 25.10.1991 г. №1807-1 «О языках народов Российской Федерации». Согласно статье 16 этого закона, официальное делопроизводство в государственных органах РФ, организациях, на предприятиях и в учреждениях ведётся на русском языке как государственном языке РФ. Официальное делопроизводство в республиках ведётся также на государственных языках данных республик. Порядок использования языков в официальном делопроизводстве определяется законодательством РФ и республик. Руководствуясь законодательством, работники кадровых отделов имеют право не принимать от работника трудовую книжку, справку или иные документы, если они оформлены на языках союзных республик или субъектов РФ. В этом случае помимо подлинника документа работник должен представить заверенный нотариусом перевод данного документа.
Необходимо иметь чёткое представление и о мере ответственности за нарушение установленного законом порядка сбора, хранения, использования или распространения информации о гражданах. Особенно актуальны для делопроизводства два федеральных закона: 1) ФЗ от 27.07.2006 г. №149 «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», 2) ФЗ от 27.07.2006 №152 «О персональных данных». Первым указанным федеральным законом следует руководствоваться кадровым работникам при поиске, получении, передаче, производстве и распространении информации; применении информационных технологий; обеспечении защиты информации.
Персоналу кадровых служб должны быть известны и положения, определённые ФЗ законом от 29.07.2004 г. №98 «О коммерческой тайне». В статье 5 этого закона приведён перечень сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну. Среди них названы сведения о численности, составе работников, системе оплаты труда, условиях труда, в том числе об охране труда, о показателях производственного травматизма и профессиональной заболеваемости, а также о наличии свободных рабочих мест. Указанные сведения должны предоставляться органам государственной власти, иным государственным органам и органам местного самоуправления без ограничений.
Важнейшее значение для работников кадровых и иных служб имеет Трудовой Кодекс РФ. Он содержит нормы, которые условно можно разделить на три категории: состав документов, сроки их подготовки, функции кадровой службы. Трудовой Кодекс устанавливает обязательность разработки и применения для регулирования трудовых отношений организации со своими работниками ряда локальных правовых актов: коллективного договора, правил внутреннего трудового распорядка, графика отпусков, положения об использовании и защите персональных данных и др. В Трудовом Кодексе определены документы, которые необходимы при приёме на работу, переводе, увольнении, оформлении отпуска и взыскания работников. Часть этих документов давно используется нами (приказы, заявления, трудовая книжка и др.), относительно других введён новый порядок их использования и применения (трудовой договор), создание и условия некоторых регламентированы впервые (например, уведомления - это документ, информирующий отправителя, что его почтовое отправление вручено адресату). Для юридически грамотного ведения кадровой документации, особое значение имеет статья 14 Трудового Кодекса (ТК), которая устанавливает порядок исчисления сроков, связанных с возникновением и прекращением трудовых отношений. Трудовым Кодексом регулируются и конкретные сроки подготовки таких кадровых документов как: приказ о приёме на работу (статья 68), приказ о применении дисциплинарного взыскания (статья 193), сроки выдачи копий документов, связанных с работой (статья 62), предупреждения работника об увольнении (статья 79 и 80). Трудовой Кодекс РФ предусматривает и ряд новых обязанностей работодателя, связанных с личными документами работника. Среди них следует отметить: оформление страхового свидетельства государственного пенсионного страхования (статья 65), разработку локального нормативного акта, который устанавливает порядок передачи персональных данных работников в пределах организации и ознакомление с ним работников (статья 880), составление, ведение графика отпусков и предупреждение работника о времени начала отпуска не позднее, чем за две недели (статья 123). Введённые ТК эти нормы становятся обязательными для организации всех организационно-правовых форм и форм собственности.
