Задание №2. Определение видов документов по блок-фасетной схеме классификации

Понятие «документ»: сравнительный анализ

Вопросы для обсуждения: Цель занятия: осуществить анализ современных толкований понятия «документ». Привести не менее 6 терминов.

 

Источники: энциклопедии, словари, справочники, государственные стандарты.

Методика выполнения задания: изучить существующие определения понятия «документ». Сделать анализ определений понятия, выделив сходства и различия.

 

№1.	Термин	Определение (сходства, различия)	Библиографическое описание в соответствии с ГОСТ7.1. -2003
	Книга   Буклет   Периодические издания   Графические документы     Фотокинодокументы     Аудиодокументы	· Документы рукописные и машинописные, а также изготовленные на множительных аппаратах и изданные типографским способом. В общем документообороте они составляют примерно 95% всех документов; · В отличие от письменных содержит чертежи, схемы, планы, карты, графики, рисунки и т. п. Большое преимущество этих документов в том, что они наглядны и доступны для любого специалиста, не владеющего иностранным языком, поэтому находят все большее применение в народном хозяйстве; · В отличие от графических являются разновидностью документов, которые дают возможность запечатлеть те объекты или процессы, фиксация которых с помощью других средств была бы затруднительной, а иногда и невозможной.

 

Задание №2. Определение видов документов по блок-фасетной схеме классификации

Цель работы: определение видов документов по различным признакам. Задачи работы:

1. Определить виды документов по характеру знаковых средств:

2. Отличительной особенностью документа является то, что содержащаяся в нем информация (содержание) передается посредством тех или иных знаков. Знаковость — обязатель­ное свойство документа, т. к. только в закодированной знака­ми форме можно передать информацию ^от коммуниканта к реципиенту. Классификации, учитываюи*^иеособенности зна­ковых средств фиксирования, передачи я восприятия чело­веком информации, относятся к разряду формальных клас­сификаций.

3. В них различают текстовые и нетекстовые документы.

4. В текстовом документе знаком служит алфавит (буквы) естественного языка (книга, журнал, газета, патент, стандарт, бюллетень и т. п.). Текстовые документы часто называют вербальными или словесными. Понятие «текстовой документ» може^т применяться не только к письменным, но и к фонодокумеятам, содержащим речь, иначе говоря, ко всем текстовым документам.

5. Одним из основных видов текстового документа, в кото­ром информация воплощена любым способом письма, явля­ется письменный документ — это чаще всего литературный документ, содержание которого выражен*⁵ словесно в пись­менно зафиксированной форме. Т. е. синонимами термина «текстовой документ» могут выступать «письменный» или «литературный документ».

6. К письменным документам могут быть отнесены руко­ писный, машинописный и печатный документы, поскольку в них речевая информация зафиксирована посредством пись­менных знаков. А способ нанесения этих знаков на носите­ли — это их видовое отличие.

7. Нетекстовой документ оформлен в виде записи с помо­щью нотных, картографических и других неречевых знаков. Сюда можно отнести: иконический, идеографический, звуча­щий и матричный документы. Их часто называют невербаль­ными (неречевыми).

8. Иконический документ — тот, в котором знак подобен отражаемому объекту (картина, рисунок, фотография, кино­фильм, диафильм, видеодиск и т. п.) Разновидностью этого класса документов является изографический документ, в котором изображение передано системой изобразительных средств живописи, графики, фотографии.

9. Идеографический документ — тот, в котором знаком служит условное обозначение, не отражающее реальных пред­метов или явлений (карта, ноты, чертеж). К этому классу до­кументов относятся картографический и нотный докумен­ты: картографический содержит изображения особых объек­тов — поверхности Земли или других небесных тел — выпол­ненные в особой знаковой системе; а нотный документ — это запись музыкального произведения графическими (на­чертательными) знаками, представляющими собой особую си­стему — нотную запись.

10. Звучащий документ фиксирует и передает информацию звуками. Это так называемый фонодокумент (грампластин­ка, магнитная запись, музыкальный компакт-диск).

