Инструкция проведения Инвентаризации.
Понятия:
Инвентаризация - учет всех материальных ценностей, находящихся в торговой точке и/или на складе с целью выявления фактического наличия товара и сопоставления результатов инвентаризации с данными программ учета.
Инвентаризируемый склад/склад, точка учета - место хранения товара, торговая точка, магазин, склад в магазине, склад за пределами торговой точки.
Материально ответственное лицо - сотрудник магазина, администратор, товаровед,
Товаровед – штатное лицо или лицо его замещающее, в функции которого входит учет товара на складе, магазине.
Недостача – выявленное по результатам инвентаризации или пересчета отсутствие на складе учета единиц (-ы) товара
Излишки - выявленное по результатам учета/инвентаризации превышение фактического наличия товара над данными учета товара на складе.
Пересорт товара – одновременное наличие излишка и недостачи товара в рамках одного артикула/типа или схожего вида товара.
Однотипный товар – галстуки, носки, аксессуары, чехлы, галстук-бабочка, запонки и иной товар в рамках настоящей инструкции. Отнесение товара к данной группе происходит по согласованию с товароведом/директором магазина.
Ущерб – размер понесенных потерь магазином в результате недостачи товара, размер ущерба определяется в соответствии с настоящей инструкцией и утверждается директором магазина.
Цель инвентаризации.
Выявление фактического наличие товара, сопоставление с данными учета, выявление причин расхождения, приведение данных о наличии товара в программах учета к их фактическому значению на складе.
Сроки проведения инвентаризации и способы.
Возможно проведение инвентаризации двух видов: сплошная и выборочная.
Сплошная инвентаризация – учет всего товара, находящегося на хранении в инвентаризируемом складе
Выборочная инвентаризация – учет по группе товаров, отдельному артикулу или иному набору артикулов.
Инвентаризация проводится:
- 4 раза в год, не реже 1 раза в квартал;
- при приеме/увольнении сотрудников;
- смене ответственных лиц;
- хищении, краже, после чрезвычайных и форс-мажорных ситуаций;
- по указанию директора магазина.
О проведении инвентаризации Директор магазина ставит в известность администратора не позднее чем за 7 календарных дней, конкретные даты согласуются администратором и Директором магазина.
Инвентаризация проводится в присутствии минимум 3-х человек в рабочие дни.
!!! Важно: инвентаризация не проводится в праздничные выходные и предвыходные дни. Инвентаризация может быть проведена в нерабочее время торговой точки (после 21-22 часов).
Во время проведения инвентаризации приоритетом остается качественное своевременное обслуживание клиентов и покупателей, инвентаризация не должна нарушать рабочий процесс магазина. Соблюдается чистота и порядок. Ответственные за исполнение данного требования Администратор и товаровед или лицо их (его) замещающее.
В инвентаризации принимают участие минимум 3 человека, в том числе Администратор магазина. При наличии в штате товароведа, инвентаризация проводится в его присутствии.
Порядок проведения инвентаризации, общая информация, подготовительный этап.
Подготовка к проведению инвентаризации:
Администратор/товаровед:
- весь товар в магазине должен быть оприходован;
- товар должен быть расформирован из резервов, резервы, которые не могут быть расформированы (товар фактически отсутствует на складе) должны быть поставлены на контроль Товароведом/Администратором магазина;
-брак списан;
- товар, проданный по товарным чекам, отражен в системе учета;
- не допускается инвентаризация товара без ценника, даже при наличии идентичного товара. До проведения инвентаризации администратор/товаровед организуют поиск товара с нечитаемыми (поврежденными) ценниками, товара без ценников – с целью оклейки товара актуальными читаемыми ценниками. При невозможности идентифицировать товар, товар складывается в отдельную коробку, информация о наличии такого товара доводится до товароведа и директора магазина.
Администратор магазина контролирует наличие сканеров штрих- кодов в магазине (возможно проведение инвентаризацией любым количеством приборов), чем больше сканеров, тем быстрее будет проведена инвентаризация.
Сканирование штрих-кодов проводится в файл-ексель, предварительно в файле устанавливается текстовый формат колонки, в которую будут вставляться данные кодов. Каждый отдельный штрих-код товара вставляется в отдельную ячейку, не допускается вставлять несколько кодов в одну ячейку.
Для целей проверки правильности проведения инвентаризации сотрудник, сканирующий товар может фиксировать количество вставляемых кодов в файл путем подсчета их количества.
Например он отсчитал в уме 10 сканировании товара и далее проверки фактическое добавление в файл 10 кодов по количеству заполненных строк в файле ексель.
Возможно ведение нескольких файлов учета на нескольких компьютерах (ноутбуках). В этом случае ответственное за инвентаризацию лицо объединяет все полученные екселевские файлы в один общий файл путем копирования данных с кодами в одну общую колонку, итоговый файл направляется товароведу.
Инвентаризация проводится в 2 этапа: