Лабораторная работа 28
Тема: Документация по личному составу. Заявление. Резюме.
Цель: Научиться оформлять заявление и резюме с помощью компьютеру. Повтори ты реквизиты документов заявление и резюме. Повышать скорость печати.
Теоретические сведения
Как известно, все многообразие документов разделяется, в первую очередь, на официальные и документы личного характера. Документы личного характера включают в свой состав:
· собственно личные - документы, создаваемые человеком вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей (самая немногочисленная система документов, включает личную переписку, дневники, мемуары, воспоминания и т.д.);
· деловые документы личного характера - документы, создаваемые человеком в связи с его профессиональной деятельностью и относящиеся к ее осуществлению (автобиография, резюме, анкета, личное заявление, характеристика, рекомендация, доверенность личного характера, расписка и др.).
Умение правильно составлять и оформлять деловые документы личного характера, связанные с профессиональной деятельностью не менее важно, чем правильное составление и оформление официальных деловых документов.
Заявление – документ, содержащий просьбу или предложения лица (лиц) учреждению или должностному лицу. Отсутствие указания в обращении на нарушения прав и интересов обратившихся является основным критерием отличия заявления от жалобы.
В настоящее время не существует требований ГОСТ, регламентирующих правила оформления заявлений. Эти документы, по форме, являются условно-произвольными. Тем не менее, существует несколько разновидностей личных заявлений по расположению реквизитов: в соответствии с существующими типами делопроизводства – угловые и продольные.
Личное заявление выполняется от руки или с помощью технических средств. Личные заявления также могут выполняться на бланке с трафаретным текстом. Как правило, в крупных организациях формы личных заявлений унифицированы и представлены в виде бланков, например, заявление о приеме на работу, об увольнении, о предоставлении очередного отпуска.
Заявление о приеме на работу – вид обращения гражданина об устройстве на работу в ту или иную организацию (на предприятие). И хотя законодательством не предусмотрено обязательное составление гражданином такого заявления, на практике оно используется довольно часто. Необходимость такого заявления объясняется сложившейся практикой и некоторыми нормативными актами.
Так, в Указе Президента Российской Федерации от 30.05.2005 № 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела» при перечислении документов, входящих в личное дело, первым документом указано заявление.
Правильно составленное заявление должно содержать следующие реквизиты:
· адресат (при обращении к должностному лицу указывают его должность, фамилию в дательном падеже и инициалы);
· автор заявления (с указанием адреса места жительства для заявления о приеме на работу);
· наименование вида документа – ЗАЯВЛЕНИЕ (слово «заявление» может быть написано полностью прописными буквами или иметь только первую букву прописной без точки в конце; допускается, но считается устаревающим способ записи строчными буквами с точкой в конце);
· текст (в заявлении о приеме на работу необходимо указать должность и название структурного подразделения, куда поступает работник; если оговаривались какие-либо особые условия: по совместительству, на определенный срок, на выполнение конкретной работы, на неполный рабочий день и т.п., - это также пишется в тексте заявления);
· подпись;
· дата (указывается в верхней заголовочной части листа ниже реквизита «название вида документа» или после текста заявления от границы левого поля).
Заявление может иметь приложения (например, к заявлению о приеме на работу прилагаются подлинники или копии документов об образовании, анкета, автобиография и др.). В таком случае все приложения, нумеруя, указывают в заявлении.
Заявление подписывается автором и передается (направляется) для принятия решения, которое выражается резолюцией. Заявл ение с резолюцией является основанием к изданию приказа или другого документа, например, приказа о приеме на работу, приказа о проведении проверки, письма автору о принятии решения, справки о состоянии затронутого автором вопроса.
Резюме – документ, составляемый при участии в конкурсном отборе на какую-либо должность. Главная цель этого документа - презентация (самореклама) претендента на должность, где важно показать положительные качества, достоинства и оставить в тени слабые стороны.
Существует множество вариантов резюме в зависимости от адресата, способа представления, целей, особенностей конкурсного отбора, специфики вакантной должности и др.
Реквизиты:
1. Название вида документа.
2. Текст, содержащий следующую информацию:
- домашний адрес, телефон (факс)
- фамилия, имя, отчество;
- цель написания документа;
- личные данные;
- сведения об образовании;
- сведения о профессиональном опыте;
- сведения о публикации (если требуется);
- другая информация по требованию работодателя.
3. Дата (при необходимости).
4. Подпись (при необходимости).
Резюме должно быть подробным, точным, но лаконичным. Каждое новое уведомлением пишется с абзаца. Как правило, этот документ направляется в учреждения, объявила вакансии.
Основные рекомендации по оформлению резюме:
· Распечатка с использованием качественной белой бумаги только на одной стороне листа формата А4.
· В одном резюме использовать не более двух разных шрифтов. В России – только Times New Roman 14, с выделением заголовков полужирным шрифтом и (или) заглавными буквами. Зарубежный «вариант»: Times New Roman и Courier New по отдельности или вместе: Courier New для заголовков, а Times New Roman - для текста и небольших заголовков; текст рекомендуется оформлять шрифтом 12 кеглей, заголовки – 14.
· Не рекомендуется использовать цветной шрифт. Исключение составляют активные ссылки на сайты компаний, в которых работал претендент и адрес электронной почты.
· Допускается выделение наиболее важных слов с помощью курсива, но не более 5-7 слов на страницу, иначе они перестают восприниматься как важные. Возможно использование маркированных или нумерованных списков.
· Текст резюме должен быть выдержан в деловом стиле с соблюдением правил грамматики.
· Оптимальный объем резюме – не более двух страниц, если нет особых требований к объему резюме у работодателя (агентства по подбору персонала).
· Маркировка страниц резюме – либо традиционно для деловых документов, либо в верхнем колонтитуле каждой страницы оформляются фамилия и имя, а сами страницы нумеруются, например так: «стр. 1 из 3», «стр. 2 из 3», «стр. 3 из 3».
Формат резюме - это способ организации информации и расстановки необходимых акцентов. Различные форматы выгодно подчеркивают (или позволяют сместить акценты с нежелательной информации) те или иные стороны и факты профессиональной деятельности кандидата.
Существуют следующие форматы резюме: обратный хронологический формат; функциональный формат; комбинированный формат, формат достижений; целевой формат; международное резюме CV; портфолио.
Обратный хронологический формат - описание всех фактов трудовой биографии (работы, учебы) в обратном хронологическом порядке, начиная с последнего места работы, учебы.
Наиболее традиционный вид резюме, точно и достоверно представляющий информацию о кандидате. Особое внимание уделяется датам - это позволяет продемонстрировать непрерывный стаж работы, высокий профессиональный уровень, подчеркивает работу в солидных компаниях и на ответственных должностях, но также показывает все временные разрывы, понижения в должности и др.
Такое резюме следует использовать при стабильном развитии профессиональной карьеры и в том случае, когда соискатель претендует на должность, близкую к занимаемой в настоящее время.
Функциональный формат - акцентирует внимание на уровне квалификации, умениях и навыках, способностях соискателя, а датам уделяется меньше внимания. Подчеркиваются не предыдущие достижения, а перспектива претендента на должность.
Такое резюме дает возможность затушевать недостаточный опыт работы, периоды безработицы и пр. Подходит для недавних выпускников, для тех, кто меняет профессию, для людей с опытом работы в различных областях деятельности и др.
Комбинированный формат (функционально-хронологическое резюме) – объединяет основные черты функционального резюме и резюме обратного хронологического формата. В нем подчеркиваются профессиональные навыки и достижения в разных сферах деятельности, а основные факты трудовой биографии излагаются в обратном хронологическом порядке.
Преимущество этого формата резюме заключается в том, что оно позволяет обратить внимание работодателя на профессионализм соискателя в разных направлениях деятельности и увидеть четкую последовательность трудовой деятельности.
Формат достижений (резюме руководителя) - привлекает внимание к сильным сторонам и квалификации соискателя, является разновидностью комбинированного формата резюме, акцентирует внимание на выдающихся успехах. Наиболее подходит для подбора руководителей высшего звена, особенно в динамично меняющихся сферах.[3]
Целевой формат – достаточно творческий формат, предполагает высокую индивидуальность составителя и (или) высокие требования креативности к соискателю. Как правило, подчеркивает те достоинства, которые должны заинтересовать работодателя. Подходит, практически, любому соискателю, так как дает возможность продемонстрировать работодателю свои сильные стороны и преимущества.
Международное резюме CV (Curriculum Vitae, от латинского «послужной список») - подробное, детализированное резюме, которое составляется в обратном хронологическом порядке и занимает, как правило, 6-8 страниц.
Международное резюме CV – вариант, предпочитаемый международными рекрутинговыми компаниями, составляется теми, кто ищет работу за границей или в международных организациях.
Направлять данное резюме следует на английском языке или языке той страны, в которой ведется поиск работы. Рекомендуется прилагать сопроводительное письмо (желательно написанное от руки), в котором должна подчеркиваться готовность к адаптации в другой стране.
Портфолио – комплект творческих работ соискателя, сопровождаемый резюме.[3] Оформлять портфолио рекомендуют в отдельной папке с листком оглавления для облегчения поиска информации. В состав портфолио можно включить:
· описание целей карьеры;
· полную версию резюме в выбранном формате;
· образцы работ, подтверждающих квалификацию;
· награды, отзывы клиентов, поощрения, премии и т.д.;
· документы (копии документов), подтверждающие образование.
Первоначально портфолио использовалось в сферах, требующих творчества, креативности (реклама, PR, промышленный дизайн, архитектура, фотография, живопись, графика, культура и др.). Сегодня собственное портфолио имеет каждый школьник, актуальным стал его электронный вариант – веб-портфолио.
Индивидуальные задания
1. Выполнить упражнения клавиатурного тренажера.
2. С помощью текстового редактора оформить текст заявления по образцу. Сохранить документ под именем Заявление на своей флэшке.
3. В среде текстового редактора оформить собственное резюме. Сохранить документ на своей флэшке под именем Резюме.
Контрольные вопросы:
1. Каково назначение резюме?
2. Реквизиты документа резюме.
3. Какие особенности оформления резюме?
4. Какие реквизиты документа заявление?
5. Перечислить разновидности заявления.
Пример 1
Директору ГТДонНУ
Гродзинскому П.Я.
Секретаря
Гришиной Алины Владимировны
ЗАЯВЛЕНИЕ
Прошу предоставить мне ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней с 01 января 2016 года до 28 января 2016 года.
20.12.15 Подпись
Пример 2
Пример 3
РЕЗЮМЕ
Гришина Алина Владимировна
Домашний адрес: 00000, г. Горловка, пр. Победы 69, кв.9
Телефон: 516-00-66
Электронная почта (e - mail): alina.grishina@gmail.com
Дата и место рождения: 30.05.1998 г. Горловка
Семейное положение: незамужняя
ОБРАЗОВАНИЕ:
· В 2013 году закончила среднюю общеобразовательную школу г. Горловка, Донецкой области.
· В 2016 году завершила обучение в Горловском техникуме Донецкого национального университета по специальности «Документационное обеспечение управления и архивоведение».
ТРУДОВАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ:
· 09.2016 - 06.2019 помощник руководителя. Юридическая компания "Радикал", г. Киев. Функциональные обязанности: прием и распределение звонков, оформление договоров, подготовка и проведение тендеров.
· 10.2019 - 06.2021 администратор. ЧП Шевченко О.А. (розничная торговля), г. Киев. Функциональные обязанности: оформление витрин, учет товара, ведение первичной бухгалтерской документации, управление персоналом.
ЛИЧНЫЕ КАЧЕСТВА:
· Характер спокойный, уравновешенный, но свои взгляды отстаивает активно и аргументировано, доброжелательная, коммуникабельная, умеет анализировать и логически мыслить, дисциплинированная. Вредных привычек не имеет.
ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ СВЕДЕНИЯ:
· Обладает двумя иностранными языками - немецким и русским, изучает английский язык. Родной язык - украинский.
· Знает компьютере, имеет практический опыт работы.
· Является автором 2-ух печатных в профессиональных изданиях Украины научных трудов.
· Имеет водительские права и опыт вождения автомобиля.
15.11.15.
Пример 4