11. Матричный документ исполнен средствами «матричного языка», т. е. состоит из кодовых ячеек-матриц, с помощью которых производится кодирование информации в форме, доступной для «прочтения» машиной (перфокарты, перфо­ленты, магнитные и оптические диски, дискеты для ЭВМ). Звучащие и матричные документы относятся к классу тех- нически-кодированных, содержащих запись, доступную для воспроизведения только с помощью технических средств, в том числе звуковоспроизводящей, проекционной аппарату­ры или компьютера.

12. Комплексный документ сочетает два или более знако­вых средства фиксации информации (журнал «Кругозор» с музыкальным приложением в виде грампластинки; фоне- тико-разговорный курс иностранного языка, состоящий из учебника, компакт-кассеты со звуковой записью текста; ком­плект диапозитивов с текстом; книга с электронной нотной клавиатурой и др.).

2. Определить виды документов по предназначенности для восприятия:

Информация, зафиксированная в документе с помощью определенных знаковых средств, может быть воспринята че­ловеком как непосредственно, так и опосредованно.

По субъекту восприятия семантического содержания все документы делят на человекочитаемые — они могут быть «прочитаны» непосредственно человеком, без специальных технических средств — и машиночитаемые — предназна­ченные для автоматического воспроизведения информации, находящейся в документе, с помощью магнитофона, телеви­зора, принтера, дисплея и т. п.

К человекочитаемым документам относятся все виды изданий (книга, журнал, газета и т. д.). Машиночитаемые документы — это микрофильм, микрофиша, диафильм, магнит­ная лента, грампластинка, перфокарта, перфолента, диск, дис­кета, компакт-диск и т. д. на машиночитаемых носителях, запись на которых осуществляется путем изменения струк­туры носителя. По их внешнему виду человек ничего не может сказать о характере записи в таких документах, пото­му что она выполнена каким-либо техническим способом (например, изменением глубины звуковой дорожки в грам­пластинке).

3. Определить виды документов по каналу восприятия:

Информация, содержащаяся в документе, может воспри­ниматься с помощью различных органов чувств (зрение, слух, осязание).

По каналу восприятия знаков, используемых для записи содержания, различают визуальный, тактильный, аудиальный и аудиовизуальный документы.

Визуальный — это документ, содержание которого чело­век (реципиент) воспринимает зрением (письменные тексты, графики, рисунки, чертежи, фотографии, репродукции и т. д. на любом носителе, включая экран диапроектора, телевизора или ЭВМ). Содержание тактильного документа восприни­мается через прикосновение (осязание) (книга, журнал для слепых). Аудиальный — это звуковой или слышимый доку­мент, содержание которого может быть воспринято только слухом (грампластинка, магнитная фонограмма, музыкаль­ный компакт-диск). Аудиовизуальный документ — тот, со­держание которого воспринимается одновременно зрением и слухом (звуковой кинофильм, озвученный диафильм, ви­деофильм, видеодиск, компьютерная технология «мультиме­диа» и т. д.).

По подсчетам специалистов, до 75% всей информации человек получает через органы зрения. Аудиальная инфор­мация составляет 13% от всей поступающей информации через органы чувств человека

 

 

4. Определить виды документов по степени распространённости:

По степени распространенности различают опубликован­ный, неопубликованный и непубликуемый документы.

Документ, предназначенный для широкого и многократ­ного использования, имеющий тираж (независимо от способа тиражирования), а также выходные данные, называют опуб­ликованным. Неопубликованный документ содержит инфор­мацию, не предназначенную для широкого распространения, поэтому он, как правило, не тиражируется и существует в ограниченном числе машинописных экземпляров. Предста­вителями этого класса документов являются отчет о НИР и ОКР, диссертация, информационная карта, депонированная рукопись, репринт и др. К непубликуемомуотносят доку­мент однократного использования, необходимый для приня­тия конкретных управленческих решений (административ­но-хозяйственная, планово-экономическая, финансово-бухгал­терская, технологическая, коммерческая и прочая подобная документация).

5. Определение видов документов по способу документирования:

По способу документирования (или закрепления инфор­мации на носителе) выделяют рукописный, печатный, меха­нический, магнитный, фотографический, оптический, лазер­ный и электронный документы.

Рукописный — это письменный документ, при создании которого знаки письма наносятся от руки. В этом смысле рукописью или рукописным документом можно назвать не только словесный текст, записанный «от руки», но и произ­ведение изобразительного искусства, а также чертеж или карту. К рукописям относят также документы, оформлен­ные средствами машинописи (с помощью пишущей машин­ки) или ЭВМ (с помощью принтера). К рукописным доку­ментам относят: отчет о НИР и ОКР, депонированную руко­пись, диссертацию и др.

Печатный — это документ, изготовленный полиграфиче­ ским или другим способом (наборным, средствами опера­ тивной полиграфии, копировально-множительной техникой, средствами печати ЭВМ и др.). Такие документы выпуска­ются издательствами или типографиями. На печатном до­кументе запись информации производится, главным обра­зом, путем нанесения красочного слоя на его поверхность. Но может быть применен и другой способ: тиснение или вы­давливание знаков шрифта Л. Брайля в книгах для слепых. В настоящее время печатный документ — самый распрост­раненный класс документов: он включает книги, брошюры, газеты, журналы, календари, карты и т. п. Такие документы часто называют произведениями печати или изданиями.

Механический — это документ, запись информации на котором осуществляется механическим способом: путем вы­резания резцом канавки на поверхности движущегося носи­теля (грампластинки, фонографические валики, грамориги- налы) или путем пробивки отверстий (перфораций) с помо­щью перфоратора (перфокарты, перфоленты) и т. п.

Магнитный — это документ, запись информации на кото­ром осуществляется путем изменения магнитного состоя­ния поверхности носителя под влиянием магнитного поля. К магнитному документу относятся магнитные ленты, диски или дискеты для ЭВМ, видеодиски и т. п.

Фотографический — это изобразительный документ, со­зданный фотографическим способом, основанным на измене­нии оптической плотности участков фотоматериала (фото-, кинопленка, фотобумага) под воздействием светового или электронного луча, интенсивность и форма которого изменя­ются в соответствии с записываемым сигналом (фотографии, диафильмы, диапозитивы, кинофильмы, микрофиши, микро­фильмы).

Оптический — это документ, запись информации на ко­тором осуществлена сфокусированным пучком электромаг­нитного поля оптического излучения (компакт-диск, СБ-КОМ, фотодокументы с оптической записью, постоянное запомина­ющее устройство (ПЗУ)).

Лазерный — это документ, запись и считывание инфор­мации на котором осуществлены посредством лазерного луча (оптический диск, СБ-КОМ, компакт-диск, голограмма).

Формируется еще один самостоятельный класс докумен­тов — электронный документ как совокупность данных в памяти ЭВМ. Это документ с записью звука или информа­ции для ЭВМ. Основным способом документирования здесь выступает не письменность, а экранность, основанная не на линейном, т. е. вытянутом в строку письме, а на временном потоке экранных изображений (электронная книга, электрон­ный журнал, диск). Воспроизведение текста ЭВМ осуществ­ляется двумя путями: изображение его на экране дисплея или в виде текстовой распечатки.

6. Определить виды документов по уровню обобщения информации:

По уровню обобщения информации документы делят на первичные и вторичные.

Первичный документ содержит информацию, которая является изложением (описанием) результатов изучения, исследования, разработок и т.д. и оригинальна по своему характеру. Такой документ представляет собой результат непосредственного отражения научной, производственной, управленческой, творческой и т.п. деятельности (официальный, научный, производственный, нормативный, учебный, справочный, рекламный, литературно-художественный и т.п.). Его задача состоит в обеспечении общества первичной информацией.

Вторичный документ является результатом аналитико-синтетической переработки одного или нескольких первичных документов. Вторичный документ (иначе -- информационный) содержит сведения о первичных документах, полученные путем их информационного анализа (библиографический, реферативный, обзорный). Его назначение -- обеспечение общества вторичной информацией.

7. Определить виды документов по материальному носителю информации:

По материалу носителя информации выделяют классы документов на искусственной и естественной материальной основе.

Основными разновидностями современных документов на искусственном носителе являются бумажные и полимерные (полимерно-пленочные и полимерно-пластиночные) документы.

Бумажный документ выполнен на бумаге или на других материалах, по своим свойствам схожих с бумагой (папирус, пергамент или современные синтетические заменители бу­маги). К классу бумажных документов относят книги, жур­ налы, газеты, ноты, карты, патенты, нормативные документы и др. виды изданий, а также перфокарты, бумажные перфо­ленты, фотографии и т. п.

Пленочный документ создан на пленочной основе (кино-, диафильм, диапозитив, микрофиша, магнитная фонограмма, документ с записью информации для ЭВМ).

Пластиночные документы созданы на пластмассовой ос­нове (грампластинки, диски). В отдельных случаях они со­здаются на металлической или стеклянной основе.

До изобретения искусственных носителей информации ее записывали на естественных материалах: глине, древесной коре, траве (папирус), коже (пергамент), камне и др. Однако сейчас естественные материалы в качестве носителя инфор­мации используются весьма редко.

8. Определить виды документов по материальной конструкции:

Каждый документ имеет определенную внешнюю форму своего материального носителя. Именно по форме (конструк­ции) документа на обыденном уровне отличают книгу от газеты, грампластинку от дискеты и т. п., имея при этом в виду, что документ изготовлен в форме книги, диска, магнит­ной ленты и др.

По материальной конструкции носителя информации выделяют: документ листовой, кодексовый, карточный, лен­точный, дисковой, комбинированный.

Листовой — это документ в виде одного или несколь­ких листов любого формата без их скрепления (листовка, газета, плакат, географическая карта, афиша, этикетка). Ли­сты, положенные один на другой, образуют стопу (колода карт, картотека, каталог). Соединенная по длине стопа стано­вится кодексом. Кодексовый или блочный документ создан в форме блока — кодекса, т. е. скрепленных между собой по одному краю листов — страниц (книжный блок, альбом, атлас, журнал).

Карточный — это документ, состоящий из совокупности карточек или перфокарт установленного формата (каталож­ная, почтовая, игральная, перфорированная карты, календа­рик, открытка).

Ленточный — это документ, представляющий собой не­прерывную полосу материала с записью информации. Ленту можно свернуть в виде свитка или рулона или сложить час­тями, в форме гармошки. Она распространена как книга- ширма, шпаргалка, принтерная лента. К ленточным доку­ментам относят также свиток папируса, перфоленту, магни­тофонную, кино-, видеоленту и т. п.

Документы, имеющие форму ленты или нитки, хранятся в барабане, бобине, катушке или кассете.

Катушка — смешанное устройство с боковыми ограничи­телями, предназначенное для наматывания носителя записи или сигналограммы. Кассета — сменный прибор в виде ко­робки, содержащий одну или две катушки, сердцевину, носи­тель записи, имеющий форму диска. Барабан — запоминаю­щее устройство, в котором носителем информации является магнитный слой на поверхности вращающегося цилиндра — барабана. Бобина — катушка для намотки магнитной ленты или кинопленки.

Из-за большой длины (до сотни метров или даже кило­метров) хранить ленту в развернутом виде непрактично, ее скручивают либо на плоскости (катушка, кассета, бобина), либо спирально по грани в виде диска.

Дисковый документ — носитель записи информации в форме диска, т. е. скрученный в спираль последовательный ряд знаков (пластинка, диск, дискета, компакт-диск, СБ-КОМ, видеодиск). Местом размещения информации являются кон­центрические дорожки (магнитные, магнитооптические и оптические диски, грампластинки). Дискета — малоформат­ный магнитный диск, применяемый в ПЭВМ и терминаль­ном оборудовании, обычно на гибкой подложке. Диски по­мещают в кассету либо дискассету — вид кассеты, содержа­щий носитель записи или сигналограмму в форме диска.

Комбинированный документ соединяет в себе две или более форм носителей информации (комплект, состоящий из книги и кассеты, набора слайдов и грампластинки и т. п.).

9. Определить виды документов по регулярности выхода в свет:

По регулярности выхода в свет выделяют периодиче­ские документы, выходящие через определенные промежут­ки времени нумерованными или датированными, однотипно оформленными выпусками, и непериодические документы, выходящие в свет однократно и не имеющие продолжения. По регулярности выхода в свет различают ежегодник, еже- квартальник, ежемесячник, еженедельник, ежедневник и т. п. К периодическим документам относятся: газета, журнал, бюллетень, календарь, экспресс-информация, сериальное и продолжающееся издание. Непериодические документы со­ставляют книги, брошюры, альбомы, карты, афиши, плакаты, перфоленты, перфокарты, оптические диски, дискеты, грам­пластинки и т. п.

10.Определить виды документов по времени появления в свет:

По времени появления документа во внешней среде раз­личают оригинал и копию.

Оригинал — это подлинный документ. В издательском деле — издание, прошедшее редакционно-издательскую об­работку, подписанное в набор или печать ответственными лицами издательства и подготовленное к сдаче на полигра­фическое предприятие для изготовления печатной формы. В процессе копирования оригинал — подлинный документ, подвергающийся воспроизведению или размножению. Копия документа — документ, воспроизводящий информацию дру­гого документа и все его внешние признаки или часть их. Под внешними признаками понимаются признаки, характе­ризующие способ фиксирования информации, носитель, фи­зическое состояние, размер документа, элементы его правово­го, издательского, делопроизводственного, художественного оформления. Все первоизданные экземпляры одного тиража книги — оригиналы, их переиздания (перепечатки, ксероко­пии) — копии.

11.Определить виды документов по месту происхождения:

По месту происхождения и доминирующей территории распространения различают местный документ (в пределах одной области, города, одного или нескольких районов, пред­приятия, учреждения, хозяйства или учебного заведения); региональный документ — вышедший и распространяемый в пределах нескольких областей или автономной республи­ки (Крым); национальный или общегосударственный (в масштабах Украины — всеукраинский) и зарубежный или иностранный (вышедший или напечатанный за рубежом).

12.Определить виды документов по функциональному назначению:

Организационные.

Одна из основных управленческих функций, реализуемых в де­ятельности учреждений, организаций, предприятий, фирм, - это функция организации системы и процессов управления, которая включает в себя:

создание организации, включая выбор ее организационно-пра­вовой формы;

установление ее структуры;

определение штатной численности и состава (номенклатуры) должностей - руководителей, специалистов, технических исполни­телей и их тарификация по Единой тарифной сетке (ETC);

регламентацию деятельности структурных подразделений и ра­ботников;

формирование совещательных органов управления;

регламентацию деятельности аппарата управления;

лицензирование деятельности (в необходимых случаях);

установление режима работы и системы охраны;

организацию труда работников и оценка труда работников;

реорганизацию;

ликвидацию организации и некоторые другие виды работ.

Организационная деятельность учреждения выражается в разра­ботке и утверждении комплекса организационно-правовых докумен­тов, содержащих правила, нормы, положения, устанавливающие ста­тус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений и работников, их права, обя­занности, ответственность и другие аспекты.

К организационно-правовым документам относятся: устав орга­низации, положение об организации; положения о структурных под­разделениях, коллегиальных и совещательных органах учреждения; регламенты работы коллегиальных и совещательных органов, аппарата управления или руководства; штатное расписание, инструкции по отдельным видам деятельности, нуждающимся в регламентации (например, инструкция по документационному обеспечению); долж­ностные инструкции работникам, правила, памятки и др.

Организационно-правовые документы содержат положения строго обязательные для исполнения, они реализуют нормы адми­нистративного права и являются правовой основой деятельности учреждения. Эти документы в обязательном порядке проходят про­цедуру утверждения уполномоченным на это органом - вышестоя­щей организацией, руководителем данной организации или ее кол­легиальным органом (например, собранием акционеров или советом директоров и др.) или руководителем структурного подразделения - в зависимости от вида и разновидности организационно-правового документа. Организационные документы могут утверждаться непо­средственно актом руководителя с проставлением грифа утвержде­ния на организационно-правовом документе или распорядительным документом (постановлением, решением, приказом или распоряже­нием).

Цель разработки организационных документов - наиболее ра­циональное разделение и кооперация труда между подразделениями и работниками.

Организационно-правовые документы, с точки зрения срока действия, относятся к бессрочным и действуют до их отмены или до утверждения новых. В стабильно работающем учреждении необхо­димость пересмотра, изменения или дополнения организационно-правовых документов может возникать один раз в несколько лет. В зависимости от характера и глубины изменений в деятельности уч­реждения организационно-правовые документы либо разрабатыва­ются заново, либо в них вносятся необходимые изменения и допол­нения распорядительными документами (приказом или распоряже­нием руководителя). В случае реорганизации деятельности учрежде­ния разрабатываются новые организационно-правовые документы и их утверждение.

Порядок внесения изменений и дополнений и их пересмотра зависит от вида организационно-правовых документов. Например, изменения и дополнения в устав организации вносятся по мере их возникновения в соответствии с установленной законом процеду­рой — по решению высшего органа управления организацией (обще­го собрания акционеров или участников и др.) с обязательным ин­формированием органа, осуществляющего государственную регист­рацию организаций. Изменения в штатное расписание вносятся по мере необходимости приказами или распоряжениями руководителя.

Изменения в положения о структурных подразделениях и иных ор­ганах учреждения также вносятся распорядительными "документами руководства по мере необходимости.

Разрабатываются организационно-правовые документы руковод­ством учреждения или подразделения с привлечением квалифици­рованных специалистов, хорошо знающих работу учреждения как в целом, так и по отдельным направлениям.

Организационно-правовые документы оформляются на стан­дартном листе бумаги с обязательным нанесением всех необходимых реквизитов: название учреждения и/или подразделения (если доку­мент утверждается руководителем подразделения), наименование вида документа, дата, номер документа, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. Датой организационно-правового документа яв­ляется дата его утверждения.

Текст большинства организационно-правовых документов состо­ит из разделов, имеющих собственные заголовки и разделенных на пункты, нумеруемые арабскими цифрами.

В процессе подготовки организационно-правовые документы в обязательном порядке проходят процедуру согласования (визирова­ния) со всеми заинтересованными подразделениями и лицами, юри­дической службой (юристом), заместителями руководителя органи­зации или одним из заместителей, курирующим соответствующее направление деятельности организации.

Распорядительные

Независимо от характера и содержания деятельности организа­ции, ее организационно-правовой формы, компетенции, структуры и других факторов, руководство любой организации наделяется пра­вом издания распорядительных документов.

Основное назначение распорядительных документов - регули­рование деятельности, позволяющее органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект от своей деятельности и деятельности организаций, входя­щих в его систему. От того, насколько эффективно регулируется де­ятельность учреждения, зависят результаты работы организации.

Решения, фиксирующиеся в распорядительных документах, на­правлены на совершенствование организационной структуры учреж­дения, характера, содержания, средств и способов осуществления основной (производственной) деятельности учреждений, обеспече­ние организации финансовыми, трудовыми, материальными, инфор­мационными и иными ресурсами.

Распорядительные документы содержат решения, идущие свер­ху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, т.е. от вышестоящего к подведомственному, от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали.

В юридическом плане распорядительные документы относятся к нормативным правовым актам. В них получают выражение конкрет­ные юридически властные предписания субъектов исполнительной власти. Конкретность таких предписаний проявляется в том, что с помощью распорядительных документов разрешаются возникающие в сфере управления проблемы и вопросы; их адресатом являются конкретные учреждения, структурные подразделения, должностные лица или работники; они являются юридическими фактами, вызы­вающими возникновение конкретных административно-правовых отношений,

С точки зрения сферы своего действия распорядительные доку­менты делятся на:

правовые акты, действующие на федеральном уровне, - акты, из­даваемые Президентом Российской Федерации, Правительством Рос­сийской Федерации, органами федеральной исполнительной власти;

правовые акты, действующие на уровне субъектов Российской, Федерации, — краев, областей, городов республиканского значения Москвы и Санкт-Петербурга, автономных областей и округов, а так­же их территориальных образований;

правовые акты, действующие в пределах отрасли (издаются от­раслевыми органами федеральной исполнительной власти);

правовые акты, действующие в рамках отдельной организации, учреждения, предприятия, фирмы.

Распорядительные документы, издаваемые органами федераль­ной исполнительной власти, относятся к категории ведомственных нормативных актов. Их можно разделить на:

акты, затрагивающие права, свободы, законные интересы граж­дан Российской Федерации;

акты межведомственного характера;

акты, регулирующие отношения органов федеральной исполни­тельной власти с подведомственными учреждениями, организация­ми и предприятиями.

Подготовка распорядительных документов федеральных органов исполнительной власти осуществляется в соответствии с Правилами подготовки ведомственных нормативных актов, утвержденными по­становлением Совета Министров - Правительства Российской Фе­дерации от 23 июля 1993 г. № 722.

Основанием для издания распорядительного документа может быть:

необходимость исполнения принятых законодательных, норма­тивных правовых актов и иных решений вышестоящих органов;

необходимость осуществления собственной исполнительно-рас­порядительной деятельности, вытекающей из функций и задач орга­низации.

Распорядительные документы могут издаваться совместно не­сколькими органами управления.

С точки зрения порядка разрешения вопросов (принятия реше­ний) все распорядительные документы делятся на две группы:

документы, издаваемые в условиях коллегиальности;

документы, издаваемые в условиях единоличного принятия ре­шений.

В первом случае распорядительные документы издаются на основе решений, принимаемых совместно группой работников (коллегией,...собранием, советом, правлением и т.п.). Коллегиальность позволяет наиболее правильно и эффективно решать крупные и сложные вопро­сы, требующие серьезной проработки. На основе коллегиальности дей­ствует федеральное правительство, представительные органы и прави­тельства субъектов Федерации и органов местного самоуправления, го­сударственные комиссии и комитеты, коллегии министерств, высшие органы управления акционерных обществ и др.

В системе коллегиальных органов особо выделяются совещатель­ные по своему статусу органы, например коллегии министерств. Их специфика заключается в том, что решения совещательных органов носят не обязательный, а рекомендательный характер. Это означает, что руководитель организации имеет право принять собственное решение, вопреки решению совещательного органа.

В условиях единоличного принятия решений власть по всем вопросам управления в организации принадлежит ее руководителю. Единоличное принятие решений обеспечивает оперативность управ­ления, повышает персональную ответственность руководителей за принятые решения. На основе единоличного принятия решений действуют федеральные министерства, администрации субъектов Российской Федерации и других территориальных образований, ор­ганы исполнительной власти организаций, учреждений, предприя­тий, фирм (генеральный директор, директор, исполнительный ди­ректор, председатель правления).

В органах управления, действующих на основе коллегиальности, их руководители наделяются правом принимать единоличные реше­ния по достаточно узкому кругу вопросов, как правило, касающихся внутренней деятельности организации - ее кадрового состава, мате­риального и иного обеспечения и некоторых других.

В условиях коллегиального принятия решений издаются поста­новления и решения.

В условиях единоличного принятия решений издаются приказы, указания, распоряжения.