Инструкция по кадровому делопроизводству составляется в целях совершенствования работы с кадровыми документами и направлена на чёткую и оперативную организацию всей деятельности кадровых подразделений организации. Он разрабатывается в соответствии с действующим законодательством РФ в области трудового права и нормативными актами в области организации делопроизводства. Инструкция устанавливает технологию работы с документами по личному составу и регламентирует правила создания, оформления, утверждения и прохождения кадровых документов внутри организации. Руководители структурных подразделений и ответственные за ведение кадрового делопроизводства несут персональную ответственность за выполнение требований Инструкции, сохранность находящихся у них служебных документов.
Организация кадрового делопроизводства – это последовательность действий, которые должны быть выполнены в организации. Создаётся отдельное подразделение (отдел делопроизводства) или при небольшом документообороте, назначается работник, в обязанности которого будет входить организация работы с документами. В небольшой организации это может быть секретарь руководителя, на которого кроме функций информационного, документационного и организационно-технического обслуживания руководителя возложены функции организации работы с документами. Создание специализированного делопроизводственного подразделения – отдела делопроизводства - сопровождается радом последовательных действий. 1) Разработка и утверждение положения об отделе делопроизводства и должностных инструкций работников отдела. Положение об отделе делопроизводства определяет статус этого подразделения (его правовое положение), задачи, функции, права, ответственность, а также виды взаимоотношений с другими подразделениями. Должностные инструкции устанавливают распределение всего объёма работы, выполняемого подразделением, между работниками с учётом их квалификации. Технологии выполнения делопроизводственных работ и их объёма. 2) Назначение работников, ответственных за ведение делопроизводства в структурных подразделениях организации. Обязательным условием успешной работы с документами является назначение работников, в обязанности которых входит ведение делопроизводства в структурных подразделениях. Если численность подразделения небольшая, объём документов также невелик, ведение делопроизводства структурного подразделения может быть поручено одному из работников подразделения, как правило, занимающего самую младшую должность специалиста, который будет выполнять обязанности по ведению делопроизводства наряду с выполнением обязанностей по своей должности. Назначение работников, отвечающих за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, осуществляется приказом руководителя организации. 3) Разработка и утверждение инструкции по документационному обеспечению (делопроизводству) организации (ДОУ). Инструкция по ДОУ является основным нормативным документом, регламентирующим порядок и технологию работы с документами с момента их создания или поступления в организацию и до отправки корреспондентам или передачи на хранение. В инструкции должны быть определены процессы и процедуры обработки документов на всех этапах их жизненного цикла. Инструкция является нормативным документом организации, утверждается руководителем организации и является обязательной для всех работников. В настоящее время единственным методическим документом, определяющим порядок разработки инструкции по ДОУ, является Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 №76). Методические рекомендации предназначены для федеральных органов исполнительной власти, тем не менее, этот документ могут использовать иные органы власти, государственные и негосударственные, но с соответствующей корректировкой. Разработка инструкции по ДОУ - это задача отдела делопроизводства. Содержание инструкции можно представить в виде следующих основных разделов:
1. Правила документирования управленческой деятельности организации (составление и оформление основных комплексов управленческих документов, включая требования к бланкам, составу реквизитов и их оформлению).
2. Правила организации документооборота организации (движение документов в процессе их создания и исполнения, получение и отправка документов, включая регистрацию документов, контроль исполнения документов, ведение справочной работы по документам).
3. Правила организации хранения документов (систематизация исполненных документов в соответствии с номенклатурой дел, формирование дел, хранение дел, передача документов на архивное хранение, уничтожение документов с истёкшими сроками хранения.
4) Разработка номенклатуры дел, служащей основой систематизации документов в дела, формирования дел и ведения информационно-поисковой работы по документам. Номенклатура дел – это систематизированный перечень заголовков дел, формируемых в организации, с указанием сроков их хранения. Номенклатура дел необходима для качественного формирования документального фонда организации. Номенклатуру дел лучше вводить в действие с 1 января наступившего года, поскольку делопроизводство в организации ведётся по годам. Номенклатура дел является основой для систематизации документов и организации их последующего хранения до передачи в архив организации или уничтожения по истечении установленных сроков хранения.