Систематизация конфиденциальных документов в дела и ведение дел в целом соответствуют тем требованиям, которые предъявляются к обычным документам. Но помимо известных задач систематизации документов обычного документооборота номенклатура конфиденциальных дел предназначена для решения следующих задач:
учета формируемых дел и обеспечения проверки наличия документов и дел;
закрепления схемы разрешительной системы доступа руководителей и сотрудников организации к делам с конфиденциальной информацией;
учет дел архивного фонда;
учет движения, использования и уничтожения архивных документов, дел и другой конфиденциальной информации до передачи их в архив.
Табличная часть номенклатуры конфиденциальных дел имеет дополнительные графы:
гриф конфиденциальности дела;
фамилии сотрудников, которым разрешено пользоваться делами
отметка о движении дела (архивный номер, номер и дата об уничтожении, запись об отправлении, номер и дата сопроводительного письма);
отметка о проверке наличия документов и дел (подписи и дата).
Закрепление дел за конкретными исполнителями делает номенклатуру дел конфиденциальных документов правовой основой для разрешения доступа к документам.
Особенностями процедуры оформления дела при его заведении являются:
оформление обложки дела с указанием грифа конфиденциальности дела;
оформление списка сотрудников, допущенных к делу (на внутренней стороне обложки дела);
оформление карточки учета разрешений и выдачи дела (помещается в конверт на внутренней стороне обложки);
подшивка в дело чистых листов (бланков) внутренней описи документов;
внесение в номенклатуру отметки о заведении дела.
Гриф конфиденциальности указывается в правом верхнем углу обложки дела. Внутренняя опись обязательна для всех дел, содержащих конфиденциальных документы, и выполняет функцию учета документов, включенных в дело. Она содержит следующие графы:
учетный номер документа;
гриф конфиденциальности;
дату подписания или утверждения;
вид;
краткое содержание;
номера листов дела, соответствующих расположению документа в деле.
Особенностями процедуры оформления дела при его закрытии являются:
подшивка и оформление листа-заверителя (только для дел, содержащих документы долговременного периода конфиденциальности)
оформление итоговой записи во внутренней описи дела
опечатывание концов шнурка на заверительном листе (только для дел, содержащих документы долговременного периода конфиденциальности)
внесение итоговых сведений в реквизиты на обложке дела
проставление отметки о закрытии дела (тома) в номенклатуре
при необходимости - внесение дела в инвентарную опись законченных производством дел, картотек и журналов
по окончании года - закрытие номенклатуры дел, всех картотек на исполненные документы и контрольных журналов учета карточек;
внесение соответствующих отметок в номенклатуру дел;
при необходимости - внесение закрытых картотек и журналов в инвентарную опись законченных производством дел, картотек и журналов.
Дело (том) может быть закрыто только после исполнения и подшивки в него всех документов, относящихся к данному делу. [1]
Заключение
При написании данной курсовой работы мною была рассмотрена процедура оформления, формирования и хранения дел. Я пришла к выводу, что при правильном формировании дел и оформлении сопровождающих их документов обеспечивается быстрый поиск документов, также обеспечивается сохранность документов, учет количества дел. Правильно организованная работа по оформлению дел облегчит в дальнейшем передачу документов в архив.
Список литературы
1. Непогода А.В. Делопроизводство организации: подготовка, оформление и ведение документации (75 образцов основных документов) /А.В. Непогода, П.А. Семченко. - М.: Омега-Л, 2007. - 480 с.
2. Санкина Л.В. Система хранения документов в делопроизводстве /Л.В. Санкина // Секретарское дело. - 2002. - № 2 (27). - с.13-16
3. Шатенштейн Л.С. Подготовка дел для архивного хранения /Л.С. Шатенштейн // Секретарское дело. - 2002. - № 2 (27). - с.17-21
4. Вялова Л.М. Номенклатура дел. Порядок оформления/ Л.М. Вялова // Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2002. - № 6. - с.26-32
5. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - Введ.01.01.99. - М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 1998. - III, 7 с.
6. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. - М.: Росархив, - 2000
7. Основные правила работы архивов организаций: Одобрены решением Коллегией Росархива от 06.02.2002/ВНИИДАД.М., 2003. - 152 с.
8. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти: Утверждена Приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005 г. № 536 // Консультант-Плюс
Приложения
Приложение 1
Форма номенклатуры дел
Наименование должности руководителя службы ДОУ организации Подпись______________ Расшифровка подписи_____________________________________ Дата __________________________ Виза руководителя архива (лица, ответственного за архив) СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО Протокол ЦЭК (ЭК) Протокол ЭПК архивного учреждения от ___________ № __________ от ________ № ____________ |
Приложение 2
ФОРМА ИТОГОВОЙ ЗАПИСИ К НОМЕНКЛАТУРЕ ДЕЛ ОРГАНИЗАЦИИ
Итоговая запись о категориях и кол-ве дел, заведенных в ____ году
в организации
Наименование должности руководителя службы ДОУ Подпись ______________Расшифровка подписи _____________________ Дата__________________________ Итоговые сведения переданы в архив. Наименование должности передавшего сведения Подпись ____________ Расшифровка подписи___________________________ Дата_______________________ |
Приложение 3
ФОРМА НОМЕНКЛАТУРЫДЕЛ СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИИ
Наименование организации Наименование структурного подразделения НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ __________ № ________ _____________________ (место составления) На _____________ год [25]
Наименование должности руководителя структурного подразделения Подпись ______________________Расшифровка подписи___________________________________ Дата СОГЛАСОВАНО [26] Протокол ЭК структурного подразделения от _____________ № ___________ Наименование должности руководителя архива (лица, ответственного за архив) Подпись ___________________Расшифровка подписи______________________________________ Дата___________________- |
Приложение 4
ОБЛОЖКА ДЕЛА ПОСТОЯННОГО И ВРЕМЕННОГО (СВЫШЕ 10 ЛЕТ) ХРАНЕНИЯ
| _______________________________________________ | Ф. № _____________ Оп. № ____________ Д. № _____________ |
| _______________________________________________ | |
| _______________________________________________ (наименование государственного архива) |
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
(наименование исполнительного органа и структурного подразделения)
ДЕЛО № _____ том № ___
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
(заголовок дела)
___________________________________________________________
(дата)
На _________ лист
Хранить _____________
Ф. № _____________
Оп. № ____________
Д. № _____________
Приложение 5
ЛИСТ-3АВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА
Лист-заверитель дела № ________
В деле подшито и пронумеровано ____________________________ лист (ов)
(цифрами и прописью)
в том числе: литерные листы ______, пропущенные номера _____________ + листов внутренней описи __________________________________________
Наименование должности лица, составившего заверительную надпись Подпись ______________________Расшифровка подписи____________________________________
|
Приложение 6
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ ДОКУМЕНТОВ ДЕЛА
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов дела № ______________
Итого ________________________________________________ документов. (цифрами и прописью) Количество листов внутренней описи _______________________________ (цифрами и прописью) Наименование должности лица, составившего внутреннюю опись документов дела Подпись ____________________Расшифровка подписи________________________________________ |
[1] ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» от 27 февраля 1998 г
[2] Непогода А. В. Делопроизводство организации: подготовка, оформление и ведение документации (75 образцов основных документов) /А. В. Непогода, П. А. Семченко. – М.:Омега-Л, 2007. – с. 100-101
[3] То же
[4] Вялова Л. М. Номенклатура дел. Порядок оформления/ Л. М. Вялова //Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2002. - № 6. – с. 26-32
[5] ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» от 27 февраля 1998 г
[6] ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» от 27 февраля 1998 г
[7] Вялова Л.М. Номенклатура дел. Порядок оформления / Л.М. Вялова // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2002. - № 6. – с. 26-32
[8] Вялова Л.М. Номенклатура дел. Порядок оформления / Л.М. Вялова // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2002. - № 6. – с. 26-32
[9] Вялова Л. М. Номенклатура дел. Порядок оформления/ Л. М. Вялова //Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2002. - № 6. – с. 26-32
[10] Вялова Л. М. Номенклатура дел. Порядок оформления/ Л. М. Вялова //Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2002. - № 6. – с. 26-32
[11] Вялова Л. М. Номенклатура дел. Порядок оформления/ Л. М. Вялова //Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2002. - № 6. – с. 26-32
[12] Вялова Л. М. Номенклатура дел. Порядок оформления/ Л. М. Вялова //Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2002. - № 6. – с. 26-32
[13] Шатенштейн Л.С. Подготовка дел для архивного хранения / Л.С. Шатенштейн // Секретарское дело. – 2002. - № 2(27). - с. 17-21
[14] Шатенштейн Л.С. Подготовка дел для архивного хранения / Л.С. Шатенштейн // Секретарское дело. – 2002. - № 2(27). - с. 17-21
[15] ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» от 27 февраля 1998 г
[16] ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» от 27 февраля 1998 г
[17] Непогода А. В. Делопроизводство организации: подготовка, оформление и ведение документации (75 образцов основных документов) /А. В. Непогода, П. А. Семченко. – М.:Омега-Л, 2007. – с. 104-105
[18] То же
[19] То же
[20] Непогода А. В. Делопроизводство организации: подготовка, оформление и ведение документации (75 образцов основных документов) /А. В. Непогода, П. А. Семченко. – М.:Омега-Л, 2007. – с. 104-105
[21] Непогода А. В. Делопроизводство организации: подготовка, оформление и ведение документации (75 образцов основных документов) /А. В. Непогода, П. А. Семченко. – М.:Омега-Л, 2007. – с. 105
[22] Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти: Утверждена Приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005 г. № 536//Консультант-Плюс
[23] Шатенштейн Л.С. Подготовка дел для архивного хранения / Л.С. Шатенштейн // Секретарское дело. – 2002. - № 2(27). - с. 17-21
[24] ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» от 27 февраля 1998 г.
[25] К выписке из номенклатуры дел организации для данного структурного подразделения по окончании календарного года составляется итоговая запись по форме, указанной в приложении 2, и делается отметка о передаче итоговых сведений в службу ДОУ организации.
[26] При наличии ЭК структурного подразделения.