Учет архивных документов – установление количества и состава архивных документов в единицах учета и фиксация принадлежит каждой единицы учета
к определенному комплексу и общему их количеству в учетных документах.
В России существует централизованный учет документов Архивного фонда РФ в масштабе всей страны, основанный на наличии в органах управления архивным документом сведений о количестве, составе архивных фондов
и количестве единиц хранения.
Основной учет архивных документов является единая система регистрации архивных фондов и единиц хранения.
Средство учета – присвоение архивных шифров единицам хранения.
Проведение учета – основано на принципах централизации, унификации, динамичности, полноты и достоверности.
Первичными документами учета являются учетные документы архива – комплекс документов установленной формы, фиксирующих поступление, выбытие, количество, состав, состояние архивных документов. В них учитываются отдельные документы, единицы хранения, фонды.
К учетным документам архива относятся:
· книга учета поступлений;
· книга учета поступлений страхового фонда и фонда пользования;
· список фондов;
· список фондов с особо ценными документами;
· лист фонда;
· архивная опись;
· опись особо ценных документов;
· опись страхового фонда;
· реестр описей;
· реестр описей особо ценных документов;
· инвентарная книга учета дел с материальными ценностями;
· паспорт архива;
· паспорт архивохранилища;
· сведения об изменениях в составе и объеме фонда на 1 января;
· карточка фонда;
· дело фонда;
· внутри-деловые описи и листы – заверители дел.
В книге учета поступлений документов фиксируются все поступления документов в архив за истекший год, их составление и первичное описание.
В нем указываются источники поступлений, фиксируются документы, по которым шло поступление документов,- сдаточные описи, акты приема-передачи. На ее основе составляются все остальные учетные документы архива.
В первичном поступлении фонда он получает номер по списку фонда. Последующие его пополнения фиксируются под тем же номером.
Список фондов является перечнем официальных наименований и номеров хранящихся, выбывших и поступающих архивных фондов. Фонды получают порядковые номера. Ежегодно на 1 января составляется итоговая запись
о количестве фондов и их движении.
Лист фонда содержит название, номер архивного фонда, его категорию, место хранения, сведения о количестве, хронологии, составе его документов, научно-справочном аппарате и динамике на основании записей о движении документов. В нем указывают описи фонда, их состояние и содержание.
Архивная опись является одним из основных учетных документов архива, архивным справочником, содержащим систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда и предназначенным для их учета и раскрытия их содержания. Опись составляется на основе номенклатуры дел и их реального наличия. Благодаря описи, каждая единица хранения получает свой архивный номер.
Описи особо ценных документов и страхового фонда составляются аналогично архивной описи.
Реестр описи служит для регистрации описей, их количества и состава. В нем указываются номер фонда, номер описи, количество дел в ней, количество листов описи и ее экземпляров.
Реестр описей особо ценный документов ведется аналогично общему реестру описей.
Инвентарная книга учета дел с материальными ценностями заводится в том случае, если в делах или их оформлении имеются материальные ценности, драгоценные металлы и камни. Такие дела хранятся в сейфах
Паспорт архива ежегодно 1 января высылается в вышестоящее архивное учреждение. Он содержит все сведения об архиве, его фондах, единицах хранения, учетных, научно-справочных документах, работе архива по всем направлениям за отчетный год.
Паспорт архивохранилища также является отчетным документом и содержит сведения о размещенных в нем фондах, делах, документах за отчетный год.
Карточка фонда является учетным документом, содержащим название, сведения о количестве, составе документов архивного фонда, месте хранения, предназначенным для центрального государственного учета архивных документов.
Дела фонда ведется на каждый фонд, являясь своеобразным досье каждого архивного фонда. В него включаются документы, отражающие историю фондообразователя и фонда, такие, как историческая справка, схема систематизации фонда, листы фонда, акты, связанные с движением фонда.
Внутриделовые описи и листы-заверители дела используются для учета документов внутри дела.
Учетная документация архива в своей совокупности адекватно отражает состав документов Архивного фонда РФ и является первичной основой создания общегосударственного банка архивных данных.
Заключение.
Все документы государственные и негосударственные части Архивного фонда РФ независимо от места хранения подлежат государственному учету. Держатели документов государственной части Архивного фонда РФ несут ответственность за полноту, достоверность, соблюдения сроков представления сведений по учету и сохранности документов, находящихся в государственных
и ведомственных архивах, государственных музеях и библиотеках.
Литература.
1. Основные правила работы архивов организаций Росархива, ВНИИДАД. М., 2004.
2. Т.М. Лагутина, Деловое письмо: Справочник, ИД «Герда», 2005.
3. А.Д. Тельчаров, Архивоведение (комплекс лекций), М.: «Приор-издат», 2004.
4. А.В. Кудряева, Организация работы с документами: Учебник, М.: ИНФРА-М, 2001.
5. Сборник законодательных и нормативных правовых актов об архивном деле, 2002.